Iratkezelési automatizálás és annak hatása a teljesítményre

Újra kiadta Platón

Követő: 0

Record Management Automation and it's impact on performance

Vállalati automatizálási megoldást keres? Ne keressen tovább!

.cta-first-blue{ átmenet: mind 0.1 s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; határsugár: 0 képpont; betűsúly: félkövér; betűméret: 16 képpont; vonalmagasság: 24 képpont; padding: 12px 24px; háttér: #546fff; fehér szín; magasság: 56px; szöveg igazítása: balra; kijelző: inline-flex; flex-irány: sor; -moz-box-align: center; align-ites: center; betűköz: 0px; box-sizing: border-box; border-width:2px !fontos; keret: szilárd #546fff !fontos; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; háttér:fehér; átmenet: mind 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !fontos; keret: szilárd #546fff !fontos; } .cta-second-black{ átmenet: mind 0.1 s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; határsugár: 0 képpont; betűsúly: félkövér; betűméret: 16 képpont; vonalmagasság: 24 képpont; padding: 12px 24px; háttér: fehér; szín: # 333; magasság: 56px; szöveg igazítása: balra; kijelző: inline-flex; flex-irány: sor; -moz-box-align: center; align-ites: center; betűköz: 0px; box-sizing: border-box; border-width:2px !fontos; keret: szilárd #333 !fontos; } .cta-second-black:hover{ color:white; háttér:#333; átmenet: mind 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !fontos; keret: szilárd #333 !fontos; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; jobb párnázás: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Az iratkezelés a modern üzleti élet szerves része. Sok sikeres vállalat pedig most fektet be az iratkezelés automatizálásába, miközben digitális átalakuláson megy keresztül.

Mielőtt azonban belemerülnénk olyan összetett témákba, mint például, hogy miért létfontosságú az iratkezelés az Ön vállalkozása számára, vagy hogy az automatizálás hogyan javíthatja szervezetét, meg kell értenünk, mit is jelent ez valójában.

Tehát ezen a ponton merüljünk el, és találjuk ki, mi az iratkezelés.

var contentsTitle = "Tartalomjegyzék"; // Itt állítsa be a címet, nehogy később fejlécet adjon hozzá var ToC = "

„+contentsTitle+”

“; ToC += "

“; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Mi az iratkezelés?

A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet, más néven ISO szerint a nyilvántartások „egy szervezet vagy személy által jogi kötelezettségek teljesítése vagy üzleti ügylet során bizonyítékként és információként létrehozott, kapott és fenntartott információ. "

Ezek a rekordok különféle formákban lehetnek. A leggyakrabban használt rekordok közül néhány:

Digitális fájlok.
Hangfelvételek.
Videó felvételek.
Fényképek.
Papír nyilvántartások.

Ezek a nyilvántartások különféle létfontosságú információkat tartalmazhatnak a szervezet jogi vonatkozásaival kapcsolatban, pénzügyi dokumentációk, folyamatinformációk a napi működésről és még sok más. Az iratkezelés pedig alapvetően ezeknek az iratoknak a létrehozása és karbantartása.

Record Management Automation and it's impact on performance

Ilyen egyszerű szavakkal kifejezni azonban nem elég az iratkezelési szempontok teljes megértéséhez. Az iratkezelés az iratállományok egyszerű létrehozása mellett különféle mélyreható feladatokat is magában foglal, amelyek elősegítik a vállalati folyamatok egyszerűsítését.

Az iratkezelés körébe tartozó feladatok egy része:

Riportok és egyéb kiadványok készítése.
Az adatvédelem biztosítása.
Kész rekordok archiválása.
Győződjön meg arról, hogy szükség esetén minden irat könnyen hozzáférhető a felek számára.
Irányelvek, irányelvek és szervezeti szabványok kialakítása.

És még sok más.

Mi az elektronikus iratkezelés (ERM)?

