Panduan Komprehensif untuk Parser Email

Lebih delapan puluh persen perusahaan kecil dan menengah menggunakan pemasaran email untuk menarik pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang sudah mereka miliki.

Email adalah komponen penting dari operasi bisnis modern. Email sering kali berisi informasi kontak pelanggan, konfirmasi pesanan pelanggan, permintaan pembayaran vendor, permintaan prospek, dan data bisnis penting serupa.

Pengurai email dapat membantu organisasi mengekstrak dan memanfaatkan semua data yang terperangkap dalam email dan lampiran mereka.

Apa itu Pengurai Email?

Pengurai email adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dari email yang masuk. Data dapat diekstraksi dari header dan konten email dengan menggunakan API parsing email. Selain itu, dapat mengekstrak data langsung dari lampiran email seperti file PDF, file CSV, gambar, dan jenis dokumen lainnya.

Pengurai email dapat diprogram untuk mengekstrak bidang data tertentu dari pesan baru. Pengguna dapat mengubah data email tidak terstruktur menjadi data terstruktur yang nyaman untuk dimasukkan ke dalam perangkat lunak CRM atau ERP. Penguraian email dengan demikian menghilangkan entri data manual yang tidak perlu.

Apakah Parsing Email seperti Pengikisan Web?

Penguraian email mirip dengan pengikisan web. Sementara scraper web umumnya mengumpulkan data dari situs web HTML, parser email hanya mengekstrak data dari header, isi, dan lampiran email.

Perangkat lunak pengurai email mencari frasa dan kata kunci tertentu dalam email.

Pengurai email dapat langsung mengambil email untuk kotak masuk Anda. Atau, mereka juga menyediakan id email khusus yang semua email Anda dapat diteruskan secara otomatis.

Alat pengurai email kemudian akan secara otomatis mengenali dan mengekstrak bidang data dari email, berdasarkan aturan penguraian yang disiapkan oleh pengguna. Sebagian besar pengurai email memungkinkan pengguna menyiapkan aturan penguraian khusus, dalam UI tanpa kode yang sederhana.

Mengapa Penguraian Email Penting?

Perangkat lunak penguraian email membantu meningkatkan produktivitas bagi perusahaan yang menerima dan menganalisis email setiap hari. Karyawan dapat fokus pada tugas yang bernilai lebih tinggi sekarang. Alih-alih menjelajahi beberapa email untuk mengekstrak sedikit informasi satu per satu.

Penguraian email otomatis jauh lebih akurat daripada entri data manual dan dapat digunakan untuk menyiapkan alur kerja. Misalnya, aturan penguraian dapat disiapkan untuk menyorot bidang data dengan keyakinan penguraian rendah – yang dapat dikirim untuk peninjauan manual.

Penguraian email dengan demikian dapat menghilangkan entri data manual dan memastikan tinjauan manual minimal.

Manfaat Penguraian Email

Parsing email menawarkan manfaat yang signifikan untuk bisnis dari berbagai ukuran dan sektor. Berikut adalah beberapa di antaranya:

Menghemat Waktu dan Uang

Seperti disebutkan di atas, parser email dapat menghilangkan banyak pekerjaan manual yang sia-sia. Ini membantu staf untuk fokus pada tugas-tugas bernilai tinggi lainnya yang dapat berdampak langsung pada laba perusahaan.

Penguraian email juga dapat mengurangi penundaan dengan memastikan bahwa data dikirim segera ke aplikasi bisnis hilir.

Mengotomatiskan Alur Kerja

Pengurai email secara otomatis mengambil bidang data yang diinginkan dari email. Data yang diekstraksi kemudian dapat dimodifikasi ke dalam format apa pun yang disukai. Dan akhirnya data dapat diimpor ke perangkat lunak hilir seperti CRM, ERP, atau perangkat lunak akuntansi.

Seluruh proses ini dapat diatur sebagai alur kerja otomatis tanpa sentuhan.

