Apa itu Outsourcing Hutang Usaha?

Bisnis yang berkembang harus memelihara hubungan dengan banyak pemasok dan vendor. Vendor dengan standar/prosedur faktur yang berbeda cenderung membuat proses utang usaha cukup rumit. Pengalihdayaan hutang dagang dapat membantu memperlancar proses AP sambil memastikan bahwa pembayaran ke vendor diselesaikan secara efisien.

Tentang Hutang Usaha

Akun hutang mengacu pada jangka pendek Kewajiban yang dikeluarkan oleh perusahaan melalui pembelian barang atau jasa dari pemasok/vendor secara kredit. Itu proses hutang dagang sangat penting bagi perusahaan karena melacak tagihan atau faktur masuk yang harus dibersihkan secara teratur.

Organisasi yang ingin mengurangi beban pada proses AP mereka dan menjaga kelancaran arus bisnis dapat menggunakan layanan an Akun hutang perusahaan outsourcing.

Apa itu Outsourcing Hutang Usaha

Pengalihdayaan hutang usaha adalah proses mempekerjakan penyedia layanan khusus yang dapat mengambil alih beberapa fungsi AP yang sulit ditangani oleh bisnis secara internal.

Perusahaan outsourcing hutang usaha dilengkapi dengan keterampilan, alat, dan teknologi yang diperlukan untuk berintegrasi dengan proses AP organisasi yang ada.

Organisasi yang berurusan dengan data keuangan sensitif mungkin ragu untuk menggunakan vendor pihak ketiga untuk proses AP mereka. Oleh karena itu mereka mungkin ingin mempertimbangkan AP Automation sebagai gantinya.

---

Ingin membangun kustom Anda Automated invoice processing workflow? Pergilah ke Nanonet dan mulai gratis! Otomatiskan pembayaran faktur dengan AI.

---

Pengalihdayaan AP vs Otomatisasi AP

AP Outsourcing melibatkan penyerahan proses hutang ke penyedia bisnis pihak ketiga. Ini berarti bahwa Anda menggunakan layanan hutang usaha dari entitas eksternal untuk melakukan transaksi bisnis Anda. Otomasi AP, sebagai perbandingan, adalah adopsi/integrasi dari suatu perangkat lunak AP untuk mengekstrak, memvalidasi, dan menyetujui proses hutang dagang.

Mengalihdayakan proses hutang dagang Anda dapat membantu merampingkan pembayaran dan menghemat tenaga, waktu, dan kesalahan. Mengadopsi perangkat lunak otomatisasi AP dapat membuat Anda lebih mengontrol pengambilan data faktur, keamanan, dan bantuan dalam analisis data yang lebih baik untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Tapi itu melibatkan pengeluaran biaya lain seperti investasi dalam perangkat lunak dan mengalokasikan waktu untuk melatih karyawan menggunakan perangkat lunak.

Memilih antara outsourcing hutang atau otomatisasi sepenuhnya tergantung pada ukuran dan sifat bisnis. Sementara otomatisasi AP akan membuat proses AP internal lebih mudah, outsourcing akan ideal untuk bisnis yang ingin mengurangi beban kerja AP-nya.

Untuk saat ini, mari kita fokus pada keuntungan dan kerugian dari outsourcing hutang dagang.

Manfaat Outsourcing Hutang Usaha

Outsourcing hutang usaha bisa sangat menguntungkan bagi bisnis. Penyedia outsourcing yang terampil dapat membuat proses AP perusahaan lebih efisien; sehingga meningkatkan arus kas. Dengan demikian, pemasok dan vendor dapat memperoleh manfaat dari pembayaran tepat waktu.

Berikut adalah beberapa cara di mana perusahaan dapat mengambil manfaat dari outsourcing proses AP mereka:

1. Pengurangan Biaya

Mengalihdayakan proses hutang dagang Anda mungkin hemat biaya untuk bisnis. Proses AP internal memerlukan perekrutan orang, investasi dalam materi pelatihan, dan peralatan/perangkat lunak yang bisa sangat mahal untuk bisnis. Pengalihdayaan dapat membantu menghindari biaya tambahan ini dan tetap menjadi ramah anggaran karena Anda membayar penyedia berdasarkan per faktur.

