Mi az a tartozás?

A szállítói kötelezettség egy olyan számviteli fogalom, amely arra a pénzre utal, amellyel a vállalat tartozik egy eladónak vagy beszállítónak – amiatt, hogy igénybe vették termékeiket vagy szolgáltatásaikat.

Amikor egy vállalat termékeket/szolgáltatásokat vásárol egy eladótól/beszállítótól úgy, hogy később fizet, akkor ezt az összeget tartozásnak nevezik – a fizetés megtörténtéig.  Ez egyfajta hitel az eladó/szállító kínálja.

A tartozás akkor kerül rögzítésre, amikor a számla kifizetésre jóváhagyásra kerül. A főkönyvben (vagy AP alkönyvben) fennálló kifizetésként vagy kötelezettségként szerepel az összeg kifizetéséig. A kötelezettségek lehetnek szállítói kötelezettségek (leltárban nyilvántartott fizikai áruk vásárlása) vagy kötelezettségek (kiszámlázott áruk és szolgáltatások vásárlása, pl. reklám, szórakoztatás, utazás, irodaszerek és közművek).

---

Automatizálja az adatrögzítést, épít munkafolyamatok és a egyszerűsítse a szállítói kötelezettségek folyamatát másodpercek alatt. Nem szükséges kód. Foglaljon most egy 30 perces élő bemutatót. Automatizálja a számlafizetést mesterséges intelligencia segítségével.

Tervezzen be egy demót

---

Tartalomjegyzék

---

Automatizálni szeretné manuális, háromutas egyeztetési folyamatait? Foglaljon le egy 3 perces élő bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthet a Nanonets csapatának a végpontok közötti megvalósításban AP automatizálás.

Tervezzen be egy demót

---

Példa a tartozásra

Az ABC pékség 50 font cukrot rendel a nagykereskedőtől, az XYZ Traderstől, fontonként 50 cent áron. Az XYZ Traders 30 napos hitelezési időszakot kínál a pékségbe történő szállítás után, amelyen belül az ABC-nek ki kell fizetnie a 25 dolláros számlát. Amíg a pékség nem fizet az XYZ kereskedőknek, a 25 USD összeget szállítótartozásnak nevezzük, és a pékség mérlegében a hitelezőkkel szembeni kötelezettségként jelenik meg.

A 25 USD eszközként szerepel az XYZ kereskedők mérlegében a fizetés beérkezéséig.

A szállítói kötelezettségek az áruvásárláson túl a következőket tartalmazzák:

• Szállítás és logisztika
• Teljesítmény / Energia / Üzemanyag
• Lízing
• Engedélyezés
• Szolgáltatások (összeszerelés / alvállalkozás)

---

Érintésmentes hozzáférési pont munkafolyamatok beállítása és egyszerűsítse a szállítói kötelezettségek folyamatát másodpercek alatt. Foglaljon most egy 30 perces élő bemutatót.

Tervezzen be egy demót

---

A kötelezettségek fontossága

Az AP a következő okok miatt fontos:

Biztosítja a számlák időben történő kifizetését, ami javítja a vállalat hitelminősítését és a szállítókkal való hosszú távú kapcsolatokat.

• A számlák időben történő kifizetése biztosítja az áruk és szolgáltatások zavartalan áramlását, ami zökkenőmentes üzletmenethez vezet.
• Az időben történő fizetés elkerüli a késedelmes fizetéseket, kötbéreket és egyéb késedelmi díjakat.
• A szervezett hozzáférési pont lehetővé teszi a számlák és kifizetések szisztematikus nyomon követését.
• Az AP megkönnyíti a pénzforgalmat azáltal, hogy csak esedékességkor fizet, és az eladó által kínált hitelkereteket használja.
• A szigorú AP elkerüli eladói csalás és lopás.

Az AP nem mentes a hátrányaitól. Ezt gyakran pénzügyi tehernek tekintik a szállítók számára, akiknek a termékek és szolgáltatások átadása után meg kell várniuk a fizetést. A társaság oldaláról a mérleg elhúzódó szállítói kötelezettséggel bizonytalan készpénzhelyzetet jelez. Ezek a hátrányok leküzdhetők etikai, jogi és logikai úton AP folyamatok.

