Persetujuan Dokumen: Panduan Lengkap

Persetujuan Dokumen: Panduan Lengkap

Stempel Waktu: 29 November 2023 3
Persetujuan Dokumen: Panduan Lengkap Kecerdasan Data PlatoBlockchain. Pencarian Vertikal. Ai.

Pengantar

Dalam dunia bisnis modern yang serba cepat, proses persetujuan dokumen adalah hal yang terpenting. Proses-proses ini, yang mencakup peninjauan, modifikasi, dan finalisasi dokumen, sangat penting dalam memastikan operasi bisnis berjalan lancar dan mematuhi standar kepatuhan yang diperlukan. Proses-proses ini berdampak pada segala hal mulai dari komunikasi internal dan negosiasi kontrak hingga pelaporan keuangan dan manajemen proyek.

Biasanya, persetujuan dokumen melibatkan serangkaian penyerahan manual yang memakan waktu, yaitu dokumen fisik diedarkan kepada pihak-pihak terkait untuk ditinjau dan ditandatangani. Metode ini, meskipun sederhana, namun penuh dengan inefisiensi—keterlambatan karena miskomunikasi, hilangnya dokumen, dan kurangnya ketertelusuran merupakan masalah yang umum terjadi. Dalam lingkungan yang mengutamakan digital saat ini, yang mengutamakan kecepatan dan akurasi, proses manual menjadi semakin tidak dapat dipertahankan.

Masuki era otomatisasi alur kerja, yang dicontohkan oleh platform seperti Nanonets Workflows. Alat-alat ini merevolusi cara bisnis menangani persetujuan dokumen secara otomatis dan hampir tanpa sentuhan dengan mengotomatiskan aliran dokumen melalui proses yang telah ditentukan sebelumnya.

Kita akan membahas semua hal di atas di blog kita, tapi pertama-tama mari kita pahami proses persetujuan dokumen ini dan apa saja yang diperlukan.

Memahami Proses Persetujuan Dokumen

Persetujuan dokumen adalah proses bisnis penting yang melibatkan peninjauan, verifikasi, dan otorisasi dokumen sebelum diselesaikan dan diberlakukan. Proses ini merupakan hal mendasar di berbagai sektor dan untuk berbagai jenis dokumen, termasuk kontrak, proposal, laporan keuangan, dan dokumen kebijakan. Tujuan utama persetujuan dokumen adalah untuk memastikan bahwa semua dokumen akurat, lengkap, dan sesuai dengan standar dan peraturan yang ditetapkan.

Mereka melayani berbagai tujuan –

  • Ini berfungsi sebagai mekanisme kendali mutu, menjamin bahwa isi dokumen benar dan memenuhi kriteria persetujuan yang ditetapkan oleh organisasi.
  • Proses persetujuan dokumen sangat diperlukan untuk menjaga integritas operasional, memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan, dan menjaga terhadap kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian finansial atau tanggung jawab hukum.
  • Mereka juga memainkan peran penting dalam memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang efektif di dalam dan antar organisasi.

Proses Persetujuan Dokumen Secara Manual

Pendekatan tradisional terhadap persetujuan dokumen adalah secara manual, sering kali melibatkan dokumen fisik yang diteruskan dari satu pemberi persetujuan ke pemberi persetujuan lainnya.

Contoh klasik alur kerja yang sering dilakukan secara manual di banyak organisasi adalah proses orientasi karyawan. Proses ini melibatkan beberapa langkah untuk mengintegrasikan karyawan baru ke dalam perusahaan. Berikut rincian rinci dari setiap langkah:

