Word táblák konvertálása Excelbe

A hosszú és bonyolult táblázatok kezelése a Wordben gondot okoz. Gyakran egyszerűbb az adatok kezelése és manipulálása az Excelben. Tehát a kérdés az: hogyan lehet gyorsan és hatékonyan konvertálni a Word-táblázatokat Excelbe? 

A Word-dokumentum Excel-be konvertálása nem olyan bonyolult, mint gondolná. Valójában számos módja van az adatok átvitelének, beleértve a másolást és az online eszközök használatát. Válassza ki az Ön igényeinek leginkább megfelelő módszert.

Mikor kell a Word táblákat Excelbe konvertálni?

Microsoft Excel egy zseniális eszköz hatalmas adatkészletek tárolására és feldolgozására, valamint összetett számítások elvégzésére. Hatalmas adatmennyiséget képes kezelni. Munkalaponként több ezer sorral és oszloppal képes elvégezni az alapvető és haladó számításokat, például számtani, statisztikai, logikai és pénzügyi funkciókat. Átfogó jellemzői miatt az adatelemzés és a numerikus számítások nélkülözhetetlen eszköze.

Bár a Microsoft Word ideális szöveges dokumentumok és jelentések készítéséhez, nem alkalmas nagy mennyiségű adat kezelésére vagy összetett számítások elvégzésére. Tehát a Word-táblázatok Excel-be konvertálásának szükségessége több okból is felmerül: 

• Ha bonyolult statisztikai elemzéseket kell végrehajtania, mint például a szórás, a regresszió és a korreláció.
• Ha az Ön által használt adatokat rendezni, szűrni vagy kategorizálni kell.
• Ha pivot táblákat szeretne használni az adatok összegzésére, elemzésére, feltárására és bemutatására.
• Amikor kritikus betekintést kell adnia a Word-dokumentumhoz, és további áttekintés céljából be kell mutatnia az Excel-lapra mutató hivatkozással együtt.
• Ha a dokumentum, amellyel dolgozik, olyan táblázatokat tartalmaz, amelyek túl nagyok a Wordben való kezeléshez.
• Amikor az adatok vizuális megjelenítését, például diagramokat, grafikonokat vagy hisztogramokat kell létrehoznia. 
• Az Excel speciális funkcióinak (például feltételes formázás, adatellenőrzés és mi lenne, ha elemzés) használatához.
• Amikor több csapattaggal kell együtt dolgoznia ugyanazon az adatkészleten.

Bármilyen indoka is legyen, a Word-táblázatok Excel-be konvertálásával jelentősen javíthatja termelékenységét, hatékonyságát és adatelemzési képességeit. Most nézzük meg a Word-táblázatok Excel-be konvertálásának különböző módszereit.

1. A táblázatok manuális másolása és beillesztése

Ez a legegyszerűbb módszer a Word-táblázatok Excelbe átvitelére. Bár nagyobb asztaloknál időigényes lehet, a kisebb asztaloknál gyors és hatékony. 

Íme, hogyan kell csinálni:

1. Nyissa meg a Word-dokumentumot, és keresse meg a másolni kívánt táblázatot.
2. Kattintson a táblázat elejére, tartsa lenyomva az egérgombot, és húzza a táblázat végére a kijelöléséhez.
3. Kattintson a jobb gombbal a kiválasztott területre, és válassza a „Másolás” lehetőséget a helyi menüből.
4. Nyissa meg az Excelt, és helyezze a kurzort abba a cellába, ahol meg szeretné jeleníteni a táblázatot.
5. Kattintson a jobb gombbal, és válassza a „Beillesztés” lehetőséget. A táblázat adatai mostantól Excelben lesznek, és szükség szerint módosíthatja az oszlopszélességet és a sormagasságot.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy ez a módszer néha formázási problémákhoz vezethet, különösen, ha a táblázat egyesített cellákat vagy összetett elrendezéseket tartalmaz. Ezért a beillesztés után ellenőrizze az adatokat az Excelben.

2. Mentse el a Word dokumentumot .txt fájlként, és nyissa meg Excelben

Az Excel lehetővé teszi a táblázatok importálását .txt fájlokból. Tehát mentse el a táblázatot tartalmazó Word-dokumentumot .txt fájlként, majd importálja az Excelbe. 

Szabadon választhatja ki az oszlop adatformátumát és a határolókat. Így az alapvető formázások, például a szám-, dátum- és szövegformátumok megtarthatók. 

