Pengadaan adalah fungsi penting bagi bisnis apa pun yang menjadi landasan pilar sumber daya strategis dan manajemen biaya. Ini lebih dari sekedar membeli; ini tentang memperoleh barang dan jasa dengan cara yang mengoptimalkan nilai bagi suatu organisasi. Pada akhirnya, memahami dan menyempurnakan proses ini sangat penting untuk mengarahkan bisnis Anda menuju masa depan yang lebih menguntungkan dan berkelanjutan.
Dalam blog ini, kami akan membedah peran penting pengadaan, mulai dari memahami apa yang diperlukan hingga pelaksanaannya di lingkungan bisnis Anda, serta mengungkap kesalahpahaman umum yang ada selama ini. Dengan menavigasi setiap tahap pengadaanโidentifikasi kebutuhan, evaluasi pemasok, negosiasi kontrak, dan banyak lagiโkami akan menawarkan wawasan dalam pengambilan keputusan strategis dan kerangka kerja yang selaras dengan tujuan bisnis.
Selain itu, kami akan mengatasi tantangan yang dihadapi dalam pengadaan secara langsung, dan mengeksplorasi bagaimana perangkat lunak otomatisasi pengadaan dapat menyederhanakan dan meningkatkan praktik pengadaan. Baik dalam memerangi inefisiensi manual atau memanfaatkan teknologi untuk hasil yang lebih baik, blog ini bertujuan membekali Anda dengan pengetahuan dan strategi untuk proses pengadaan yang lebih efisien dan tangguh.
Memahami Dasar-Dasar Pengadaan
Dalam dunia bisnis, pengadaan merupakan fungsi utama, namun nuansa pengadaan, perbedaannya dengan konsep terkait seperti pembelian dan manajemen rantai pasokan, serta tujuannya sering kali masih belum jelas. Mari kita mengungkap hal ini.
Apa itu Pengadaan?
Pengadaan adalah fungsi bisnis strategis yang menangani pengadaan, perolehan, dan pengelolaan sumber daya yang diperlukan untuk operasi organisasi. Sifat strategis pengadaan terletak pada kemampuannya untuk mempengaruhi dan mendorong nilai di seluruh organisasi dengan mengoptimalkan pengeluaran, memanfaatkan hubungan pemasok untuk keuntungan strategis, dan memastikan ketersediaan barang dan jasa tepat waktu.
Proses Pengadaan
Proses pengadaan secara umum dapat dikategorikan ke dalam beberapa tahapan utama, yang masing-masing tahapan memainkan peran penting dalam memastikan efektivitas fungsi pengadaan:
Untuk memahami setiap tahapan proses pengadaan selangkah demi selangkah, mari kita gunakan contoh praktis alur kerja pengadaan dalam perusahaan manufaktur skala menengah yang memerlukan mesin baru untuk lini produksinya.
1. Perlu Identifikasi
Di sinilah perusahaan mengetahui apa yang perlu dibeli atau diperoleh untuk meningkatkan operasinya.
- Proses: Manajer produksi di XYZ Corp memperhatikan penurunan efisiensi produksi dan mengidentifikasi kebutuhan akan mesin manufaktur baru untuk memenuhi permintaan pelanggan yang meningkat.
- Dokumentasi: A Laporan Penilaian Kebutuhan disiapkan, merinci jenis mesin yang dibutuhkan, peningkatan efisiensi produksi yang diharapkan, dan anggaran.
Laporan seperti di bawah ini diserahkan ke bagian pengadaan.
Laporan Penilaian Kebutuhan untuk XYZ Corp
Ringkasan Eksekutif
Laporan ini mengidentifikasi kebutuhan mesin manufaktur baru di XYZ Corp untuk mengatasi penurunan efisiensi produksi dan untuk memenuhi permintaan pelanggan yang meningkat. Setelah analisis mendetail oleh tim manajemen produksi, disimpulkan bahwa investasi pada mesin manufaktur baru sangat penting untuk meningkatkan laju produksi dan efisiensi. Dokumen ini menguraikan proses identifikasi kebutuhan, perbaikan yang diharapkan, dan perkiraan anggaran untuk pengadaan mesin yang diperlukan.
1. Perlu Identifikasi
Persyaratan
- Pengamatan: Manajer produksi memperhatikan penurunan efisiensi produksi yang konsisten selama kuartal terakhir, dengan penurunan output sebesar 15% dibandingkan tahun sebelumnya.