  1. Tawaran dan Penerimaan Pekerjaan
    • Tindakan: HR mengirimkan tawaran pekerjaan kepada kandidat.
    • Proses: Tawaran ini biasanya dikirim melalui email atau pos dan mencakup rincian tentang posisi, gaji, dan tanggal mulai.
    • Tanggapan: Kandidat menerima tawaran tersebut dan mengirimkan salinan surat penawaran yang telah ditandatangani kembali ke HR.
  2. Persiapan Dokumen Orientasi
    • Tindakan: HR menyiapkan dokumen orientasi seperti kontrak, kebijakan perusahaan, formulir pajak, dll.
    • Proses: Dokumen-dokumen ini sering kali dicetak dan dikompilasi menjadi paket orientasi.
    • Tanggapan: Karyawan baru wajib membaca, menandatangani, dan mengembalikan dokumen-dokumen tersebut.
  3. Menyiapkan Stasiun Kerja
    • Tindakan: Departemen TI menyiapkan stasiun kerja untuk karyawan baru.
    • Proses: Hal ini termasuk mengalokasikan komputer, mengatur akun email, dan menyediakan akses ke perangkat lunak dan jaringan yang diperlukan.
    • Tanggapan: Ruang kerja karyawan baru sudah siap sebelum tanggal mulai bekerja.
  4. Pengantar Tim
    • Tindakan: HR atau manajer perekrutan memperkenalkan karyawan baru ke tim mereka.
    • Proses: Hal ini dapat dilakukan melalui pertemuan terjadwal atau pertemuan tim informal.
    • Tanggapan: Anggota tim menyambut karyawan baru tersebut dan dapat memberikan gambaran umum tentang proyek yang sedang berjalan.
  5. Orientasi dan Pelatihan
    • Tindakan: HR atau pelatih yang ditunjuk melakukan sesi orientasi.
    • Proses: Sesi ini mencakup sejarah perusahaan, budaya, kebijakan, dan pelatihan khusus pekerjaan.
    • Tanggapan: Karyawan baru menghadiri sesi ini untuk memahami peran mereka dan perusahaan dengan lebih baik.
  6. Tinjauan Masa Percobaan
    • Tindakan: HR dan manajer langsung karyawan meninjau kinerja karyawan.
    • Proses: Hal ini biasanya terjadi setelah jangka waktu tertentu (misalnya 3 atau 6 bulan) dan melibatkan pertemuan formal dan sesi umpan balik.
    • Tanggapan: Umpan balik diberikan kepada karyawan, dan keputusan dibuat tentang kelanjutan pekerjaan mereka.
  7. Penyelesaian Orientasi
    • Tindakan: Selesainya proses orientasi secara resmi.
    • Proses: Hal ini sering kali melibatkan pertemuan terakhir dengan HR untuk memastikan semua dokumen telah selesai dan masalah yang belum terselesaikan telah diatasi.
    • Tanggapan: Karyawan tersebut sekarang terintegrasi penuh ke dalam perusahaan.

Dalam proses orientasi manual, setiap langkah memerlukan intervensi manusia yang signifikan, mulai dari menyiapkan dan menangani dokumen fisik hingga menjadwalkan dan melakukan pertemuan langsung. Meskipun efektif, hal ini dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, seperti keterlambatan dalam pemrosesan dokumen atau miskomunikasi. Otomatisasi proses tersebut dapat menyederhanakan tugas-tugas ini secara signifikan, menjadikannya lebih efisien dan tidak rentan terhadap kesalahan.

Proses Persetujuan Dokumen Otomatis

Alur kerja persetujuan dokumen otomatis mewakili perubahan paradigma dari pendekatan manual. Dengan memanfaatkan teknologi, bisnis dapat mengatasi keterbatasan metode tradisional, meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keamanan.

Mengubah proses orientasi karyawan manual menjadi alur kerja otomatis menggunakan Alur Kerja Nanonets dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi secara signifikan. Dalam skenario ini, berbagai aplikasi diintegrasikan ke dalam Zaps (alur kerja otomatis di Zapier) untuk menyederhanakan setiap langkah. Berikut cara menyusunnya:

  1. Tawaran dan Penerimaan Pekerjaan
    • Pelatuk: HR memperbarui status menjadi “Penawaran Diterima” pada Bisa Dilakukan.
    • Tindakan: Gmail mengirimkan email otomatis berisi tawaran pekerjaan dan instruksi penandatanganan digital menggunakan DocuSign.
  2. Persiapan Dokumen Orientasi
    • Pelatuk: Tanda kandidat menawarkan surat di Docusign.
    • Tindakan: Folder Google Drive dibuat, dan dokumen orientasi yang dikompilasi dikirim secara otomatis. Juga, Formulir Google dikirimkan bersama untuk memasukkan tanggal mulai.
  3. Menyiapkan Stasiun Kerja
    • Pelatuk: Konfirmasi tanggal mulai melalui pengiriman Google Formulir.
    • Tindakan: Pemberitahuan kendur ke departemen TI untuk menyiapkan stasiun kerja.
  4. Pengantar Tim
    • Pelatuk: Satu minggu sebelum tanggal mulai.
    • Tindakan: Google Kalender menjadwalkan pertemuan perkenalan tim di kalender.
  5. Orientasi dan Pelatihan
    • Pelatuk: Hari pertama karyawan.
    • Tindakan: Gmail mengirimkan email dengan jadwal orientasi dan sumber daya pelatihan relevan yang diambil dari Notion berdasarkan peran pekerjaan.
  6. Tinjauan Masa Percobaan
    • Pelatuk: Akhir masa percobaan.
    • Tindakan: Google Kalender menjadwalkan rapat tinjauan kinerja dan mengirimkan pengingat. Anda juga dapat menggunakan alat HR seperti BambooHR untuk melakukan hal yang sama.
  7. Penyelesaian Orientasi
    • Pelatuk: Menyetujui penyelesaian peninjauan masa percobaan.
    • Tindakan: Gmail mengirimkan konfirmasi penyelesaian orientasi dan tautan SurveyMonkey untuk mendapatkan masukan.

