Számla jóváhagyásának automatizálása

Bevezetés

A legtöbb cég számláinak (AP) részlegének belső szabályzata van számlakezelés amelyek jóváhagyásokat tartalmaznak. Mik azok a számlajóváhagyások? Mi az a kézi számlajóváhagyási munkafolyamat? Miért automatizálja a számla-jóváhagyási munkafolyamatot?

Olvassa el a számla jóváhagyási folyamatának megértéséhez.

---

---

---

Automatizálni szeretné manuális AP-folyamatait? Foglaljon le egy 30 perces élő bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthet a Nanonets csapatának a végpontok közötti megvalósításban AP automatizálás.

Tervezzen be egy demót

---

A számlák (AP) osztályának működése egy vállalkozásban, legyen az termék- vagy szolgáltatás-orientált, kritikus a vállalat termelékenysége és a jó beszállítói kapcsolatok fenntartása szempontjából. Egy hatékony AP részlegnek, amely pénzügyi, adminisztratív és irodai támogatást nyújt a vállalat vásárlási folyamatához, olyan szervezett rendszerrel kell rendelkeznie, amely zökkenőmentesen integrálja a beszerzési-fizetési folyamat különböző funkcióit, amelyek kiterjednek a beszerzési rendeléskezelésre, a szállítói kommunikációra és a számlákra. kezelés, termékkövetés és fizetés.

Számla kezelése akkor kezdődik, amikor egy számla beérkezik egy céghez, és a számla kifizetésével ér véget, a cég AP osztályának egyik legfontosabb funkciója. Bármilyen leegyszerűsítve is hangzik, a számlakezelés nem egy kétlépcsős „számlát fogad, számlát fizessen” folyamat, vagy nem is kellene annak lennie. Ez különösen igaz azokra a cégekre, amelyek sokat vásárolnak, és végül sok számlát állítanak ki. Egy jó számlakezelési protokollnak szükségszerűen magában kell foglalnia az összes számla és többszintű jóváhagyás legitimitásának ellenőrzését, mielőtt azokat kifizetésre lehessen feldolgozni.

A számla jóváhagyási munkafolyamata

A számla-jóváhagyási munkafolyamat a beszerzés és a fizetés folyamatának lépéseiből áll, amelyek célja annak biztosítása, hogy a vállalathoz kapott számla jogszerű legyen, és megfeleljen a megrendeléssel. A számla jóváhagyása a beszerzési rendelésért felelős személyzet és/vagy szállító többszintű ellenőrzését foglalja magában. Minden vállalat rendelkezhet saját egyedi jóváhagyási munkafolyamattal

Egy tipikus számla-jóváhagyási munkafolyamat a következő lépésekből áll:

Számla érkezik egy céghez. A számla lehet nyomtatott példány, vagy PDF-melléklet vagy digitális számla fejlettebb formája, amelyet feldolgozáshoz a megfelelő rovatba kell benyújtani.

• Számla érvényesítése: A benyújtást követően a számla minden más, az adott tranzakcióhoz kapcsolódó dokumentumhoz kapcsolódik, mint például beszerzési igény, beszerzési megrendelés, az eladótól származó árajánlat, a szállító egyéb kommunikációja stb. Ezt általában „háromirányú egyeztetésnek” nevezik. , a három egyeztetendő dokumentum a Megrendelés, a Számla és a Szállítási nyugta, de az egyeztetés más dokumentumokat is tartalmazhat. Az érvényesítéshez figyelembe veendő további tényezők a következők:
  A fizetési feltételek megegyeznek?
  Vannak benne ígért kedvezmények?
  A számla kódolásra került a megfelelő költségszámlákra?
  Vannak olyan teljesítménnyel kapcsolatos problémák, amelyek az átvételt követően indokolják a fizetés visszatartását?
• Számla kivételek: Kivételt képez, ha a számlán hiányos vagy helytelen adatok szerepelnek. A számlát átirányítják a megfelelő alkalmazottakhoz a hiba nyomon követése és kijavítása érdekében. Ezt követi a számla újrakiállítása, újraellenőrzés, hibajavítás esetén az egyeztetés, illetve megoldatlan kivételek esetén csalásvizsgálat.
• Jóváhagyás: Az ellenőrzést követően a számla a vállalat irányelveitől függően különböző szintű személyzethez kerül. A jóváhagyások száma és jellege vállalatonként, részlegenként, terméktípusonként és számlaösszegenként eltérő. Például előfordulhat, hogy a beszerzési osztálynak jóvá kell hagynia egy számlát, hogy megerősítse a szállító számláinak pontosságát, mielőtt a fizetést feldolgoznák. Egyes vállalatok egy küszöbértéknél magasabb számlaösszeget igényelnek ahhoz, hogy további jóváhagyást kérjenek a vezetőtől vagy a pénzügyi igazgatótól.
• Fizetés: A számla az összes jóváhagyás megszerzése után kerül a fizetési sorba.

