Faktur‌ Persetujuan‌ Otomasi‌

Pengantar

Departemen Hutang Dagang (AP) di sebagian besar perusahaan memiliki aturan internal untuk manajemen faktur yang mencakup persetujuan. Apa itu persetujuan faktur? Apa itu alur kerja persetujuan faktur manual? Mengapa mengotomatiskan alur kerja persetujuan faktur?

Baca terus untuk memahami proses persetujuan faktur.

---

---

---

Ingin mengotomatiskan Proses AP manual Anda? Pesan demo langsung 30 menit untuk melihat bagaimana Nanonets dapat membantu tim Anda mengimplementasikan end-to-end Otomatisasi AP.

Jadwalkan Demo

---

Pengoperasian departemen Hutang Usaha (AP) dalam bisnis, baik itu berorientasi produk atau layanan, sangat penting untuk produktivitas perusahaan dan untuk pemeliharaan hubungan pemasok yang baik. Departemen AP yang efisien yang menyediakan dukungan keuangan, administrasi, dan administrasi untuk proses pembelian perusahaan, harus memiliki sistem terorganisir yang mengintegrasikan berbagai fungsi proses pengadaan-untuk-bayar yang mencakup manajemen pesanan pembelian, komunikasi vendor, faktur manajemen, pelacakan produk, dan pembayaran.

Manajemen faktur dimulai ketika faktur diterima oleh perusahaan dan diakhiri dengan pembayaran faktur, adalah salah satu fungsi terpenting dari departemen AP perusahaan. Sesederhana kedengarannya, manajemen faktur bukanlah, atau tidak seharusnya, proses dua langkah dari 'menerima faktur, membayar faktur.' Ini terutama berlaku untuk perusahaan yang melakukan banyak pembelian dan menghasilkan banyak faktur. Protokol pengelolaan faktur yang baik harus melibatkan verifikasi keabsahan semua faktur dan persetujuan bertingkat sebelum dapat diproses untuk pembayaran.

Alur kerja persetujuan faktur

Alur kerja persetujuan faktur adalah serangkaian langkah dalam proses pengadaan hingga pembayaran yang dilakukan untuk memastikan bahwa faktur yang diterima oleh perusahaan adalah sah dan sesuai dengan pesanan yang dibuat. Persetujuan faktur melibatkan beberapa tingkat pemeriksaan oleh personel yang bertanggung jawab atas pesanan pembelian dan/atau vendor. Setiap perusahaan dapat memiliki alur kerja persetujuannya sendiri yang unik

Alur kerja persetujuan faktur tipikal terdiri dari langkah-langkah berikut:

Faktur tiba di perusahaan. Faktur mungkin dalam bentuk hard copy, atau lampiran PDF atau bentuk lebih lanjut dari faktur digital, yang harus diajukan di bagian yang sesuai untuk diproses.

• Validasi faktur: Setelah diajukan, faktur ditautkan ke dokumen lain yang terkait dengan transaksi tertentu seperti permintaan pembelian, pesanan pembelian, kutipan dari vendor, komunikasi lain dari vendor, dll. Ini biasanya disebut sebagai "pencocokan tiga arah" , tiga dokumen yang harus dicocokkan adalah Pesanan Pembelian, Faktur, dan Tanda terima pengiriman, tetapi pencocokan juga dapat mencakup dokumen lain. Faktor lain yang perlu dipertimbangkan untuk validasi meliputi:
  Apakah syarat pembayaran cocok?
  Apakah sudah termasuk diskon yang dijanjikan?
  Apakah faktur telah dikodekan ke akun pengeluaran yang sesuai?
  Apakah ada masalah kinerja setelah tanda terima yang menjamin pemotongan pembayaran?
• Pengecualian faktur: Pengecualian muncul ketika faktur memiliki informasi yang tidak lengkap atau salah. Faktur dialihkan ke karyawan yang sesuai untuk melacak dan memperbaiki kesalahan. Ini diikuti oleh penerbitan ulang faktur, verifikasi ulang, dan pencocokan jika terjadi koreksi kesalahan, atau investigasi penipuan dalam kasus pengecualian yang belum terselesaikan.
• Persetujuan: Setelah diverifikasi, faktur dialihkan ke personel di berbagai tingkatan tergantung pada kebijakan perusahaan. Jumlah dan sifat persetujuan bervariasi antara perusahaan, departemen, jenis produk dan jumlah faktur. Sebagai contoh, departemen pembelian mungkin harus menyetujui faktur untuk mengkonfirmasi keakuratan penagihan vendor sebelum pembayaran dapat diproses. Beberapa perusahaan memerlukan jumlah faktur yang lebih tinggi dari ambang batas untuk meminta persetujuan tambahan dari manajer atau CFO.
• Pembayaran: Faktur memasuki antrian pembayaran setelah semua persetujuan diperoleh.