Az ISO 15489:2001 szabvány szerint az iratkezelés a „Az iratok létrehozásának, átvételének, karbantartásának, használatának és selejtezésének hatékony és szisztematikus ellenőrzéséért felelős vezetési terület, beleértve az üzleti tevékenységekre és tranzakciókra vonatkozó bizonyítékok és információk nyilvántartások formájában történő rögzítésére és karbantartására szolgáló folyamatokat."

Az elektronikus iratkezelés az egyes elektronikus fájlok vagy iratok teljes kezelési folyamata. Kritikus különbség van a hagyományos iratkezelés között, ahol az elsődleges hangsúly a fizikai iratokon van, és az ERM között, ahol a fő hangsúly az elektronikus adatokon van.

Mivel a legtöbb modern vállalat átveszi az adatok digitalizálását, az ERM a szervezetek szerves részévé válik. Az ERM feladata a nyilvántartások rögzítése a vállalat digitális üzleti folyamatának javítása érdekében.

Mivel Ön nem költ leltárra, hogy papíralapú másolatokat készítsen a nyilvántartásokról, az ERM lehetővé teszi a szervezet hatékonyságának és termelékenységének javítását. Ezenkívül lehetővé teszi az üzleti folyamatok automatizálásának egyszerű átvételét. Segít abban is, hogy pontos auditálást biztosít.

Szeretne adatok kaparása PDF-ből dokumentumokat, konvertálni PDF - XML or automatizálja a táblázat kivonását? Nézze meg a Nanonets PDF kaparó or PDF elemző átalakít PDF-ek adatbázisba bejegyzés!

Próbálja ki a Nanonets-t ingyen

Mik a rekordtípusok?

Ahogy a vállalatok működési területük egyre változatosabbá válik, különböző típusú iratokat használnak adatok létrehozására, fogadására és karbantartására. Ezeket a különböző típusú rekordokat meghatározott célokra használják.

Az alábbiakban felsoroljuk a modern üzleti életben használt leggyakoribb irattípusokat.

Ellenőrzési jegyzőkönyvek

Az audit feljegyzések lehetővé teszik a vállalat számára, hogy megnézze, melyik alkalmazott felel meg az iparági előírásoknak (mind a belső, mind a külső előírásoknak)

Szabályzati nyilvántartások

A házirend-rekordok a tervezéstől és technikáktól kezdve a szervezeten belüli működési módszerekig és szabályokig mindent tartalmaznak.

Az összes költségvetési tervezéshez kapcsolódó szervezeti rekordok, a funkcionális diagramok költségvetési nyilvántartásai a házirend-rekord részét képezik. Tartalmazhat továbbá a felsőbb szintű hatóság, a magas szintű tisztviselők által adott bármilyen parancsot vagy utasítást, utasításokat, feljegyzéseket és egyéb, a teljesítménymódszerekkel kapcsolatos jelentéseket.

Jogi feljegyzések

A jogi nyilvántartások alapvetően bizonyos típusú dokumentumok, amelyeket a cégeknek törvény kötelez. Ezek a rekordok az állapotkövetelménytől függően eltérőek lehetnek.

Ezek közé tartozhatnak,

A megfelelőségi előírásokkal kapcsolatos szabályok
végrehajtási rendeletek és bírói vélemények.
Bérnyilvántartás és alapvető állami személyi dokumentáció.

Elektronikus nyilvántartások

Az elektronikus iratok alapvetően olyan iratok, amelyeket vagy elektronikusan hoznak létre, vagy bármilyen elektronikus úton tárolnak. Mivel nem foglalnak el fizikai helyet, és könnyen karbantarthatók, az elektronikus iratok a legnépszerűbb irattárolási megoldások a mai vállalatoknál.

Levéltári iratok

A levéltári iratok főként azok az iratok, amelyek jelenleg használatban vannak, és akár történelmi érték, akár jövőbeli jogi kérdések miatt archiválják őket.

Mi a célja az iratkezelésnek?

