Microsoft 365 vs Google Workspace: Mana yang Lebih Baik? (Lukas Watts)

Microsoft Office dulunya adalah satu-satunya perangkat lunak perkantoran yang penting (setidaknya di dunia bisnis). Kini, Microsoft berupaya untuk mengesampingkan perangkat lunak perkantoran tradisionalnya dan beralih ke perangkat lunak perkantorannya yang berorientasi cloud, Microsoft 365. Hal ini pada gilirannya menghadapi tantangan
persaingan serius dari Google Workspace.

Jika Anda memilih di antara mereka, inilah yang perlu Anda ketahui.

Keamanan dan privasi 

Ini dimasukkan ke dalam Microsoft 365 dan Google Workspace. Opsi keamanan pasti yang Anda dapatkan bergantung pada paket harga Anda. Hal ini karena mencerminkan antisipasi kebutuhan pengguna pada rencana harga tersebut. Misalnya, orang-orang dengan paket harga yang lebih tinggi
kemungkinan besar memiliki lebih banyak pengguna sehingga memerlukan alat pengelolaan pengguna yang lebih canggih. Kedua opsi tersebut juga mematuhi GDPR. 

Struktur harga 

Baik Microsoft 365 dan Google Workspace dikirimkan sebagai layanan, bukan pembelian satu kali. Ini berarti bahwa Anda membayar biaya berulang. Ini didasarkan pada jumlah pengguna yang Anda miliki dan layanan yang Anda butuhkan. 

Detail dari apa yang termasuk dalam setiap paket dapat dan memang berubah, meskipun tidak terlalu sering. Jika perubahan pada paket Anda membuat Anda dirugikan, Anda dapat beralih ke paket lain. Secara teknis, hal ini tidak terlalu sulit. Dengan demikian, ternyata tidak
sesuatu yang ingin Anda lakukan secara teratur juga. Namun, Anda perlu memikirkan dampaknya terhadap pengalaman pengguna.  

Bagaimana layanan diakses 

Microsoft 365 masih berbasis klien desktop. Ini dapat diinstal pada perangkat yang menjalankan versi Windows, macOS, iOS, dan Android saat ini. Ia juga memiliki antarmuka web yang dapat diakses melalui semua browser saat ini. Namun saat ini, fungsinya
aplikasi online lebih terbatas dibandingkan fungsi klien desktop.  

Sebaliknya, Google Workspace berbasis web secara default. Artinya, ini berfungsi di perangkat apa pun yang dapat menjalankan browser dan online. Jika Anda ingin bekerja secara offline, Anda dapat melakukannya di Google Chrome dan Microsoft Edge. Anda juga dapat menginstal klien lokal di Android
dan perangkat iOS. 

Fungsi inti 

Pada tingkat tinggi, Microsoft 365 dan Google Workspace sebenarnya identik. Microsoft menetapkan standar untuk perangkat lunak perkantoran. Google hanya menirunya. Misalnya, Microsoft punya Word, Google punya Docs. Microsoft punya Excel, Google punya Spreadsheet. Microsoft
memiliki PowerPoint, Google memiliki Slide dan sebagainya. 

Namun, setelah Anda mendalami lebih dalam, Anda akan melihat perbedaan antara kedua penawaran tersebut. Perbedaan ini biasanya mencerminkan fakta bahwa Microsoft 365 dan Google Workspace memiliki prioritas yang berbeda. Microsoft 365 biasanya memprioritaskan fungsionalitas
kemudahan penggunaan. Google Workspace melakukan hal sebaliknya.  

Microsoft Outlook versus Google Gmail 

Ini adalah salah satu area di mana fungsi kedua opsi tersebut hampir identik. Namun, ada satu perbedaan utama di antara keduanya. Outlook mendukung folder. Gmail tidak. Terlebih lagi, itu mungkin tidak akan terjadi. Ini bukanlah sebuah kekhilafan. Itu merupakan
keputusan desain yang dibuat Google saat peluncuran Gmail. 

