Nanonets Intelligent Automation és Business Process AI blog

A gyorsan fejlődő üzleti környezetben a számlák (AP) folyamatok hatékonysága már nem csak a háttér-irodai szempont, hanem stratégiai szükséglet. A hagyományos AP-munka összetettsége és erőforrás-igényes jellege tarthatatlanná válik, különösen a gyorsaság és a pontosság iránti növekvő igények fényében.

Számlák (AP) automatizálása a technológia használata a vállalat számláinak és mások felé fennálló fizetéseinek kezelési folyamatának egyszerűsítésére és javítására. A számlák kézi kezelése, ellenőrzése és fizetése helyett az AP automatizálás szoftvereket használ, amelyek gyorsabban, pontosabban és kevesebb emberi ráfordítással végzik el ezeket a feladatokat. Ez segíthet a vállalatoknak időben fizetni számláikat, elkerülni a hibákat, valamint időt és pénzt takarít meg.

Blogunk átvágja az AP folyamatok összetettségét, világos utat mutatva be az AP automatizálásához. Ezt a narratívát nagymértékben vezérli a számlákkal kapcsolatos kézi feladatok szoftver segítségével történő felváltása; de ez egy nagyobb mese is arról, hogy az üzleti világban a leghatásosabb forradalmak gyakran csendben, a színfalak mögött történnek, mélyrehatóan megváltoztatva a vállalati élet szerkezetét.

Miért olyan kihívást jelent a számlák?

Ez egy olyan kérdés, amely régóta foglalkoztatja a pénzügyi szakemberek legjobbjait. A szállítók általában költségfüggvénynek számítanak a vállalatokon belül, és ennek egyszerű oka van – senki nem akar időt tölteni a számlák fizetésével és a számlafizetéssel kapcsolatos adatok megadásával!

Ez azonban továbbra is (nagyon) alapvető üzleti funkció.

Az ok, amiért az AP optimalizálása kihívást jelent, valójában a vadállat természetéből fakad.

Az AP-folyamatok kulcstevékenységei (adatkinyerés, számlakódolás, ERP-szinkronizálás) alapvetően adatátalakítási tevékenységek. Ezek automatizálása a mai technológiával egyszerű lenne.

Ennél is fontosabb azonban, hogy az AP munkája emberi beavatkozást is magában foglal – felülvizsgálat, jóváhagyások és pénzügyi ellenőrzések céljából.

Ez az adatátalakítás és az emberi bevitel keveréke, amely az AP-t köztudottan összetett és nehezen optimalizálható folyamattá teszi.

Mik is ezek a kihívások pontosan?

Itt található egy részletes áttekintés az AP folyamat egyes lépéseiről. Ha végig olvasunk, láthatjuk, hogy a szállítói kötelezettségek munkafolyamat egyes részein belül hol rejlenek a benne rejlő kihívások.

• Számlagyűjtés: Hatékonyság a digitális és papíralapú számlák vegyes kezelésében, ami rosszul elhelyezett dokumentumokhoz és késedelmes feldolgozáshoz vezet.

• Adatbeviteli: A kézi adatbevitel pontatlanságokat és késéseket okoz a pénzügyi nyilvántartásokban és a jelentésekben.

• Igazolás: A számlák PO-k és szállítólevelek összevetésének időigényes folyamata, ami gyakran késedelmes kifizetésekhez vezet.

• Jóváhagyás: Nehézkes jóváhagyási folyamat, kihívásokkal a kontextus biztosítása a jóváhagyók számára, a számla állapotának nyomon követése és az időben történő engedélyezés.

• Fizetések: Nehézségek a többszörös fizetési feltételek, ütemezések és pénznemek kezelésében, miközben biztosítják az időben történő fizetést.

• Egyeztetés: A banki tranzakciók főkönyvi bejegyzésekkel való egyeztetésének munkaigényes folyamata.

• Vitarendezés: Időigényes és összetett viták megoldási folyamata, amely befolyásolja a szállítói kapcsolatokat és a működési hatékonyságot.