Az iratkezelés bevezetésének elsődleges oka egyszerű. Ez biztosítja a vállalkozás számára, hogy könnyen tárolja a birtokában lévő összes értékes információt, és könnyen elérhetővé teszi azokat a jövőbeni felhasználási célokra.

Az iratkezelés hagyományosabb megközelítése az volt, hogy az összes szükséges információt táblázat formájában nyomon követték. Bár ez nagyszerű ötletnek tűnhet, a gyakorlati esetekben valójában nem az.

Ez azért van így, mert ahogy a szervezetek évről évre növekednek, a kezükben lévő információk mennyisége jelentősen megnő. Ha mindezt egy egyszerű táblázatban dokumentálják, az valójában többet árthat a vállalatnak, mint hasznot.

Nemcsak az információ megtalálása válik bonyolultabbá minden egyes szükségleti információ hozzáadásával, hanem a tárolási folyamat is összetettebbé válik. Ezért minden vállalatnak egy egyszerűsített iratkezelési stratégiával kell rendelkeznie ahhoz, hogy minden teljes mértékben szervezett legyen.

Sőt, a nyilvántartások mindenki számára elérhetőek lesznek, akinek szüksége van rájuk a vállalaton belül. Ez biztosítja, hogy ne veszítsen időt a bonyolult rekordkeresés miatt. Ennek eredményeként az alkalmazottak több időt fordíthatnak nagy értékű feladatokra, és növelhetik termelékenységüket.

Szerint rekord tárolás, a papíralapú dokumentumok több mint 7.5 százaléka könnyen elveszhet a folyamat során. És ha az elveszett dokumentumok tartalmaznak bármilyen lényeges adatot, az súlyos problémákhoz vezethet, mint pl.

A jogosítvány elvesztése.
A hírnév károsodása.
Komoly bírságok.
A termelékenység elvesztése.
Stressz.
Törölt rendelés.

És még sok más.

A probléma megoldására különféle dokumentációs szoftverek is kaphatók a piacon. Ez a szoftver segíthet a probléma kezelésében, és egyszerűsített iratkezelési megoldást biztosít szervezete számára.

Szeretné automatizálni az ismétlődő manuális feladatokat? Tekintse meg Nanonets munkafolyamat-alapú dokumentumfeldolgozó szoftverünket. Kivonat adatokat számlákról, személyi igazolványokról vagy bármilyen dokumentumról robotpilóta segítségével!

Próbálja ki a Nanonets-t ingyen

Miért fontos az iratkezelés?

Az IBM felmérése szerint A világ összes adatának 90%-a mindössze két év alatt jött létre. Ez gyorsan elmondja, mennyire fontos számunkra az összes adatunk nyomon követése. Mert a ma rendelkezésünkre álló hatalmas mennyiségű információ mellett megfelelő felügyelet nélkül ezeknek az adatoknak a kezelése szinte lehetetlen.

Ezen túlmenően a különböző szabályozási problémák komoly kihívásokat állítanak a kisvállalkozások elé. Emiatt az iratok megfelelő kezelése minden modern kor vállalatának létfontosságú részévé válik. A rendszeres adóreformtól az Affordable Care Act (ACA), a folyamatosan változó fizetett szabadságra vonatkozó törvényekig és az alkalmazottak ellenőrzéséig az iratkezelés minden vállalkozás számára elengedhetetlen. A kényszerített iratkezelési folyamat nélkül a vállalkozásoknak különféle szükségtelen auditokkal, termelékenységcsökkenéssel és véletlenszerű pénzbírsággal kell szembenézniük az előírások be nem tartása miatt.

Az iratkezelés is nagyon fontos, mivel segít betartani szövetségi iratkezelési törvény.

Mi az iratkezelési folyamat?

Az iratkezelési folyamat az iratok teljes életciklusára kiterjed. Ez azt jelenti, hogy a létrehozástól és módosítástól kezdve az iratok karbantartásáig, selejtezéséig és archiválásáig minden rendelkezésére áll. Az alábbiakban felsoroltuk az egyes folyamatlépéseket, és részletesebben elmagyaráztuk, hogy jobban megértsük a teljes életciklust.

