Apa itu Pemrosesan Faktur? – Pemrosesan Faktur Dijelaskan

Pemrosesan faktur atau pemrosesan tagihan adalah keseluruhan operasi yang terkait dengan tujuan bisnis (pun tidak disengaja) untuk membeli produk/layanan dari vendor.

Sesederhana kedengarannya – terima faktur, periksa kebenaran, bayar faktur, tutup transaksi – pemrosesan faktur, dalam banyak kasus, bukanlah alur kerja yang sederhana. Keterlambatan atau gangguan apa pun dalam proses ini dapat berdampak negatif pada hubungan Anda dengan pemasok dan menghambat pengiriman layanan, persediaan, dan material secara tepat waktu.

Mari kita lihat bagaimana faktur diproses dan bagaimana caranya Otomatisasi AP membantu merampingkan manajemen faktur untuk membantu bisnis berjalan lebih efisien.

Apa itu pemrosesan faktur?

Pemrosesan faktur adalah alur kerja yang diikuti oleh tim utang sejak menerima faktur pemasok. Ini mencakup semua langkah mulai dari menerima faktur vendor hingga mencatat pembayaran setelah pemeriksaan & persetujuan yang sesuai.

Faktur dapat diproses untuk pembayaran hanya setelah menghapus semua langkah pemrosesan faktur. Berikut langkah-langkah pemrosesan invoice secara detail:

Alur kerja pemrosesan faktur

• Kumpulkan dan atur faktur yang dikirim melalui berbagai saluran: email, pos, dll.
• Ambil data faktur, tetapkan kode buku besar dan cocokkan data faktur dengan dokumen pendukung (PO atau tanda terima).
  • jika terjadi perbedaan, faktur dikembalikan ke vendor.
• Kirim faktur ke pemberi persetujuan resmi untuk disetujui atau ditolak, berdasarkan kebijakan pembelanjaan internal.
• Siapkan pembayaran melalui transfer kawat, ACH, atau periksa faktur yang disetujui.
• Catat pembayaran di ERP atau perangkat lunak akuntansi Anda.

Alur kerja pemrosesan faktur yang disederhanakan sangat penting untuk mengenali hutang dagang dan mengoptimalkan arus kas untuk memenuhi pembayaran yang valid.

Bagaimana cara memproses faktur?

Di perusahaan menengah dan besar, pemrosesan invoice merupakan bagian dari proses Accounts Payable (AP). Proses dari manajemen faktur penting tidak hanya untuk mengatur arus kas tetapi juga untuk menangani vendor dan pemasok untuk memastikan pengadaan tepat waktu.

Pemrosesan faktur konvensional melibatkan langkah-langkah dasar berikut:

• Penilaian faktur yang diterima dari vendor: Faktur pertama kali diterima dari vendor untuk produk atau layanan yang telah dipesan biasanya melalui pesanan pembelian (PO). Personel pemroses faktur utang usaha mencatat faktur dalam buku besar dengan kode pengenal (kode General Ledger atau GL).
• Pencocokan faktur: Data dalam faktur, termasuk jenis produk/layanan yang dipesan, harga yang disepakati, tanggal pengiriman, dll., dibandingkan dengan PO asli. Dalam hal tagihan dinaikkan setelah penyerahan produk/jasa, rincian tagihan juga dicocokkan dengan rincian pada tanda terima pengiriman. Ini “tpencocokan tiga arah” membahas pertanyaan-pertanyaan seperti:

o Apakah persyaratan pembayaran cocok?

o Apakah ada diskon yang dijanjikan termasuk?

o Apakah faktur telah diberi kode ke akun pengeluaran yang sesuai?

o Apakah ada masalah kinerja pasca penerimaan yang menjamin pemotongan pembayaran?

