Apa itu manajemen alur kerja dokumen?

Lanskap bisnis modern dicirikan oleh banyaknya informasi dan dokumen yang harus dihadapi organisasi. Produksi global, penangkapan, penyalinan, dan konsumsi data dari berbagai dokumen telah mengalami pertumbuhan eksponensial. Pada tahun 2020, total data yang dihasilkan mencapai perkiraan 64.2 zettabytes. Proyeksi menunjukkan bahwa tren ini akan berlanjut, dengan pembuatan data global diproyeksikan melebihi 180 zettabytes pada tahun 2025.

Biaya dan kerumitan yang terkait dengan pencatatan telah lama menjadi tantangan bagi bisnis, dengan industri yang diatur secara ketat menghadapi beban yang lebih besar. Munculnya dokumen elektronik telah membantu memecahkan masalah terkait penyimpanan fisik, akses, dan pengambilan. Namun, perencanaan yang matang diperlukan untuk mencegah hilangnya atau tidak dapat diaksesnya dokumen elektronik. Untungnya, perangkat lunak alur kerja dokumen tingkat lanjut telah dikembangkan untuk menangani dokumen elektronik sepanjang siklus hidupnya.

Prosedur manajemen alur kerja dokumen ada di sebagian besar perusahaan, tetapi formalitasnya bervariasi. Mereka memandu penyimpanan, berbagi, penghapusan, pengeditan, kategorisasi, dan pengelolaan dokumen secara keseluruhan dalam urutan metodis dan logis. Ini mencakup aspek-aspek penting seperti pembuatan dokumen, pengambilan, permintaan dan persetujuan, berbagi file, pelacakan dan pelaporan, dan penghapusan dokumen.

Artikel ini mengeksplorasi pentingnya manajemen alur kerja dokumen dan menyoroti komponen utama dari alur kerja yang efektif. Dengan memahami manfaat dan praktik terbaik, organisasi dapat mengoptimalkan prosesnya, meningkatkan produktivitas, dan memastikan akses tanpa batas ke informasi penting.

Apa itu manajemen alur kerja dokumen?

Manajemen alur kerja dokumen adalah sistem yang digunakan untuk menangkap, menghasilkan, melacak, mengedit, menyetujui, menyimpan, mengambil, menyimpan, dan menghancurkan dokumen yang terkait dengan proses bisnis. Kepentingannya terletak pada pengurangan dokumen, meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, produktivitas, dan meningkatkan kepuasan karyawan dan pelanggan. Dokumen seperti pesanan pembelian, faktur, permintaan liburan, bukti pengiriman, penggajian, dan lainnya diteruskan antar departemen, membutuhkan persetujuan atau perubahan pada setiap tahap, dan pengelolaan alur kerja dokumen sangat penting untuk kelancaran fungsi perusahaan.

Manajemen alur kerja dokumen mencakup beberapa tahapan utama pemrosesan dokumen:

• Pembuatan dokumen: Menghasilkan dokumen baru seperti laporan, proposal, dan kontrak.
• Peninjauan dan persetujuan: Melakukan tinjauan menyeluruh, menetapkan tugas, berbagi umpan balik, dan mengelola kontrol versi.
• Distribusi: Mendistribusikan dokumen yang disetujui kepada pemangku kepentingan terkait, termasuk anggota tim, mitra, dan pelanggan.
• penyimpanan: Menyimpan dokumen dengan aman dengan cara yang terorganisir dan mudah diakses, biasanya dalam sistem manajemen dokumen.

Ada dua tipe utama alur kerja dokumen: berurutan dan paralel. Dalam alur kerja berurutan, dokumen menjalani proses peninjauan dan persetujuan langkah demi langkah yang melibatkan satu pemberi persetujuan pada setiap tahap. Alur kerja paralel, di sisi lain, melibatkan banyak pemberi persetujuan secara bersamaan, memungkinkan umpan balik kolaboratif tanpa menunggu persetujuan individu.

Alur kerja dokumen dapat bervariasi secara signifikan di seluruh departemen dalam suatu organisasi. Penerapan sistem manajemen alur kerja dokumen membantu membuat model, mengontrol, memantau, dan mengoptimalkan alur kerja ini dan langkah-langkahnya masing-masing. Perangkat lunak alur kerja dokumen yang kuat terus menganalisis alur kerja untuk memastikan efisiensi dan efektivitas

. Memilih jenis alur kerja yang sesuai bergantung pada faktor-faktor seperti kerumitan proses peninjauan dan garis waktu penyelesaian.

