Keadaan Manajemen Proyek dan Masa Depan dengan Kecerdasan Buatan

Keadaan Manajemen Proyek dan Masa Depan dengan Kecerdasan Buatan

Stempel Waktu: 9 November 2023 2
The State of Project Management and What the Future Holds with Artificial Intelligence PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.

Manajemen proyek siap untuk (r)evolusi seiring dengan semakin banyaknya teknologi canggih yang mengintegrasikan kecerdasan buatan (AI) yang diterapkan di lapangan. Memahami potensi perubahan paradigma yang didukung AI ini sangat penting jika lembaga keuangan ingin melindungi dan meningkatkan keunggulan kompetitif mereka serta membuka nilai baru. 

Sudah diperkirakan itu
$48 triliun dihabiskan untuk proyek-proyek baru di seluruh dunia setiap tahunnya – namun hanya sekitar 35% dari proyek-proyek tersebut yang akan memberikan hasil yang sukses. Tingkat kegagalan yang tinggi ini sebagian besar disebabkan oleh kurangnya aplikasi dan teknologi yang tersedia saat ini dan digunakan untuk mengelola proyek, dengan spreadhead, slide, dan aplikasi kurang canggih lainnya yang terus digunakan secara luas.

Seperti halnya banyak bidang jasa keuangan, kami melihat ruang ini siap untuk berevolusi berkat teknologi canggih yang didukung AI. Organisasi memiliki peluang untuk memperoleh berbagai manfaat dengan mempersiapkan orang-orang dan manajer proyek masa depan dan menanamkan alat-alat modern ini dalam proses manajemen proyek. Mengingat bahwa mencapai peningkatan terkecil dalam keberhasilan proyek akan menghasilkan nilai dan manfaat yang cukup besar, jelas bahwa gangguan yang disebabkan oleh AI memiliki potensi keuntungan yang signifikan.

Hingga saat ini, modernisasi manajemen proyek masih belum ada, dan fitur-fitur cerdas masih sangat kurang – meskipun banyak teknologi inti untuk manajemen proyek sudah tersedia atau dengan cepat menjadi tersedia. Namun tantangannya adalah seberapa cepat teknologi yang mengintegrasikan AI dapat diterapkan secara efektif pada manajemen proyek.

Apa itu Kecerdasan Buatan dalam Manajemen Proyek?
Dalam konteks manajemen proyek, AI dapat dilihat sebagai alat canggih yang mampu mengatur, mengawasi, dan menyelesaikan tugas dan proses proyek. Teknologi ini serba guna, dan dapat diintegrasikan ke dalam sebagian besar, jika tidak semua, proses manajemen proyek untuk melengkapi aktivitas manual, sehingga meningkatkan efisiensi dan efektivitas proyek secara keseluruhan.

AI dalam manajemen proyek pada dasarnya adalah
suatu bentuk otomatisasi tingkat lanjut digunakan untuk melaksanakan dan menyelesaikan tugas administratif yang berulang tanpa atau dengan sedikit keterlibatan manusia dalam waktu singkat. Namun, hal ini juga dapat menganalisis kumpulan data proyek yang luas untuk memberdayakan pemangku kepentingan proyek dalam membuat keputusan yang jauh lebih baik dan memberikan hasil proyek yang lebih baik dengan memanfaatkan wawasan berbasis data.

AI Generatif dan bagian dari Model Bahasa Besar (LLM) – yang paling terkenal adalah ChatGPT – dapat digunakan di berbagai bidang seperti pembuatan dan analisis dokumen perencanaan dan manajemen proyek yang cerdas dan spesifik organisasi (jadwal tingkat tinggi, piagam, dll.) dan
mengaktifkan penggunaan Asisten Proyek Virtual (chatbots). 

Bidang Manajemen Proyek yang Paling Terkena Dampak AI
Alat AI tingkat lanjut berpotensi memainkan peran penting dalam meningkatkan banyak aspek manajemen proyek dalam waktu dekat, dengan banyak alat yang sudah tersedia bagi para praktisi. Seperti disebutkan sebelumnya, penerapan alat dan teknologi AI dalam manajemen proyek
dapat meringankan beban tugas yang berulang dan membosankan, sekaligus menyederhanakan proses dan mendorong konektivitas tim yang lebih baik serta meningkatkan kolaborasi di berbagai lokasi geografis untuk mencapai produktivitas maksimum.

Ada berbagai bidang di mana
AI diperkirakan akan berdampak pada manajemen proyek, yang menurut kami paling signifikan adalah sebagai berikut:

Asisten Virtual untuk Proyek
Penerapan dan penggunaan Asisten Virtual untuk proyek akan menjadi praktik umum dalam manajemen proyek. Melalui kemampuan Asisten Proyek Virtual ini untuk belajar dari data historis dan memahami konteks proyek secara keseluruhan, mereka akan mampu memberikan respons dan informasi spesifik proyek yang berharga (teks/suara).