Rekordok létrehozása

Bármilyen iratkezelési folyamat elindításához az életciklus első lépése a rekord létrehozása. Létrehozható házon belül, vagy átvehető harmadik féltől. Íme néhány módja a rekordok létrehozásának,

Bármilyen e-mail fogadása.
Táblázatkészítés
Adatbázis vagy dokumentum létrehozása
Kívülről kapott dokumentum.

Ezenkívül létezhetnek különféle szerződések, költségvetési listák, szabályzatok, bankkivonatok, kézikönyvek és szabályozási dokumentumok, amelyek nyilvántartásnak minősülnek. Ne feledje azonban, hogy az ajtón át érkező adatok vagy dokumentumok minden formája nem tartozik az iratkezelés hatálya alá. Hogy a vállalat mit kíván nyilvántartani, azt magának a vállalatnak kell eldöntenie.

Használat vagy módosítás

A használat vagy módosítás egy aktív folyamat az iratkezelési életciklusban. Ez magában foglalja az iratok adatainak bármilyen terjesztését vagy megváltoztatását.

Gondoljon például egy fizetett szabadságra vonatkozó szabályzatra, amelyet a HR osztálya már néhány hónappal ezelőtt készített. Ezt a rekordot archiváljuk bármilyen későbbi felhasználás céljából. Ha azonban a szabályzat megváltozik, a HR-osztály könnyen módosíthatja a rekordot, és újra eloszthatja az összes alkalmazott között. Ezt a folyamatot egy rekord használati vagy módosítási szakaszaként jegyezzük meg.

Karbantartás vagy védelem

Az iratok létrehozása és felhasználása után a vállalatnak át kell engednie a rekordot egy biztonsági besoroláson. Ez lehetővé teszi a szervezet számára az adatok teljes körű dokumentálását. Ezt követően az iratokat különböző kategóriákba sorolják, és a cég iratszervezési struktúrája szerint rendezik.

Ez a rendszerezési folyamat történhet helyszíni irattárban, külső tárolóban vagy akár digitális platformon is. Azonban a legfontosabb dolog, amit meg kell jegyezni ezzel a folyamattal kapcsolatban, hogy segít megelőzni a jogosulatlan hozzáférést és magának az iratnak a károsodását.

Az iratok selejtezése

Az iratok selejtezése minden iratkezelési életciklus létfontosságú folyamata. Nem akarja évekig megőrizni a nem kívánt feljegyzéseket. Mivel a szükségletek feletti nyilvántartások jelentősen megnövelhetik a rezsiköltséget anélkül, hogy észrevenné. Ezenkívül több teret hagyhat a sérüléseknek adatszivárgás esetén. Tehát miért tartaná még az aktákat túl a törvényi előírásokon, és miért tartja magát a büntetés kockázatához?

Miután a fájlok teljesen rendszerezettek és védettek, meg kell semmisíteni az összes felesleges dokumentumot. Egy jó hüvelykujjszabály, hogy válasszunk egy NAID-tanúsítvánnyal rendelkező céget, aki gondoskodik az összes iratkezelésről.

Iratok archiválása

Az utolsó lépés az, hogy archiválja azokat a rekordokat, amelyeket tartósan meg kell őriznie. Ha ilyen jellegű iratokkal találkozik, ideje áthelyezni őket egy biztonságos archívumba.

Ezenkívül az archívumnak indexeltnek és könnyen kereshetőnek kell lennie, hogy problémamentesen lehessen visszakeresni.

Robotizált folyamatautomatizálást szeretne használni? Nézze meg a Nanonets munkafolyamat-alapú dokumentumfeldolgozó szoftvert. Nincs kód. Nincs probléma platform.

Próbálja ki a Nanonets-t ingyen

Mi az irat az iratkezelésben?