Manajemen alur kerja dokumen sangat penting di hampir semua industri, beberapa di antaranya adalah:

• Manajemen Dokumen SDM: Dengan perangkat lunak alur kerja dokumen, departemen SDM dapat secara efisien menangani resume, perjanjian kerja, dan dokumen terkait karyawan lainnya. Solusi ini menyediakan repositori yang aman, kontrol akses yang ketat, pemantauan kepatuhan, dan manajemen tugas yang disederhanakan.
• Manajemen Dokumen Hutang: Penanganan faktur secara manual dapat menyebabkan penundaan dan rusaknya hubungan. Solusi manajemen alur kerja dokumen mengotomatiskan alur kerja hutang dagang, memastikan perutean yang efisien, penyimpanan terpusat, pelacakan mudah, dan pemrosesan pembayaran tepat waktu.
• Manajemen kontrak: Manajemen kontrak yang kompleks menjadi lebih efisien dengan perangkat lunak alur kerja dokumen. Mereka menyediakan penanganan dokumen terpusat, kontrol versi, pemberitahuan yang dipersonalisasi, dan proses peninjauan dan persetujuan yang disederhanakan, mengurangi upaya manual dan meminimalkan kesalahan.
• Manajemen aset: Perangkat lunak manajemen alur kerja dokumen tidak terbatas pada catatan digital. Mereka berfungsi sebagai solusi ideal untuk melacak aset fisik, seperti perangkat keras, armada kendaraan, atau nomor seri, dan memberikan pengingat untuk pemeriksaan atau peninjauan. Klien kami menggunakan perangkat lunak alur kerja dokumen untuk melacak berbagai item, mulai dari kata sandi dan jadwal penanaman benih hingga pengujian laboratorium.
• Manajemen Rekam Kesehatan: Otomatisasi alur kerja dokumen memainkan peran penting dalam industri perawatan kesehatan, yang dikenal sangat bergantung pada dokumentasi. Dengan meningkatnya permintaan untuk merampingkan proses dan mengurangi biaya terkait kertas, para pemimpin layanan kesehatan secara aktif mencari solusi inovatif untuk otomatisasi alur kerja. Pertumbuhan eksponensial dokumen dalam perawatan kesehatan menyebabkan tantangan seperti penundaan penggantian, kehilangan dokumen, risiko kepatuhan HIPAA, penggunaan ruang file yang tidak efisien, dan biaya tambahan untuk penyalinan, faks, dan kurir. Menerapkan otomatisasi alur kerja dokumen mengatasi masalah ini dengan mendigitalkan dan mengotomatiskan tugas terkait dokumen. Ini menghilangkan penanganan manual, mengurangi kesalahan, memastikan kepatuhan dengan peraturan HIPAA, dan meningkatkan efisiensi operasional. Dengan menerapkan otomatisasi alur kerja dokumen, organisasi layanan kesehatan dapat meningkatkan perawatan pasien, meningkatkan produktivitas, dan mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif.
• Manajemen Data Keuangan: Otomatisasi alur kerja dokumen sangat penting dalam industri seperti perbankan, asuransi, dan organisasi sirip lainnya. Tanpa manajemen alur kerja dokumen yang efisien, menangani dokumen perusahaan menjadi beban, yang menyebabkan rendahnya moral dan produktivitas karyawan. Industri-industri ini menghadapi tantangan di berbagai bidang seperti dokumentasi KYC, orientasi pelanggan, pemrosesan pinjaman, dan penanganan dokumen pelanggan. Mengotomatiskan proses ini meningkatkan efisiensi, mengurangi upaya manual, dan meningkatkan produktivitas tim.

Manfaat manajemen alur kerja dokumen

Menerapkan sistem manajemen alur kerja dokumen menawarkan banyak manfaat bagi bisnis. Dengan mengevaluasi metode penyimpanan dan akses dokumen Anda saat ini, mempertimbangkan potensi risiko dan konsekuensi kesalahan penanganan dokumen, dan mengenali keuntungan manajemen dokumen yang efisien, Anda dapat menentukan apakah manajemen alur kerja dokumen adalah solusi yang tepat untuk organisasi Anda. Mulai dari penyederhanaan proses dan peningkatan efisiensi hingga peningkatan keamanan, kepatuhan, kolaborasi, dan pemulihan bencana, manajemen alur kerja dokumen dapat merevolusi cara bisnis Anda menangani dokumennya.