Nem hatékony kötelezettségek: bizonyítottan akadálya a szervezeti növekedésnek

A manuális könyvelési folyamat alkalmazása a vállalkozásnál lelassítja a növekedést azáltal, hogy közvetlenül befolyásolja az AP folyamat pontosságát, hatékonyságát és költségeit –

1. Felesleges működési költségek: A kézi számlafeldolgozás költségei 13 dollárról 50 dollárra emelkednek, ami akár három héttel meghosszabbítja a számlafizetési kötelezettséget.
2. Büntetések és feszült szállítói kapcsolatok: A beszállítók közel fele szembesül késedelmes fizetéssel, feszült szállítói viszonyokkal, valamint késedelmi díjat vagy büntetést von maga után.
3. Cash flow káosz: A közepes piaci és korai vállalati pénzügyi igazgatók 74%-a elismeri, hogy az AP fizetési folyamatok digitalizálása javítja a mérleget.
4. Csalás és megfelelési kockázat: Az ACFE tanulmánya megállapította, hogy a csalási esetek 14%-a a számviteli osztályoktól indult, esetenként 200,000 XNUMX dolláros medián veszteséggel.
5. Kiesett termelékenység: Az átlagos számlafeldolgozási idő kézi környezetben akár 45 napot is elérhet. Ez elvesztegetett időt és értékes humánerőforrást jelent, amelyet hatékonyabb kezdeményezésekre kell fordítani.

---

Az AI-t szeretné integrálni az AP funkciójába? Foglaljon le egy 30 perces élő bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthet a Nanonets csapatának a végpontok közötti megvalósításban AP automatizálás.

Tervezzen be egy demót

Most nézzük meg, hogyan egyszerűsíti az AP Automation a szállítói kötelezettségek folyamatát, és hogyan oldja meg ezeket a problémákat.

Mi az a számlák automatizálása?

Számlák (AP) automatizálása a vállalati szállítói kötelezettségek digitalizálásának, racionalizálásának, automatizálásának és kezelésének optimalizálásának technológiai folyamatára utal – a hatékonyság, a pontosság és a megfelelőség fokozása érdekében.

Az AP Automation egy konkrét kérdésre keresi a választ – hogyan lehet 10-szer jobb a szállítói kötelezettségek folyamatának minden egyes lépése?

Menjünk végig minden lépésen egyenként, és értsük meg ezt.

Az automatikus számlagyűjtés felkarolása

Képzeljen el egy olyan világot, ahol a számlagyűjtési erőfeszítései harmonikusan egyetlen központi csomópontba tömörülnek. Ez nem egy távoli álom – ez valóság az AP Automation segítségével. Búcsút int az e-mailek, a megosztott meghajtók, a szállítói portálok és az elavult adatbázisok szűrésének napjainak. Ehelyett üdvözöljük az egyszerűsített célállomást, ahol minden számlát, függetlenül annak eredetétől, automatikusan beszedünk. Gondoljon csak a megtakarított időre és a hibák számának csökkentésére!

Az automatizált adatbevitel művészetének tökéletesítése

Az adatbevitel gyakran a hatékonyság veszélye, de nem muszáj. Az AP Automation a mesterséges intelligencia által hajtott adatkinyerést kínálja, amely lenyűgöző, 99%-os+ pontossággal büszkélkedhet. Ez azt jelenti, hogy számláit és beszerzési rendeléseit a rendszer a kézi bevitel fáradságos erőfeszítése nélkül elolvassa és feldolgozza. Felbecsülhetetlen értékűek azok az órák vagy akár napok munkája, amelyek ezzel megmenthetik csapatát. Ez az a fajta változás, amitől csapata reggelente szeretne dolgozni, mert tudja, hogy olyan feladatokra összpontosíthat, amelyekhez valóban szükség van a szakértelmükre.

Racionalizálás automatizált GL-kódolással és adatexportálással

Mindannyian tudjuk, milyen fárasztó és hibára hajlamos lehet a számlakódolás. Az AP Automation segítségével azonban a fejlett mesterséges intelligencia technikák, mint például az NLP és az LLM itt vannak, hogy megbirkózzanak a morgással. A GL-kódolás és az adatexportálás automatizálásával a részleg okosabban dolgozhat, nem pedig keményebben, és biztosítja, hogy a csapat erőfeszítéseit ott használják fel, ahol a legnagyobb szükség van rájuk.

A pontosság növelése az automatikus ellenőrzéssel

Az automatizált 3 irányú egyeztetés varázsát nem lehet túlbecsülni. A számlák, beszerzési rendelések és szállítólevelek integrálása csökkenti az időráfordítást és a hibalehetőséget is – nincs többé szükség az eltérések felderítésére vagy számtalan utólagos e-mail küldésére. Ez a rendszer olyan precízen kezeli az ellenőrzési folyamatot, hogy olyan érzést kelt, mintha egy extra tévedhetetlen szeme lenne.