A rekord az iratkezelésben minden olyan dokumentum, amelyet Ön hozott létre, vagy amelyet Ön vagy szervezete kapott. Ezek a feljegyzések segítenek abban, hogy vállalkozását megfelelően irányítsa. Ezenkívül az irat bármilyen formátumú lehet, legyen az papír alapú vagy teljesen elektronikus. Néha még a nagy videók is rekordnak tekinthetők.

Ne feledje, hogy a rekordok értéke nem a formátum típusától, hanem a benne lévő tartalomtól függ.

Négy feltételnek kell megfelelnie a tételnek ahhoz, hogy rekordnak minősüljön. Ők,

Hitelesség.
Megbízhatóság.
Integritását.
Használhatóság.

A feljegyzésnek hitelesnek kell lennie, és pontosan tükröznie kell azt, amire szánták. Sőt, a forma forrásában meg kell bízni, hogy a tartalom erős realitásérzéke legyen. Ezután ellenőrizni kell az elemet, hogy nem módosították-e vagy nem manipulálták-e. Ellenkező esetben ez nem tekinthető rekordnak. És végül, az elem egész életciklusa során információforrásként használható.

Ha bármelyik elem megfelel ezeknek a feltételeknek, akkor az iratkezelésben rekordnak tekinthető.

Melyek az iratkezelés összetevői?

A hagyományos iratkezelési programtól eltérően a modern kori iratkezelés számos kulcsfontosságú összetevőt tartalmaz a hatékony működés érdekében. Ennek ellenére lényegesen nagyobb hatással vannak a cégre.

Íme a modernkori iratkezelés kulcsfontosságú összetevői.

Nyilvántartási szabályzat

Az iratrend magában foglalja az iratkategóriák meghatározását, a kategórián belül vezetendő iratokat és azok megőrzési idejét. Ez az ütemezés néha minta rekordtípusokat is tartalmazhat.

A szabályzat tisztázza az iratkezelési program összes célját, hatókörét és irányelveit is.

Adatelhelyezési stratégia

Ha már megvan a szabályzat, akkor stratégiát kell készítenie annak megfelelő végrehajtására. Ez a stratégia egyesíti a politikát és a technológiát, hogy az egész folyamatot hatékonyabbá tegye.

Munkavállalói magatartás változáskezelése

Ha elkészült a stratégia, ideje a szervezetnek ellenőrizni, hogyan reagálnak az alkalmazottak az új változásra és eszközökre. Ez az összetevő tartalmazza,

Örökbefogadási hajtások.
Konzisztencia teszt.
Megfelelőségi bemutató.

Rögzíti a folyamatokat

A szervezetnek be kell állítania egy folyamatot, amely automatizált folyamaton keresztül segíti az iratok osztályozását, selejtezését és kezelését.

Iratkezelési szervezet fejlesztése

Az iratkezelés utolsó összetevője a szervezetfejlesztés. A rekordok kezelése hatalmas feladat, amelyet egyetlen osztály nem tud egyedül elvégezni.

Létre kell hoznia egy szervezőbizottságot a vezetőség számára, amelynek tartalmaznia kell,

Jogi egységek,
informatikai egységek.
Megfelelőségi egységek.
Kockázati egységek.
HR egységek.
Üzleti egységek. Ellenőrzési egységek.

Ha számlákkal és nyugtákkal dolgozik, vagy aggódik a személyi igazolvány ellenőrzése miatt, nézze meg a Nanonets-t online OCR or PDF szövegkivonat szöveg kinyeréséhez PDF dokumentumokból ingyen. Kattintson az alábbiakra, ha többet szeretne megtudni erről Nanonets vállalati automatizálási megoldás.

Próbálja ki a Nanonets-t ingyen

Milyen előnyei vannak az iratkezelésnek?

Ha fel tud állítani egy jó iratkezelő rendszert, az számos előnnyel fog járni az induláskor. Az előnyök hatalmas száma miatt egyre több szervezet veszi át az iratkezelést operációs rendszere részeként. A továbbfejlesztett munkafolyamatoktól a jobb hatékonyságig az iratkezelésben minden megtalálható.