- Analisis: Analisis mendalam mengungkapkan bahwa mesin produksi saat ini beroperasi pada 75% dari kapasitas yang diharapkan, sehingga menyebabkan waktu produksi lebih lama dan waktu henti pemeliharaan meningkat.
- Persyaratan: Untuk mengatasi masalah ini dan memenuhi peningkatan permintaan pelanggan sebesar 20%, pengadaan mesin manufaktur baru sangatlah penting.
Peningkatan yang Diharapkan
- Peningkatan Efisiensi: Mesin-mesin baru ini diharapkan dapat beroperasi dengan efisiensi sebesar 95%, mengurangi waktu produksi sebesar 20% dan waktu henti pemeliharaan sebesar 30%.
- Peningkatan Kapasitas: Hal ini juga akan meningkatkan kapasitas produksi kami sebesar 25%, sehingga memungkinkan kami memenuhi permintaan pelanggan saat ini dan yang diantisipasi.
2. Spesifikasi
- Jenis Mesin: Mesin CNC Efisiensi Tinggi
- Fitur Utama:
- Kemampuan otomatisasi tingkat lanjut
- Operasi hemat energi
- Peningkatan presisi dan kecepatan
- Pemasok: Mengidentifikasi tiga pemasok terkemuka yang menawarkan model terbaru yang sesuai dengan spesifikasi kami.
3. Estimasi Anggaran
- Biaya Mesin: $500,000
- Instalasi dan Pelatihan: $50,000
- Total investasi: $550,000
- Pengembalian Investasi (ROI): Perkiraan 2 tahun, mengingat peningkatan efisiensi dan kapasitas produksi.
4. Rekomendasi
Berdasarkan identifikasi kebutuhan dan analisis yang dilakukan, disarankan agar XYZ Corp melanjutkan pengadaan mesin manufaktur baru. Investasi ini sangat penting untuk meningkatkan efisiensi produksi, memenuhi permintaan pelanggan yang terus meningkat, dan mempertahankan keunggulan kompetitif kami di pasar.
5. Langkah Selanjutnya
Laporan Penilaian Kebutuhan ini diserahkan ke departemen pengadaan untuk ditinjau dan disetujui. Setelah disetujui, proses pengadaan akan dimulai dengan target pemasangan dan pengoperasian mesin baru tersebut dalam waktu enam bulan ke depan.
2. Evaluasi dan Seleksi Pemasok
- Proses: Tim pengadaan melakukan riset pasar untuk mengidentifikasi pemasok potensial. Mereka mengirimkan Permintaan Informasi (RFI) untuk mengumpulkan data awal tentang kemampuan pemasok dan kepatuhan terhadap standar industri.
- Dokumentasi: Berdasarkan tanggapan terhadap RFI, tim memilih pemasok dan mengirimkannya Permintaan Proposal (RFP) untuk mendapatkan tawaran terperinci, termasuk harga, jadwal pengiriman, dan layanan pemeliharaan.
- Evaluasi: Tim pengadaan mengevaluasi proposal dengan menggunakan a Kartu Skor Pemasok, dengan fokus pada kriteria seperti biaya, kualitas, waktu pengiriman, dan layanan purna jual.
- Pilihan: XYZ Corp memilih pemasok yang menawarkan proposisi nilai terbaik.
Mari kita lihat bagaimana XYZ Corp dapat melakukan hal ini berdasarkan langkah-langkah di atas.
- Riset Pasar: Tim pengadaan di XYZ Corp memulai dengan mengidentifikasi 10 pemasok potensial secara global yang memproduksi mesin yang dibutuhkan.
- Proses RFI:
- Tindakan: RFI dikirim ke 10 pemasok ini.
- Tujuan: Untuk mengumpulkan informasi awal tentang kemampuan, sertifikasi, dan kepatuhan masing-masing pemasok terhadap standar keselamatan dan lingkungan.
- Tanggapan RFI:
- diterima: Tanggapan dari 8 dari 10 pemasok.
- Hasil: 2 pemasok dieliminasi karena respons yang tidak memadai atau kegagalan memenuhi kriteria kepatuhan dasar.
- Penerbitan RFP:
- Tindakan: RFP terperinci dikirim ke 8 pemasok yang tersisa.