Keputusan untuk tidak mendukung folder merupakan hal yang kontroversial pada saat itu. Bahkan sekarang, ada orang yang tidak menyukainya dan karenanya lebih memilih Outlook (dan alternatifnya seperti Thunderbird). Namun secara keseluruhan, Google tampaknya telah menegaskan maksudnya. Sistem pelabelannya adalah
pada dasarnya setara dengan hashtag yang sekarang menguasai internet. 

Outlook dan Gmail memiliki antarmuka yang sangat berbeda sehingga tampilan dan nuansanya sangat berbeda. Bisa dibilang, tidak ada yang lebih baik dari yang lain. Yang mana yang Anda sukai tergantung selera pribadi Anda. Gmail terintegrasi secara asli dengan perangkat Android dan Chromebook. Keduanya
Namun Outlook dan Gmail dapat digunakan di berbagai perangkat, termasuk perangkat iOS. 

Kalender Outlook versus Kalender Google 

Dari segi fungsionalitas, kedua opsi tersebut kurang lebih sama. Mereka hanya menggunakan terminologi yang berbeda. Namun, ada satu perbedaan yang mungkin penting. Google Kalender menawarkan izin berbagi dan melihat yang jauh lebih terperinci daripada Kalender Outlook.
Hal ini mempermudah penyesuaian kepemilikan partisipasi dan kehadiran di acara. 

Juga, fakta bahwa Kalender Google terintegrasi secara native dengan Android dan ChromeOS, bisa dibilang memberikan keunggulan. Perangkat Android sudah banyak digunakan dalam bisnis. Chromebook semakin populer. 

Microsoft Word versus Google Documents 

Mungkin adil untuk menggambarkan Word sebagai versi Microsoft Publisher yang ramping dan lebih ramah pengguna. Jika Anda secara teratur perlu membuat dokumen yang mengesankan, Word membuat prosesnya relatif mudah. 

Google Documents memiliki rangkaian alat kreatif yang jauh lebih terbatas. Namun, ini memberikan antarmuka yang lebih sederhana dan lebih bersih sehingga membuatnya lebih mudah digunakan. Google Docs juga memiliki dukungan yang jauh lebih baik untuk kerja kolaboratif daripada Microsoft Word saat ini. 

Untuk kelengkapan, jika Anda hanya sesekali perlu membuat dokumen dengan format kaya, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan Google Docs plus Canva. Canva tersedia dalam versi gratis dan berbayar. Bahkan versi gratisnya memiliki banyak fungsi. 

Microsoft Excel versus Google Spreadsheet 

Saat ini, pengguna tugas berat hampir pasti akan melihat Microsoft Excel sebagai satu-satunya pilihan yang layak. Terlebih lagi, hal ini sepertinya tidak akan berubah. Microsoft Excel sangat ditujukan untuk pengguna tingkat lanjut seperti profesional keuangan. Hal ini terkenal sulit
untuk orang lain. 

Google Spreadsheet adalah kebalikannya. Ini dirancang untuk menjadi alat sederhana bagi orang biasa untuk membuat spreadsheet sederhana. Ini juga dirancang untuk mendukung kerja kolaboratif. Artinya, Google Spreadsheet sangat bagus jika Anda menggunakan spreadsheet untuk pelacakan
perhitungan. Pengguna dapat mengakses dan memperbaruinya dengan mudah dan cepat. 

Microsoft PowerPoint versus Google Slide 

Jika ide presentasi Anda yang hebat adalah multimedia dan transisi, maka Microsoft PowerPoint mungkin adalah alat untuk Anda. Itu membuat menambahkan bagan, grafik, tabel, dan apa pun yang jauh lebih mudah daripada dengan Google Slides.  

Di sisi lain, presenter yang menekankan visual yang mengesankan daripada konten yang bermakna adalah salah satu alasan mengapa ungkapan “kematian oleh PowerPoint” diciptakan. Fakta bahwa Google Slides memiliki pilihan visual yang lebih terbatas berpotensi dianggap sebagai a
manfaat. 

Pertama, ini berarti Google Slides lebih mudah dipelajari. Kedua, mendorong presenter untuk fokus pada pesan inti mereka dan keterampilan presentasi mereka sendiri. Sebagai bonus, Google Slides jauh lebih diarahkan pada kerja kolaboratif daripada Microsoft PowerPoint.