Pesanan Penjualan vs Faktur: Perbedaan utama, Peran & Jenis

Melacak penjualan dari awal hingga akhir membantu bisnis mempertahankan tingkat inventaris yang tepat, menerapkan taktik arus kas terbaik, dan memastikan pelanggan menerima produk yang tepat. Karena sebagian besar bisnis memantau beberapa penjualan sekaligus, menyimpan catatan akurat dari setiap langkah di sepanjang prosesnya sangatlah penting.

Terlepas dari jenis bisnis, industri yang beroperasi, atau bahkan wilayah, bisnis mengandalkan pesanan penjualan dan faktur untuk memastikan setiap penjualan dilaksanakan dengan benar, pembayaran diterima, dan jejak kertas tersedia. Namun, pesanan penjualan dan faktur bukanlah hal yang sama; pada kenyataannya, mereka digunakan untuk tujuan yang sama sekali berbeda. Keduanya sama-sama penting, namun memahami perbedaan antara pesanan penjualan dan faktur akan membantu memastikan bahwa bisnis Anda mendapatkan manfaat dari keduanya. 

Pada tingkat tinggi, pesanan penjualan didahulukan. Ini adalah dokumen yang dibuat ketika pelanggan menyatakan keinginan untuk membeli sesuatu dan bekerja dengan tim penjualan Anda untuk menyetujui jadwal pengiriman barang atau jasa yang termasuk dalam pesanan penjualan. Setelah pesanan dikirim, tim piutang Anda akan mengirimkan faktur kepada pelanggan untuk menagih dana yang terutang untuk pesanan tersebut.

Apa pun proses penjualan Anda, kemungkinan besar dimulai dengan pesanan penjualan dan diakhiri dengan faktur pembayaran.

Apa itu Pesanan Penjualan?

Jika Anda seorang vendor atau penjual, maka tim Anda akan membuat pesanan penjualan setelah pelanggan menyatakan minatnya untuk melakukan pembelian. Biasanya seorang pelanggan menyatakan minatnya melalui a pesanan pembelian. Pesanan penjualan mengonfirmasi penerimaan pesanan, menyelesaikan rinciannya, dan berfungsi sebagai dokumen sumber untuk tim penjualan internal dan sistem pelacakan penjualan saat menyelesaikan setiap penjualan.

Pesanan penjualan memerlukan informasi terperinci, jadi jika Anda belum memiliki semua informasi pelanggan yang diperlukan, tim Anda mungkin memerlukan masukan dari pelanggan yang memesan untuk mengisi pesanan penjualan. Informasi yang disertakan dalam pesanan penjualan adalah: 

• Nama perusahaan Anda
• Informasi kontak perusahaan Anda
• Informasi pelanggan (nama, informasi penagihan, alamat)
• Deskripsi produk atau jasa yang dijual
• Jumlah barang atau jasa yang termasuk dalam penjualan
• Harga barang atau jasa
• Biaya pengiriman, pengiriman, dan pajak
• Total biaya pesanan

Ada beberapa jenis pesanan penjualan yang mungkin digunakan bisnis Anda. Bergantung pada situasi atau lanskap penjualan, banyak bisnis menggunakan keempat hal berikut secara rutin:

Pesanan Penjualan Tunai

Ketika pelanggan memesan, mengambil produk, dan membayar tunai, pesanan penjualan tunai digunakan. Karena pelanggan membayar tunai, tidak ada piutang entri yang terkait dengan transaksi. Pembelian pelanggan berdampak langsung pada rekening kas Anda dan pengiriman segera dilakukan.

Pesanan Penjualan Terburu-buru

Jika pelanggan meminta jadwal pengiriman yang sangat cepat, pesanan penjualan yang terburu-buru akan digunakan secara internal. Tim penjualan Anda dapat menandai jenis pesanan penjualan ini sebagai prioritas utama untuk memastikan pesanan tersebut diselesaikan tepat waktu. Pelanggan dapat mengambil barang atau membayar ekstra agar barang dapat diantar dengan cepat, tergantung pada keadaan. Setelah produk dikirimkan, tim AR Anda akan mengirimkan invoice kepada pelanggan untuk menagih pembayaran.

