Bagaimana membangun kasus bisnis untuk mengotomatisasi proses sumber Anda untuk membayar Bagian 4 (Jussi Karjalainen)

Cara membuat kasus bisnis dari bawah ke atas yang digerakkan oleh nilai untuk mengotomatiskan sumber Anda untuk membayar proses yang disetujui. Bagian 4. 

Artikel terakhir saya membahas langkah-langkah impor untuk mengidentifikasi teknologi yang tepat dan merancang peta jalan transformasi yang realistis. Artikel ini akan membahas proses membangun kasus bisnis Anda dari sudut pandang non finansial. Bagian saya berikutnya akan terlihat
di keuangan. Penting untuk diingat bahwa kasus bisnis yang hanya berfokus pada keuangan tingkat tinggi mungkin tidak akan ditandatangani dan disetujui. Di sisi lain, kasus bisnis yang mencakup semua aspek perubahan yang Anda usulkan dan
memberikan penilaian nilai bottom-up jauh lebih mungkin. Penilaian yang kuat juga kemungkinan akan membantu Anda mendorong proyek transformasi selama implementasi.

Bangun kasus bisnis Anda

Pada titik proses ini, Anda akan tahu apa yang ingin Anda lakukan, dengan siapa, dan dalam jangka waktu berapa. Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah menyusun semua yang Anda ketahui ke dalam dokumen kasus bisnis, dan kemudian meminta persetujuan untuk investasi dalam proyek dari Anda.
tim eksekutif dan/atau anggota dewan. Menariknya langkah ini sering dipandang sebagai bagian yang paling menegangkan dari keseluruhan proses. Di mana Anda mulai? Dokumentasi apa yang perlu Anda siapkan? Bagaimana itu akan diterima? Pertanyaan tambahan apa yang akan diajukan eksekutif Anda
bertanya? Apakah Anda memiliki cerita yang cukup menarik? Apakah perubahan yang Anda usulkan akan disetujui?

Terlepas dari fokus dan pentingnya dokumen kasus bisnis, ini biasanya merupakan langkah yang terlalu disederhanakan dan akhirnya berfokus pada angka – alih-alih menjadi penilaian jujur ​​yang umumnya dicari oleh para eksekutif. Kasing bisnis Anda bukan spreadsheet.
Keuangan adalah komponen penting dari kasus bisnis, tetapi bukan satu-satunya komponen.

Kasus bisnis Anda perlu membahas tiga poin menyeluruh untuk disetujui dan membantu Anda mendorong proyek transformasi Anda:   

• Kepercayaan – Anda kasus bisnis harus cukup kuat untuk memastikan eksekutif Anda percaya bahwa Anda tahu apa yang Anda bicarakan 
• Kejujuran - itu harus menjadi penilaian yang jujur ​​​​dari proyek yang diusulkan. Menetapkan komponen yang dapat mempercepat atau memperlambat proyek, dan menentukan asumsi keuangan dan pengiriman proyek yang telah Anda buat 
• Governance – perlu merencanakan jalur yang jelas dengan poin pemantauan dan evaluasi yang kuat yang akan memastikan bahwa proyek memenuhi janjinya. Memiliki rencana yang kuat yang menguraikan metrik 'transformasi' kunci yang perlu dicapai dan apa
  tindakan korektif dapat diterapkan. 

Kasus bisnis Anda harus menyertakan elemen-elemen berikut: 

Penilaian Manajemen Perubahan 

Kasus bisnis apa pun perlu menyertakan penilaian mendetail tentang dampak yang mungkin ditimbulkan oleh proyek Anda terhadap tim Anda. Anda perlu menguraikan 'faktor orang' yang akan mendukung implementasi proyek Anda, sekaligus menghambatnya. Untuk melakukannya
pertimbangkan hal berikut: 