A folyamatok egyszerűsítése egyszerű jóváhagyással

A munkafolyamat automatizálása azt jelenti, hogy a jóváhagyások többé nem jelentenek szűk keresztmetszetet. Rugalmassá válnak, és ott élnek, ahol az Ön szervezete – legyen szó e-mailről, Slackről vagy Teamsről. Ez kiküszöböli a zavaró telefonhívások és a túlságosan is ismert emlékeztetők özönét. Az Ön jóváhagyási folyamata ugyanolyan agilissá válik, mint a csapata, és zökkenőmentesen alkalmazkodik napi műveleteihez.

Rugalmasság elérése zökkenőmentes fizetéssel

Az AP Automation nem csak a számlák kezeléséről szól; a fizetési folyamat megkönnyítéséről is van szó. Ez azt jelenti, hogy a közvetlen globális fizetések lebonyolítása gondtalanná válik, mivel bízhat abban, hogy a rendszer kezeli a devizaköltségeket, és elkerüli a hirtelen visszaterheléseket. Ez azt is jelenti, hogy biztosíthatja beszállítóit az időben történő és pontos fizetésről, elősegítve a jobb kapcsolatokat és az erősebb ellátási láncot.

Pénzügyek elsajátítása automatikus egyeztetéssel

Végül beszéljünk a könyvek bezárásáról. Az automatikus egyeztetés átalakítja ezt a gyakran fáradságos feladatot, és a banki tranzakciókat a főkönyvi bejegyzésekkel a korábban igénybe vett idő töredéke alatt egyezteti össze. Ami egykor napokig tartott, az most percek alatt elvégezhető. Képzelje el, hogy havi könyveit olyan gyorsan és pontosan zárja be, hogy szinte hallja csapata kollektív megkönnyebbülését.

---

Szeretné hozzáadni az AI-t a könyvelési folyamatához? Foglaljon le egy 30 perces élő bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthet a Nanonets csapatának a végpontok közötti megvalósításban AP automatizálás.

Tervezzen be egy demót

Az AP Automation a pénzügyi részlegének valaha volt legjobb szövetségese. Arról van szó, hogy az AP-folyamatokat tízszer jobbá kell tenni, nemcsak a hatékonyság, hanem a munkával való elégedettség és a pontosság terén is.

Alapvető változást idéz elő a szállítói tartozások osztályán, a feladat-orientált megközelítésről a stratégia-központú megközelítésre. Tegye magáévá ezeket a változásokat, és nemcsak a munkafolyamataiban, hanem a csapat moráljában is változást fog tapasztalni, amikor ráébrednek arra, hogy milyen lehetőségeket érhetnek el megfelelő idővel és a megfelelő technológiával.

A számok beszélnek

A különféle jelentett statisztikák alátámasztják az AP Automation hatását. Ezek a számok azt a fajta sikert mutatják be, amelyre Ön és csapata számíthat.

Drámai költségcsökkentés a feldolgozás során

Kezdjük az osztály pénzügyi helyzetével. Bebizonyosodott, hogy az AP Automation elképesztően 70%-kal csökkenti a feldolgozási költségeket. Ez nem csak fillérek megtakarításáról szól; a költségvetés átcsoportosításáról van szó a növekedésre, a képzésre, és talán még arra az irodai eszpresszógépre is, amelyre mindenki figyelt. Tekintse ezt úgy, mint befektetést a csapata hatékonyságába és jólétébe.

Az idő lényege

Most, képzelje el, hogy a számlafeldolgozási időt 384%-kal csökkenti. Ez nem elírás, hanem forradalom. Ez a drámai csökkenés azt jelenti, hogy csapata minden eddiginél gyorsabban tud több számlát feldolgozni, így időt szabadít fel arra, hogy az igazán fontos stratégiai kezdeményezésekre összpontosítson. Az AP Automationnál a „nincs időm erre” szövegből „Mi a következő a napirenden?”

Hibacsökkentés a lelki békéért

Tudjuk, hogy a hibák nemcsak bosszantóak – költségesek is lehetnek. A számlafeldolgozási hibák 37%-os csökkenésével, Az AP Automation nyugalmat hoz a műveletekbe. A kevesebb hiba kevesebb korrekciós ciklusban eltöltött órát, és nagyobb bizalmat jelent az adatok sértetlenségében. Ez a szállítókkal és az érdekelt felekkel való kisebb súrlódást is jelenti, ami megkönnyíti a kapcsolatokat és a műveleteket.