Íme, hogyan kell csinálni:

1. Nyissa meg a Word dokumentumot, és keresse meg a konvertálni kívánt táblát. Válassza ki a teljes táblázatot.
2. Kattintson az Elrendezés fülre, majd kattintson a "Konvertálás szöveggé" gombra. A felugró párbeszédpanelen válassza ki a kívánt határolót, és kattintson az „OK” gombra.
3. Mentse el a dokumentumot .txt fájlként a "Fájl", majd a "Mentés másként" elemre kattintva, és a legördülő menüből válassza az "Egyszerű szöveg (.txt)" lehetőséget.
4. Nyissa meg az Excelt, kattintson a "Fájl", majd a "Megnyitás" elemre, és keresse meg a mentett .txt fájlt. Megjelenik egy importvarázsló.
5. Kövesse az importáló varázsló utasításait: válassza ki a „Határozott”, kattintson a „Tovább” gombra, válassza ki a határolót, majd kattintson ismét a „Tovább” gombra. Az egyes oszlopokhoz beállíthatja az adatformátumot is.
6. Az importálási folyamat befejezéséhez kattintson a „Befejezés” gombra. Most látnia kell a táblázatot az Excelben.

A szövegfájlokban az olyan karakterek, mint a vessző, a tabulátor vagy a szóköz, határolóként működnek, elválasztva a szavakat vagy kifejezéseket. Amikor ezeket a fájlokat Excelbe importálja, a választott határoló segít az adatok külön cellákra történő felosztásában. 

Bár ez a módszer egyszerű, sok időt kell töltenie az adatok kézi tisztításával a táblázaton kívül sok szöveget és képet tartalmazó dokumentumokban. Ezenkívül előfordulhat, hogy a hosszú táblázatok, egyesített cellák és összetett elrendezések nem jelennek meg pontosan .txt formátumba konvertálva.

3. Mentse el a dokumentumot PDF formátumban, és használja az Excel „Adatok lekérése” funkcióját

Az Excel beépített „Get Data” funkcióval rendelkezik, amely különféle forrásokból, köztük PDF-fájlokból képes adatokat importálni. Tehát mentse a Word-dokumentumot PDF-ként, majd importálja a táblázatokat az Excel „Adatok lekérése” funkciójával. 

Itt van, hogyan:

1. Nyissa meg a Word-dokumentumot, és lépjen a "Fájl" > "Mentés másként" > "PDF" menüpontra.
2. Nyissa meg az Excelt, lépjen az „Adatok” fülre, és válassza az „Adatok lekérése” lehetőséget.
3. A legördülő menüben válassza a „Fájlból” > „PDF-ből” lehetőséget.
4. Keresse meg és válassza ki az imént mentett PDF-fájlt, majd kattintson az „Importálás” gombra.
5. Az Excel ezután megjelenít egy Navigátor ablakot – válassza ki az importálni kívánt táblázatokat, és kattintson a „Betöltés” ​​gombra a Word-táblázatok Excelben való szerkesztéséhez/elemzéséhez.

Ez a módszer különösen akkor hasznos, ha több tábla van a Word-dokumentumban, mivel az Excel „Adatok lekérése” funkciója képes egyszerre azonosítani és importálni az összes táblát. Ráadásul az eredeti formázást is érintetlenül tartja.

Előfordulhat azonban, hogy ez a módszer nem tökéletes az összetett elrendezésű vagy egyesített cellákkal rendelkező dokumentumokhoz, mivel előfordulhat, hogy az „Adatok lekérése” funkció nem ismeri fel pontosan az ilyen formázást.

Jegyzet: A táblázatokat szöveges fájlokból is kivonhatja az „Adatok lekérése” funkcióval.

Ha el szeretné kerülni a táblázatok kézi másolását és beillesztését, vagy a fájlok mentésének és importálásának folyamatát, az online konvertáló eszközök jó megoldást jelenthetnek. 

Ezek az eszközök automatikusan konvertálhatják a Word-dokumentumot Excel-fájllá, így időt és erőfeszítést takaríthat meg.

Néhány népszerű online konverter:

• Online2PDF
• Smallpdf
• Zamzar
• Convertio

Ezek az eszközök egyszerűen használhatók. Általában a következőkre van szüksége:

1. Látogassa meg a választott konverziós eszköz webhelyét.
2. Kattintson a "Feltöltés" vagy a "Fájl kiválasztása" gombra a Word-dokumentum kiválasztásához.
3. Kimeneti formátumként válassza az „Excel” vagy „.xlsx” lehetőséget.
4. Kattintson a „Konvertálás” vagy a „Konverzió indítása” gombra. Az eszköz ezután feldolgozza a fájlt, és Excel-dokumentummá konvertálja.
5. A konvertálás befejezése után töltse le a konvertált fájlt a készülékére.

Bár ezek az eszközök nagyszerűek a gyors konverziókhoz, van néhány korlátjuk. Előfordulhat például, hogy nem kezelik tökéletesen az összetett táblázatokat, vagy nem őriznek meg minden formázást. 