• Budaya dan sistem nilai Anda saat ini 
• Kapasitas bisnis Anda untuk berubah, termasuk berapa banyak perubahan yang sudah berlangsung atau direncanakan 
• Gaya kepemimpinan dan distribusi kekuasaan yang ada di seluruh organisasi 
• Persepsi tentang proyek transformasi dan perubahan sebelumnya 
• Sikap manajemen menengah Anda terhadap perubahan yang diusulkan, karena perubahan tersebut akan menjadi kunci dalam mendorong adopsi pengguna akhir 
• Sponsor eksekutif diperlukan untuk mendorong perubahan di seluruh organisasi 

Selaraskan Rencana Anda dengan Sasaran Strategis yang lebih luas 

Kasus bisnis apa pun perlu menarik garis yang sangat jelas dan jelas dari proyek yang diusulkan ke satu atau lebih tujuan strategis organisasi Anda. Kemudian menautkannya kembali ke transformasi yang akan dihasilkan oleh perubahan yang Anda usulkan. Ini sangat penting untuk mendapatkan
dukungan eksekutif untuk proyek dan mendapatkan persetujuan mereka untuk pengeluaran apa pun. Ini perlu lebih rinci dari sekedar 'X
sejalan dengan Tujuan Y seputar transformasi digital karena ini adalah proyek digital. Jadi, bagaimana Anda mendemonstrasikan tingkat detail yang diperlukan? 

• Tinjau rencana strategis perusahaan dan departemen Anda. Jika mereka tidak ada, temui tim eksekutif senior Anda dan tanyakan tentang prioritas strategis utama mereka. 
• Kemudian identifikasi hasil spesifik dari proyek Anda yang akan mendukung prioritas tersebut.
• Selaraskan metrik kesuksesan Anda dan garis waktu proyek Anda dengan rencana strategis perusahaan dan/atau departemen yang lebih luas. 

Uji temuan Anda dengan beberapa pemangku kepentingan utama untuk memastikannya masuk akal – ini juga membantu menyemai ide proyek Anda dengan pemangku kepentingan tersebut.  

Pahami Risiko 

Risiko adalah bagian yang sangat penting dari setiap proses pengambilan keputusan kasus bisnis, jadi Anda perlu menunjukkan bahwa Anda telah menyelesaikan pekerjaan rumah Anda dan memahami risiko terkait proyek Anda di tiga bidang utama: 

• Risiko proyek - apa risiko yang terlibat dalam pengiriman proyek 
• Risiko kelambanan – apa risiko perusahaan yang terus dihadapi bisnis saat tidak melakukan proyek 
• risiko ROI – apa risiko tidak mencapai pengembalian investasi yang diharapkan. 

Untuk setiap risiko, Anda perlu mengidentifikasi kemungkinan, dampak, peringkat risiko, dan strategi mitigasi serta pemiliknya. Risiko proyek harus berasal dari proses perencanaan proyek Anda, ini biasanya risiko yang disorot dalam kasus bisnis.
Area yang biasanya terlewatkan adalah risiko kelambanan dan risiko ROI. 

Risiko Kelambanan 

Risiko kelambanan mengacu pada risiko perusahaan yang sangat nyata yang dihadapi bisnis ketika mereka mengubah proses pengadaan dan hutang dagang. Setiap bisnis menghadapi risiko ini, pertanyaannya adalah seberapa tinggi risiko tersebut berdasarkan sistem
dan proses yang sudah Anda miliki. Umumnya ada 10 risiko perusahaan di seluruh proses pengadaan dan hutang usaha yang perlu Anda ketahui: 