Eladói kapcsolatok ápolása

Ha már a kapcsolatokról beszélünk, beszéljünk arról, hogy a szervezetek 76%-a megnövekedett szállítói elégedettségről számolt be. Ez kulcsfontosságú. A boldog eladók megbízható ellátási láncot, valamint tárgyalási lehetőséget és kedvezményeket jelentenek az úton. Az AP Automationnak köszönhetően a szállítói észre fogják venni és értékelni fogják a fizetések pontosságát és pontosságát.

Készpénzáramlás optimalizálása korai fizetési kedvezményekkel

3% megtakarítás a korai fizetési kedvezményekkel pénzügyi megújulást ad szervezetének, javítja a pénzforgalmát, és nagyobb tőkeáttételt és rugalmasságot biztosít pénzügyi műveletei során.

Megfelelés komplikációk nélkül

Végül, az AP Automation koronaékköve: 100%-ban stresszmentes megfelelés. Egy olyan korban, ahol a szabályozási igények folyamatosan emelkednek, a teljes megfelelés stressz nélkül nem más, mint csoda.

---

A Stratégiai Változás

Fontos beszélni arról a mélyreható változásról, amelyet az Accounts Payable Automation jelent az AP osztály szellemiségében és működésében. Ez nem csak a feladatok elvégzésének módjában történt változás – ez a szervezeten belüli számlák szerepének reneszánsza. Ezt a feladatorientált munkafolyamatról a stratégia-központú megközelítésre való átállás jellemzi.

• A feldolgozástól az elemzésig: Képzelje el, hogy munkatársai a kézi adatbevitellel megspórolt időt arra használják, hogy alapos költségelemzést végezzenek, azonosítva a trendeket és a költségmegtakarítási lehetőségeket. Az újonnan felfedezett pénzügyi rugalmasság révén jobb feltételeket tárgyalhatnának a beszállítókkal, mennyiségi engedményeket kihasználva vagy korai fizetési előnyöket fedezhetnének fel.
• A reagálástól a tervezésig: Ahelyett, hogy a számlák és jóváhagyások végtelen ciklusára reagálna, csapata mostantól proaktívan tervezhet. Az AP Automation hatékonyságnövekedésével megvan a sávszélessége ahhoz, hogy robusztus költségvetési előrejelzéseket készítsen, és részt vegyen a stratégiai pénzügyi tervezésben. Ez magában foglalhatja a készenléti tervek kidolgozását a pénzügyi stabilitás biztosítására a piaci ingadozások idején, vagy az erőforrások növekedési és terjeszkedési projektekre való allokálását.
• A megoldástól az innovációig: Ahelyett, hogy órákat töltene a hibák megoldásával és a számlák egyeztetésével, csapata most az innovációra összpontosíthat. Ez azt jelenti, hogy új fizetési technológiákat, például virtuális kártyákat vagy blokkláncot alkalmazhatnak a biztonságos és hatékony tranzakciók érdekében. Vagy talán felfedezhetnek olyan fenntarthatósági kezdeményezéseket, mint például a teljesen papírmentes AP-folyamatra való átállás, amely nemcsak a költségeket csökkenti, hanem támogatja a vállalat környezetvédelmi céljait is.
• A tranzakcióktól a kapcsolatokig: Az AP Automation a hangsúlyt a tranzakciós kötelezettségekről a kapcsolatok építésére és ápolására helyezi át. Csapata több időt tölthet a szállítókkal az ellátási lánc fejlesztése érdekében, vagy a belső érdekelt felekkel, hogy jobban megértse és kielégítse beszerzési igényeiket. Kezdeményezhetik a szállítók teljesítményének felülvizsgálatát, stratégiai partnerségeket hozhatnak létre, és együttműködhetnek olyan közös kezdeményezésekben, amelyek kölcsönös előnyökkel járnak.
• A megfeleléstől a vezetésig: Végezetül, az időigényes megfelelőségi ellenőrzésektől eltávolodva, csapata immáron élen járhat a pénzügyi irányítás bevált gyakorlatai terén. Létre tudnak hozni olyan belső ellenőrzési kereteket, amelyek iparági szabványokat határoznak meg, és hozzájárulnak a pénzügyi műveletek vezető szerepéhez. Ez a megfelelőségre vonatkozó proaktív hozzáállás megóvhatja szervezetét a jövőbeni szabályozási változásoktól is, így Ön előrelátó és rugalmas részleggé válik.