- Isi: RFP meminta informasi mengenai harga untuk 5 unit mesin, jadwal pengiriman (khususnya mencari pengiriman dalam waktu 3 bulan), dan rincian tentang layanan pemeliharaan dan garansi.
- Tanggapan RFP:
- diterima: Kedelapan pemasok merespons dengan tawaran mereka.
- Variasi: Harga berkisar dari $50,000 hingga $75,000 per unit, dengan waktu pengiriman dari 2 hingga 5 bulan dan beragam jaminan serta paket layanan pemeliharaan.
- Pembuatan Kartu Skor Pemasok:
- Kriteria: Biaya (30%), Kualitas (30%), Waktu Pengiriman (20%), dan Layanan Purna Jual (20%).
- Mencetak: Pemasok diberi skor 100 berdasarkan tanggapan mereka.
- Contoh Penilaian:
- Pemasok A mendapat skor 85, menawarkan keseimbangan terbaik antara biaya ($52,000 per unit), kualitas (bersertifikat ISO 9001), waktu pengiriman (3 bulan), dan layanan purna jual yang komprehensif.
- Skor terendah adalah 65, dengan pemasok menawarkan harga rendah namun waktu pengiriman lebih lama dan layanan purna jual terbatas.
- Pilihan:
- Keputusan: XYZ Corp memilih Pemasok A karena menawarkan proposisi nilai terbaik berdasarkan kartu skor.
- Pembenaran: Meskipun bukan yang termurah, Pemasok A memberikan keseimbangan terbaik dari semua kriteria yang dievaluasi, selaras dengan kebutuhan XYZ Corp akan kualitas, pengiriman tepat waktu, dan dukungan purna jual yang kuat.
- Ikhtisar:
- RFI Terkirim: 10 pemasok
- Tanggapan RFI yang Diterima: 8 pemasok
- RFP Dikirim: 8 pemasok
- Tanggapan RFP Diterima: 8 pemasok
- Kisaran harga: $50,000 โ $75,000 per unit
- Waktu Pengiriman yang Ditawarkan: 2 - 5 bulan
- Pilihan: Pemasok A dengan skor 85/100
Simulasi ini menunjukkan bagaimana XYZ Corp akan mengevaluasi dan memilih pemasok untuk kebutuhan pengadaan mereka, menggunakan pendekatan terstruktur dan data terukur untuk membuat keputusan yang menyeimbangkan biaya, kualitas, waktu pengiriman, dan layanan purna jual.
3. Negosiasi Kontrak
- Proses: Tim pengadaan dan pemasok terpilih melakukan negosiasi untuk menyelesaikan persyaratan kontrak.
- Dokumentasi: Negosiasi menghasilkan a Perjanjian Penawaran, yang menguraikan syarat-syarat pembelian, termasuk harga, jadwal pengiriman, syarat pembayaran, garansi, dan denda atas ketidakpatuhan.
Perjanjian Pasokan akan terlihat seperti di bawah ini.
Perjanjian Penawaran
Antara XYZ Corp (โPembeliโ) dan Pemasok A (โPemasokโ)
Perjanjian Pemasokan ini (โPerjanjianโ) dibuat pada [Tanggal], oleh dan antara XYZ Corp, yang berlokasi di [Alamat Pembeli], dan Pemasok A, yang berlokasi di [Alamat Pemasok].
1. Produk
Pemasok setuju untuk memasok, dan Pembeli setuju untuk membeli [Deskripsi Mesin] (โProdukโ) sesuai dengan syarat dan ketentuan Perjanjian ini.
2. Harga
Harga untuk setiap Produk adalah $52,000 (โHargaโ). Total Harga untuk unit [Kuantitas] adalah [Harga Total].
3. Jadwal pengiriman
Pemasok setuju untuk mengirimkan Produk ke [Alamat Pengiriman] pada atau sebelum [Tanggal Pengiriman]. Waktu adalah hal yang sangat penting dalam Perjanjian ini.
4. Syarat pembayaran
Pembeli harus membayar Pemasok 30% dari total Harga pada saat penandatanganan Perjanjian ini sebagai uang muka. Sisanya 70% harus dibayar dalam waktu 30 hari setelah pengiriman dan penerimaan Produk oleh Pembeli.