• Faktur palsu – risiko bahwa Anda akan membayar tagihan yang seharusnya tidak Anda lakukan 
• Ketidakpatuhan Pemasok – hal ini menggabungkan berbagai macam risiko ketidakpatuhan sisi pemasok seputar jenis dokumentasi/proses yang Anda minta mereka pegang. Risikonya di sini adalah Anda mulai bekerja dengan pemasok yang tidak memilikinya
  dokumentasi yang diperlukan tersedia atau dokumentasi pemasok yang ada tidak berlaku lagi. Ini dapat mencakup kepatuhan terhadap: 
  • Persyaratan lingkungan, sosial dan tata kelola (ESG) 
  • Perbudakan modern 
  • Asuransi 
  • Akreditasi Industri 
  • Penilaian industri  
• Faktur duplikat – risiko Anda membayar tagihan yang sama dua kali untuk pemasok. 
• Pemenuhan pajak - risiko bahwa Anda tidak dapat mematuhi pengajuan/undang-undang pajak yang relevan karena masalah dengan data atau proses Anda. 
• Pengeluaran Maverick – risiko bahwa ada pengeluaran perusahaan yang tidak sah untuk barang/jasa. 
• Habiskan persetujuan – risiko bahwa Anda tidak dapat menunjukkan persetujuan pengeluaran perusahaan untuk barang/jasa sesuai dengan kebijakan dan prosedur keuangan Anda. 
• Pengambilan data faktur salah – risiko Anda menangkap data faktur secara tidak benar yang mengakibatkan masalah seputar pembayaran pemasok  
• Konflik kepentingan - risiko bahwa keputusan pembelanjaan perusahaan dibuat tanpa penilaian konflik kepentingan yang jelas (misalnya, kontrak diberikan kepada teman karyawan atau kepentingan bisnis lainnya. 
• Risiko siklus hidup kontrak – risiko ini menggabungkan berbagai macam risiko terkait kontrak termasuk bidang-bidang seperti: 
  • Kesepakatan kontrak yang tidak menguntungkan dan/atau berpotensi merusak tanpa penilaian risiko kontrak yang tepat 
  • Dokumentasi kontrak hilang 
  • Persetujuan kontrak oleh karyawan yang tidak berwenang 
  • Kontrak tanpa sadar akan segera berakhir 
• Merusak hubungan pemasok – risiko ini terkait dengan masalah yang dapat muncul dalam proses pengadaan hingga pembayaran yang dapat merusak hubungan Anda dengan pemasok. Ini dapat mencakup faktor-faktor seperti: 
  • Pembayaran faktur terlambat, tertunda, atau terlewat 
  • Biaya tinggi untuk layanan karena proses tindak lanjut manual 
  • Pesanan terlewatkan atau salah karena proses pemesanan manual 
• Gangguan bisnis – risiko ini berkaitan dengan kemungkinan bahwa pengadaan inti Anda untuk membayar operasi bisnis terganggu karena keluarnya staf kunci yang memegang kunci, pengetahuan proses manual. 

Risiko pada ROI

Jika Anda telah mampu mengikuti proses sampai titik ini, Anda harus memiliki gagasan yang jelas tentang bagaimana dan kapan nilai akan disampaikan melalui proyek yang Anda usulkan, yang semuanya akan ditentukan oleh serangkaian asumsi. Risiko pada ROI adalah risiko dari
asumsi tersebut tidak terpenuhi.

Misalnya, jika Anda menghitung bahwa menurunkan biaya pemrosesan faktur akan didorong oleh penerapan saluran faktur yang lebih otomatis oleh pemasok, apa yang terjadi jika penerapan lebih lambat dari yang diharapkan? Strategi mitigasi apa yang dapat Anda terapkan
untuk memastikan bahwa asumsi yang dekat dengan kenyataan?

Saya merekomendasikan meninjau semua bidang manfaat yang diharapkan:

• Manfaat proses penagihan
• Manfaat Pemrosesan PO
• Manfaat terkait pengadaan
• Manfaat yang terkait dengan orang
• Manfaat terkait efisiensi

Dan kemudian melakukan penilaian risiko berdasarkan area tersebut untuk mengidentifikasi kemungkinan, dampak, dan strategi mitigasi.

Dalam pengalaman kami, mengartikulasikan aspek non-keuangan dari kasus bisnis sangat membantu untuk membangun kepercayaan, menunjukkan keahlian Anda, dan mengarahkan Eksekutif Anda untuk sisi keuangan dari kasus bisnis. Di bagian saya selanjutnya, saya akan melihat menambahkan keuangan utama ini
untuk kasus bisnis Anda.