Meningkatkan Kualitas Kerja

Ketika lebih sedikit usaha yang didedikasikan untuk operasi manual, kesalahan entri data berkurang secara dramatis. Bayangkan melalui ratusan email untuk mengekstrak informasi – itu hanya banyak data untuk dikelola secara manual!

Akurasi terjamin saat menggunakan parser email untuk mengotomatiskan ekstraksi data. Penguraian email dapat dengan mudah diskalakan tanpa mengurangi kualitas dan akurasi ekstraksi data.

Kasus Penggunaan Parsing Email Populer

Hampir semua email dapat diuraikan untuk mengekstrak data berharga. Dokumen bisnis & pembaruan transaksi sering dikirim melalui email dan berisi data penting.

Berikut adalah beberapa kasus penggunaan parsing email yang populer:

Permintaan pembelian, pesanan pembelian, faktur, laporan bank, dan dokumen lainnya sering dikirim melalui email sebagai lampiran. Dengan pengurai email, Anda dapat secara otomatis mengklasifikasikan/mengategorikan setiap email atau lampiran dan mengirimkannya ke pengurai yang sesuai untuk diproses lebih lanjut.

Bayangkan menerima PO melalui email dan secara otomatis menagih pelanggan! Atau secara otomatis mengekstraksi data dari tanda terima pembayaran terlampir dan memasukkannya ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda.

Manajemen dan pengayaan timbal

Bisnis sering kali memiliki prospek yang menghubungi mereka melalui email. Email ini berisi info kontak prospek dan informasi lain yang relevan dengan tim penjualan dan pemasaran. Pengurai email dapat secara otomatis mengekstrak informasi prospek dan memperbarui data di CRM seperti Salesforce atau Hubspot.

Tim pemasaran kemudian dapat menargetkan prospek ini dengan penjangkauan yang relevan. Atau tim penjualan selanjutnya dapat memenuhi syarat prospek tersebut dengan mengirimkan penawaran atau langsung menelepon.

Otomatisasi proses e-niaga

Setiap pembelian e-commerce memicu serangkaian email yang berisi informasi pesanan, faktur, dan pembaruan.

API parsing email dapat membantu situs e-niaga mengoptimalkan pemenuhan pesanan, pengiriman, dan tindak lanjut pelanggan.

Cara Mengotomatiskan Parsing Email dengan Nanonets

Berikut adalah langkah-langkah untuk menyiapkan alur kerja parsing email otomatis dengan Nanonets:

Buat sebuah akun

Mendaftarlah untuk memulai dengan Nanonet.

Buat pengurai email khusus

Unggah beberapa file sampel dan tandai bidang yang ingin Anda ekstrak. AI akan belajar mengidentifikasi bidang minat Anda berdasarkan contoh yang Anda tunjukkan – semakin banyak semakin baik.

Tangkapan layar email akan baik-baik saja. Uji ekstraktor khusus dengan file baru untuk melihat cara kerjanya.

Perhatikan bahwa Nanonets menawarkan ekstraktor di luar kotak untuk jenis dokumen umum yang mungkin masuk sebagai lampiran termasuk faktur, PO, tanda terima, dan lainnya.

Tentukan sumbernya

Jika email adalah sumber utama Anda, maka siapkan alamat penerima Nanonets dan teruskan otomatis semua email yang relevan ke id email tersebut.

Anda juga dapat mengatur impor otomatis file dari penyimpanan cloud, database, atau terhubung melalui API.

Siapkan alur kerja

Buat seluruh alur kerja dengan menghubungkan sumber ke ekstraktor data kustom yang Anda buat. Anda juga dapat menentukan aturan penguraian untuk memproses data yang diekstraksi ke dalam format output yang sesuai.

Terakhir, tentukan tujuan tempat Anda ingin mengekspor data yang disempurnakan. Anda dapat mengekspor data langsung ke perangkat lunak CRM atau ERP melalui API Nanonets.