5. Inspeksi dan Penerimaan
Pembeli mempunyai waktu [Jumlah] hari sejak tanggal pengiriman untuk memeriksa Produk dan memberi tahu Pemasok jika ada cacat. Penerimaan Produk akan dilakukan setelah periode pemeriksaan, dengan ketentuan tidak ada cacat yang teridentifikasi.
6. Jaminan
Pemasok menjamin bahwa Produk bebas dari cacat bahan dan pengerjaan selama jangka waktu [Masa Garansi] sejak tanggal pengiriman. Selama masa garansi, Pemasok harus memperbaiki atau mengganti, atas pilihannya sendiri, setiap Produk yang cacat.
7. Kerahasiaan
Kedua belah pihak sepakat untuk menjaga kerahasiaan Perjanjian ini dan segala informasi hak milik yang dipertukarkan selama jangka waktu Perjanjian ini.
8. Sanksi untuk Ketidakpatuhan
Jika Pemasok gagal mengirimkan Produk pada tanggal pengiriman yang disepakati, Pemasok harus membayar Pembeli denda sebesar [Jumlah Penalti] per hari untuk setiap hari keterlambatan.
9. Penghentian
Perjanjian ini dapat diakhiri oleh salah satu pihak dengan pemberitahuan tertulis [Jumlah] hari jika pihak lainnya melanggar kewajibannya berdasarkan Perjanjian ini dan gagal memperbaiki pelanggaran tersebut dalam [Jumlah] hari setelah menerima pemberitahuan tertulis.
10. Peraturan pemerintah
Perjanjian ini akan diatur oleh hukum [Yurisdiksi].
11. Tanda tangan
SEBAGAI BUKTI, para pihak telah menandatangani Perjanjian Pemasokan ini sejak tanggal pertama tertulis di atas.
Perusahaan XYZ:
Oleh: ___________________________
Nama:
Judul:
Tanggal:
Pemasok A:
Oleh: ___________________________
Nama:
Judul:
Tanggal:
4. Pemrosesan Pesanan Pembelian
- Proses: Dengan berlakunya Perjanjian Pasokan, XYZ Corp menerbitkan a Pesanan Pembelian (PO) kepada pemasok, meresmikan permintaan mesin tersebut.
- Dokumentasi: PO tersebut mencakup spesifikasi rinci mesin, kuantitas, harga yang disepakati, tanggal pengiriman, dan nomor PO untuk pelacakan.
Biasanya seperti inilah tampilan pesanan pembelian.
Penjaja
Nama: Gadget World Inc.
Alamat: 123 Tech Lane, Lembah Silikon, CA 94088
Telepon: (555) 123-4567
Email: penjualan@gadgetworld.com
Pelanggan
Nama: John Doe
Nama Perusahaan: Perusahaan Doe
Alamat: 456 Innovation Drive, Tech Park, Boston, MA 02110
Telepon: (555) 987-6543
Email: pengadaan@doeenterprises.com
Kode | Deskripsi Produk | Jumlah | Harga | Jumlah |
---|---|---|---|---|
1001 | Wireless Mouse | 10 | $25.00 | $250.00 |
1002 | Keyboard Bluetooth | 5 | $45.00 | $225.00 |
1003 | Hub USB-C | 15 | $20.00 | $300.00 |
5. Pengiriman dan Inspeksi
- Proses: Setelah menerima mesin, departemen penerima memeriksa pengiriman terhadap PO dan Perjanjian Pemasokan.
- Dokumentasi: A Nota Penerimaan Barang (GRN) disiapkan untuk mendokumentasikan kondisi dan kuantitas mesin yang diterima. Setiap perbedaan segera dilaporkan kepada pemasok untuk diselesaikan.
Ini adalah contoh templat untuk menggambarkan tampilan Nota Penerimaan Barang.
Informasi Pengiriman
Nomor PO : 123456
Pemasok: Gadget World Inc.
Tanggal Pengiriman: 15 Februari 2024
Diterima Oleh: John Doe
Barang Diterima
Kode | Deskripsi Produk | Kuantitas yang Dipesan | Kuantitas yang Diterima | Kondisi | komentar |
---|---|---|---|---|---|
1001 | Wireless Mouse | 10 | 10 | baik | N / A |
1002 | Keyboard Bluetooth | 5 | 5 | baik | N / A |
1003 | Hub USB-C | 15 | 15 | baik | Kotak rusak, barang diperiksa dan ternyata utuh |
Proses Pengiriman dan Inspeksi
Setelah menerima mesin, departemen penerima memeriksa kiriman tersebut sesuai dengan PO dan Perjanjian Pemasokan. Nota Penerimaan Barang (GRN) disiapkan untuk mendokumentasikan kondisi dan kuantitas mesin yang diterima. Setiap perbedaan segera dilaporkan kepada pemasok untuk diselesaikan.