Banyak perusahaan kecil dan menengah terus memiliki alur kerja persetujuan faktur manual. Ini mungkin melibatkan tindakan yang belum sempurna seperti memiliki dokumen pengolah kata ala SOP, dengan langkah-langkah yang digambarkan dan distribusi dokumen ke berbagai peserta alur kerja untuk digunakan sebagai panduan. Seperti yang bisa dibayangkan, ini adalah proses yang tidak terorganisir yang mengharuskan peserta untuk terus mengacu pada dokumen mengikuti langkah-langkah, yang dapat menyebabkan kesalahan.

Di banyak perusahaan kecil bahkan tidak ada SOP seperti itu dan hanya ada prosedur umum yang disampaikan dari mulut ke mulut ke berbagai peserta, yang merupakan resep bencana ketika perusahaan mengalami perubahan dalam bentuk apa pun, baik itu meningkatkan atau mengubah basis karyawannya.

---

Siapkan alur kerja AP tanpa sentuh dan merampingkan proses Hutang Usaha dalam hitungan detik. Pesan demo langsung 30 menit sekarang.

Jadwalkan Demo

---

Masalah dengan alur kerja persetujuan faktur manual

Beberapa tantangan khusus dari alur kerja persetujuan faktur manual adalah:

• Kesalahan: Kesalahan manusia karena terlalu banyak bekerja atau hanya pengawasan dapat menyebabkan pembayaran ganda, pembayaran kurang, pembayaran tertunda atau pembayaran yang terlewat, yang semuanya dapat menghabiskan lebih banyak uang dan waktu bagi perusahaan.
• Dokumen-dokumen yang hilang: Dokumen dapat mengakibatkan salah penempatan dan hilangnya dokumen penting seperti faktur. Hal ini dapat menyebabkan sejumlah besar masalah di seluruh siklus hutang akuntansi, dimulai dengan gesekan dengan vendor hingga operasi yang tertunda.
• Pemborosan usaha manusia: Proses persetujuan manual menyia-nyiakan upaya manusia yang dapat digunakan secara lebih konstruktif dalam kegiatan yang lebih produktif.
• Waktu tunda: Ketika beberapa persetujuan diperlukan agar faktur disetujui, dan ketika perusahaan menangani beberapa faktur selama hari kerjanya, hanya memperoleh persetujuan sebelum memproses faktur dapat memakan waktu. Hingga 20% faktur secara teratur berisi informasi yang salah atau tidak lengkap, dan alur kerja persetujuan faktur manual mengakibatkan departemen AP menghabiskan 25% waktunya untuk menyelesaikan masalah dan melacak informasi yang hilang.
• Pembayaran Tertunda: Keterlambatan dalam mendapatkan persetujuan pada gilirannya dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran, yang mungkin, seperti disebutkan sebelumnya, merugikan perusahaan. Di AS, $3 triliun terkait dengan keterlambatan pembayaran di antara usaha kecil pada tahun 2019, yang menyebabkan jeda perekrutan, batas pembelian inventaris, dan pengurangan jam kerja karyawan untuk memenuhi kebutuhan. Penundaan juga dapat menjadi bola salju menjadi keterlambatan penerimaan barang pesanan, peringkat kredit yang buruk, hubungan yang buruk dengan vendor dan biaya/denda.
• Opacity jalur faktur: Sulit atau bahkan tidak mungkin untuk melacak status faktur di jalur validasi dan persetujuannya, yang membuat pemeriksaan ulang dan perencanaan ke depan menjadi sulit.
• Kerentanan penipuan: Penipuan faktur mungkin penipuan pihak ketiga, kesalahan pengisian tenaga kerja, pembayaran duplikat karena penundaan, atau internal. Proses persetujuan yang kedap air diperlukan untuk mencegah penipuan. Ini terutama benar selama masa krisis. Sebagai contoh, pandemi Covid-19 dilaporkan meningkatkan insiden penipuan faktur pada tahun 2020. Penipuan faktur dapat bermanifestasi sebagai volume faktur yang tidak normal, tidak dapat dipertanggungjawabkannya barang versus faktur, perbedaan antara PO dan faktur, dan perilaku karyawan yang meragukan. Ini tidak dapat dideteksi secara manual, terutama ketika volume bisnis tinggi.