AP Automation Essentials

Minden fejlődő narratívában vannak nem vitatható tényezők – olyan tényezők, amelyeknek jelen kell lenniük a történet előrehaladásához. Ami az AP automatizálását illeti, ez a 3 nem forgatható elem az a pillér, amely biztosítja a szállítói kötelezettségek folyamatának szilárd és hatékony szerkezetét.

1. Integráció: Híd a jövőbe

Ez magában foglalja az új AP automatizálási eszközök zökkenőmentes összevonását a meglévő ERP rendszerekkel. Válasszon olyan AP-eszközt, amely könnyen keveredik a jelenlegi ERP-rendszerekkel, közvetlen utat biztosítva a piachoz, és csökkentve az érték elérését.

2. AI-powered: The Mind Behind the Machine

A második pillér a rendszer intelligenciája, egy mesterséges intelligencia által vezérelt mag, amely alakítja a munkafolyamatot, biztosítva, hogy minden manuális folyamat és adatátalakítás automatizált legyen, és minden emberi ellenőrzés egyszerűbb legyen.

3. Skálázhatóság: A növekedés feltétele

Végül a skálázhatóság a növekedés ambíciójáról beszél. Válasszon olyan szoftvert, amely megfelel az aktuális igényeknek, és zökkenőmentesen skálázható az üzleti növekedéshez, elkerülve a költséges rendszerjavításokat és licenceket.

Az AP automatizálási ellenőrzőlista

Íme egy kimerítő lista azokról a funkciókról, amelyeket figyelembe kell vennie a prioritások meghatározásához.

Ezt úgy kezelheti, mint egy tépőzárat, hogy referenciaként őrizze meg.

Forradalmasítsa számláit – Kezdő lépések

Fedezze fel, hogyan kezdje el az AP Automation használatát, és hogyan integrálhatja azt a fizetési kötelezettségek folyamatába. Íme néhány dolog, amit érdemes szem előtt tartani.

1. Fogadja el az automatizálási gondolkodásmódot: Kezdje azzal a filozófiával, hogy az automatizálás alapvető stratégia, nem pedig utólagos gondolat. Ez a gondolkodásmód biztosítja, hogy minden folyamat és döntés maximalizálja a hatékonyságot és a pontosságot.

2. Határozza meg sikermutatóit: Határozzon meg világos, mérhető célokat az átállás sikerességének értékeléséhez. Ez lehet a feldolgozási idő csökkentése, a költségek csökkentése vagy a pontosság javítása. Az előrehaladás nyomon követéséhez elengedhetetlen annak ismerete, hogy néz ki a siker.

3. Partner egy ROI-központú szállítóval: Válasszon olyan szállítót, aki rákérdez az Ön sikermutatóira, és őszinte elkötelezettséget mutat az értékteremtés iránt.

4. Biztonságos érdekelt felek részvétele: Szerezzen támogatást a vezetéstől az AP automatizálás értékajánlatának megfogalmazásával – költségmegtakarítás, jobb hatékonyság és erősebb pénzügyi kontroll.

5. Értékelje a jelenlegi AP folyamatokat: Végezze el a meglévő AP-folyamatok alapos áttekintését. Azonosítsa a nem hatékony területeket és az automatizálási lehetőségeket.

6. Tisztázza a követelményeket és a testreszabásokat: Világosan körvonalazza, mire van szüksége egy AP automatizálási eszköztől, beleértve az esetleges testreszabásokat is.

7. Integrációs és skálázhatósági terv: Győződjön meg arról, hogy a választott megoldás jól integrálható a meglévő rendszerekkel, és méretezhető, hogy alkalmazkodjon a jövőbeni üzleti növekedéshez és a változó igényekhez.

8. Megvalósítás, betanítás és adaptálás: A megvalósítás után összpontosítson csapata átfogó képzésére. Készüljön fel a folyamatok szükség szerinti adaptálására, a visszajelzések és a változó követelmények alapján.

Hogyan néz ki az AP Automatizálási útja a Nanonetekkel?

Az AP Automation sikertörténetei a nanonetekkel

Az AP-munkafolyamat-beállításokkal küszködő kisvállalkozásoktól a szállítói kötelezettségi folyamataik hatékonyságát növelni kívánó nagyvállalatokig ezek a narratívák panorámaképet nyújtanak az AP automatizálásának kézzelfogható előnyeiről.

