Hogyan lehet azonosítani és megelőzni a szállítói csalást

AI-alapú AP Automation megoldást keres? Nézze meg a Nanonets-t a nagyobb pontosságért, nagyobb rugalmasságért és az egyéb számviteli, ERP rendszerekkel és sok mással való integráció széles skálája érdekében!

Tervezzen be egy demót

---

A vállalkozás működtetése számos kockázat kezelésével jár. Csalási kockázatok merülhetnek fel harmadik felekkel, például eladókkal vagy akár alkalmazottakkal való kapcsolatból. Az egyik ilyen burjánzó csalás kapcsolódik a tartozás folyamata eladói csalás.

Az eladói csalás nagyon kifinomult módon történhet egy vagy több forrásból. Ha nem észlelik, súlyos költségekkel járhat a vállalkozások számára. Olvasson tovább, ha többet szeretne megtudni a szállítói csalásról, annak kategóriáiról, valamint a felderítési és megelőzési módokról.

Tartalomjegyzék

Mi az eladói csalás

Az eladói csalás olyan visszásságra utal, amelyet egy eladó, több szállító vagy egy alkalmazott személyes haszonszerzés céljából követhet el. fizetendő számlák (AP) egy cég.

Egyszerűen fogalmazva, ez egyfajta átverés, amely magában foglalja a szállító vagy a címzett számlainformációinak meghamisítását az AP-ban a kifizetések átirányítása érdekében. Fizetési csalást követhetnek el:

• Egy vagy több alkalmazott
• Egy vagy több szállító
• Együttműködés az eladó(k) és az alkalmazott(ok) között
• Külső entitás, aki egy szállító fizetési információit módosítja senki számára

Néha a felmerülő bonyolultság megnehezítheti az eladói csalások felderítését, és a vállalkozásokat hatalmas veszteségeknek teheti ki.

Ki csinálja, hatással van

Az eladói csalások jellemzően meglehetősen súlyosan érinthetik a kis- és középvállalkozásokat. Az ilyen szervezetek nagyobb kockázatnak vannak kitéve, mivel általában nem rendelkeznek olyan erős ellenőrzésekkel vagy ellenőrző pontokkal, amelyek nyomon tudják követni és azonosítani tudják az ilyen csalásokat.

Emellett a kisebb szervezetek, amelyekben kisebb csapatok dolgoznak, a minimális létszámtól függenek, hogy több embert is kezeljenek AP funkciókat. Emiatt a számlák fogadásáért és a kifizetések engedélyezéséért felelős alkalmazott kísértésbe eshet a nyilvántartások manipulálására, ami viszont jelentős károkat okozhat a vállalat pénzügyeiben és hitelességében.

Ez nem jelenti azt, hogy a nagyobb szervezetek ne lennének veszélyben. Eszközeikkel, képességeikkel és viszonylag nagyobb létszámukkal azonban valószínűleg robusztus kockázatkezelést alkalmaznak, amely csökkentheti az eladói csalások előfordulását.

A kisebb szervezetek érzékenyebbek a szállítói csalásra, ha nem rendelkeznek a nyomon követési folyamatok és ellenőrzések megvalósításához szükséges eszközökkel és képességekkel. Nélkülük nehéz lehet megelőzni vagy mérsékelni az AP osztályon elkövethető csalások különféle kategóriáit.

Eladói csalás kategóriái

Az eladói csalás végrehajtásának módja nagyon eltérő lehet. Az alábbiak szerint kategorizálható:

• Számlázási csalás: olyan fizetési manipulációkra utal, amelyeket az alkalmazottak kétféleképpen hajtanak végre. Ez magában foglalhat egy hamis szállítót vagy duplikált fizetéseket egy tényleges szállító számláján.
• Fiktív szállító – A megfelelő felügyelettel és hozzáféréssel rendelkező alkalmazott hamis szállítói számlát vagy fedőcéget hoz létre, szállítóként regisztrálja, és rendszeres kifizetéseket hajt végre erre a számlára.
• Ismétlődő fizetések – Az alkalmazott valódi szállítói számlát használ, manipulálja a fizetési rekordokat, és kettős fizetést kezdeményez a szállító számláján. A többletbefizetés ezután átutalásra kerül a munkavállaló számlájára.
• Manipuláció ellenőrzése: Ez a fajta csalás azt jelenti, hogy az alkalmazott hamisítja vagy módosítja az eladói csekken szereplő információkat, hogy a kifizetéseket személyes bankszámlára irányítsa.
• Kenőpénz elfogadása: Az eladó és az alkalmazott közötti egyetértés eredményeként az ilyen típusú csalás során a munkavállaló személyes átutalásokat kap az eladótól extra juttatásokért vagy eladásokért cserébe.
• Többletszámlázás: Ha egy szállító többletmennyiséget/árat számláz ki a vállalatnak, mint amiről eredetileg megállapodtak, azt túlszámlázásnak nevezik. Ez a fajta gyakorlat végezhető egyedül vagy egy alkalmazottal együttműködve.
• Ár javítás: Ez a fajta csalás akkor fordul elő, ha két szállító együttműködik a normálnál magasabb árak rögzítése érdekében. A vevő/vállalat ekkor kénytelen magasabb árat fizetni, függetlenül az eladótól. Az alkalmazottak belső forrásként szolgálhatnak a szállítók számára, hogy érzékeny információkat szerezzenek a költségvetésről.
• Ajánlattétel: A csalás elkövetésének elterjedt módja, általában 2 vagy több szállító és alkalmazott együttműködésével valósul meg, hogy a beszerzési szerződést a legmagasabb ajánlatot tevő javára kössék meg. A csalás ösztönzéséért és segítségéért a munkavállaló megfelelő kártérítést kap.
• Kibercsalás: Valószínűleg a legnehezebben felderíthető, az ilyen eladói csalási ügyeket ismeretlen, illetéktelen személyek hajtják végre, akiknek nincs kapcsolatuk sem a céggel, sem az eladóval. Itt a külső entitások manipulálhatnak egy meglévő szállítói számlát, és átirányíthatják a kifizetéseket a saját számláikra. A teljes tranzakció elektronikusan történik, ami még nehezebbé teszi a vállalkozások felderítését és megelőzését.