Az alábbiakban felsoroljuk az iratkezelő rendszer legfontosabb előnyeit.

Tárolási költségek csökkentése

A fizikai rekordok egyik legnagyobb hátránya, hogy hatalmas mennyiségű tárhelyet igényel. De azt gondolhatja, hogy az összes rekord létfontosságú az üzlet számára, és alapvető adatokat tartalmaz a vállalat zökkenőmentes működéséhez.

De a gyakorlati életben ez gyakrabban nem így van. Alapján az Egyesült Nemzetek Archívumának és iratkezelési részlegének, az iratok mindössze 5-10 százaléka nyújt jelentős értéket a vállalkozás számára.

Most gondoljon arra, hogy naponta hány jelentést, e-mailt és fájlt tartalmazhat egy nagy szervezet. És ebből a rengeteg rekordból csak egy maroknyit kell megőrizni.

És pontosan itt jön képbe a jelentéskezelés.

A hatékony iratkezelési rendszer felállítása után lehetőséget kínál a szervezetnek, hogy csak a szükséges iratokat tartsa meg. Beállíthat egy ütemezést is arra vonatkozóan, hogy mennyi ideig szeretné kézben tartani bizonyos dokumentumokat. Például, ha csak egy adott év végéig van szüksége jogi aktára, akkor nem kell a következő évre is hárítani a tárolási terhet.

A papírokhoz le kell zárnia a fizikai nyilvántartást; bármilyen offshore tárolási megoldásban tárolhatja őket. Másrészt a rendszeres ellenőrzést és felhasználást igénylő dokumentumok esetében beszkennelheti és felhasználhatja a digitális változatukat az iratkezelő rendszerében.

Könnyű rekord visszakeresés

A birtokában lévő iratokon lévő információk csak akkor kínálnak előnyöket, ha azokat pontosan akkor kérheti le, amikor szüksége van rájuk. A Records Information Management vagy a RIM pedig lehetővé teszi az iratok gyors indexelését és rendszerezését.

Ezáltal az iratok könnyen hozzáférhetőek bárki számára, akinek szüksége van rájuk, és sokkal egyszerűbbé teszi a dokumentum-visszakeresési folyamatot. Beállíthat egy olyan rendszert is, ahol konkrét engedélyt ad egy adott alkalmazottnak, így csak azokhoz a nyilvántartásokhoz férhet hozzá, amelyekre engedélye van. Ez lehetővé teszi a szervezet biztonságának növelését, és a termelékenységet a következő szintre emeli.

Bármilyen peres eljárás kockázatának csökkentése

Hatékony iratkezelési rendszer bevezetésével jelentősen csökkentheti az esetleges szankciók vagy peres eljárások kockázatát. Ezen túlmenően, ha van egy átgondolt iratkezelési programja, az segít minimalizálni a dokumentumok selejtezésével kapcsolatos peres ügyeket.

Munkafolyamat-automatizálás

A mai cégek egyik legnagyobb problémája, hogy hajlamosak kiszámítani, hogy mennyi időt fordítanak az iratok tárolására és keresésére. A legtöbb dokumentumot általában a helyszínen tárolják, és nagyon kaotikusan helyezik el. Ennek eredményeként, ha valakinek meg kell találnia egy konkrét információt, az rengeteg időt vehet igénybe. Ezt az időt jobban el tudná tölteni az alkalmazott értékes feladatokra.

Sőt, amint a visszakeresési folyamat befejeződött, a személynek át kell esnie egy újratöltési folyamaton, mivel az iratok eleinte nagyon rendezetlenek voltak.

Ha azonban teljesen optimalizált iratkezelő rendszerrel foglalkozunk, akkor általában minden adatot központi helyen tárolunk. A rekordok különböző tényezők alapján is kategorizálva vannak, így nagyon könnyű visszakeresni őket. Ez az automatizálás lehetővé teszi a munkafolyamat felgyorsítását, és segít az alkalmazottaknak csökkenteni a visszakeresési időt.