Catatan
Semua barang yang diterima telah diperiksa dan ternyata dalam kondisi baik, kecuali satu kotak rusak seperti disebutkan di atas. Isinya diverifikasi utuh dan tidak rusak. Tidak ada perbedaan lebih lanjut yang dicatat.
6. Penilaian Kinerja dan Manajemen Hubungan
- Proses: Setelah pemasangan, tim produksi menilai kinerja mesin berdasarkan spesifikasi dalam PO dan peningkatan efisiensi produksi yang diharapkan.
- Dokumentasi: A Evaluasi Kinerja Pemasok dilakukan, mendokumentasikan masalah atau keberhasilan apa pun. Evaluasi ini dibagikan kepada pemasok sebagai bagian dari manajemen hubungan yang berkelanjutan.
Inilah yang mungkin diterapkan dalam kerangka evaluasi kinerja pemasok untuk XYZ Corp.
- Kriteria Evaluasi dan Sistem Penilaian
- Ketepatan Waktu Pengiriman: Apakah mesin dikirimkan sesuai jadwal yang disepakati?
- Kualitas Produk: Apakah mesin memenuhi standar mutu sebagaimana ditentukan dalam PO?
- Kepatuhan terhadap Spesifikasi: Seberapa baik mesin tersebut sesuai dengan spesifikasi yang diuraikan dalam PO?
- Dukungan Purna Jual: Kualitas layanan purna jual termasuk pelatihan, pemeliharaan, dan tanggap terhadap pertanyaan.
Setiap kriteria diberi skor pada skala 1 sampai 10, dimana 10 mewakili tingkat kepuasan tertinggi.
- Pengumpulan Data
- Pengiriman Tanggal: Februari 15, 2024
- Tanggal Instalasi: Februari 25, 2024
- Periode Evaluasi: 3 bulan pasca instalasi
- Skor Kinerja Pemasok
- Ketepatan Waktu Pengiriman: 9/10 (Dikirim tepat waktu)
- Kualitas Produk: 8/10 (Kualitas tinggi dengan sedikit penyesuaian diperlukan)
- Kepatuhan terhadap Spesifikasi: 10/10 (Sangat sesuai dengan spesifikasi)
- Dukungan Purna Jual: 7/10 (Dukungan bagus, masih ada ruang untuk perbaikan dalam waktu respons)
- Skor Kinerja Keseluruhan
Skor kinerja keseluruhan dihitung sebagai rata-rata skor individu.
Skor kinerja keseluruhan Pemasok A berdasarkan kriteria evaluasi adalah 8.5 dari 10. Skor ini menunjukkan tingkat kepuasan yang tinggi terhadap kinerja Pemasok A dalam mengirimkan dan mendukung mesin manufaktur baru untuk XYZ Corp.
Pendekatan terstruktur terhadap evaluasi kinerja pemasok ini memfasilitasi komunikasi yang transparan antara XYZ Corp dan Pemasok A, menyiapkan landasan bagi hubungan bisnis yang kuat dan berkelanjutan yang dapat beradaptasi dan meningkat seiring waktu. Menggunakan mekanisme standar memastikan hubungan vendor dapat dievaluasi dan dibandingkan secara efektif.
7. Pemrosesan dan Pembayaran Faktur
Tahap ini terdiri dari langkah-langkah berikut โ
- Penerimaan faktur: Pemasok mengirimkan Faktur untuk mesin ke departemen hutang XYZ Corp.
- Pencocokan PO: Tim hutang melakukan pencocokan tiga arah antara PO, GRN, dan Faktur untuk memastikan semua detail selaras.
- Proses pembayaran: Setelah pertandingan tiga arah dikonfirmasi, a Formulir Otorisasi Pembayaran disiapkan, dan pembayaran diproses sesuai dengan ketentuan Perjanjian Pemasokan.