Sok kis- és középvállalat továbbra is kézi számla-jóváhagyási munkafolyamatot alkalmaz. Ezek olyan kezdetleges tevékenységeket foglalhatnak magukban, mint egy szövegszerkesztő dokumentum à la egy SOP, körülhatárolt lépésekkel és a dokumentum elosztása a munkafolyamat különböző résztvevői között, hogy útmutatóként szolgáljon. Ez, ahogy elképzelhető, egy szervezetlen folyamat, amely megköveteli a résztvevőktől, hogy a lépéseket követve folyamatosan hivatkozzanak a dokumentumra, ami hibákhoz vezethet.

Sok kis cégnél nincs is ilyen SOP, csak egy általános eljárás van, amit szájról-szájra adnak át a különböző résztvevőknek, ami a katasztrófa receptje, ha a cég bármilyen változáson megy keresztül, legyen az alkalmazotti bázisának bővítése vagy megváltoztatása.

---

Érintésmentes hozzáférési pont munkafolyamatok beállítása és egyszerűsítse a szállítói kötelezettségek folyamatát másodpercek alatt. Foglaljon most egy 30 perces élő bemutatót.

Tervezzen be egy demót

---

Problémák a kézi számlajóváhagyási munkafolyamattal

A kézi számla-jóváhagyási munkafolyamattal kapcsolatos konkrét kihívások a következők:

• hibák: A túlterheltségből vagy egyszerűen a figyelmetlenségből adódó emberi hibák dupla fizetéshez, alulfizetéshez, késedelmes fizetéshez vagy fizetési elmulasztáshoz vezethetnek, ami mind több pénzbe és időbe kerülhet a cégnek.
• Hiányzó dokumentumok: A papírmunka fontos dokumentumok, például számlák rossz elhelyezését és elvesztését okozhatja. Ez rengeteg problémához vezethet a könyvelési kötelezettségek ciklusa során, kezdve a szállítóval való súrlódástól a késleltetett műveletekig.
• Emberi erőfeszítés pazarlása: A kézi jóváhagyási folyamatok emberi erőfeszítéseket pazarolnak, amelyeket konstruktívabban lehet felhasználni a termelékenyebb tevékenységekhez.
• Időbeli késések: Ha egy számla jóváhagyásához több jóváhagyásra van szükség, és ha a vállalat több számlát kezel a munkanapja során, a számla feldolgozása előtti jóváhagyások beszerzése időigényes lehet. A számlák akár 20%-a rendszeresen tartalmaz hibás vagy hiányos információkat, a kézi számla-jóváhagyási munkafolyamat pedig azt eredményezi, hogy az AP osztály idejének 25%-át a problémák megoldásával és a hiányzó információk felkutatásával tölti.
• Késedelmes fizetések: A jóváhagyások megszerzésének késése viszont a kifizetések késedelméhez vezethet, ami, mint korábban említettük, költséges lehet a vállalat számára. Az Egyesült Államokban 3-ben 2019 billió dollárt kötöttek a kisvállalkozások késedelmes fizetései, ami munkaerő-felvételi szünetekhez, készletvásárlási korlátokhoz és az alkalmazottak megélhetési idejének csökkenéséhez vezetett. A késések a megrendelt tételek késedelmes beérkezését, a rossz hitelminősítést, a szállítókkal való rossz kapcsolatokat és a díjakat/bírságokat is okozhatják.
• A számla útvonalának átlátszatlansága: Nehéz vagy akár lehetetlen nyomon követni egy számla állapotát az érvényesítés és jóváhagyás útján, ami megnehezíti az utólagos ellenőrzést és az előzetes tervezést.
• Csalás elleni sebezhetőség: A számlacsalás lehet harmadik fél által elkövetett csalás, téves munkadíj, késedelmek miatti többszörös kifizetések vagy belső. A csalás elkerülése érdekében vízzáró jóváhagyási eljárásra van szükség. Ez különösen igaz a válságos időkben. Például a Covid-19 világjárvány a jelentések szerint 2020-ban megnövelte a számlacsalás gyakoriságát. A számlacsalás a szokatlan számlamennyiségben, az áruk számla-számmal szembeni elszámolhatatlanságában, a megrendelés és a számla közötti eltérésekben, valamint a munkavállalók kétes magatartásában nyilvánulhat meg. Ezeket nem lehet manuálisan észlelni, különösen akkor, ha az üzleti volumen nagy.