Az üzletmenet folytonosságának erősítése

A RIM használatának egyik legnagyobb előnye, hogy biztosíthatja, hogy cége összes létfontosságú eszköze egy központi adattárban kerüljön bemutatásra. Ha a modern üzleti életről van szó, az információ az egyik legjelentősebb érték. És semmi sem árthat jobban a vállalatnak, minthogy létfontosságú információkat veszítenek el a rendszerükből.

A katasztrófák soha nem kopogtatnak az ajtón. És soha nem tudhatod, mikor éri katasztrófa az üzletedet, és végleg veszélyezteti a fizikailag tárolt rekordokat. Az ilyen értékes adatok elvesztése nagyon megnehezítheti, nem pedig lehetetlenné teheti a vállalatok újrakezdését. Itt jön képbe az iratkezelés.

A stratégiailag megtervezett iratkezelési szabályzat minden létfontosságú adatot megvédhet baleset esetén. Ezen túlmenően az elektronikus nyilvántartás azt jelenti, hogy mind a helyszíni, mind a külső biztonsági másolatokat készíthet (néha a felhőben), hogy biztosítsa vállalkozása folytonosságát.

Morál emelkedés

Több előnye van az iratkezelésnek, mint amennyit tollal és papírral mérni tudunk. Mindannyian tudjuk például, hogy a rosszul dokumentált rekordok és a kaotikus iktatórendszer szuboptimális munkakörnyezetet hozhat létre. Ez a munkakörnyezet jelentősen ronthatja az összes alkalmazott morálját, és elveszítheti motivációjukat új munkavállalásra.

Mint korábban említettük, meglehetősen nehéz mérni ezt a hatást tollal és papírral. Ennek ellenére kétségtelenül kijelenthetjük, hogy jelentős mértékben károsítja a morált és a termelékenységet. Ez a probléma könnyen megoldható egy iratkezelő rendszer bevezetésével.

Ha mindenkinek megadja a magabiztosságot, és tudja, hogy pillanatok alatt a kezében tarthat bármilyen rekordot, amit akar, akkor mindenki jobban érzi magát az új munkahelyi kihívások iránt.

Az iratkezelés legjobb gyakorlatai

Annak érdekében, hogy a legtöbbet hozhassa ki iratkezelő rendszeréből, követnie kell a legjobb gyakorlatokat. Íme néhány bevált gyakorlat, amelyet a lehető legjobb eredmény érdekében javasolunk.

Az üzleti cél meghatározása

Világos cél nélkül nehéz megfelelően hasznosítani az iratkezelést. Ezért ügyeljen arra, hogy a célok és igények megfelelő kerete legyen az iratkezelés hatékony használatához az iratok létrehozásához, archiválásához és selejtezéséhez.

Kategorizálás és indexelés

Létfontosságú, hogy a szervezet pontosan tudja, hogyan és hol található az összes információ. Ezért kell megfelelően kategorizálnia a rekordokat, és indexelnie kell őket későbbi felhasználás céljából.

Biztonsági rekord

Hatvannyolc rekord vagy elvész, vagy ellopják őket másodpercenként ahogy végigolvasta a mai cikket. A jogosulatlan hozzáférés megakadályozása és a dokumentum csalás vagy katasztrófa elleni védelme az egyik legnagyobb prioritás.

Munkavállalói képzés

Nem érheti el az iratkezelési rendszer hatékony eredményét, ha alkalmazottai nem tudják, hogyan kell megfelelni az iratkezelési szabályzatnak.

Nyilvántartási karbantartási ütemtervvel

Az iratok elvesztésének kockázatának minimalizálása érdekében rendelkeznie kell egy iratkarbantartási ütemtervvel. Ez határozza meg, hogy mennyi ideig kell megőrizni a konkrét nyilvántartásokat, és mikor kell azokat felülvizsgálni vagy megsemmisíteni.

Szeretné automatizálni az ismétlődő manuális feladatokat? Takarítson meg időt, erőfeszítést és pénzt, miközben növeli a hatékonyságot!

