Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang Pesanan Pembelian

Jika ada satu dokumen yang menjadi acuan bagi departemen pengadaan, kontrol kualitas, administrasi dan keuangan suatu perusahaan, itu adalah Purchase Order – yang paling sering disebut sebagai PO.

Apakah bisnis Anda besar atau kecil, Pesanan Pembelian memainkan peran kunci dalam melacak inventaris Anda, memastikan standar kualitas produk atau layanan Anda dan kemanjuran perencanaan keuangan Anda.

Apa itu Pesanan Pembelian?

Purchasing Order adalah dokumen pengadaan yang diajukan oleh perusahaan dengan rincian barang yang akan dibeli untuk tujuan administrasi, produksi atau layanan. PO berisi rincian tentang jenis dan jumlah produk/layanan yang akan dibeli, spesifikasi teknis, harga, tanggal dan alamat pengiriman, batas waktu untuk kemungkinan pembatalan, syarat pembayaran, dan syarat dan ketentuan lainnya.

Dalam bisnis kecil, PO dimunculkan oleh pemilik bisnis atau CEO. Dalam organisasi besar, pengadaan atau permintaan pembelian biasanya diajukan oleh manajer departemen dan dikirim ke kepala pengadaan atau manajer keuangan perusahaan, yang kemudian membuat Pesanan Pembelian. PO adalah awal dari transaksi antara Pembeli dan Penjual.

Status Hukum Pesanan Pembelian

PO dengan sendirinya hanyalah daftar hal-hal yang harus menyediakan. Namun, ketika Penjual atau Vendor menerima dan menandatanganinya, Pesanan Pembelian menjadi kontrak yang mengikat. Penjual kemudian secara hukum berkewajiban untuk mengirimkan barang-barang yang dibutuhkan oleh Pembeli sesuai dengan pedoman dari Pesanan Pembelian; dan Pembeli terikat untuk menghapus pembayaran sesuai jadwal yang disebutkan. Pesanan Pembelian yang dikonfirmasi adalah sah sejauh dapat digunakan sebagai jaminan oleh lembaga keuangan untuk menyediakan pembiayaan perdagangan untuk bisnis Anda.

---

Ingin mengotomatiskan Proses AP manual Anda? Pesan demo langsung 30 menit untuk melihat bagaimana Nanonets dapat membantu tim Anda mengimplementasikan end-to-end Otomatisasi AP.

Jadwalkan Demo

---

Apa itu Faktur?

Faktur adalah permintaan pembayaran yang diajukan oleh Vendor/Penjual untuk memenuhi PO. Ini adalah tagihan, dan didasarkan pada Pesanan Pembelian dan biasanya berisi nomor PO bersama dengan nomor faktur dan daftar harga yang diperinci. Faktur dibuat sesuai dengan ketentuan pembayaran yang disebutkan dalam Pesanan Pembelian. Jika Pembeli telah melakukan pembayaran di muka, Faktur dinaikkan sebelum barang dikirim; jika tidak, Faktur dikirimkan bersama dengan barang yang dibeli. Pembeli terikat secara hukum untuk melakukan pembayaran sesuai ketentuan Pesanan Pembelian. (Apa itu faktur proforma?)

Misalnya, Bill White, the sumber & pengadaan manajer hotel bintang lima, mendapat permintaan pembelian dari koki toko kue untuk pembuat kerucut wafel, kotak roti, dan cetakan cokelat. Bill White mengisi Pesanan Pembelian dengan spesifikasi yang jelas dari peralatan yang dibutuhkan, tanggal pengiriman dan harga yang diharapkan, dan mengirimkannya ke perusahaan peralatan dapur.  

Perusahaan peralatan dapur menerima PO dan mengkonfirmasi bahwa mereka dapat memenuhi pesanan. Mereka mengirimkan pesanan bersama dengan Faktur ke Bill White. Ketika kiriman tiba, Bill White dan manajer akun hotel melakukan pencocokan 3 arah untuk memverifikasi catatan pengiriman terhadap PO dan Faktur. Setelah verifikasi selesai, manajer akun memproses Faktur untuk pembayaran. Setelah pembayaran dilakukan, Pesanan Pembelian ditandai sebagai ditutup dan Faktur disegel sebagai dibayar.

Pesanan Pembelian vs Faktur

Meskipun Pesanan Pembelian digunakan untuk membuat Faktur, keduanya merupakan dokumen terpisah yang digunakan oleh orang yang berbeda pada tahap yang berbeda dalam proses pembelian. Berikut adalah beberapa perbedaan penting antara keduanya.

Pesanan Pembelian:

– dibuat oleh pembeli sebelum membeli

- mencantumkan detail produk/layanan yang akan dibeli

– memiliki jadwal pembayaran yang diusulkan.

Faktur:

– dimunculkan oleh penjual setelah penjualan (pembelian)

– mengkonfirmasi produk/layanan yang dikirimkan dengan daftar harga yang diperinci

– menentukan jadwal pembayaran dengan tanggal.

---

Siapkan alur kerja AP tanpa sentuh dan merampingkan proses Hutang Usaha dalam hitungan detik. Pesan demo langsung 30 menit sekarang.