Berikut adalah manfaat utama mengadopsi sistem manajemen alur kerja dokumen untuk bisnis Anda:

1. Mengurangi Ruang Penyimpanan: Sistem manajemen alur kerja dokumen elektronik menghilangkan kebutuhan akan penyimpanan fisik, mengurangi biaya yang terkait dengan lemari arsip dan tempat penyimpanan. Dokumen dapat disimpan secara digital, membebaskan ruang kantor yang berharga atau memanfaatkan opsi penyimpanan di luar kantor yang lebih murah.
2. Keamanan yang Ditingkatkan: Manajemen alur kerja dokumen memberikan kontrol yang lebih baik atas dokumen sensitif, yang memungkinkan akses dikelola pada tingkat terperinci. Jejak audit melacak tampilan dokumen, waktu akses, dan modifikasi, meningkatkan keamanan dokumen. Dokumen yang dikelola juga dapat diberi tag untuk peringatan otomatis.
3. Peningkatan Kepatuhan terhadap Peraturan: Persyaratan kepatuhan bisa rumit, tetapi manajemen alur kerja dokumen mengurangi risiko ketidakpatuhan. Jadwal penyimpanan catatan otomatis dan klasifikasi serta penyimpanan dokumen yang lebih mudah membantu memenuhi pedoman keamanan dan privasi yang ketat.
4. Pengambilan Dokumen Lebih Mudah: Mencari dan mengambil dokumen memakan waktu dan mahal. Alat manajemen alur kerja dokumen yang baik memungkinkan pengambilan dokumen yang cepat dan efisien, mengurangi biaya tenaga kerja yang terkait dengan pencarian, pengarsipan, dan pembuatan ulang dokumen yang hilang. Integrasi dengan aplikasi bisnis meningkatkan akses ke informasi penting, dan akses dokumen jarak jauh dimungkinkan dengan koneksi internet.
5. Kolaborasi yang Lebih Baik: Solusi manajemen alur kerja dokumen tingkat lanjut memfasilitasi akses mudah ke dokumen dan data serta mendorong kolaborasi. Dokumen dari berbagai sumber dapat diakses dari berbagai lokasi, memungkinkan berbagi tanpa hambatan melalui jaringan atau melalui email. Solusi manajemen memberikan visibilitas ke dalam proses bisnis dan mendukung pemantauan alur kerja. Akses pengguna eksternal yang sah dapat diberikan dan dipantau.
6. Alokasi Tugas yang Efisien: Melalui penggunaan aturan substitusi, tugas tertentu dapat secara otomatis diberikan kepada kelompok individu berdasarkan ketersediaan dan kapasitasnya. Ini memungkinkan alokasi tugas yang lancar dan memastikan bahwa alur kerja berkembang dengan lancar bahkan tanpa adanya karyawan tertentu. Manajer juga dapat memantau secara dekat kemajuan alur kerja dokumen, memastikan penyelesaian tepat waktu dan kepatuhan terhadap proses yang telah ditetapkan. Sistem manajemen alur kerja dokumen memberdayakan organisasi untuk merampingkan proses terkait dokumen mereka dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
7. Pencadangan dan Pemulihan Bencana yang Lebih Baik: Solusi manajemen alur kerja dokumen sering kali menyertakan cadangan dokumen dan data serta rencana pemulihan bencana, dan melindungi dokumen dari bencana fisik. Pengarsipan digital memastikan keamanan dokumen, sementara kemampuan pelacakan dokumen mengurangi kemungkinan kehilangan atau salah pengarsipan.
8. Peningkatan Produktivitas: Manajemen alur kerja dokumen menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas. Pengambilan dokumen yang lebih cepat meningkatkan moral staf dan meningkatkan kepuasan klien. Skalabilitas memungkinkan sistem untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis. Selain itu, manfaat tak berwujud meliputi fleksibilitas, daya saing, hubungan klien yang lebih baik, dan ketenangan pikiran.