• Memeriksa ketidaksesuaian: Setiap perbedaan dalam data faktur ditandai sebagai pengecualian. Personel AP kemudian menghubungi vendor dan departemen terkait di dalam perusahaan untuk memperbaiki kesalahan/ketidaksesuaian. Setelah pengecualian teratasi, faktur diterbitkan ulang oleh vendor, dan proses pencocokan faktur diulangi.
• Menerima otorisasi dan persetujuan yang sesuai: Bergantung pada kebijakan perusahaan, faktur diteruskan ke berbagai tingkat manajemen untuk verifikasi dan persetujuan. Jumlah dan sifat persetujuan yang diperlukan tergantung pada kebijakan dan ukuran perusahaan. Faktor lain termasuk departemen yang terlibat dalam proses sumber dan pengadaan, jenis produk, dan jumlah tagihan. Misalnya, beberapa perusahaan mungkin mengamanatkan persetujuan tingkat manajemen untuk nilai faktur yang lebih tinggi dari ambang batas tertentu.
• Otorisasi pembayaran faktur: Setelah semua tingkat persetujuan, faktur dibayar sesuai dengan persyaratan yang telah dinegosiasikan dengan vendor. Pembayaran mungkin menjadi tanggung jawab departemen AP, departemen keuangan atau departemen pembelian, tergantung pada struktur bisnisnya. Pembayaran diproses sebagai cek, transfer kawat atau metode lain, sesuai syarat & ketentuan yang telah ditentukan sebelumnya.
• Menutup transaksi: Setelah pembayaran dilakukan, jejak faktur tertentu ditutup dan transaksi dicatat sebagai selesai. Detail faktur dan pembayaran diarsipkan di GL untuk audit di masa mendatang.

Ingin mengotomatiskan Proses AP manual Anda? Pesan demo langsung 30 menit untuk melihat bagaimana Nanonets dapat membantu tim Anda mengimplementasikan end-to-end Otomatisasi AP.

Kendala dalam memproses invoice

1. Faktur yang hilang atau hilang

Ini adalah masalah ketika perusahaan berurusan dengan banyak vendor dan banyak faktur setiap hari. Masalahnya diperparah oleh kenyataan bahwa faktur dapat diterima dalam berbagai format – seperti salinan cetak, pdf yang dipindai, file pengolah kata, dll. Menjadi tantangan untuk mengelola berbagai bentuk faktur ini, diterima pada waktu yang berbeda, dan seringkali oleh personel yang berbeda .

Faktur yang terlewat menyebabkan pembayaran tertunda dan penalti terkait, hubungan vendor yang tegang, penundaan pengoperasian, dan masalah audit.

2. Data tidak cocok atau hilang

Faktur berisi data penting seperti ID perusahaan, informasi pajak, layanan/produk yang disediakan, harga, status pengiriman, dll. Jika faktur dalam berbagai format, menjadi rumit, jika bukan tidak mungkin untuk memeriksa semua data yang valid darinya. Beberapa kesalahan yang mudah terlewatkan antara lain:

– Menggunakan nama klien yang salah

– Tidak merinci produk/jasa dengan jelas

– Tidak sesuai dengan merek yang diminta

– Kesalahan perhitungan

– Tidak menggunakan mata uang yang tepat

– Tidak menyebutkan tanggal jatuh tempo

– Tidak menyebutkan diskon atau biaya penalti

– Kesalahan tarif pajak

Menurut Mitra Bersemangat, hampir seperempat dari semua faktur ditandai untuk pengecualian yang harus ditangani oleh personel pemrosesan faktur hutang dagang. Kesalahan faktur menyebabkan kerugian moneter dan waktu.

Sudah melaporkan bahwa rumah sakit saja kehilangan sekitar $68 miliar per tahun karena kesalahan penagihan. Kesalahan dalam faktur berbasis kertas cukup mahal untuk diperbaiki – perbaikan data faktur bisa memakan biaya $53.50 per faktur rata-rata!

Masalah yang terkait dengan pemrosesan tagihan manual menyumbang lebih dari 30% biaya tim AP. Memeriksa keakuratan juga menghabiskan banyak waktu dan jika ditemukan tidak memadai atau salah, pengecualian yang diajukan akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya. Penundaan pemrosesan faktur tersebut memengaruhi jadwal pembayaran. Hampir 1 dari 5 perusahaan kehilangan persyaratan yang menguntungkan dan potongan harga karena pembayaran vendor yang tertunda.

3. Status faktur tidak diketahui

Status faktur saat ini dalam skema pemrosesannya seringkali tidak diketahui, terutama jika ada banyak pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses tersebut. Dimana itu? Siapa yang telah menyetujuinya? Apa lagi yang dibutuhkannya? Kapan pembayaran akan dilakukan? Ini adalah pertanyaan yang sering muncul karena kurangnya transparansi.