Az eladói csalások felderítése és megelőzése

Az eladói csalások felderítése és megelőzése nem egyszerű, de megvalósítható. Miután azonosította a kulcsfontosságú területeket, ahol hiányzik az ellenőrzés, az erősebb ellenőrzések és intézkedések bevezetése sokat segíthet a szállítói csalási esetek megelőzésében. Nézzük meg, milyen különböző módokon lehet ellenőrzéseket végrehajtani egy szervezetben a szállítói csalások megelőzésére.

Eladói vezérlők

Mivel a legtöbb szállítói csalási eset szállítókat érint, bizonyos óvintézkedések betartása a kiválasztástól egészen a fizetésig csökkentheti azok előfordulását. Íme néhány lehetséges vezérlő:

• Az eladói regisztrációs folyamatok átvilágítását követően. Figyelmet kell fordítani a szállító adatainak ellenőrzésére, például a levelezési címekre, beleértve a postafiókokat, a kapcsolattartási számokat, az eladói adóazonosító számokat, a kapcsolattartó személyeket és a bankszámlákat.
• Központi szállítói adatbázis fenntartása beállított preferenciákkal. A magas kockázatú szállítók külön listája segíthet további jóváhagyások kezdeményezésében a kifizetések elszámolására vonatkozóan.
• A szállítók áttekintése külső auditon/forráson vagy a szállítói osztályon kívüli alkalmazotton keresztül elfogulatlan értékelés céljából.
• Annak ellenőrzése, hogy a szállító címe vagy egyéb információi nem egyeznek-e az alkalmazottak adataival, vagy nem hasonlítanak-e egy meglévő szállítóhoz.
• Rendszeresen ellenőrizze a szállítói törzsfájlokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a számlázási mennyiség reális, és nincsenek következetlenségek.

Alkalmazotti intézkedések

Bár eladói csalásnak nevezik, gyakran egy bennfentes segítsége révén kerül sor a legtöbb csalásra. Néhány kulcsfontosságú intézkedés a munkavállalók ilyen csalásban való részvételének ellenőrzésére:

• Alapos háttérellenőrzés lefolytatása új alkalmazottak vagy ügynökségek felvételekor (amikor szállítói kötelezettségek kiszervezése)
• A pénzügyi információk titokban tartása és a magasabb szintű alkalmazottakra korlátozva
• A nagyobb szervezetek a jobb belső ellenőrzés érdekében különböző szinteken elkülöníthetik az alkalmazottak feladatait. Ennélfogva,
• A szállítói adatok beviteléért felelős személynek különböznie kell attól, aki jóváhagyja a szállítókat, mivel ez kiküszöbölheti a hamis szállítók létrehozását.
• Különböző személyzetnek kell kezelnie az áruk vagy szolgáltatások átvételét, a számlafizetések feldolgozását és a kifizetések jóváhagyásának engedélyezését
• A kisebb cégek váltogathatják az alkalmazottak feladatait a szállító/AP/beszerzési osztály vagy megbízza a vezetőket, hogy figyelemmel kísérjék a fontos feladatokat, amelyek kiküszöbölik a csalás megtervezésének esélyét.

Számlaegyeztetési módszerek használata

Számlaegyeztetés az egyik hatékony módszer, amelyet a kis és nagy szervezetek használhatnak az eladói csalások gyakori előfordulásának megelőzésére.

Számlaegyeztetés egy olyan folyamat, amelyet a vállalatok a szállítói számlák más releváns dokumentumokkal való összehasonlítására használnak, mint pl megrendelések (PO), árubevételek, ellenőrzési bizonylatok, sőt szerződések ellenében is.