Dalam alur kerja otomatis ini, setiap langkah proses orientasi dihubungkan melalui pemicu dan tindakan di berbagai aplikasi. Hal ini memastikan bahwa tugas dijalankan tanpa sentuhan tanpa intervensi manual, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan dan penundaan. Mengotomatiskan proses ini tidak hanya menghemat waktu namun juga meningkatkan pengalaman karyawan baru dengan menyediakan komunikasi dan sumber daya yang tepat waktu dan konsisten.

Buat alur kerja persetujuan dokumen otomatis menggunakan Nanonets dan kurangi tugas manual.

[Embedded content]

Perlunya Alur Kerja Persetujuan Dokumen yang Efisien

Inefisiensi dalam proses persetujuan dokumen dapat menciptakan hambatan yang signifikan dalam operasional bisnis. Persetujuan yang tertunda menyebabkan proyek terhenti, hilangnya peluang, dan dapat berdampak negatif pada hubungan klien. Di bidang-bidang penting seperti keuangan atau hukum, penundaan dapat mengakibatkan ketidakpatuhan terhadap peraturan dan sanksi finansial. Selain itu, alur kerja yang tidak efisien sering kali menyebabkan pekerjaan berulang, peningkatan biaya operasional, dan frustrasi karyawan, sehingga memengaruhi produktivitas dan semangat kerja secara keseluruhan.

Inefisiensi ini muncul di berbagai industri –

Konstruksi: Keterlambatan persetujuan dalam rencana proyek atau gambar arsitektur dapat menunda jadwal konstruksi, sehingga berdampak pada tenggat waktu dan biaya.Kesehatan: Rencana perawatan pasien atau laporan medis memerlukan persetujuan tepat waktu untuk memastikan perawatan yang cepat dan kepatuhan terhadap peraturan perawatan kesehatan.Keuangan: Di perbankan, persetujuan pinjaman atau investasi harus dilakukan dengan cepat untuk memanfaatkan peluang pasar dan memenuhi harapan klien.Pendidikan: Perubahan kurikulum atau persetujuan hibah harus diproses secara efisien agar selaras dengan kalender akademik dan siklus pendanaan.Pemerintah: Dokumen kebijakan atau persetujuan peraturan perlu dipercepat untuk memenuhi jadwal legislatif dan komitmen pelayanan publik.

Elemen Kunci Alur Kerja Persetujuan Dokumen

Dalam membangun alur kerja persetujuan dokumen yang kuat, penting untuk mempertimbangkan beberapa komponen utama yang memastikan kelancaran operasional dan komunikasi yang efektif. Dalam alur kerja persetujuan dokumen Nanonets yang komprehensif, Anda memerlukan komponen berikut yang tercantum di bawah ini. Setelah Anda memikirkan desain kasar alur kerja Anda, Anda dapat memulai Alur Kerja Nanonets baru dan mulai menghubungkan aplikasi Anda menggunakan pemicu dan tindakan otomatis.