- Entri Data ke ERP: Rincian pembayaran dicatat di Voucher pembayaran, dan transaksi dimasukkan ke dalam ERP/sistem keuangan untuk rekonsiliasi, pencatatan, dll.
8. Rekonsiliasi dan Pencatatan
- Proses: Departemen keuangan secara berkala merekonsiliasi pembayaran yang dilakukan dengan laporan bank untuk memastikan keakuratannya.
- Dokumentasi: Semua dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan, termasuk Laporan Penilaian Kebutuhan, RFP, Kartu Skor Pemasok, Perjanjian Pasokan, PO, GRN, Faktur, Formulir Otorisasi Pembayaran, dan Voucher Pembayaran, disimpan dalam format fisik dan digital untuk keperluan audit.
Tantangan Pengadaan Barang dan Cara Mengatasinya
Dalam proses pengadaan yang rumit, dunia usaha menghadapi banyak sekali tantangan yang dapat mengganggu ritme operasi mereka dan berdampak pada keuntungan mereka. Memahami tantangan-tantangan ini adalah langkah pertama untuk memitigasi dampaknya dan memastikan proses pengadaan yang lancar. Mari kita selidiki beberapa kendala paling umum yang dihadapi bisnis dalam pengadaan dan jelajahi strategi untuk mengatasinya.
Proses Manual dan Inefisiensi
Masalah: Di banyak organisasi, pengadaan masih terperosok dalam proses manual. Sistem berbasis kertas, mulai dari formulir permintaan hingga pesanan pembelian dan faktur, bukan sekadar peninggalan zaman dulu; hal-hal tersebut merupakan hambatan aktif terhadap efisiensi. Sistem manual ini menimbulkan beberapa masalah: memakan waktu, sulit dilacak, dan rentan terhadap kesalahan manusia & penipuan. Hasilnya adalah proses pengadaan menjadi lebih lambat, lebih rawan kesalahan, dan lebih mahal dari yang seharusnya.
Contoh: Sebuah perusahaan manufaktur skala menengah sangat bergantung pada proses pengadaan manual, dengan permintaan pembelian, pesanan, dan faktur semuanya diproses di atas kertas. Hal ini menyebabkan inefisiensi yang signifikan, termasuk waktu pemrosesan pesanan yang tertunda dan seringnya terjadi kesalahan dalam jumlah pesanan dan harga. Misalnya, kesalahan entri manual mengakibatkan pemesanan bahan mentah dalam jumlah berlebihan, yang tidak hanya membebani modal secara tidak perlu namun juga menimbulkan biaya penyimpanan tambahan.
Larutan: Prioritaskan penerapan teknologi yang menawarkan manfaat jelas dalam hal efisiensi, penghematan biaya, dan peningkatan kolaborasi pemasok. Ini pada dasarnya mengacu pada perangkat lunak otomatisasi pengadaan. Mengapa ini penting? Pertimbangkan waktu yang dihabiskan untuk memasukkan data secara manual ke dalam spreadsheet atau mencari jejak kertas untuk menyetujui pesanan pembelian. Setiap menit yang dihabiskan untuk tugas-tugas ini adalah satu menit yang tidak dihabiskan untuk aktivitas strategis yang dapat memajukan bisnis. Selain itu, kesalahan yang disebabkan oleh proses manual dapat menyebabkan kesalahan pesanan, kelebihan pembayaran, dan bahkan penipuan, yang masing-masing berdampak langsung pada laba. Kami akan membahas perangkat lunak otomasi pengadaan di bagian selanjutnya.
Visibilitas dan Kontrol Atas Pembelanjaan
Masalah: Kurangnya visibilitas terhadap pengeluaran perusahaan merupakan tantangan besar lainnya. Tanpa gambaran yang jelas tentang kemana uang disalurkan, hampir mustahil mengelola anggaran secara efektif, mengidentifikasi peluang penghematan biaya, atau memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengeluaran perusahaan. Kurangnya visibilitas ini berasal dari beberapa faktor termasuk
- pembelian terdesentralisasi,
- pengumpulan data yang tidak memadai,
- dan tidak adanya sistem pengadaan yang terintegrasi.