2. Diskon Pembayaran Dini

Pengalihdayaan hutang usaha dapat meningkatkan efisiensi proses AP Anda dengan merampingkan faktur dan pembayaran vendor. Ini dapat membantu menghindari pembayaran ganda atau faktur yang terlewat. Karena semuanya sudah tertata, Anda juga bisa melakukan pelunasan awal tagihan vendor untuk mendapatkan diskon yang lebih baik.

3. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Mengalihdayakan proses AP Anda dapat membantu pemrosesan faktur yang lebih cepat. Perusahaan yang menawarkan layanan hutang usaha hanya fokus pada proses AP Anda; menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan akurat. Selain itu, dengan proses AP yang ditangani, karyawan Anda dapat fokus pada tugas yang bernilai lebih tinggi dengan peningkatan efisiensi yang mengarah pada produktivitas yang lebih baik secara keseluruhan.

4. Kesalahan Lebih Rendah dan Mitigasi Penipuan Lebih Baik

Selain penyederhanaan invoice, perusahaan outsourcing account payable juga mengurangi terjadinya kesalahan pada invoice. Dengan menjalankan pemeriksaan & validasi yang tepat, mereka dapat mengidentifikasi kesalahan dalam faktur dan mencegah pembayaran yang salah. Penggunaan pakar AP dan teknologi canggih membantu mereka mengidentifikasi risiko dan mengurangi kejadian penipuan.

5. Sumber Daya Terampil & Teknologi Terbaru

Perusahaan outsourcing hutang usaha menggunakan profesional yang akrab dengan alat atau perangkat lunak terbaru untuk mengoptimalkan proses AP. Ini berarti bisnis Anda didukung oleh teknologi terbaru dan alat presisi tinggi tanpa Anda harus berinvestasi di dalamnya.

6. Pelacakan Konstan

Banyak perusahaan outsourcing hutang dagang bekerja di luar lokasi tetapi menggunakan teknologi modern yang dapat dilacak di setiap langkah. Dengan pelacakan otomatis, bisnis dapat memperoleh akses dan informasi waktu nyata tentang proses hutang akun mereka.

7. Tidak Ada Kekurangan Tenaga Kerja

Proses AP, jika terganggu karena ketidakhadiran karyawan, dapat berlipat ganda dan membebani bisnis. Penyedia outsourcing memiliki tenaga kerja yang memadai (dan tim cadangan) untuk masuk dan mengelola proses AP Anda.

Kelemahan dari Outsourcing Hutang Usaha

Meskipun outsourcing hutang dagang Anda mungkin tampak bebas masalah, ada beberapa masalah yang masih dapat dihadapi bisnis dengan outsourcing. Tercantum di bawah ini adalah beberapa kerugian yang dapat timbul dengan AP outsourcing.

1. Validasi kesalahan

Perusahaan outsourcing mungkin tidak selalu transparan dalam menangani proses AP Anda. Meski menggunakan teknologi modern, kesalahan tetap saja terjadi. Kesalahan ini mungkin sering luput dari perhatian. Selain itu, perubahan dalam proses Anda mungkin tidak sepenuhnya diterapkan oleh perusahaan outsourcing yang menangani proses AP Anda, yang mengakibatkan lebih banyak kesalahan atau pengerjaan ulang.

2. Lebih Sedikit Kontrol Proses

Setiap perusahaan yang berurusan dengan praktik terbaik hutang dagang in-house terikat untuk memiliki kontrol yang lebih besar atas prosesnya. Keadaan darurat dapat diprioritaskan dan ditangani langsung dengan persetujuan langsung. Dengan penyedia pihak ketiga, Anda harus bermain dengan syarat dan waktu mereka. Mereka mungkin terletak jauh dan kurangnya transparansi dalam proses dapat menjadi masalah serius.

3. Masalah dengan Duplikasi

Banyak perusahaan outsourcing hutang akun membebankan biaya per-faktur. Oleh karena itu, jika bisnis Anda berbagi faktur duplikat, Anda juga harus membayarnya. Jika penyedia outsourcing tidak memiliki fasilitas untuk mendeteksi faktur duplikat, maka bisnis akan mengeluarkan biaya lebih dari yang diperlukan.