A SaltPay nanoneteket használ az SAP-val való integrációhoz a számlák automatizálása érdekében

Az angliai londoni székhelyű SaltPay fizetési szolgáltató és szoftverszolgáltató helyi európai vállalkozások számára. A 2019-ben alapított vállalat több mint 100,000 XNUMX kis- és középvállalkozásnak nyújtja szolgáltatásait Európa-szerte.

Kihívás

• A SaltPay szükséges az SAP integrálásához a hatékony szállítókezelés érdekében.
• Több ezer számla kézi kezelése nem volt praktikus.

Megoldás

• A Nanonets mesterséges intelligenciával hajtott eszközt biztosított a számlaadatok kinyeréséhez.
• Zökkenőmentes integráció az SAP-val, növelve az adatok pontosságát és a folyamatok hatékonyságát.

Eredmények

• A kézi erőkifejtés drasztikus csökkentése 99%-os időmegtakarítás mellett.
• Több mint 100,000 XNUMX szállító sikeres kezelése.
• A termelékenység és az automatizálási képességek jelentős növekedése.

A Tapi nanonetekkel automatizálja az ingatlan-fenntartási számlákat

A Tapi ingatlankarbantartó szoftvere leegyszerűsíti az ingatlan karbantartását. Az új-zélandi Wellingtonból származó Tapi 110,000 XNUMX ingatlan fenntartásában segít, és gyorsan terjeszkedik.

Kihívás

• Több mint 100,000 XNUMX havi számla kézi feldolgozása az ingatlan karbantartásban.
• Skálázható, hatékony számlakezelésre van szükség.

Megoldás

• Nanonets AI eszköz a számlaadatok automatikus kinyeréséhez.
• Gyors integráció a meglévő rendszerekkel, nem műszaki személyzet által karbantartva.

Eredmények

• A feldolgozási idő 6 óráról 12 másodpercre csökkent.
• 70%-os költségmegtakarítás a számlázásban.
• 94%-os automatizálási pontosság.

A Pro Partners Wealth automatizálja a számviteli adatok bevitelét a nanonetekkel

A Missouri állambeli Columbiában található Pro Partners Wealth vagyonkezelési és könyvelési szolgáltatásokra specializálódott állatorvosi tulajdonosok számára.

Kihívás

• A Pro Partners Wealthnek pontos és hatékony adatbevitelre volt szüksége a számlázáshoz.
• A meglévő automatizálási eszközök nem voltak elegendőek, ami magas hibaarányt eredményezett.

Megoldás

• A Nanonets egyedi megoldást kínált a pontos adatkinyeréssel és a QuickBooks-szal való integrációval.
• Engedélyezve az egyszerűsített számlázást és az automatikus adatellenőrzést.

Eredmények

• Több mint 95%-os pontosságot ért el az adatkinyerés során.
• 40%-os időt takarít meg a hagyományos OCR-eszközökhöz képest.
• Több mint 80%-os közvetlen feldolgozási sebesség, ami csökkenti a kézi beavatkozást.

Az Augeo a Nanoneteket használja a Salesforce számláinak automatizálásához

Az Augeō kiszervezett könyvelési és tanácsadási szolgáltatásokat nyújt, és virtuális könyvelési osztályként szolgál különféle ügyfelek számára az Egyesült Államokban. Alapítójuk és vezérigazgatójuk, Ken Christiansen (a Kaiser Permanente korábbi pénzügyi igazgatója) több mint 20 éves pénzügyi és számviteli tapasztalattal rendelkezik.

Kihívás

• Az Augeónak hatékony fizetési kötelezettségre volt szüksége a Salesforce-on.
• Havonta több ezer számla kézi feldolgozása.

Megoldás

• A Nanonets mesterséges intelligencia által vezérelt platformot biztosított az automatizált számlafeldolgozáshoz.
• Integráció a Salesforce-szal az egyszerűsített adatkezelés érdekében.

Eredmények

• Csökkentett számlafeldolgozási idő napi 4 óráról 30 percre.
• 88%-kal csökken a kézi adatbevitelre fordított idő.
• Évente 36,000 XNUMX számlát dolgozott fel nagyobb pontossággal és hatékonyabban.

Gyakran ismételt kérdések

Mi az a számlák automatizálása?