Ezek a kötelező ellenőrzések segíthetnek a szállítói számlák hitelességének ellenőrzésében, mielőtt azokat kifizetésre jóváhagyják. Számla/rendelési egyeztetés különböző módon lehet megtenni.

• Kétirányú egyeztetés – Ez a számla és az eredeti beszerzési rendelés (PO) egyeztetésével történik. Ez a folyamat ellenőrzi, hogy a számlán szereplő áruk vagy szolgáltatások megegyeznek-e a szervezet által megrendelt árukkal vagy szolgáltatásokkal.
• Háromirányú egyeztetés – Ez a folyamat magában foglalja a számla kétszeri ellenőrzését. A számla először a megrendelés majd az áru átvételére. Segít ellenőrizni, hogy a számlán felsorolt ​​áruk/szolgáltatások megfelelnek-e a megrendelésnek, és azt is megfelelően szállították-e.
• Négyirányú egyeztetés – A legbonyolultabb egyeztetési folyamat szükségessé teszi a számla 3 másik dokumentummal, nevezetesen a PO-val, az áruátvétellel és az ellenőrző szelvénnyel való összehasonlítást. Ez az eljárás biztosítja, hogy a számlán említett áruk/szolgáltatások a PO-nak megfelelően megérkezzenek, és ellenőrizzék is, hogy pontosak-e.
• Nem PO vagy szerződésegyeztetés – Azokban a helyzetekben, amikor a vállalkozások nem használnak több dokumentumot, a szállító számláját összevetik a szerződéses megállapodással annak ellenőrzésére, hogy az említett ár és szolgáltatások nem térnek el magától a szerződéstől.

Adatbányászati ​​technikák alkalmazása

Az adatbányászat egy modern technika hatalmas mennyiségű adat elemzésére és olyan minták felfedezésére, amelyek segítenek az üzleti elemzésben és a döntéshozatalban. Ez a technika rendkívül pontos a csalások felderítésében, és felhasználható a szállítói csalási esetek mérséklésére.

A trendelemzés segítségével az adatbányászat olyan anomáliákat észlelhet, amelyek csalárd tevékenységre utalhatnak. A szervezetek adatbányászati ​​technikákat használhatnak bizonyos minták ellenőrzésére, amelyek magukban foglalják:

• Kifizetések, amelyek eltérnek a normál eljárástól, alacsony összegű inkonzisztenciák és a jóváhagyási határra maximalizált összegek
• Ismétlődő fizetések ugyanazon a napon ugyanazon szállítónak, vagy a szerződéses megállapodást meghaladó kifizetések teljes száma
• Kifizetések nem munkaidőben
• Eltérések a szállítói adatokban, mint például a szállítási és fizetési címek eltérései, ugyanazon beszerzési megrendelés használata a számlákon, nem szekvenciális számlaszámok stb.

Egyéb szervezési intézkedések

A jelentősebb intézkedéseken kívül a vállalatok más megfelelő intézkedéseket is tehetnek az eladói csalások féken tartása érdekében. Néhány életképes:

• Csalással kapcsolatos forródrót létrehozása – Az anonim segélyvonal beállítása segíthet az alkalmazottaknak, hogy jelentsék a szabálytalanságokat anélkül, hogy aggódnának a következmények miatt. Az éber légkört teremti meg, és segíthet a szervezetnek a korrekciós intézkedések gyors bevezetésében.
• A belső kontrollok szigorítása – A szervezetnek gondoskodnia kell arról, hogy az ellenőrzési eljárások működjenek, és a vezetéstől a belépőig mindenki tisztában legyen velük. Az alkalmazottak tájékoztatása és tájékoztatása az eladói csalásokról segíthet abban, hogy jobban tisztában legyenek a kockázatokkal és következményekkel. Az időszakos kockázatértékelések betekintést nyújthatnak azokra a kiskapukba, amelyeket ki kell javítani a szállítói csalások csökkentése érdekében.
• Kétszintű jóváhagyások – Mind a szállítói jóváhagyásokat, mind a fizetési jóváhagyásokat többrétegű jóváhagyási folyamaton kell végrehajtani. Ez biztosíthatja, hogy a vállalat törvényes eladókat kapjon, és hogy a kifizetéseket jobban ellenőrizzék, ha egynél több alkalmazott felügyeli a folyamatot.

Következtetés

Az eladói csalás súlyos terheket róhat a szervezetre, és sokba kerülhet. A szállítói csalások megelőzése megfelelő tervezést, felülvizsgálatot és a vállalati szabályzatok rendszeres időközönkénti frissítését teszi szükségessé. A megelőző intézkedéseket többszintű megközelítésben kell végrehajtani, hogy visszaszorítsák a csalásokat és megóvják a szervezeteket a jövőbeni súlyos veszteségektől.