Penyerahan dan Pengumpulan DokumenTools: Google Forms, JotForm, atau Microsoft Forms untuk mengumpulkan informasi.Proses: Portal yang aman dan mudah diakses untuk pengiriman dokumen, memastikan format dan konten yang konsisten.Menetapkan Penyetuju dan PeranTools: Trello, Asana, atau Monday.com untuk penetapan tugas.Proses: Mendefinisikan dengan jelas peran dan tanggung jawab setiap pemberi persetujuan untuk memastikan akuntabilitas dan efisiensi.Menetapkan Tingkat IzinTools: SharePoint atau Google Drive untuk penyimpanan dokumen.Proses: Menetapkan tingkat akses yang berbeda untuk melindungi informasi sensitif dan menjaga integritas dokumen.Menetapkan Tanggal Jatuh TempoTools: Asana, Trello, atau Microsoft Project untuk melacak tenggat waktu.Proses: Tetapkan tenggat waktu yang realistis untuk memastikan persetujuan tepat waktu sekaligus memberikan waktu yang cukup untuk peninjauan menyeluruh.Pelacakan Umpan Balik dan RevisiTools: Google Docs atau Microsoft Word untuk kolaborasi waktu nyata.Proses: Memungkinkan mekanisme umpan balik yang jelas dan dapat dilacak untuk revisi dan pembaruan yang efisien.Pemberitahuan dan PeringatanTools: Slack, Microsoft Teams, atau alat otomatisasi email seperti Mailchimp.Proses: Peringatan otomatis agar semua pemangku kepentingan mendapat informasi tentang status dokumen dan tindakan yang tertunda.Persetujuan Akhir dan PenandatangananTools: DocuSign, Adobe Sign untuk tanda tangan digital.Proses: Metode yang aman dan dapat diverifikasi untuk persetujuan akhir guna memastikan kepatuhan hukum dan prosedur.Pelaporan dan AnalisisTools: Power BI, Tableau untuk visualisasi dan pelaporan data.Proses: Laporan rutin untuk memantau efisiensi alur kerja dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Buat alur kerja persetujuan dokumen otomatis menggunakan Nanonets dan kurangi tugas manual.

[Embedded content]

Merancang Alur Kerja Persetujuan Dokumen yang Efektif

Untuk membuat alur kerja persetujuan dokumen yang disederhanakan, ikuti langkah-langkah berikut, dengan mengintegrasikan alat yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi.

Menyusun DokumenTools: Google Dokumen, Microsoft Word.Proses: Membuat dokumen menggunakan templat standar untuk memastikan konsistensi.Mengirimkan untuk DitinjauTools: Platform email seperti Outlook, Gmail; alat manajemen proyek seperti Asana atau Trello.Proses: Menerapkan sistem penyerahan dokumen untuk ditinjau, memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan disertakan.Meninjau DokumenTools: Adobe Acrobat untuk PDF, Microsoft Word untuk pengeditan kolaboratif.Proses: Peninjau memberikan umpan balik dan saran untuk perubahan, menggunakan fitur lacak perubahan dan komentar untuk transparansi.Memasukkan Umpan BalikTools: Sama seperti alat menggambar.Proses: Penulis asli membuat perubahan yang diperlukan berdasarkan umpan balik, yang berpotensi menjalani beberapa siklus peninjauan.Persetujuan AkhirTools: DocuSign, Adobe Sign untuk tanda tangan elektronik.Proses: Pemberi persetujuan akhir meninjau dokumen dan menandatanganinya secara elektronik, yang menunjukkan persetujuan resmi.Pengarsipan dan PencatatanTools: Solusi penyimpanan cloud seperti Dropbox, Google Drive.Proses: Menyimpan dokumen yang disetujui dengan cara yang aman dan terorganisir untuk memudahkan pengambilan dan tujuan kepatuhan.Memantau dan Mengevaluasi Alur KerjaTools: Alat analisis alur kerja seperti analitik bawaan Zapier, Google Analytics.Proses: Terus memantau kinerja alur kerja dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi.

Dengan merancang setiap langkah secara cermat dan mengintegrasikan alat yang sesuai, bisnis dapat memastikan proses persetujuan dokumen yang lancar, efisien, dan transparan. Pendekatan ini tidak hanya menghemat waktu dan sumber daya namun juga meningkatkan efektivitas operasional secara keseluruhan.

Kesimpulan: Merevolusi Persetujuan Dokumen dengan Alur Kerja Nanonets

Dalam dunia operasi bisnis modern, efisiensi dan keakuratan alur kerja persetujuan dokumen sangatlah penting. Alur Kerja Nanonets muncul sebagai solusi transformatif, memanfaatkan kekuatan otomatisasi alur kerja untuk menyederhanakan dan meningkatkan proses ini. Dengan mengintegrasikan AI yang canggih dan Model Bahasa Besar (LLM), Nanonets tidak hanya menyederhanakan pembuatan alur kerja tetapi juga meningkatkan kemampuan untuk mengelola tugas-tugas rumit terkait dokumen. Kemajuan ini bukan sekadar peningkatan; ini adalah revolusi strategis yang mengubah cara bisnis menangani persetujuan dokumen, memastikan kepatuhan, dan membina kolaborasi yang lancar.