Perjanjian Penjadwalan

Dalam situasi di mana pelanggan meminta produk dalam jumlah tertentu untuk dikirim pada tanggal yang berbeda, perjanjian penjadwalan dapat menjadi alat yang hebat untuk menjaga setiap pengiriman tetap lancar. Jika pelanggan menginginkan 10 widget dalam seminggu, 5 dalam dua minggu, dan 7 dalam tiga minggu, semua transaksi tersebut dapat dilakukan dalam satu perjanjian penjadwalan yang kemudian diperbarui setelah pengiriman. 

Pesanan Penjualan Pihak Ketiga

Dalam beberapa kasus, terutama untuk usaha kecil, pesanan penjualan pihak ketiga digunakan ketika bisnis Anda tidak mengirimkan barang atau jasa langsung ke pelanggan. Sebaliknya, Anda mengirimkannya ke pihak ketiga penjaja yang kemudian menyelesaikan tahap pengiriman terakhir ke pelanggan.

Apa itu Faktur?

Ketika vendor atau penjual menyelesaikan pesanan penjualan dan mengirimkan produk yang disepakati, mereka kemudian akan menghasilkan faktur dan mengirimkannya ke pelanggan untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang diserahkan. Salah satu langkah terakhir dalam proses penjualan, mengirimkan faktur memulai pembayaran pelanggan dan pengumpulan uang tunai, dua komponen penting untuk menjaga bisnis Anda tetap sehat. Saat ini, faktur biasanya dikirim secara elektronik dan melalui telepon e-faktur.

Faktur akan memiliki sebagian besar informasi yang sama dengan pesanan penjualan, namun juga mencakup hal berikut: 

· Syarat pembayaran
·  Diskon pembayaran awal
· Nomor PO
· Nomor faktur
·  Biaya keterlambatan pembayaran
·  Informasi pembayaran untuk ACH, kabel, atau pembayaran EDI

Sama seperti beberapa pesanan penjualan yang digunakan dalam situasi berbeda, jenis faktur yang berbeda juga sering digunakan dalam transaksi bisnis.

Faktur Proforma

Biasanya, faktur dianggap sebagai permintaan pembayaran kontraktual, namun a faktur pro forma tidak memiliki kegunaan yang sama. Ini digunakan ketika faktur komersial tidak tersedia dan dapat dianggap sebagai “pra-faktur.” Ini masih berisi rincian biaya, namun lebih merupakan perkiraan yang dapat digunakan pelanggan sebagai referensi.

Saat mengekspor barang ke Amerika Serikat, Bea Cukai AS memerlukan faktur pro forma untuk dilampirkan pada pesanan sehingga jelas apa yang dikirim lintas negara. 

Faktur Sementara

Jika ada proyek besar atau pesanan multi-bagian yang perlu dipecah menjadi beberapa pembayaran atau tahapan, faktur sementara akan berguna. Daripada menunggu hingga akhir proyek untuk mengirimkan satu faktur besar, faktur sementara dapat digunakan untuk mengumpulkan pembayaran tambahan di sepanjang proses. Di sisi penjual, faktur sementara membantu meringankan tantangan arus kas, dan di sisi pembeli, faktur membagi pembayaran menjadi jumlah yang lebih mudah dikelola. Ini adalah kebalikan dari kelambu beberapa faktur menjadi satu pembayaran.

Faktur Akhir

Jenis faktur yang paling umum digunakan adalah faktur akhir. Ini cenderung menjadi salah satu jenis faktur yang paling sederhana menyelesaikan faktur, menjadikannya standar bagi sebagian besar bisnis. Mereka dikirim ke pelanggan setelah barang atau jasa dikirimkan.