Otomatisasi alur kerja persetujuan faktur

Otomatisasi persetujuan faktur dapat membantu memudahkan proses dan menghemat waktu. Beberapa keuntungan dari otomatisasi persetujuan faktur adalah:

• Validasi lebih cepat: Ini mungkin manfaat paling penting dari otomatisasi. Perbandingan otomatis faktur dengan dokumen terkait lainnya dapat menghilangkan penundaan waktu yang terkait dengan pencocokan tiga arah manual karena semua dokumen yang terkait dengan satu transaksi disimpan secara digital di tempat yang sama dan dapat dengan mudah dibandingkan baik secara visual maupun melalui perangkat lunak berbasis AI. Alur kerja persetujuan faktur otomatis dapat diintegrasikan dengan database dan sistem akuntansi lainnya untuk pencocokan otomatis tanpa campur tangan manusia.
• Persetujuan lebih cepat: Pemberitahuan dan pengingat otomatis dapat menghilangkan penundaan dalam persetujuan faktur. Integrasi tanda tangan elektronik dan formulir digital dapat memungkinkan persetujuan saat bepergian dari peserta proses yang berbeda sehingga ketidakhadiran fisik dari kantor tidak akan menunda proses persetujuan.
• Penghematan biaya: Laporan tahun 2018 oleh Levvel (sebelumnya Paystream Advisors) menunjukkan bahwa kehilangan diskon (44%), keterlambatan pembayaran (39%), dan pembayaran duplikat (29%) adalah penyebab utama pemrosesan faktur kekhawatiran dalam bisnis, dan ketiganya dapat diatasi dengan menggunakan otomatisasi.
• Akuntabilitas: Pelacakan otomatis transaksi secara real-time memungkinkan visibilitas status faktur dalam rantai persetujuan. Dimasukkannya kontinjensi dan pengingat ke dalam alur kerja dapat menghilangkan hambatan dan memungkinkan transparansi untuk persetujuan yang lebih cepat. Otomatisasi proses persetujuan juga menciptakan jejak audit yang menunjukkan berbagai tingkat persetujuan yang telah diselesaikan dan tingkat yang belum.
• Keamanan dokumen: Digitalisasi semua dokumen sebagai bagian dari alur kerja persetujuan faktur otomatis dapat mencegah hilangnya dokumen yang umumnya terkait dengan pemindahan dokumen secara fisik di sekitar perusahaan untuk validasi dan persetujuan. Otomatisasi memungkinkan integrasi alur kerja dengan sistem manajemen dokumen perusahaan dan alat pembukuan lainnya untuk pembaruan otomatis dan pengarsipan catatan.
• Kepatuhan terhadap peraturan: Alur kerja persetujuan faktur otomatis memungkinkan akses mudah ke semua data yang relevan selama audit, yang memudahkan kepatuhan terhadap peraturan.
• Intelijen bisnis yang lebih baik: Alur kerja persetujuan faktur otomatis dapat memungkinkan akses dan penilaian yang mudah atas data pembelian dan pengeluaran, sehingga memungkinkan mekanisme pelaporan dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Manajemen dan hubungan vendor yang lebih baik: Organisasi sistematis dari proses persetujuan faktur dapat membantu dalam manajemen vendor yang lebih baik dan menghindari keterlambatan pembayaran dapat menguntungkan hubungan vendor.
• Penghapusan penipuan: Otomatisasi alur kerja persetujuan faktur dapat menghilangkan penipuan dengan mengizinkan pemeriksaan di seluruh alur kerja dan meningkatkan visibilitas. Penyimpangan dapat ditandai secara otomatis selama pertandingan tiga arah otomatis dan verifikasi tanda tangan elektronik dapat mencegah penipuan internal dan eksternal dan kerugian terkait.

---

Pesan demo langsung 30 menit ini untuk menjadikannya yang terakhir kalinya Anda harus memasukkan data secara manual dari faktur atau kwitansi ke dalam perangkat lunak ERP.