Jadwalkan Demo

---

Bagaimana Pesanan Pembelian Bekerja?

Pesanan Pembelian juga merupakan indikasi perkiraan pertumbuhan bisnis Anda. Keputusan tentang apa yang akan dibeli dan berapa jumlahnya didasarkan pada jumlah bisnis yang Anda perkirakan dalam waktu dekat. Setelah kebutuhan ini diidentifikasi, Pesanan Pembelian dapat dibuat dengan spesifikasi produk atau layanan yang dibutuhkan.

Secara bersamaan, vendor/penjual dapat diidentifikasi untuk memenuhi persyaratan dan Pesanan Pembelian dikirimkan kepada mereka untuk disetujui. Penjual meninjau dan mengonfirmasi apakah mereka dapat memenuhi garis waktu dan memenuhi kebutuhan Anda, dan menyetujui Pesanan Pembelian, yang kemudian menjadi mengikat secara hukum.

Oleh karena itu, penjual bertanggung jawab untuk memastikan bahwa produk atau layanan dikirimkan kepada Anda sesuai dengan ketentuan PO. Penjual juga menaikkan Faktur dan pembayaran dilakukan oleh perusahaan Anda sebagaimana disepakati dalam Pesanan Pembelian.

Lacak Pesanan Pembelian Anda untuk Meningkatkan Efisiensi

Pelacakan Pesanan Pembelian atau Pelacakan PO adalah proses pemantauan Pesanan Pembelian Anda dari konsepsi hingga pengiriman akhir. Secara tradisional, setelah PO disetujui, pembeli menghubungi pemasok atau perusahaan pelayaran untuk mengetahui status pengiriman. Teknologi cepat dan efisien telah sepenuhnya menggantikan mode lambat tradisional; dan pengiriman sekarang dapat dilacak setiap langkahnya.

Formulir Pesanan Pembelian elektronik standar telah membuat pemrosesan menjadi cepat, efisien, dan lebih ekonomis. Solusi Pelacakan Cerdas memungkinkan visibilitas dan pelaporan real-time lengkap dari seluruh proses Pesanan Pembelian Anda:

• penyerahan PO
• persetujuan multi-tahap
• pemberitahuan pengiriman terlebih dahulu
• pengiriman
• faktur
• penutupan pembayaran

Pentingnya Pesanan Pembelian untuk Bisnis Anda

Pada tahap awal mungkin lebih mudah bagi Anda untuk mencapai saluran komunikasi yang jelas dengan vendor. Namun, seiring pertumbuhan bisnis, begitu juga persyaratan di berbagai tingkatan dan dengan tim orang yang berbeda. Oleh karena itu, disarankan untuk menerapkan sistem untuk membuat Pesanan Pembelian untuk memastikan bahwa rincian pesanan tidak hilang, pembayaran tidak terlewatkan atau digandakan untuk pesanan yang sama, menghemat waktu dan membuat jejak audit. Pesanan Pembelian yang didokumentasikan dengan benar memberikan riwayat transparan tentang barang apa saja yang dibeli oleh perusahaan Anda, siapa yang membelinya dan kapan, siapa vendor tetapnya, dan berapa banyak modal pembelanjaan yang tersedia pada titik waktu tertentu. Hal ini, pada gilirannya, akan memungkinkan pengelolaan keuangan yang lebih baik.

---

Pesan demo langsung 30 menit ini untuk menjadikannya yang terakhir kalinya Anda harus memasukkan data secara manual dari faktur atau kwitansi ke dalam perangkat lunak ERP.

Jadwalkan Demo

---

Manfaat Mengotomatiskan Proses Pesanan Pembelian Anda

Otomasi Pesanan Pembelian adalah penyederhanaan dari keseluruhan proses pesanan pembelian. Keuntungan terbesar dari Otomatisasi Pesanan Pembelian adalah menghemat waktu dan tenaga. Di organisasi besar, platform otomatisasi memungkinkan anggota tim untuk secara otomatis mengirim permintaan pembelian ke kepala tim untuk evaluasi dan persetujuan. PO kemudian akan dibuat secara otomatis, sehingga menghilangkan kebutuhan akan dokumen, duplikasi entri data pada berbagai tahap persetujuan dan tantangan lain seperti:

---

– kurangnya efisiensi dan akuntabilitas

– kurangnya kontrol proses

– risiko privasi dan keamanan.

Hemat waktu untuk aktivitas bernilai rendah. Meningkatkan efisiensi secara keseluruhan

Apapun ukuran bisnis Anda, manfaat dari Purchase Order Automation sangat banyak. Dengan pemrosesan dan persetujuan real-time, otomatisasi memastikan bahwa aturan dan kontrol dipatuhi, sementara itu meningkatkan efisiensi proses tim Anda dan mengurangi kesalahan manusia sampai batas tertentu. Selain itu, ini memberikan jejak audit penuh, sehingga menghindari kerumitan mencari file kertas yang hilang. Dengan proses yang disederhanakan serta penghematan biaya dan waktu, hadir fleksibilitas, kontrol, dan visibilitas ke dalam proses. Selain itu, platform pembelian otomatis memungkinkan kelancaran pencocokan faktur di departemen AP otomatis.