5 Pertanyaan Umum Orientasi Freelancer yang Dipecahkan oleh Solusi Teknologi (Pavel Shynkarenko)

Saat ini, perusahaan AS menghadapi masalah yang parah dan bercabang dua. Di satu sisi, ada

kekurangan bakat besar-besaran, sehingga sulit untuk merekrut kandidat yang memenuhi syarat. Pada saat yang sama, sebagian besar perusahaan tidak dapat menawarkan gaji yang lebih tinggi dan lebih menarik untuk memperoleh talenta terbaik karena mereka harus mengoptimalkan biaya tenaga kerja. 

Dalam kebanyakan kasus, solusi untuk masalah ini adalah mempekerjakan pekerja lepas yang memenuhi syarat daripada karyawan penuh waktu. Sebuah survei baru-baru ini menunjukkan bahwa perusahaan teknologi termasuk yang pertama beralih ke kontraktor independen untuk menghemat uang sambil merekrut talenta terbaik. Di dalam
survei, 71% perusahaan mencatat bahwa mempekerjakan pekerja lepas sangat ideal untuk tetap gesit selama ketidakpastian ekonomi, yang dicari semua bisnis dalam lanskap saat ini. 

Namun, orientasi kontraktor jarak jauh membawa tantangan. Perusahaan harus mencari cara untuk bergabung dari jarak jauh dengan cara yang cepat, efisien, dan sesuai, yang menimbulkan beberapa pertanyaan kunci yang dapat diselesaikan oleh perusahaan teknologi. 

1. Bagaimana bisnis saya dapat bekerja secara legal dengan pekerja lepas di semua wilayah?

Setiap negara memiliki undang-undang bisnis dan peraturan keuangannya sendiri, yang dapat menjadi tantangan untuk tetap teratur, terutama ketika mempekerjakan kontraktor dari berbagai wilayah. 

Misalnya, usia kerja yang sah adalah 14 di India tetapi 18 di Indonesia. Di Meksiko, pekerja lepas hanya dapat dipekerjakan untuk pekerjaan tertentu, dan di Malaysia, dilarang berinteraksi dengan Israel (dan sebaliknya). Inilah sebabnya mengapa sering kali bermanfaat untuk mengalihdayakan Anda
mempekerjakan freelance untuk perusahaan yang secara khusus mengikuti peraturan ini.

Selain itu, bisnis dapat menggunakan prosedur verifikasi keamanan tinggi yang disederhanakan. Perusahaan seperti Sumsub menawarkan pemeriksaan latar belakang menyeluruh dan proses KYC, yang memastikan kepatuhan. 

2. Bagaimana seharusnya perusahaan saya menetapkan tujuan kontrak dan menerima pekerjaan yang telah selesai?

Dengan pekerja jarak jauh, mungkin sulit untuk mengetahui cara menjalin hubungan kerja. Karena Anda tidak dapat pergi ke kantor mereka untuk pemeriksaan status, bagaimana Anda menavigasi menetapkan tujuan dan menerima pekerjaan tepat waktu? 

Jawabannya adalah dengan kontrak yang jelas dan menyeluruh. Situs seperti Pengacara Rocket dan HoneyBook membantu bisnis dan kontraktor untuk menyusun harapan tertulis yang mencakup kerahasiaan, kepemilikan, tugas dan tujuan eksplisit, tarif pembayaran yang transparan, dan penghentian
ketentuan 

Dalam hal ini, lebih baik menjelaskan ekspektasi secara berlebihan, sehingga tidak ada ruang untuk perdebatan atau kebingungan di masa mendatang. 

3. Bagaimana kita mengukur hasil dan produktivitas kontraktor?

Pandemi global membantu perusahaan mengambil pandangan baru yang sangat dibutuhkan tentang cara mengevaluasi hasil untuk karyawan internal dan kontrak. Daripada mengukur nilai dengan jumlah jam kerja, bisnis sekarang mengevaluasi output dan melacak berapa banyak waktu
dihabiskan untuk setiap tugas.

Untungnya, ada beberapa solusi yang dapat dipilih oleh perusahaan. Layanan seperti TimeCamp atau Quickbooks Time dapat digunakan untuk melacak jam yang dapat ditagih dan produktivitas kontraktor. Catatan ini juga dapat membantu perusahaan memutuskan kontraktor mana yang akan dikembangkan penuh waktu
hubungan dengan. 