Jadwalkan Demo

---

Proses persetujuan faktur yang sepenuhnya otomatis

• Digitalisasi faktur: Faktur dalam berbagai format harus terlebih dahulu didigitalkan ke dalam format standar. Karena setiap faktur menyimpan data kunci yang digunakan dalam perencanaan sumber daya akuntansi, dan pengambilan keputusan dalam bisnis, akurasi dalam ekstraksi data sangat penting. Data yang dibaca dari faktur biasanya kemudian ditransfer ke ERP, akuntansi, atau platform analitik data yang digunakan oleh perusahaan untuk diproses selanjutnya.
• Validasi otomatis: Pencocokan tiga arah otomatis dapat menangkap data terkait dari faktur, PO, dan tanda terima dan memprosesnya secara otomatis dengan cara yang meniru pikiran manusia. Di antaranya, pemrosesan yang diaktifkan AI juga dapat membandingkan dan mencocokkan catatan dan membuat keputusan seperti meneruskan transaksi, menandai kesalahan, atau mengajukan pengecualian.
• Penanganan pengecualian otomatis: Ketika kesalahan ditandai atau pengecualian dimunculkan, faktur segera dialihkan ke personel yang tepat yang dapat memperbaiki kesalahan tersebut. Hal ini dapat mengurangi waktu tunda yang terkait dengan penanganan kesalahan manual.
• Persetujuan otomatis: Setelah pencocokan dan validasi, faktur secara otomatis dikirimkan ke personel yang sesuai untuk disetujui. Penerapan tanda tangan digital dan persetujuan dalam bentuk digital dapat mencegah keterlambatan.
• Proses pembayaran: Setelah disetujui, sistem otomatis meneruskan faktur ke tim keuangan untuk diproses pembayaran setelah transaksi ditutup dan data diarsipkan.

Perusahaan yang berusaha untuk mengadopsi sistem alur kerja persetujuan faktur otomatis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut dalam memilih alat untuk itu:

• Infrastruktur dan sumber daya TI yang diperlukan untuk mendukung perangkat lunak
• Komitmen keuangan yang terlibat dalam menyiapkan dan menjalankan sistem
• Integrasi dengan sistem lain dalam perusahaan
• Tingkat otomatisasi dan intervensi manusia yang diperlukan/mungkin dalam bisnis
• Ketersediaan pengetahuan dalam perusahaan dan dukungan pelanggan dari pembuat perangkat lunak
• Tingkat keamanan data yang diperlukan
• Tingkat akses – ini akan menentukan di mana data akan disimpan – di mesin lokal, server pusat, atau cloud.

Nanonet untuk persetujuan faktur otomatis

Mesin Nanonets OCR berbasis AI dapat membantu Anda mengotomatiskan pemrosesan faktur dan menjadikannya proses yang tidak merepotkan. Ini mendukung berbagai jenis file dan menangani faktur terstruktur dan tidak terstruktur. Faktur OCR API Nanonets dapat membantu meminimalkan tugas manual entri data ke perangkat lunak akuntansi Anda.

Data dapat diunggah secara otomatis, dianotasi, dan model dilatih untuk memprediksi tanpa satu baris kode, mengkhawatirkan GPU, atau menemukan arsitektur yang tepat untuk model pembelajaran mendalam Anda. Anda juga dapat memperoleh respons JSON dari setiap prediksi untuk mengintegrasikannya dengan sistem Anda sendiri dan membangun aplikasi yang didukung pembelajaran mesin yang dibangun di atas algoritme canggih dan infrastruktur yang kuat untuk manajemen dan persetujuan faktur.

Teknologi Nanonets mendukung integrasi dengan sistem lain seperti integrasi ke database Mysql, QuickBooks, atau Salesforce dan merupakan platform agnostik. Nanonets akurat dan terukur, menghemat waktu dan uang untuk departemen AP Anda dan membebani proses persetujuan faktur Anda sehingga memperkuat hubungan vendor.

Bergabunglah dengan liga lebih dari 20,000 bisnis di 4 benua dalam menggunakan Nanonets untuk operasi manajemen faktur Anda.

---

Ingin mengotomatiskan proses Persetujuan Faktur? Berikan Nanonet™ putaran untuk akurasi yang lebih tinggi, fleksibilitas yang lebih besar, pasca-pemrosesan, dan serangkaian integrasi yang luas dengan Sistem Akuntansi, ERP & lainnya!

---

Kesimpulan

Keuntungan digitalisasi aspek keuangan operasional perusahaan semakin diakui oleh dunia usaha. Ini mengharuskan penerapan otomatisasi dalam struktur alur kerja. Otomatisasi alur kerja persetujuan faktur dapat membantu perusahaan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk aktivitas biasa seperti manajemen faktur manual dan alih-alih berfokus pada kompetensi inti mereka untuk meningkatkan laba dan tetap kompetitif.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• Platoblockchain. Intelijen Metaverse Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/