4. Kurang Fleksibel

Perusahaan outsourcing hutang usaha dapat memiliki syarat dan ketentuan tertentu yang mungkin tidak membuat pekerjaan menjadi fleksibel untuk bisnis Anda. Jika kontrak dengan vendor tidak mencakup pengecualian dalam pemrosesan, maka bisnis Anda harus menanganinya secara terpisah. Hal ini dapat mengakibatkan lebih banyak kerumitan, pengerjaan ulang & ketidaknyamanan.

5. Ketergantungan Lebih

Mampu menyerahkan tanggung jawab AP yang penting mungkin baik tetapi ada biayanya. Faktanya adalah Anda menjadi sangat bergantung pada penyedia outsourcing untuk layanan hutang yang melibatkan transaksi penting. Jadi jika penyedia menghadapi tantangan seperti pelanggaran keamanan atau bahkan kebangkrutan, maka proses perusahaan Anda bisa terhenti secara tiba-tiba.

6. Masalah Privasi dan Keamanan

Bisnis harus ingat bahwa mereka kehilangan privasi saat mereka membocorkan informasi keuangan dan menyediakan akses ke data sensitif saat memilih untuk mengalihdayakan proses AP.

Biasanya, pihak ketiga tersebut menggunakan server internal dan penyimpanan cloud untuk menyimpan data sensitif. Meskipun berfungsi sebagai akses terpusat untuk kedua pihak yang terlibat, data tersebut juga rentan terhadap potensi pelanggaran keamanan dan peretasan.

Mengevaluasi Penyedia Outsourcing Hutang Usaha

Bagaimana Anda dapat memilih jenis layanan outsourcing hutang usaha yang tepat untuk mendapatkan manfaat yang diperlukan? Berikut adalah beberapa panduan yang dapat Anda ikuti untuk memilih penyedia outsourcing hutang akun yang tepat:

• Teliti Perusahaan Outsourcing AP: Ini adalah praktik yang baik untuk meneliti perusahaan outsourcing AP sebelum bermitra dengan mereka. Informasi melalui testimonial, ulasan pengguna, atau umpan balik dapat menyoroti riwayat kinerja vendor. Melihat proyek sebelumnya dapat memberikan wawasan tentang bagaimana mereka menangani klien, proses mereka, dll.
• Diskusikan Secara Internal: Diskusi internal dengan manajemen & staf, sebelum menyerahkan proses AP ke penyedia outsourcing, dapat membantu mendapatkan kejelasan tentang persyaratan yang harus dipenuhi dan tantangan yang mungkin muncul. Efisiensi meningkat dan kesalahan berkurang ketika perusahaan, vendornya, dan penyedia outsourcing semuanya berada di halaman yang sama.
• Periksa Tindakan Privasi dan Keamanan: Perusahaan outsourcing AP bahkan dapat berlokasi di negara lain. Sebelum membiarkan perusahaan outsourcing mengambil alih kendali proses AP Anda, periksa langkah-langkah keamanan mereka dan bagaimana mereka menjaga privasi data keuangan Anda. Ini dapat membantu menilai risiko yang terlibat dan langkah-langkah keamanan yang ada untuk mencegah pelanggaran keamanan.

Layanan Outsourcing Hutang Usaha

Hutang akun outsourcing telah menjadi praktik bisnis yang populer bagi banyak perusahaan yang tidak memiliki kemampuan dan sarana untuk menangani proses AP mereka yang berkembang. Banyak perusahaan outsourcing jauh dan luas tersedia untuk menawarkan banyak layanan.

Proses AP paling umum yang di-outsource adalah pesanan pembelian or pencocokan faktur (0r 3 cara pencocokan), otomatisasi faktur, resolusi perbedaan, dan administrasi AP. Sebuah bisnis dapat memilih apa yang ingin dialihdayakan tergantung pada besarnya pekerjaan dan anggaran yang terlibat.

Kesimpulan

Outsourcing hutang usaha adalah solusi praktis bagi perusahaan untuk membuat proses AP mereka efisien & hemat biaya. Semakin banyak bisnis bergantung pada perusahaan outsourcing AP untuk mendesain ulang dan merampingkan proses AP mereka meskipun ada sedikit masalah di sepanjang jalan. Mempekerjakan, otomatisasi, atau outsourcing adalah pilihan bisnis yang dapat dibuat tergantung pada sarana, waktu, dan kemampuan mereka untuk memastikan proses AP yang lebih lancar dan efisiensi bisnis yang lebih baik.