A számla-jóváhagyási munkafolyamat automatizálása

A számla jóváhagyásának automatizálása megkönnyítheti a folyamatot és időt takaríthat meg. A számla-jóváhagyás automatizálásának néhány előnye:

• Gyorsabb érvényesítés: Ez talán az automatizálás legfontosabb előnye. A számla más kapcsolódó dokumentumokkal való automatizált összehasonlítása kiküszöbölheti a kézi háromirányú egyeztetéssel járó késéseket, mivel az egy tranzakcióhoz kapcsolódó összes dokumentumot digitálisan ugyanazon a helyen tárolják, és könnyen összehasonlíthatók vizuálisan vagy mesterséges intelligencia alapú szoftveren keresztül. Az automatizált számla-jóváhagyási munkafolyamatok integrálhatók adatbázisokkal és más számviteli rendszerekkel az automatikus egyeztetés érdekében emberi beavatkozás nélkül.
• Gyorsabb jóváhagyások: Az automatikus értesítések és emlékeztetők kiküszöbölhetik a számla-jóváhagyás késedelmét. Az elektronikus aláírások és a digitális nyomtatványok integrálása lehetővé teszi a folyamat különböző résztvevőinek útközbeni jóváhagyását, hogy az irodából való fizikai távolmaradás ne késleltesse a jóváhagyási folyamatot.
• Költségmegtakarítás: A Levvel (korábban Paystream Advisors) 2018-as jelentése kimutatta, hogy az elmaradt engedmények (44%), a késedelmes fizetések (39%) és a duplikált fizetések (29%) voltak a főbbek. számlafeldolgozás aggodalmak a vállalkozásokban, és mindhárom megoldható automatizálással.
• elszámoltathatóság: A tranzakciók automatikus nyomon követése valós időben lehetővé teszi a számla állapotának láthatóságát a jóváhagyási láncban. A váratlan események és emlékeztetők bevonása a munkafolyamatba kiküszöbölheti az akadályokat, és átláthatóságot tesz lehetővé a gyorsabb jóváhagyások érdekében. A jóváhagyási folyamat automatizálása egy ellenőrzési nyomvonalat is létrehoz, amely megmutatja a befejezett jóváhagyások különböző szintjeit, és azokat, amelyek még nem.
• Dokumentumbiztonság: Az összes dokumentum digitalizálása az automatizált számla-jóváhagyási munkafolyamat részeként megakadályozhatja a dokumentumok elvesztését, amelyek általában a dokumentumok fizikai mozgatásával járnak a vállalaton belül érvényesítés és jóváhagyás céljából. Az automatizálás lehetővé teszi a munkafolyamat integrálását a vállalati dokumentumkezelő rendszerrel és más könyvelési eszközökkel az iratok automatikus frissítéséhez és archiválásához.
• Előírásoknak való megfelelés: Az automatizált számla-jóváhagyási munkafolyamat könnyű hozzáférést tesz lehetővé az összes releváns adathoz az auditok során, ami megkönnyíti a szabályozási megfelelést.
• Jobb üzleti intelligencia: Az automatizált számla-jóváhagyási munkafolyamatok egyszerű hozzáférést és értékelést tesznek lehetővé a vásárlási adatokhoz és a kiadásokhoz, ezáltal jobb jelentési mechanizmusokat és döntéshozatalt tesznek lehetővé.
• Jobb szállítói menedzsment és kapcsolat: A számla-jóváhagyási folyamatok szisztematikus megszervezése elősegítheti a jobb szállítói menedzsmentet, a fizetési késések elkerülése pedig előnyös lehet a szállítói kapcsolatokban.
• A csalás megszüntetése: A számla-jóváhagyási munkafolyamat automatizálása kiküszöbölheti a csalásokat azáltal, hogy lehetővé teszi az ellenőrzéseket a munkafolyamatban, és növeli a láthatóságot. A szabálytalanságok automatikusan megjelölhetők az automatizált háromszempontú egyeztetés során, az elektronikus aláírás ellenőrzése pedig mind a belső, mind a külső csalásokat és az ezzel járó veszteségeket megelőzheti.

---

Foglalja le ezt a 30 perces élő bemutatót, hogy ez legyen az utolsó alkalom, amikor kézzel kell beírnia a számlákból vagy nyugtákból származó adatokat az ERP szoftverbe.