4. Kesalahan perutean faktur

Mungkin ada banyak vendor yang mengeluarkan banyak faktur ke perusahaan setiap hari. Setelah pemeriksaan pendahuluan, tim pemrosesan faktur AP menyortir setiap faktur ke dalam antrian perutean. Bahkan pakar AP yang paling efisien pun dapat membuat kesalahan dalam merutekan faktur. Ketika faktur salah dialihkan, ia melewati langkah-langkah yang tidak perlu – membuang-buang waktu dan tenaga manusia. Skenario "sentuhan tinggi" ini sangat menegangkan, terutama ketika tim AP harus menutup buku secara berkala. Jadi, meskipun tim hutang dagang dirancang untuk meningkatkan sumber dan pengadaan proses, pada kenyataannya, mereka dapat menghabiskan banyak sekali waktu mengejar faktur melalui rute persetujuan yang kompleks dan memperbaiki kesalahan yang dihasilkan yang terjadi dalam rantai.

Implikasi praktis dari masalah pemrosesan faktur

Masalah tradisional proses pengurusan tagihan, tercantum di bagian sebelumnya, dapat berdampak serius pada produktivitas dan profitabilitas perusahaan:

• Kehilangan efisiensi dan produktivitas: Memeriksa faktur, menangani kesalahan dan pengecualian, melacak jalurnya, mendapatkan persetujuan, dan membayar faktur adalah proses yang memakan waktu. Waktu yang "terbuang" untuk tugas semacam itu akan lebih baik dihabiskan untuk tugas yang berkontribusi pada nilai perusahaan. Tugas berulang yang terkait dengan pemrosesan tagihan dapat menghambat produktivitas organisasi.
• Semangat dan budaya karyawan: 60% personel AP kabarnya menemukan pemrosesan faktur tugas yang paling dibenci dari pekerjaan mereka – ketidakpuasan dengan lebih dari separuh pekerjaan mereka menyebabkan hilangnya moral dan antusiasme di antara para pekerja. Wajar jika karyawan menemukan waktu yang dihabiskan untuk aspek menarik dari pekerjaan mereka yang bermanfaat. Dengan demikian, meminimalkan tugas-tugas biasa dari proses pemrosesan faktur dan meningkatkan waktu yang dihabiskan untuk aspek-aspek pekerjaan karyawan yang menantang dan menarik dapat meningkatkan kepuasan kerja dan dengan demikian retensi karyawan.
• Eskalasi liabilitas: Penundaan yang disebabkan alur kerja pemrosesan faktur dapat mengakibatkan faktur yang tidak dapat ditindaklanjuti. Hal ini dapat menyebabkan kewajiban yang masih harus dibayar dari waktu ke waktu, tekanan yang meningkat pada periode audit, dan ketidakpatuhan. Semua ini mempengaruhi bottomline.
• Kerentanan penipuan: Beberapa penipuan yang terjadi dalam proses faktur termasuk penipuan pihak ketiga, kesalahan pengisian tenaga kerja, pembayaran duplikat, dan kesalahan internal lainnya. Penipuan faktur dapat bermanifestasi sebagai volume faktur yang tidak normal, ketidaksesuaian antara produk/layanan yang dikirimkan dan spesifikasi faktur, ketidaksesuaian antara PO dan faktur, dan perilaku karyawan yang meragukan. Tugas pemrosesan faktur manual bisa membosankan dan mengakibatkan kelesuan mental. Hal ini dapat mengakibatkan penipuan yang terlewatkan saat memeriksa faktur untuk kesalahan dan masalah data. Ini terutama benar selama masa krisis. Contohnya, pandemi Covid-19 kabarnya meningkatkan insiden penipuan faktur pada tahun 2020. Penipuan faktur sulit dideteksi secara manual, terutama ketika volume bisnis sedang tinggi.
• Pemrosesan faktur terdesentralisasi: Tidak adanya alur kerja manajemen faktur yang konsisten atau kohesif dapat menyebabkan proses terfragmentasi, yang pada gilirannya dapat menghambat visibilitas dan tata kelola terpusat.
• Hambatan untuk meningkatkan: Seiring pertumbuhan perusahaan, pemrosesan tagihan manual menjadi berat. Jadi, terus berpegang pada apa yang mungkin berhasil untuk penyiapan kecil menghambat ekspansi dan potensi untuk berkembang. Tujuan akhir dari bisnis apa pun bukanlah untuk mempertahankan status-quo tetapi untuk tumbuh!

