Az iratszekrények átjárása és a papírhalmok között gázolás napjai rég elmúltak. A vállalkozások manapság elektromos tárolót használnak, ahol minden fájljukhoz, dokumentumukhoz és rekordjukhoz hozzáférhetnek olyan eszközökön keresztül, mint a számítógépek, okostelefonok és táblagépek. Ez megkönnyíti és gyorsabbá teszi a fontos információk visszakeresését és kezelését. Valójában a a Deloitte tanulmánya azt mutatja, hogy a vállalkozások 85%-a felgyorsítja digitális kezdeményezéseit az elkövetkező hónapokban.
A dokumentumok kézi kezelése és visszakeresése azonban továbbra is időigényes és fárasztó lehet. Nem szünteti meg az emberi hibák kockázatát sem, amelyek fájlok megsérüléséhez vagy elvesztéséhez vezethetnek. Ezért fontos, hogy vállalkozása dokumentumkezelő rendszerébe fektessen be.
A dokumentumkezelő szoftver vagy a DMS egy olyan szoftver, amely tárolja, kezeli és visszakeresi a vállalkozása által mindennap használt dokumentumokat. Kezeli az összes elektronikus fájlját, sőt a papír alapú dokumentumot is teljes életciklusuk során, a létrehozásuktól a megvalósításig. A legfontosabb, hogy automatizálja a folyamatot, így kevesebb időt tölthet az összes fájl rendszerezésével és lekérésével, és több ideje marad más fontos feladatok elvégzésére.
A dokumentumkezelő rendszer működése a befektetett szoftvertől függ. Általában azonban segíti vállalkozását azáltal, hogy az összes fájlt digitalizálja, és egyetlen adatbázisban tárolja a könnyű visszakeresés és hozzáférés érdekében. Néhányan szkennelési és képrögzítési funkciókkal rendelkeznek, hogy a papíralapú dokumentumokat digitális fájlokká alakítsák. Mások még az AI-t és a gépi tanulási technológiát is kihasználják, hogy azonnal rögzítsék az adatokat a dokumentumokból. Dokumentumkezelő szoftvert is használhat a dokumentumok hitelességének ellenőrzésére, jóváhagyási munkafolyamatok létrehozására a szervezeten belül, valamint automatizálhatja az adatok biztonsági mentését és helyreállítását.
A dokumentumkezelő szoftver számos további szolgáltatást kínál. A dokumentumkezelő szoftverek iránti globális kereslet pedig az előnyeinek köszönhető elérte a 5.55 milliárd dollárt 2022-ben és 16.42-re várhatóan eléri a 2029 milliárd dollárt.
Miért van szüksége dokumentumkezelő szoftverre?
Javítja a dokumentumkezelést
A dokumentumkezelés egyszerűsítéséhez nem elegendő a dokumentumok digitalizálása. Dokumentumkezelő szoftver nélkül továbbra is elakad a fájlok kézi rendszerezése, nyomon követése és visszakeresése az adatbázisban. Ez még mindig értékes időt vehet igénybe, amelyet más fontos kötelezettségek teljesítésére használhatott volna. Arról nem is beszélve, hogy továbbra sem szünteti meg az esetleges emberi hibákat a dokumentumok kezelésében.
A dokumentumkezelő szoftver több, mint a dokumentumok dicsőített adatbázisa. Számos eszköze és funkciója megkönnyíti az összes fájl és rekord néhány kattintással történő kezelését. Használhatja a fájlok nyomon követésére és visszakeresésére is a dokumentumban szereplő szavak vagy kifejezések alapján. Más alkalmazásokkal való integrálásával pedig könnyedén importálhat és exportálhat a dokumentumból kivont adatokat, így elkerülhető a kézi adatbevitel a folyamatban.
Fontos megjegyezni, hogy a DMS különbözik a tartalomkezelő rendszertől. Tartalomkezelő rendszert vagy CMS-t használnak a tartalom létrehozására és online közzétételére. Nem feltétlenül kezeli a fájlokat és dokumentumokat. Így a DMS és a CMS egyaránt hasznos lehet vállalkozása számára. Néhány példák a CMS szoftverekre zökkenőmentesen integrálható a DMS-szel, ezért feltétlenül ellenőrizze őket.
Növeli a hozzáférhetőséget
A távmunka és a hibrid munkahelyek térnyerésével az alkalmazottak bármikor és bárhol hozzáférhetnek minden fájlhoz, amelyre szükségük van. Noha a dokumentumok digitalizálása megkönnyíti a fájlok megosztását és küldését egyik eszközről a másikra, továbbra is szükség van dokumentumkezelő szoftverre a dokumentumkeresés és -visszakeresés egyszerűsítéséhez. Automatizálja a fájlok keresését, nyomon követését és visszakeresését kulcsszavak és egyéb jellemzők segítségével. Néhány kattintással bármilyen dokumentumot előhívhat anélkül, hogy az irodába kellene mennie.
A dokumentumkezelő szoftver egyetlen platformon központosítja az összes dokumentumát, amelyhez bármilyen eszközről, például számítógépről, okostelefonról vagy táblagépről hozzáférhet. Ezenkívül lehetővé teszi, hogy egyik eszközről a másikra váltson anélkül, hogy elveszítené a dokumentumban vagy magában az adatbázisban végrehajtott fontos változtatásokat. Ez még kényelmesebbé teszi a keresést és visszakeresést PDF fájlok és más típusú dokumentumokat, amikor útközben van. A megvalósított megoldástól függően ezek a fájlok online vagy offline is elérhetők.