A szállítói kötelezettség folyamat összetevői

Számlafizetési kötelezettség egy többlépcsős folyamat, és néhány alapvető lépést tartalmaz:

• Az AP a vállalat azon döntésével kezdődik, hogy hitelrendszeren keresztül szerzi be az árukat/szolgáltatásokat.
• A hitellehetőségeket kínáló szállítók kiválasztása.
• A beszállítók hitelpolitikájának összehasonlítása a megengedett hitelnapok, késedelmes fizetési díjak, készpénzes kedvezmény a korai fizetéskor stb. tekintetében, és a szállító kiválasztása a vállalatnak leginkább megfelelő feltételekkel.
• Követően beszerzési folyamat - Beszerzési igény, megrendelés, számla, nyugta – a vállalkozásról.
• A számlák/számlák elszámolása a könyvekben, az áruk átvétele utáni kötelezettségként.
• A könyvelés segíti a vállalaton belüli belső és külső auditokat, valamint a költési szokások elemzését, ami viszont segít a pénzügyi tervezésben, valamint a szabványok és előírások teljesítésében.
• Kövesse nyomon a dátumokat a számlákon, hogy biztosítsa az esedékesség előtti fizetést.
• Fizetés az esedékesség előtt
• Kommunikáció az eladóval, hogy a fizetés megtörtént.

A hitel időtartamának teljes kihasználása segít a pénzforgalom hatékony kezelésében. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy a hitelfeltételek leghatékonyabb felhasználása az, ha tudjuk, mikor kell befizetni a számlákat.

A hagyományos számlák osztálya

A kézi számlázási folyamatokért felelős csapat felelős a beszerzéssel és a beszállítókkal kapcsolatos pénzügyi tranzakciók rögzítéséért és feldolgozásáért.

Erre a célra számos szakembert alkalmaznak:

• Az adatbeviteli elemző beviszi a számlákat a digitális rendszerbe azok beérkezése után.
• A fizetésfeldolgozó elemző felelős a számlák esedékességi napján történő kifizetéséért
• A kivételek elemzője kezeli a számlák eltéréseit, és kezeli a fizetési hibákkal kapcsolatos problémákat.
• A szállítói menedzsment a személyzet létrehozza és kezeli a beszállítói adatbázist, és összekapcsolja azt a különböző beszerzési műveletekkel.
• A számlák kezelője egyeztet a csapattal a hibamentes és zökkenőmentes számlakezelés érdekében.

A csapat minden tagja erős beszállítói kapcsolatok kialakításán és fenntartásán dolgozik. A csapatnak szorosan figyelemmel kell kísérnie az AP kiadásait, és belső ellenőrzéseket kell fenntartania a pénzkiáramlás védelme érdekében.  

Hatékony és jól irányított számlafizetési munkafolyamat jelentős időt és pénzt takaríthat meg a vállalatoknak az AP folyamat tekintetében. Ritka esetekben a szervezetek is megtehetik kiszervezik az AP-t külső ügynökségek számára.

Kihívások a kézi számlák folyamatával kapcsolatban

A kézi fizetési kötelezettségek folyamatai a következő problémákkal küzdenek:

• A kézi adatbevitellel kapcsolatos problémák: A számlák kézi bevitele a rendszerbe időigényes, nem hatékony és hibás lehet. Mindezek hátrányosan érinthetik a vállalat működését és lényegét.
• Fizetési késések: A kézi felügyelet és a hibák késedelmes fizetéseket és boldogtalan szállítókat eredményezhetnek. Befolyásolhatja a hitelminősítést és a vállalat, mint ügyfél az eladó hitelességét is.
• Boldogtalan alkalmazottak: Az AP folyamatában szereplő számos feladat hétköznapi, ismétlődő jellege munkával való elégedetlenséghez és kapcsolódó problémákhoz vezethet, beleértve az alkalmazottak fluktuációját.
• Bonyolult információk: Ahogy a vállalat mérete növekszik, és egyre több a kezelendő számla, a szállítókra, a termékekre, a szolgáltatásokra, a költségekre, a szállításra és a határidőkre vonatkozó információk mennyisége elsöprővé válhat. A dokumentumok felkutatása is nehézzé válik, és a könyvelés rémálommá válhat.
• Az adatok átlátszatlansága: A papíralapú számlák és a fizikai AP-dokumentumok nyomon követése nehézkessé, ha nem lehetetlenné válhat, amikor az AP részleg mérete növekszik, hogy számos beszerzési folyamatot lehessen kezelni.
• Csalásra való hajlam: A kézi számlafizetési rendszerek láthatóságának hiánya biztonsági réseknek és csalásoknak teheti ki vállalatát.

A szállítói kötelezettségek folyamatának automatizálásának előnyei

A számlafizetési folyamat automatizálása a következő előnyökkel jár:

• Időmegtakarítás: Azt mondják A munkahét 25%-a hétköznapi kézi számlakezelési feladatokra telik, az idő, amit jobban el lehet fordítani a termelékenyebb tevékenységekre.
• Költségmegtakarítás: Egyetlen számla kézi feldolgozása 12-15 dollárba kerül. Az automatizálás e költségek nagy részét kiküszöbölheti. Emellett az automatizált megoldások nyomon követik a számlák esedékességét, és segítenek a számla optimális időben történő kifizetésében, ezáltal javítva a készpénzforgalmat, elkerülve a késedelmes fizetési költségeket és jobb kapcsolatokat tartva fenn a szállítókkal.
• Bevételtermelés: Az automatizálás által lehetővé tett időben történő fizetés nemcsak elkerülheti a késedelmes fizetési költségeket, hanem javíthatja a vállalat hitelminősítését, és nyitottá teheti a szállítók kedvezményeit és visszatérítéseit.
• Hibák csökkentése: A kézi számlakezelés emberi felügyeletből eredő hibákkal jár. Az automatizálás kiküszöbölheti a kézi számlázási folyamatokhoz kapcsolódó hibák nagy részét.
• Rugalmas fizetés: Az automatizálás lehetővé teszi a döntéshozatalt arról, hogy mikor és hogyan kell kifizetni a számlákat (pl. papír csekk, ACH, vagy virtuális kártyákon keresztül, ahol készpénz-visszatérítést kap).
• Az adatok jobb karbantartása: A papírmunka kézi szitálása kínos és hibás lehet. A digitális adatbázis karbantartása lehetővé teszi az adatok jobb elérését és visszakeresését, ezáltal leegyszerűsítve a beszerzés és a fizetés közötti ciklust. Az ilyen menedzsment lehetővé teszi a jelentéskészítést és a vállalat vásárlásainak és pénzforgalmának nyomon követését is.
• Biztonság: A számlafizetési automatizálási megoldás központi szerveren vagy felhőben tárolhatja az adatokat, ami biztonságot nyújt

Mit kell keresni a számlák szoftverében

Fontos kiválasztani egy AP automatizálási szoftver amely a befektetés maximális megtérülését biztosítja. A számlafizetési automatizálási szoftvernek tartalmaznia kell adatrögzítést, számlafeldolgozást, automatizált jóváhagyásokat és kifizetéseket. Az AP automatizálási szoftverek keresésekor az alábbi alapvető funkciókat kell keresni:

• Pontos számlaadatok rögzítése: A számlaadatok általános digitális formátumba való átalakítása az egyetlen legfontosabb szempont az AP automatizálása hatékonyságának megteremtésében. A kézi adatbevitel drága, hibás és időigényes. Egy jó OCR-eszköz lehetővé teszi a releváns adatok intelligens rögzítését emberi beavatkozás nélkül, így időt, pénzt és emberi hibákat takarít meg.

• Egyszerű számlajóváhagyás: A számlákat jóváhagyó emberek gyakran elfoglalt vezetők és vezetők, és az automatizált számlajóváhagyásnak egyszerűnek, intuitívnak és kényelmesnek kell lennie az ilyen személyzet számára. A jóváhagyó személynek egyetlen kattintással látnia és jóváhagynia kell a számlát, függetlenül attól, hogy milyen eszközről éri el a számlát.
• Az AP számlák valós idejű nyomon követése: A munkafolyamat-eszközöknek lehetővé kell tenniük bármely érdekelt fél számára a számla könnyű nyomon követését. Ez elkerüli a késéseket, a félreértéseket és a rossz irányítást a számlafeldolgozási folyamat során.
• Integráció a meglévő számviteli rendszerrel: A vállalat használhat más digitális platformokat és szoftvereket, és az AP eszköznek képesnek kell lennie azokkal integrálni az adatok és a műveletek közötti eltérések elkerülése érdekében.
• Fizetések automatizálása: Az AP folyamat utolsó lépése a fizetés. Az összes jóváhagyás rögzítése után a szoftvernek képesnek kell lennie a beszállító felé történő fizetés kezdeményezésére és feldolgozására, hogy az adott beszerzésre vonatkozó szállítói kötelezettségek folyamatát befejezze és lezárja.
• Adattárolás: A cég igényeitől függően minden AP adat tárolható központi szerveren vagy felhőn. A tároló típusát a vállalatnak kell eldöntenie az AP automatizálás elindítása előtt.

Következtetés

A számlafeldolgozási műveletek automatizálása kiküszöbölheti a kézi folyamatokkal kapcsolatos problémákat, például az időbeli késéseket, hibákat és az emberi erőfeszítések elvesztését.  

Az olyan hatékony AP szoftverek, mint a Nanonets jobb beszerzési-fizetési folyamatokat tesznek lehetővé, biztosítják az adómegfelelést, automatizálják 3 irányú egyeztetés, optimalizálni AP napok vagy DPO, megakadályozza a csalásokat, racionalizálja a pénzáramlást, fenntartja a szállítói kapcsolatokat és tárolja az adatokat az utókor számára. Az automatizálás növeli a hatékonyságot, és hosszú távú értéket biztosít a beszerzés és a fizetés folyamatában. Az AP-folyamat digitális engedélyezése előmozdítaná az üzleti stratégiákat azáltal, hogy a szállító-ügyfél kapcsolatokat versenyelőnyké alakítja.