Dukungan PMO
Optimalisasi dan perampingan PMO adalah bidang lain yang akan mendapat manfaat dari transformasi AI dan penerapan alat yang lebih cerdas. Perbaikan akan terlihat pada pemantauan kemajuan proyek, antisipasi awal permasalahan proyek, pelaporan proyek, pemantauan kepatuhan, dan otomatisasi lainnya.

Prioritas dan Seleksi Proyek yang Lebih Baik
Prioritas dan pemilihan proyek adalah bidang penting lainnya yang akan ditingkatkan secara signifikan. Melalui pendeteksian pola, dan penggunaan data proyek yang tersedia, AI dan ML dapat membuat prediksi jauh lebih akurat dibandingkan manusia. Hasilnya, proyek-proyek yang memiliki peluang keberhasilan lebih tinggi dapat diprioritaskan dan dilaksanakan, sehingga menurunkan risiko terhadap bisnis. Intinya, memastikan bahwa nilai yang lebih besar terwujud dengan menghilangkan atau meminimalkan bias manusia dalam pemilihan dan penentuan prioritas proyek.

Fasilitasi Perencanaan dan Pelaporan Proyek yang lebih baik
Dengan meningkatnya kemampuan untuk menggunakan ML dan pemrosesan bahasa alami, dalam waktu dekat AI dapat dimanfaatkan untuk mencapai perencanaan proyek dan definisi cakupan yang lebih baik melalui otomatisasi analisis cerita pengguna yang melelahkan, dan sebagai hasilnya, dengan cepat mengungkap segala inkonsistensi dan penyimpangan. Potensi masalah dapat dengan cepat diatasi dan diperbaiki, pada tahap perencanaan awal. AI juga dapat membantu secara efektif untuk memfasilitasi penjadwalan dengan lebih baik dan mempersiapkan rencana proyek/sumber daya. Yang terakhir, pelaporan otomatis (status/slippage proyek, pelacakan manfaat) dapat dihasilkan dengan data real-time, untuk menggantikan aktivitas manual padat karya yang sayangnya menghasilkan laporan yang sering ketinggalan zaman.

Pengujian perangkat lunak dan sistem
Salah satu bidang yang paling terkena dampak dan akan menghasilkan manfaat besar setelah alat AI diterapkan pada manajemen proyek adalah pengujian perangkat lunak dan sistem. Pengujian perangkat lunak dan sistem otomatis yang diterapkan secara luas akan memungkinkan deteksi dini terhadap cacat dan potensi solusi koreksi mandiri, sehingga mengurangi aktivitas pengujian manual dan pengerjaan ulang yang memakan banyak waktu, yang pada akhirnya menghasilkan peningkatan penyampaian nilai yang berkelanjutan.

Final Thoughts
Mempercepat penerapan dan adopsi AI dalam manajemen proyek tampaknya menjadi sebuah kebutuhan dan bukan sebuah pilihan. AI akan mengganggu fungsi ini, dan cara pengelolaan proyek akan mengalami revolusi. Terlalu banyak manfaat yang belum terealisasi karena rendahnya tingkat keberhasilan proyek. Pada saat yang sama, sumber daya proyek kewalahan, dan AI berpotensi membantu meringankan beban tersebut, sehingga memberi ruang bagi kreativitas baru.

Berdasarkan bukti yang ada saat ini, AI yang canggih dapat memainkan peran penting bagi pengambil keputusan dan pemangku kepentingan dalam memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dengan menganalisis data secara real-time. AI dapat memberikan manfaat dalam mengatasi kendala-kendala yang ada dalam manajemen proyek (Biaya, Waktu, Cakupan, Kualitas, Manfaat, dan Risiko) – melalui otomatisasi yang didukung AI,
wawasan waktu nyata, penghematan biaya, dan pengurangan risiko, tingkat keberhasilan proyek yang lebih tinggi dapat dicapai, dan manfaat lain serta peningkatan nilai dapat diperoleh organisasi.

Manajemen senior perlu menyadari bahwa adopsi AI yang lebih luas akan mengubah peran pemimpin dan manajer proyek, seiring dengan semakin cepatnya peralihan ke otomatisasi yang lebih besar. Kemampuan AI untuk menghilangkan beban tugas-tugas sehari-hari berarti para pemimpin proyek akan memiliki peningkatan kapasitas untuk fokus pada tujuan strategis organisasi dan secara lebih efektif mewujudkan nilai dan manfaat sejalan dengan tujuan tersebut.

Seiring dengan semakin banyaknya penerapan dan integrasi AI dalam fungsi manajemen proyek, para pemimpin dan manajer proyek di masa depan perlu menunjukkan tingkat pemikiran strategis dan ketajaman bisnis yang lebih tinggi – dan pemahaman yang lebih kuat tentang alat dan teknologi AI baru.

Stempel Waktu:

Lebih dari Fintextra