A számlák automatizálása olyan, mintha a pénzügyi csapatot szuperhatalommal ruházná fel. Ez egy szoftver használata a tartozás hagyományos kézi kezelésének egyszerűsített, digitális folyamattá alakítására. Az olyan feladatok automatizálásával, mint a számlafeldolgozás, az adatbevitel és a fizetési ütemezés, a vállalkozások felgyorsíthatják munkafolyamataikat, csökkenthetik a hibákat, és valós idejű betekintést nyerhetnek pénzügyi helyzetükbe. Tekintse ezt úgy, mint a pénzügyi műveleteit, amelyek automata pilóta segítségével futnak, jobb hatékonysággal és irányítás mellett.

Hogyan befolyásolja az automatizálás a tartozás pontosságát?

Képzeljen el egy olyan világot, ahol a rosszul elhelyezett számlák, elírások és számítási hibák már a múlté. Ez az automatizált számlák világa. Az emberi beavatkozás minimalizálásával az automatizálás jelentősen csökkenti a hibák esélyét. Olyan ez, mint egy aprólékos, fáradhatatlan virtuális asszisztenssel, aki gondoskodik arról, hogy minden szám a helyén legyen, javítva ezzel a pénzügyi műveletek általános pontosságát.

Integrálható-e az automatizálás a meglévő pénzügyi rendszerekkel?

Igen, és ez az egyik legnagyobb erőssége! A szállítói tartozások automatizálása nem a meglévő rendszerek cseréjéről szól; ezek fokozásáról van szó. A legtöbb modern megoldást úgy tervezték, hogy zökkenőmentesen integrálódjon a pénzügyi rendszerek és ERP-platformok széles körébe. Ez olyan, mintha egy turbófeltöltőt adna az autójához – növeli a teljesítményt anélkül, hogy megváltoztatná azt, ami már jól működik az Ön számára.

Milyen költségvonzatai vannak az automatizálás megvalósításának?

Nem kell bevonni – az automatizálás megvalósítása kezdeti beruházást igényel. Ez magában foglalhatja a szoftverköltségeket, az integrációt és az esetleges képzést. Ez azonban olyan, mintha egy magot ültetnénk el, amiből a megtakarítások fája nő. Idővel az automatizálás csökkenti a munkaerőköltségeket, kiküszöböli a késedelmes fizetési díjakat, és javítja a pénzforgalom kezelését. A hosszú távú pénzügyi előnyök és a ROI gyakran jóval meghaladják a kezdeti költségeket.

Olvassa el ezt a blogot, amely megvitatja, mennyi pénzt takarít meg a fizetendő számlák automatizálása a vállalkozások számára. https://www.nextprocess.com/ap-software/much-money-will-accounts-payable-automation-actually-save- company-future/

Mennyire biztonságos a számlák automatizálása?

A mai digitális korban a biztonság nem csupán egy szolgáltatás; ez szükségszerűség. A számlatartozás-automatizálási megoldások olyan robusztus biztonsági intézkedésekkel készülnek, mint a titkosítás, a felhasználói hitelesítés és az audit nyomvonalak. Betartják a különféle adatvédelmi előírásokat, hogy biztosítsák pénzügyi adatai biztonságának és bizalmasságának megőrzését.

Szükséges-e képzés a személyzet számára az automatizált rendszerek használatához?

Míg a fizetési kötelezettségek automatizálására szolgáló eszközöket a könnyű használat érdekében tervezték, általában némi képzésre van szükség ahhoz, hogy a legtöbbet hozhassa ki a rendszerből. Ez azonban nem egy hónapos tanfolyam; ez inkább a megismertetésről és a legjobb gyakorlatokról szól. A legtöbb szállító átfogó képzési forrásokat és támogatást biztosít a zökkenőmentes átállás érdekében. Tekintsd úgy, mint egy rövid tanulási görbét, amely órákon belül leküzdhető, ami a hatékonyság hosszú útjához vezet.

Hogyan működik az AP szoftver?

A Kötelezett számlák szoftver a teljes számlafeldolgozási munkafolyamat digitalizálásával és automatizálásával működik. Alapvetően olyan technológiákat használ, mint az optikai karakterfelismerés (OCR) a számlaadatok digitális formátumba konvertálásához. A fejlett algoritmusok ezután kategorizálják és ellenőrzik ezeket az adatokat a beszerzési rendelésekkel és a szállítási bizonylatokkal szemben. A szoftver automatikusan továbbítja a számlákat egy előre meghatározott jóváhagyási munkafolyamaton keresztül, és integrálódik a meglévő pénzügyi rendszerekkel a zökkenőmentes fizetésfeldolgozás és nyilvántartás érdekében.