Tervezzen be egy demót

---

Teljesen automatizált számla jóváhagyási folyamat

• Számla digitalizálása: A különböző formátumú számlákat először szabványos formátumba kell digitalizálni. Mivel minden számla kulcsfontosságú adatokat tartalmaz, amelyeket a számviteli erőforrás-tervezésben és a vállalkozáson belüli döntéshozatalban használnak, az adatkinyerés pontossága elengedhetetlen. A számlákról beolvasott adatokat általában ezután továbbítják a vállalat által a későbbi feldolgozáshoz használt ERP-, könyvelési vagy adatelemző platformokra.
• Automatikus ellenőrzés: Az automatizált háromirányú egyeztetés képes rögzíteni a vonatkozó adatokat számlákból, beszerzési szerződésekből és nyugtákból, és automatikusan feldolgozni azokat az emberi elmét utánzó módon. Közülük az AI-kompatibilis feldolgozás a rekordokat is összehasonlíthatja és egyeztetheti, és olyan döntéseket hozhat, mint például a tranzakció átadása, a hibák megjelölése vagy a kivételek felvetése.
• Automatizált kivételkezelés: Ha hibákat jeleznek vagy kivételek merülnek fel, a számlát azonnal továbbítják a megfelelő személyzethez, akik ki tudják javítani a hibákat. Ez csökkentheti a kézi hibakezeléshez kapcsolódó késleltetéseket.
• Automatizált jóváhagyások: Az egyeztetés és érvényesítés után a számlákat automatikusan továbbítják a megfelelő személyzetnek jóváhagyásra. A digitális aláírások és jóváhagyások digitális formában történő alkalmazása megelőzheti a késéseket.
• Fizetés feldolgozása: A jóváhagyást követően az automatizált rendszer továbbítja a számlát a pénzügyi csapatnak fizetési feldolgozásra, majd a tranzakció lezárásra és az adatok archiválására kerül.

Azoknak a vállalatoknak, amelyek automatizált számla-jóváhagyási munkafolyamat-rendszereket kívánnak alkalmazni, a következő tényezőket kell figyelembe venniük az eszköz kiválasztásánál:

• A szoftver támogatásához szükséges infrastruktúra és informatikai erőforrások
• A rendszer felállításával és működtetésével kapcsolatos pénzügyi kötelezettségvállalás
• Integráció más vállalati rendszerekkel
• Az automatizálás és az emberi beavatkozás szükséges/lehetséges szintje a vállalkozáson belül
• A vállalaton belüli know-how elérhetősége és a szoftver gyártójának ügyfélszolgálata
• A szükséges adatbiztonsági szintek
• A hozzáférés szintje – ez dönti el, hogy hol tárolják az adatokat – helyi gépen, központi szerveren vagy a felhőben.

Nanonetek az automatikus számlajóváhagyáshoz

Az AI-alapú Nanonets OCR motor segítségével automatizálhatja a számlafeldolgozást, és problémamentessé teheti azt. Számos fájltípust támogat, és strukturált és strukturálatlan számlákat is kezel. A Nanonets számlázási OCR API segítségével minimálisra csökkentheti a számviteli szoftverbe történő adatbevitel kézi feladatait.

Az adatok automatikusan feltölthetők, megjegyzésekkel elláthatók, és modellezhetők az előrejelzések egyetlen kódsor nélkül, a GPU-k miatti aggódás vagy a megfelelő architektúrák megtalálása a mély tanulási modellekhez. Megszerezheti az egyes előrejelzések JSON-válaszait is, hogy integrálja azokat saját rendszereivel, és gépi tanulással hajtott alkalmazásokat építsen a legkorszerűbb algoritmusokra, valamint egy erős számlakezelési és -jóváhagyási infrastruktúrára.

A Nanonets technológia támogatja a más rendszerekkel való integrációt, például a Mysql adatbázisba, a QuickBooksba vagy a Salesforce-ba való integrációt, és platform-agnosztikus. A Nanonets pontos és méretezhető, időt és pénzt takarít meg az AP osztálynak, és megnöveli a számla-jóváhagyási folyamatot, ezáltal erősíti a szállítói kapcsolatokat.

Csatlakozzon a 20,000 kontinens több mint 4 XNUMX vállalkozását tömörítő bajnoksághoz, és használja a Nanoneteket számlakezelési műveleteihez.

---

Automatizálni szeretné a számla-jóváhagyási folyamatot? Adj Nanoneteket™ egy pörgés a nagyobb pontosság, nagyobb rugalmasság, utófeldolgozás, valamint más számviteli, ERP rendszerekkel és sok mással való integráció széles skálája érdekében!

---

Következtetés

A vállalkozások egyre inkább felismerik a vállalatok működésének pénzügyi szempontjainak digitalizálásának előnyeit. Ez szükségessé tette az automatizálás elfogadását a munkafolyamat-struktúrákban. A számla-jóváhagyási munkafolyamat automatizálása segíthet a vállalatoknak, hogy kevesebb időt fordítsanak olyan hétköznapi tevékenységekre, mint például a kézi számlakezelés, és ehelyett az alapvető kompetenciákra összpontosítanak, hogy javítsák az eredményt, és versenyképesek maradjanak.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• Platoblockchain. Web3 metaverzum intelligencia. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/