Próbálja ki a Nanonets-t ingyen

Miért érdemes automatizált iratkezelő rendszert használni?

Az információáradat leküzdése érdekében az új alkalmazottak felvétele soha nem lesz a végső megoldás. Mivel napról napra egyre több irat készül, minden szervezet számára létfontosságú, hogy automatizált iratkezelő rendszert használjon.

Az automatizálás kiveszi a fáradságot a kezéből, és olyan elképzelhetetlen előnyöket kínál, amelyeket egyébként soha.

Íme néhány ok, amiért érdemes automatizált iratkezelő rendszert használni.

1. Könnyen megváltoztatható a megfelelőségi keretrendszerek változásával

2. Rugalmas fájltervek megvalósításának képessége

3. Kiváló skálázhatóság a jövőbeli kutatási és fejlesztési tevékenységek szempontjából.

4. Csökkentett adatvesztés kockázata.

5. Az üzleti nyilvántartások jobb védelme.

6. Megbízható teljesítményértékelés.

7. Természeti katasztrófák elleni védelem.

8. A különféle papírnyomok követésére fordított hatalmas idő csökkentése

9. Minden rekord könnyebben elérhetővé tétele a központosított hálózaton.

10. Az összes digitális rekord egyetlen egységes platformról történő kezelésének lehetősége.

11. Az integritás igazolásának fenntartása.

12. Megsemmisítési igazolások generálása.

FAQ

Mik azok az iratkezelési készségek?

Iratkezelőként bizonyos kulcsfontosságú készségekkel kell rendelkeznie ahhoz, hogy kiváló legyen. A legfontosabb készségek, amelyekkel rendelkezned kell, a következők:

Elemzési készségek.
Igazgatási készségek.
Szervezeti képességek.
Problémamegoldó képesség
Türelem.
Kommunikációs képességek.

Mi a két típusú rekord?

A rekordok sokféle formában és formában létezhetnek. De a két fő irattípus a fizikai és a digitális iratok.

Melyek az iratkezelés lépései?

Az iratkezelés fő lépései:

Teremtés
Módosítás
karbantartás
Ártalmatlanítás
Archiválás.

Záró gondolatok

Ezzel véget is ért a mai megbeszélésünk arról, hogy az iratkezelés automatizálása hogyan befolyásolhatja vállalata teljesítményét. Az információáradat leküzdésére az iratkezelés az egyetlen megoldás, amelyet a szervezeteknek követniük kell.

És mivel az iratkezelés rengeteg előnnyel jár, egy hatékony rendszer bevezetése a vállalkozáson belül nem probléma.

var contentsTitle = "Tartalomjegyzék"; // Itt állítsa be a címet, nehogy később fejlécet adjon hozzá var ToC = "

„+contentsTitle+”

“; ToC += "

“; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Nanonetek online OCR és OCR API sok érdekesség van használati esetek tkalap optimalizálhatja az üzleti teljesítményt, megtakaríthatja a költségeket és fellendítheti a növekedést. Kitalál hogyan vonatkozhatnak a Nanonets használati esetei az Ön termékére.

Időbélyeg: Június 16, 2022

Időbélyeg: 20. február 2023.

Újra kiadta Platón

Stripe QuickBooks integráció: Egyszerűsítse pénzügyeit most

Mély tanuláson alapuló OCR a vadonban lévő szöveghez

Táblázat kibontása PDF-ből – Hogyan lehet táblázatokat kivonni a PDF-ből?

A tartozások belső ellenőrzésének kezelése

Számlaelemzés – Számlaadatok kinyerése PDF-ekhez és szkennelt dokumentumokhoz

Excel automatizálás: Táblázatok átalakítása szupereszközökké

Mi az a számlaegyeztetés?

A 10 legjobb fizetési kötelezettséggel kapcsolatos bevált gyakorlat az AP folyamat javítására 2024-ben

Rólunk

Vertical Search & Ai

Emelvény

Maradjon kapcsolatban

Fiók