Pesanan Penjualan vs. Faktur: Perbedaannya

Untuk memastikan perbedaan antara “pesanan penjualan” dan “faktur” jelas, kami telah menyusun daftar beberapa perbedaan terpenting antara keduanya. Bisnis mengandalkan kedua dokumen ini untuk melakukan transaksi penjualan rutin, namun tujuannya berbeda-beda.

Pesanan penjualan vs. faktur mudah dibedakan jika Anda mempertimbangkan faktor-faktor di bawah ini:

Waktu Penciptaan

Pesanan penjualan memulai proses penjualan; itulah yang membuat tim pemenuhan Anda tahu untuk mulai menyiapkan barang atau jasa untuk pengiriman. Kemudian, di akhir proses penjualan, setelah pengiriman selesai, faktur akan dikirimkan ke pelanggan.

Tujuan Dokumen

Saat melihat faktur vs. pesanan penjualan, penting untuk mempertimbangkan tujuan setiap dokumen. Pesanan penjualan lebih bersifat internal, memberi tahu tim Anda bahwa pesanan telah dimulai dan tindakan diperlukan. Sebaliknya, faktur bersifat eksternal. Ini dikirim ke pelanggan sebagai permintaan pembayaran formal. Jika tanggal jatuh tempo faktur tidak dipenuhi, biaya keterlambatan atau denda lainnya dapat dikenakan kepada pelanggan.

Informasi Terdaftar

Meskipun perbedaan antara pesanan penjualan dan faktur lebih terletak pada kapan dan bagaimana setiap dokumen digunakan, terdapat sedikit variasi mengenai informasi yang dikandung masing-masing dokumen. Keduanya berisi informasi seperti nama pelanggan dan informasi kontak, jumlah dan harga produk yang dibeli, serta informasi vendor, namun faktur akan menyertakan detail tambahan. Rincian ini mungkin berupa tarif denda keterlambatan, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan banyak lagi. Lihat daftar kami di atas untuk rincian yang tepat tentang apa yang ada di masing-masing daftar. 

Implikasi Akuntansi

Pesanan penjualan biasanya tidak akan dilihat atau disentuh oleh tim akuntansi Anda. Kecuali jika mereka ingin mencocokkan pesanan penjualan dengan faktur tertentu, mereka tidak akan bergantung pada pesanan penjualan. Sebaliknya, faktur adalah bagian penting dari dokumentasi akuntansi. Mereka diperlukan untuk memberikan jejak audit yang akurat dan memastikan entri sudah benar.

Kesimpulan

Mungkin mudah untuk melihat artikel yang membahas perbedaan antara pesanan penjualan dan faktur dan berpikir bahwa dampaknya dapat diabaikan. Namun sebaliknya, memahami tujuan dasar dokumen bisnis utama akan membantu bisnis Anda berjalan lebih efisien, mengurangi potensi kesalahan pemenuhan dan akuntansi, dan menciptakan proses internal dengan checks and balances yang tepat untuk melindungi bisnis Anda dari risiko.

Pada akhirnya, tim Anda akan membutuhkan pesanan penjualan dan faktur, tetapi cara tim yang berbeda menggunakannya akan berbeda-beda. Tim penjualan Anda memerlukan pesanan penjualan untuk memastikan pengiriman diselesaikan sesuai janji, tetapi pakar piutang akan menjalankan dan menjalankan faktur setiap hari. Dibutuhkan tim-tim ini untuk bekerja secara terpadu dan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka agar bisnis Anda dapat mencapai potensi maksimalnya. 

Memahami pesanan penjualan vs. faktur mungkin tidak tampak seperti prioritas kepemimpinan yang strategis, namun bagi banyak orang di organisasi Anda, tidak ada yang lebih penting. Jika Anda siap untuk mengambil manajemen pesanan penjualan Anda dan pemrosesan faktur ke tingkat berikutnya, berinvestasi pada otomatisasi yang tepat perangkat lunak pengolah faktur - Suka Nanonet – dapat membuat perbedaan dunia.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/