Manajemen alur kerja dokumen otomatis dengan Nanonets

Perangkat lunak manajemen alur kerja dokumen memungkinkan bisnis untuk menyederhanakan manajemen konten dan merampingkan proses bisnis mereka secara keseluruhan. Untuk tetap kompetitif dan meningkatkan produktivitas, bermitra dengan penyedia layanan terkelola yang andal untuk menerapkan solusi Manajemen Konten Perusahaan yang hemat biaya dengan perangkat lunak manajemen alur kerja dokumen yang komprehensif sangat disarankan. Sistem yang disesuaikan tersebut memungkinkan bisnis untuk mengoptimalkan proses mereka, memastikan mereka tetap kompetitif dan menguntungkan dalam lanskap bisnis yang bergerak cepat saat ini.

Nanonets, teknologi Optical Character Recognition (OCR) berkemampuan AI, menawarkan peluang bisnis untuk mengotomatisasi alur kerja manajemen dokumen mereka secara efektif. Melalui kemampuannya yang canggih, Nanonets dapat merevolusi berbagai aspek pengelolaan dokumen, termasuk:

1. Aktivitas Berulang: Nanonet menyederhanakan aktivitas berulang seperti entri data dari dokumen dengan mengotomatiskan pengambilan data dan menyederhanakan proses pengambilan dalam alur kerja. Ini membebaskan waktu berharga yang dapat didedikasikan untuk tugas yang lebih produktif, meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
2. Kustomisasi: Nanonet memungkinkan pengguna membuat resep otomasi khusus untuk mengotomatiskan ekstraksi data dari segala jenis dokumen. Fleksibilitas ini memberdayakan organisasi untuk menyesuaikan perangkat lunak manajemen alur kerja dokumen dengan kebutuhan khusus mereka dan mengoptimalkan produktivitas.
3. Klasifikasi Dokumen: Nanonet dapat secara otomatis mengklasifikasikan dokumen yang masuk, seperti faktur, pesanan pembelian, kontrak, dan kuitansi, berdasarkan kontennya. Klasifikasi otomatis ini merampingkan organisasi dokumen meningkatkan akurasi ekstraksi data, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
4. Kontrol akses: Dengan Nanonets, bisnis dapat dengan mudah menentukan dan menerapkan izin akses dokumen. Sistem dapat mengarahkan dokumen ke pembuat keputusan yang sesuai sambil memastikan bahwa informasi sensitif tetap dapat diakses hanya oleh personel yang berwenang. Ini membantu menjaga keamanan data, kerahasiaan, dan kepatuhan terhadap peraturan.
5. Pemberitahuan: Nanonet memungkinkan pemberitahuan anggota tim atau klien tertentu setiap kali suatu tindakan selesai. Hal ini memastikan komunikasi yang tepat waktu dan terus memberi tahu pemangku kepentingan tentang kemajuan tugas dan proyek.
6. Menandai: Pengguna dapat dengan mudah menandai anggota tim, pelanggan, dan pemangku kepentingan berdasarkan data bersyarat dalam Nanonets. Fitur ini membantu dalam mengatur dan mengarahkan tugas ke individu yang relevan, memastikan kelancaran kolaborasi dan akuntabilitas.
7. Sistem Pengarsipan yang Efisien: Nanonet mengotomatiskan proses penggantian nama file berdasarkan kontennya dan menyimpannya secara akurat di folder atau lokasi yang ditentukan. Pendekatan sistematis ini meningkatkan organisasi dokumen, meminimalkan risiko kehilangan file, dan mengoptimalkan kecepatan dan akurasi pengambilan dokumen.
8. Kemampuan Penelusuran yang Disempurnakan: Nanonet mengekstrak data yang relevan dari dokumen, bahkan dengan format tidak terstruktur, membuatnya mudah dicari. Fitur ini memberdayakan bisnis untuk dengan cepat menemukan dokumen atau informasi tertentu dalam penyimpanan dokumen mereka, secara signifikan mengurangi upaya pencarian manual dan menghemat waktu yang berharga.

Dengan memanfaatkan kemampuan Nanonets, bisnis dapat merampingkan alur kerja manajemen dokumen, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan proses penanganan dokumen secara keseluruhan.

Pertanyaan Umum (FAQ)

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Otomotif / EV, Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• BlockOffset. Modernisasi Kepemilikan Offset Lingkungan. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/document-workflow-management/