Hogyan segíti az automatizálási szoftver az AP-csapat méretezését?

Az AP automatizálási szoftver lehetővé teszi a csapatok számára, hogy nagyobb mennyiségű számlát kezeljenek a létszám arányos növekedése vagy manuális erőfeszítés nélkül. A rutinfeladatok automatizálásával felszabadítja a személyzetet, hogy a stratégiai tevékenységekre összpontosíthassanak. A szoftver méretezhetősége biztosítja, hogy a tranzakciós mennyiség növekedésével a rendszer a hatékonyság és a pontosság feláldozása nélkül tudja kezelni a megnövekedett munkaterhelést.

Az AP automatizálás feleslegessé tesz bizonyos könyvelési munkákat?

Ahelyett, hogy elavulttá tenné a feladatokat, az AP automatizálása átalakítja őket. Áthelyezi a hangsúlyt a manuális, ismétlődő feladatokról az analitikusabb és stratégiaibb szerepekre. A számvitel és könyvelés területén dolgozó szakemberek feladataik az automatizálási szoftver kezelésével, a pénzügyi adatok elemzésével és a stratégiai döntéshozatalban való közreműködéssel bővülnek.

Mennyi az AP szoftver tipikus költsége?

Az AP-szoftver költsége olyan tényezőktől függ, mint a vállalkozás mérete, a tranzakciók mennyisége és a szükséges speciális szolgáltatások. Néhány száztól több ezer dollárig terjedhet havonta. Számos szolgáltató kínál testreszabható árképzési modelleket a különböző üzleti igényekhez és méretekhez.

Mennyit takaríthat meg egy vállalkozás az AP automatizálással?

A vállalkozások jelentős megtakarításokat érhetnek el az AP automatizálásával. Ezek a megtakarítások az alacsonyabb munkaerőköltségekből, a késedelmi díjak kiküszöböléséből, a korai fizetési kedvezményekből, valamint a hibák és csalások számának csökkenéséből származnak. Az AP automatizálása után a vállalatok jellemzően a jelenlegi feldolgozási költségeik 60-80%-os megtakarítására számíthatnak.

Hogyan javíthatja az automatizálás az AP osztály szerkezetét?
Az automatizálás az AP részleget tranzakció-központúból stratégiaközpontú struktúrává alakítja. Az automatizált manuális feladatoknak köszönhetően a személyzet olyan nagyobb értékű tevékenységekre összpontosíthat, mint a szállítói kapcsolatok kezelése, a kiadáselemzés és a pénzügyi stratégia. Ez a váltás nemcsak az AP osztály hatékonyságát és eredményességét javítja, hanem a szervezeten belüli szerepét is.

Hogyan segíti az AP automatizálás a számla-jóváhagyási folyamatot?

Az AP automatizálás leegyszerűsíti a jóváhagyási folyamatot azáltal, hogy előre beállított szabályok alapján automatikusan továbbítja a számlákat a megfelelő jóváhagyókhoz. Minden szükséges információt és kontextust biztosít a jóváhagyók számára, megkönnyítve a döntéshozatalt. A rendszer nyomon követi az egyes számlák menetét is, emlékeztetőket és frissítéseket küld az időben történő jóváhagyás érdekében.

Megakadályozhatja az AP Automation Software a számlacsalást és a duplikált kifizetéseket?
Az AP automatizálási szoftverek jelentős szerepet játszanak a számlacsalás megelőzésében. Ezt olyan vezérlők bevezetésével teszi, mint a 3-utas egyeztetés, amely biztosítja, hogy csak ellenőrzött és jóváhagyott vásárlások esetén történjen fizetés. Ezenkívül a digitális ellenőrzési nyomvonalak és az anomália-észlelő algoritmusok segítenek azonosítani a gyanús tevékenységeket, csökkentve a csalárd tranzakciók kockázatát.

Kezelheti az AP Automation a több valutát és a nemzetközi fizetéseket?
Az AP automatizálási szoftverek jellemzően több pénznemben történő tranzakciók és nemzetközi fizetések kezelésére vannak felszerelve. Képes automatikusan átváltani a valutákat az aktuális árfolyamon, kezelni az árfolyam-ingadozási kockázatokat, és megfelel a nemzetközi fizetési protokolloknak és az adószabályoknak, így biztosítva a hatékony és megfelelő globális fizetési folyamatokat.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/rss/