Továbbá, ha a dokumentum bizalmas információkat tartalmaz, vegye figyelembe az adatvédelmet, mivel ezek a fájlok a konvertálás során feltöltődnek egy felhőkiszolgálóra.

Előfordulhat, hogy a kézi módszerek és az egyszerű eszközök nem elegendőek, ha összetett táblázatokat vagy több száz dokumentumot szeretne egyszerre feldolgozni.

A táblázatok kinyerése mellett szükség lehet olyan eszközökre is, amelyek segítségével azonosítani, osztályozni és méretarányosan kinyerni az adatokat. Itt jönnek be a mesterséges intelligencia által működtetett automatizált eszközök.

Ha összetett dokumentumautomatizálással küzd, a nanonetekre van szüksége. Zökkenőmentesen kinyeri az adatokat még a legbonyolultabb táblázatokból is.

Az OCR és az AI kombinálása, Nanonetek hatékonyan tudja olvasni, megérteni, és információkat kinyerni a dokumentumokból. Szóval legyen az a bankszámlakivonat, beszerzési rendelés vagy számla – különböző elrendezésekkel, nyelvekkel, pénznemekkel, sorokkal és oszlopnevekkel – a Nanonets mindezt képes kezelni.

Így használhatja a Nanoneteket:

1. Töltse fel Word-fájlja(ka)t a platformra
2. Az AI-modell automatikusan kivonja az adatokat a fájl(ok) tábláiból.
3. Tekintse át és érvényesítse a kinyert adatok pontosságát
4. Töltse le az adatokat a kívánt formátumban, például .xlsx vagy .csv
5. Exportálja a kinyert adatokat a kívánt szoftverbe vagy eszközbe

Mi több? Valahányszor kézi korrekciót hajt végre, az AI tanul belőle, és javítja a teljesítményét, így idővel pontosabbá válik.

Ha Ön pénzügyi asszisztens, könyvelő vagy adatelemző, akkor a kívánt adatok elérése az Excelben csak a siker fele. Az adatokat gyakran tovább kell feldolgoznia, elemeznie kell, jóváhagyásra el kell küldenie, vagy más szoftverbe exportálnia kell. A Nanonets segítségével kivonhatja az adatokat, és automatizálhatja ezeket a későbbi feladatokat.

A Nanonets hatékony adatimportálást és -exportálást kínál integrációk, ami azt jelenti, hogy kényelmesen mozgathatja az adatokat a preferált eszközök és platformok között. Integrálható olyan népszerű eszközökkel, mint például:

•  Google Táblázatok
•  QuickBooks
•  Xero
•  SAP
• Salesforce
• Zsálya

Ez is rendelkezik egy Zapier integráció, amely lehetővé teszi, hogy több ezer más alkalmazáshoz és szolgáltatáshoz kapcsolódjon, automatizálva a munkafolyamat számos feladatát.

A Nanonets erőteljes mesterséges intelligencia motorja és zökkenőmentes integrációi átfogó eszközzé teszik a dokumentumfeldolgozáshoz, különösen összetett vagy nagy mennyiségű adat kezelésekor.

Az automatizált érvényesítéssel, a beépített feladatkiosztással és a többlépcsős jóváhagyási munkafolyamatokkal gondoskodhat arról, hogy adatai pontosan rögzítésre, feldolgozásra és jóváhagyásra kerüljenek. Csökkentheti a kézi hibák számát, időt takaríthat meg, megőrizheti az átláthatóságot és javíthatja a megfelelőséget.

Csomagolta

Legyen szó rengeteg adattal foglalkozó pénzügyi elemzőről, több számlát kezelő könyvelőről vagy kutatási adatokat összegyűjtő doktoranduszról, a táblázatok Wordből Excelbe átvitele ijesztő lehet. Ez a folyamat azonban a megfelelő módszerekkel és eszközökkel jelentősen leegyszerűsíthető.

Az adatok gyorsabb feldolgozása lehetővé teszi, hogy jobban összpontosítson az elemzésre, a döntéshozatalra vagy más, az Ön szakértelmét igénylő fontos feladatokra. Remélhetőleg ez a gyors oktatóanyag jó kiindulópont volt számodra.

Ha szeretne többet megtudni a Nanonets fejlett funkcióiról és képességeiről, tegye meg bátran ütemezzen egy demót csapatunkkal. Szívesen végigvezetjük Önt, hogy AI-alapú eszközünk hogyan egyszerűsítheti a dokumentumfeldolgozási feladatokat és jelentősen javíthatja a termelékenységet. 

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/convert-word-tables-excel/