Elősegíti az együttműködést
A dokumentumok hozzáférhetőbbé tételével a dokumentumkezelő rendszerek a szervezeten belüli és az ügyfelekkel folytatott együttműködést is javíthatják. Mivel a DMS az összes fájlt egy platformon központosítja, más részlegek csapatai együtt dolgozhatnak bizonyos dokumentumok módosításában, rekordok összeállításában és adatbázisok rendszerezésében. Azt is biztosítja, hogy cége egyetlen igazságforrással rendelkezzen. Ez azt jelenti, hogy mindenki ugyanazon az információn és adathalmazon dolgozik, függetlenül attól, hogy mikor és honnan szerezte azokat.
A dokumentumkezelő rendszer egyes funkciói közé tartozik a jóváhagyási munkafolyamatok automatizálása is a dokumentumok gyorsabb átfutási idejének érdekében. Ez azt jelenti, hogy nem kell aggódnia amiatt, hogy elküldi a dokumentumot a szükséges érdekelt feleknek aláírásuk vagy jóváhagyásuk érdekében. Maga a dokumentum automatikusan továbbítja a dokumentumot a folyamat során. A késedelmek elkerülése érdekében még értesítheti a címzettet a dokumentum közelgő jóváhagyásáról.
Növeli az adatbiztonságot
A dokumentumkezelő rendszerbe való befektetés az üzleti adatok védelmének egyik módja. A különböző típusú dokumentumkezelő rendszerek robusztus biztonsági funkciókat kínálnak, hogy megakadályozzák a dokumentumokhoz való jogosulatlan hozzáférést. Ez magában foglalja az olyan funkciókat, mint az engedélyek ellenőrzése, az adattitkosítás, a nyomkövető és megfigyelő eszközök és még sok más.
Nem szabad figyelmen kívül hagyni a dokumentumkezelés fontosságát az adatbiztonságban. A fájlok megfelelő kezelésének elmulasztása adatvesztéshez és adatsértéshez vezethet. Ez pedig hatással lehet vállalkozása, ügyfelei és partnerei általános biztonságára.
Egyes DMS-ek automatikus dokumentummentési és -helyreállítási funkcióval is rendelkeznek, amely biztosítja, hogy soha ne veszítsen értékes adatokat a vállalatnál. Ez lehetővé teszi, hogy néhány kattintással visszanyerje a sérült, törölt vagy elveszett fájlokat.
Csökkentse a költségeket
Első pillantásra olcsóbbnak tűnik egy fizikai iktatórendszer, mint egy dokumentumkezelő rendszerbe fektetni. De az esetleges helytelen kezelésből, a dokumentumok sérüléséből vagy elvesztéséből eredő költségek összességében sokkal nagyobbak lennének. Arról nem is beszélve, hogy ez arra kényszerítené, hogy értékes időt töltsön az elveszett vagy sérült fájl újbóli létrehozásával vagy visszaállításával. Mint ilyen, a DMS nagyszerű befektetésnek számít az Ön vállalkozása számára optimalizálja a folyamatot minimális költségekkel.
A DMS segítségével csökkentheti az irodai kellékekkel kapcsolatos kiadásokat is, mint például a papír, a tinta és a postaköltség. Hasonlóképpen, nem kell aggódnia a tárhely miatt, mivel minden fájlja elektronikusan tárolható. Így nem lesz szüksége drága acél iratszekrényekre, vagy külső raktárra vagy páncélszekrényre a dokumentumokhoz.
Ha számlákkal és nyugtákkal dolgozik, vagy aggódik a személyi igazolvány ellenőrzése miatt, nézze meg a Nanonets-t online OCR or PDF szövegkivonat szöveg kinyeréséhez PDF dokumentumokból ingyen. Kattintson az alábbiakra, ha többet szeretne megtudni erről Nanonets vállalati automatizálási megoldás.
A megfelelő szoftver kiválasztása
A digitális átalakulás növekedésével itt az ideje, hogy befektessen egy dokumentumkezelő rendszerbe vállalkozása számára. A DMS többet tesz, mint a fájlok digitalizálását. Eszközöket és funkciókat is biztosít a szervezeten belüli dokumentumkezelés egyszerűsítéséhez. Számos előnye nélkülözhetetlen eszközévé teszi cége számára, ha releváns és versenyképes szeretne maradni a piacon.
Ennek ellenére a legjobb dokumentumkezelő szoftver vállalkozása számára alapos ismerete szükséges, hogy mire van szüksége a vállalatának, és milyen típusú DMS alkalmas hozzá. Ezért mindenképpen vizsgálja meg a lehetőségeit, és próbálja ki őket saját maga.
Nanonetek online OCR és OCR API sok érdekesség van használati esetek tkalap optimalizálhatja az üzleti teljesítményt, megtakaríthatja a költségeket és fellendítheti a növekedést. Kitalál hogyan vonatkozhatnak a Nanonets használati esetei az Ön termékére.
- AI
- AI és gépi tanulás
- ai művészet
- ai art generátor
- van egy robotod
- mesterséges intelligencia
- mesterséges intelligencia tanúsítás
- mesterséges intelligencia a bankszektorban
- mesterséges intelligencia robot
- mesterséges intelligencia robotok
- mesterséges intelligencia szoftver
- blockchain
- blokklánc konferencia ai
- coingenius
- társalgási mesterséges intelligencia
- kriptokonferencia ai
- dall's
- mély tanulás
- dokumentum ai
- Dokumentum automatizálás
- google azt
- gépi tanulás
- Plató
- plato ai
- Platón adatintelligencia
- Platón játék
- PlatoData
- platogaming
- skála ai
- szintaxis
- zephyrnet