Persetujuan Dokumen Otomatis dengan Nanonets

Dalam dunia operasi bisnis modern, efisiensi dan keakuratan alur kerja persetujuan dokumen sangatlah penting. Alur Kerja Nanonets muncul sebagai solusi transformatif, memanfaatkan kekuatan otomatisasi alur kerja untuk menyederhanakan dan meningkatkan proses ini.

Selain itu, dengan mengintegrasikan AI yang canggih dan Model Bahasa Besar (LLM), Nanonets tidak hanya menyederhanakan pembuatan alur kerja tetapi juga meningkatkan kemampuan untuk mengelola tugas-tugas rumit terkait dokumen. Kemajuan ini bukan sekadar peningkatan; ini adalah revolusi strategis yang mengubah cara bisnis menangani persetujuan dokumen, memastikan kepatuhan, dan membina kolaborasi yang lancar.

Manajemen Kontrak di Departemen HukumPenyerahan Dokumen: Tim hukum mengirimkan kontrak menggunakan Google Formulir.Tinjau Tugas: Trello secara otomatis menetapkan kontrak untuk ditinjau berdasarkan materi pelajaran.Tinjauan Otomatis: Nanonets AI melakukan tinjauan awal, menandai potensi masalah dalam penggunaan LLM.Masukan dan Revisi: Pengeditan kolaboratif dan masukan melalui Google Dokumen.Persetujuan Akhir: Tanda tangan digital melalui DocuSign untuk kepatuhan hukum.Pengarsipan: Menyimpan kontrak yang telah diselesaikan dengan aman di SharePoint.Pengembangan Kebijakan di Instansi PemerintahPenyusunan Awal: Kebijakan disusun menggunakan templat standar di Microsoft Word.Konsultasi Pemangku Kepentingan: Asana mengelola proses konsultasi, melacak masukan dari berbagai departemen.Penggabungan Revisi: Penulis memperbarui kebijakan berdasarkan umpan balik, yang dilacak di Microsoft Word.Persetujuan dan Publikasi: Penandatanganan akhir melalui Adobe Sign, diikuti dengan publikasi di situs web agensi.Pelaporan Keuangan dalam Keuangan PerusahaanPembuatan Laporan: Laporan dibuat menggunakan Excel dan dibagikan melalui email.Verifikasi Data: Nanonets AI memeriksa silang data keuangan dengan database internal.Ulasan Manajemen: Manajemen senior meninjau dan memberikan umpan balik menggunakan alat kolaboratif.Pemeriksaan Kepatuhan: Pemeriksaan otomatis untuk kepatuhan terhadap peraturan menggunakan LLM khusus.Finalisasi: Laporan ditandatangani secara elektronik dan disimpan di Google Drive untuk pencatatan.Persetujuan Proposal Penelitian pada Institusi AkademikPengajuan Usulan: Peneliti menyampaikan proposal melalui JotForm.Koordinasi Tinjauan Sejawat: Koordinasi otomatis tinjauan sejawat menggunakan Microsoft Project.Integrasi Umpan Balik: Peneliti merevisi proposal berdasarkan komentar rekan.Persetujuan Komite Etika: Proposal diteruskan ke komite etika untuk persetujuan akhir melalui DocuSign.Alokasi Pendanaan: Proposal yang disetujui secara otomatis ditautkan ke sumber pendanaan menggunakan integrasi Nanonets khusus.

Mulailah perjalanan Anda dengan Nanonets dengan menjadwalkan panggilan dengan pakar AI kami. Dapatkan demo dan uji coba yang disesuaikan, dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis Anda. Tim kami akan memandu Anda melalui proses penyiapan, memastikan transisi Anda ke alur kerja otomatis berjalan lancar dan efektif.

Dengan Alur Kerja Nanonets, berdayakan tim Anda untuk fokus pada tugas strategis yang penting. Ucapkan selamat tinggal pada pekerjaan manual yang membosankan dan raih masa depan di mana otomatisasi meningkatkan setiap aspek proses persetujuan dokumen Anda. Mulailah sekarang dan rasakan kekuatan transformatif Alur Kerja Nanonets dalam bisnis Anda.

[Embedded content]

Stempel Waktu:

Lebih dari AI & Pembelajaran Mesin