Siapkan alur kerja AP tanpa sentuh dan merampingkan proses Hutang Usaha dalam hitungan detik. Pesan demo langsung 30 menit sekarang.

Pemrosesan faktur otomatis

Otomatisasi pemrosesan faktur menawarkan solusi yang jelas untuk sebagian besar, jika tidak semua masalah yang terkait dengan proses manual ini. Peringatan “jika tidak semua” muncul karena sedikitnya kebutuhan intervensi manual pada beberapa tahap. Namun demikian, mengotomatiskan banyak tugas berulang dari proses tersebut dapat menghemat waktu, menghemat uang, menjaga moral karyawan, dan menjaga hubungan baik dengan vendor.

Perutean faktur yang sepenuhnya tanpa sentuhan – memproses faktur secara otomatis dari penerimaan hingga penutupan, tanpa intervensi manual – masih jarang. SEBUAH dilakukan di antara personel yang terlibat dalam proses AP menunjukkan dukungan yang luar biasa untuk mengotomatiskan sebagian besar tugas manual.

Beberapa keuntungan khusus dari otomatisasi beberapa atau sebagian besar tugas alur kerja pemrosesan faktur adalah:

• Koherensi data: Alat pemrosesan faktur otomatis sering menyertakan alat Ekstraksi data otomatis yang dapat mengekstrak data relevan dari faktur dan menyimpannya dalam format standar yang akan membantu pemeriksaan dan persetujuan selanjutnya. Banyak alat pemrosesan faktur dilengkapi dengan modul OCR bawaan yang dapat mengekstrak data relevan dari faktur. berkemampuan AI alat manajemen faktur seperti Nanonet dapat dilatih untuk mengekstrak data spesifik dari berbagai format faktur.
• Pencocokan tiga arah yang lebih cepat: Perbandingan faktur tiga arah otomatis dengan PO dan tanda terima lebih cepat daripada validasi manual karena semua data yang terkait dengan transaksi disimpan secara digital di tempat yang sama dan dapat dengan mudah dibandingkan baik secara visual maupun melalui berbasis AI perangkat lunak. Alur kerja pemrosesan faktur otomatis dapat diintegrasikan dengan database dan sistem akuntansi lainnya untuk pencocokan otomatis tanpa campur tangan manusia.
• Persetujuan yang disederhanakan: Pengiriman faktur secara otomatis dari satu tahap ke tahap berikutnya dan pengaturan pengingat untuk persetujuan dapat menghindari keterlambatan dalam pemrosesan faktur. Penyertaan kontinjensi dan pengingat ke dalam alur kerja dapat menghilangkan kemacetan. Integrasi tanda tangan elektronik dan formulir digital dapat memungkinkan persetujuan on-the-go dari peserta proses yang berbeda sehingga ketidakhadiran fisik dari kantor tidak akan menunda proses persetujuan.
• Transparansi proses: Akses multi-level ke data dan penyimpanan data terpusat dapat memungkinkan transparansi. Otomatisasi pemrosesan faktur juga menciptakan jejak audit untuk melacak kemajuan faktur di sepanjang pos pemeriksaan.
• Keamanan data: Digitalisasi data faktur dapat mencegah hilangnya informasi yang umumnya terkait dengan pemindahan dokumen secara fisik untuk validasi dan persetujuan. Otomasi juga dapat mengaktifkan integrasi alur kerja manajemen faktur dengan perusahaan sistem manajemen dokumen dan alat pembukuan lainnya untuk keperluan audit dan pengarsipan. Ini juga membantu dengan kepatuhan terhadap peraturan.
• Kecerdasan bisnis yang lebih baik: Manajemen faktur otomatis dapat memudahkan akses dan penilaian data pembelian dan pengeluaran, sehingga memungkinkan analitik dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Pemeliharaan hubungan vendor: Tidak adanya penundaan dan pengelolaan faktur yang terorganisir menghasilkan pembayaran tepat waktu, komunikasi vendor yang lebih baik dan dengan demikian hubungan yang produktif dengan vendor.
• Penghapusan penipuan: Mengotomatiskan alur kerja persetujuan faktur dapat menghilangkan penipuan dengan menempatkan cek di seluruh alur kerja dan meningkatkan visibilitas. Penyimpangan dapat ditandai secara otomatis selama pencocokan tiga arah otomatis. Dan verifikasi tanda tangan elektronik dapat mencegah penipuan internal/eksternal dan kerugian terkait.