4. Bagaimana kita bisa berkomunikasi secara efektif dengan freelancer tentang tenggat waktu? Kapan kita harus mendapatkan mediasi untuk menyelesaikan perselisihan?

Sementara banyak pekerja lepas adalah pekerja luar biasa yang bekerja tepat waktu, perusahaan perlu memiliki kebijakan dan prosedur untuk menangani situasi sulit dengan pekerja kontrak. 

Perusahaan Anda harus menetapkan tenggat waktu yang jelas dan menguraikan tujuan yang jelas saat membuat kontrak baru. Ini berarti menentukan hal-hal seperti tarif per jam versus per tugas dan layanan apa yang termasuk dalam tarif tersebut, seperti jumlah revisi atau tes untuk suatu tugas. 

Beberapa platform, seperti Staf Tenaga Surya, menahan pembayaran di escrow dan mengizinkan tenggat waktu kerja digeser jika kedua belah pihak menyetujuinya. Layanan ini juga menawarkan mediasi luar jika kontrak yang diselesaikan tidak dianggap cukup oleh salah satu pihak. Selain itu, jika
Anda mencari solusi untuk membantu menyelesaikan konflik, tingkat perselisihan adalah angka penting: Berapa banyak perselisihan yang berhasil diselesaikan oleh layanan?

Perusahaan selalu memiliki opsi untuk berkomunikasi dengan kontraktor secara langsung melalui email atau program messenger seperti Whatsapp dan Slack. Namun, biasanya yang terbaik adalah menjaga komunikasi pada platform layanan terverifikasi. Menggunakan layanan pihak ketiga seperti ini melindungi
baik pekerja lepas maupun bisnis dalam hal memenuhi tenggat waktu dan ketidaksepakatan atas tujuan kerja. 

5. Bagaimana bisnis saya dapat dengan cepat dan mudah membayar freelancer untuk pekerjaan yang telah diselesaikan?

Masalah pembayaran kontraktor seringkali paling rumit untuk bisnis. Kontraktor tidak dipandang dengan cara yang sama seperti karyawan biasa, jadi departemen akuntansi harus memiliki catatan terperinci dan akurat tentang bagaimana uang itu dialokasikan. 

Misalnya, perusahaan harus memastikan bahwa semua pembayaran kontraktor untuk tugas yang diselesaikan ditandai sebagai anggaran upah dan bukan sebagai pembayaran kepada individu. Selain itu, karena berbagai wilayah di dunia memiliki pajak dan peraturan kerja, bisnis perlu
untuk memastikan mereka mendokumentasikan setiap transaksi secara akurat. Secara umum, tiga masalah teratas yang dihadapi perusahaan saat membayar kontraktor lintas batas adalah:

1. Cara menavigasi pembayaran di muka tanpa jaminan bahwa kontraktor akan mengirimkan pekerjaan.

2. Bagaimana mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pembayaran lintas batas ke kontraktor independen.

3. Cara mempercepat proses pembayaran agar transaksi cepat sampai daripada memakan waktu beberapa minggu (seperti yang sering dilakukan pembayaran SWIFT).

Dalam kebanyakan kasus, lebih cepat, lebih mudah, dan lebih efektif bagi perusahaan untuk mengalihdayakan akuntansi ini ke layanan profesional. Layanan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam mematuhi peraturan hukum dan keuangan dapat membantu bisnis tetap patuh tanpa
dokumen tambahan dan sakit kepala. 

Akhirnya, adalah bijaksana juga bagi departemen akuntansi untuk menjaga pengikat penutup untuk setiap tugas sehingga proses akuntansi dan pembukuan berjalan lancar di masa depan. 

Menurut
Organisasi Perburuhan Internasional, sekitar 46.5% dari tenaga kerja global terdiri dari pekerja lepas. Di AS saja, pekerja lepas diharapkan untuk menebus

lebih dari setengah dari total tenaga kerja oleh 2028.

Angka-angka ini membuktikan bahwa pekerja kontrak adalah masa depan, dan tim kontraktor bangunan akan segera menjadi biasa seperti perekrutan internal. Pergeseran tenaga kerja ini berarti bahwa perusahaan harus mulai merevisi proses orientasi mereka lebih cepat daripada
nanti agar tetap relevan di masa depan.

Untungnya, ada banyak perusahaan rintisan dan solusi teknologi yang siap membantu merampingkan proses pembuatan tim jarak jauh, jadi bekerja dengan pekerja lepas tidak perlu repot.