Proses AP yang cocok untuk otomatisasi

Beberapa langkah pemrosesan faktur yang akan mendapat manfaat dari otomatisasi adalah:

• Tanda terima faktur: Mengingat bahwa berbagai format faktur diterima dari vendor yang berbeda, deteksi otomatis dari berbagai bidang yang relevan dalam faktur akan membantu digitalisasi faktur dan pengelolaan data yang lebih baik. Alat OCR sangat berguna di sini.
• Validasi faktur: Mudah untuk menyiapkan aturan untuk memeriksa integritas dan kelengkapan data dalam faktur. Mengisi berbagai bidang yang dibuat khusus dalam basis data faktur dapat membantu mendeteksi informasi yang tidak lengkap atau hilang.
• Pencocokan tiga arah: Faktur sering diajukan sebagai tanggapan atas PO dan sering dikaitkan dengan tanda terima. Ketiga dokumen ini akan dihubungkan dengan nomor PO yang sama. Pencocokan faktur, PO, dan tanda terima secara otomatis akan mempercepat proses validasi dan memindahkan faktur ke tingkat berikutnya tanpa penundaan.
• Penanganan pengecualian: Pengecualian dan kasus tepi tidak jarang terjadi dalam pengelolaan faktur. Kasus tepi dapat muncul karena perubahan zona waktu, beberapa biaya berulang, penyesuaian harga retrospektif, dan panjang bulan variabel. Beberapa perangkat lunak, terutama yang diberdayakan oleh AI, seperti Nanonets, dapat menangani kasus tepi ini, sementara beberapa memerlukan tingkat intervensi manusia yang berbeda.
• Proses persetujuan: Faktur digital dapat dipindahkan di sepanjang hierarki manajemen secara otomatis untuk persetujuan. Pengaturan pengingat juga dapat membantu mempercepat proses penagihan.
• Pembayaran: Pembayaran digital (transfer kawat, dll.) dapat dibangun ke dalam perangkat lunak untuk memungkinkan pembayaran otomatis ke vendor setelah semua persetujuan diterima.
• Analitik: Otomasi dapat mengaktifkan penilaian dan analisis pola pengeluaran dan hubungan vendor, yang dapat membantu dalam koreksi arah dan keputusan bisnis yang produktif. Sistem berbasis AI akan memungkinkan analitik yang lebih baik dengan lebih banyak pelatihan dengan faktur.

Pesan demo langsung 30 menit ini untuk menjadikannya yang terakhir kalinya Anda harus memasukkan data secara manual dari faktur atau kwitansi ke dalam perangkat lunak ERP.

Nanonet untuk pemrosesan faktur cerdas

Nanonets adalah perangkat lunak berbasis AI yang dapat digunakan untuk mengotomatiskan dan merampingkan langkah pemrosesan faktur bisnis Anda.

Data dapat diambil tanpa kesalahan dari berbagai jenis file faktur. Mesin AI Nanonets dapat dilatih dengan faktur aktual, tanpa perlu pengkodean, yang membuatnya dapat disesuaikan dengan perusahaan.  

Ini juga memiliki algoritme canggih bawaan dan infrastruktur yang kuat untuk persetujuan multi-langkah. Perangkat lunak pemrosesan faktur Nanonets dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti database Mysql, QuickBooks, atau Salesforce dan merupakan platform agnostik. Ini akurat dan dapat diskalakan, menghemat waktu dan uang untuk tim pemrosesan Faktur Hutang Usaha Anda dan meningkatkan produktivitas.

Takeaway

Otomatisasi pemrosesan faktur merampingkan proses pembelian, meningkatkan transparansi rute faktur, menghemat waktu dan uang, meningkatkan produktivitas karyawan, dan meningkatkan hubungan vendor. Otomatisasi aliran faktur memungkinkan karyawan manusia untuk berkonsentrasi pada aktivitas yang tidak terlalu biasa dan bernilai lebih tinggi seperti perencanaan dan penyusunan strategi. Ini dapat, pada gilirannya, mengarah pada peningkatan efisiensi dan profitabilitas bisnis secara keseluruhan.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoAiStream. Kecerdasan Data Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• Mencetak Masa Depan bersama Adryenn Ashley. Akses Di Sini.
• Beli dan Jual Saham di Perusahaan PRE-IPO dengan PREIPO®. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/