Contoh: Sebuah jaringan ritel nasional mengalami kesulitan dalam melihat pengeluaran seluruh perusahaan karena pembelian yang terdesentralisasi di berbagai lokasinya. Setiap toko beroperasi secara independen, melakukan pembelian berdasarkan kebutuhan mendesak tanpa pengawasan atau strategi terpusat. Kurangnya visibilitas ini menyebabkan ketidakkonsistenan dalam penetapan harga, hilangnya peluang untuk mendapatkan diskon besar-besaran, dan kesulitan dalam menegakkan kebijakan belanja perusahaan. Dengan menerapkan perangkat lunak pengadaan terpusat, perusahaan memperoleh visibilitas real-time mengenai pembelanjaan di seluruh lokasi, sehingga memungkinkan pengelolaan anggaran yang lebih baik, negosiasi vendor strategis, dan kepatuhan terhadap kebijakan pembelanjaan.
Larutan: Mengadopsi solusi perangkat lunak pengadaan terintegrasi adalah salah satu cara paling efektif untuk mendapatkan visibilitas dan kendali atas pengeluaran seluruh perusahaan. Sistem ini memusatkan data pembelian, memungkinkan pelacakan pengeluaran secara real-time di berbagai departemen dan proyek.
- Standarisasi Proses dan Formulir Pengadaan
- Ciptakan proses persetujuan yang terdefinisi dengan baik dan efisien.
- Integrasikan Pengadaan dengan Sistem Bisnis Lain
- Manajemen kategori: Mengadopsi praktik manajemen kategori untuk mengoptimalkan pengeluaran dan kinerja pemasok di berbagai kategori barang dan jasa. Hal ini memungkinkan analisis pola pengeluaran, tren pasar, dan kemampuan pemasok untuk membuat keputusan pengadaan yang tepat.
Kualitas asuransi
Tantangan: Memastikan kualitas barang dan jasa yang dibeli merupakan aspek penting dalam proses pengadaan, yang berdampak langsung pada efisiensi operasional, kepuasan pelanggan, dan reputasi bisnis secara keseluruhan. Tantangan ini menjadi lebih besar ketika berhadapan dengan pemasok atau produk baru, dimana kepercayaan dan rekam jejak kinerja tidak ada. Risiko yang melekat mencakup penerimaan produk di bawah standar atau tidak sesuai, menghadapi gangguan rantai pasokan karena masalah kualitas, dan potensi peningkatan biaya terkait pengembalian, perbaikan, atau penggantian. Selain itu, dalam industri yang mengutamakan keselamatan dan kepatuhan, seperti farmasi, otomotif, atau makanan dan minuman, dampak dari jaminan kualitas yang tidak memadai dapat meluas ke tanggung jawab hukum dan sanksi peraturan.
Contoh: Mari kita pertimbangkan contoh praktis dunia nyata tentang bagaimana sebuah perusahaan, XYZ Manufacturing, yang mengkhususkan diri pada suku cadang otomotif, meningkatkan proses jaminan kualitas dalam pengadaan dengan menerapkan strategi yang komprehensif.
Larutan: Kembangkan dan Terapkan kerangka QA yang komprehensif berdasarkan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Mari kita lihat contoh kerangka kerja yang berfungsi pada contoh di atas.
Manufaktur XYZ menghadapi tantangan dengan kualitas yang tidak konsisten dari pemasoknya, yang menyebabkan tingkat pengembalian komponen yang dibeli sebesar 15%, yang berdampak pada jadwal produksi dan kepuasan pelanggan. Perusahaan memutuskan untuk merombak proses penjaminan kualitas pengadaannya untuk mengurangi tingkat pengembalian hingga di bawah 5% dalam waktu satu tahun.
1. Proses Evaluasi dan Seleksi Pemasok:
- Tindakan: XYZ Manufacturing mengembangkan Kartu Skor Pemasok yang mencakup kriteria seperti sertifikasi kualitas (misalnya ISO 9001), tingkat pengiriman tepat waktu, tingkat kerusakan, dan daya tanggap. Setiap kriteria diberi bobot berdasarkan kepentingannya terhadap operasi XYZ.
- Tanggal: Pemasok diberi skor pada skala 1 hingga 100. Skor ambang batas sebesar 75 ditetapkan agar pemasok memenuhi syarat sebagai pemasok utama.
- Hasil: Proses ini menghasilkan identifikasi dan pemilihan pemasok dengan skor rata-rata 85, sehingga meningkatkan kualitas bahan yang masuk secara keseluruhan.
2. Menetapkan Standar Mutu dan Harapan:
- Tindakan: Perusahaan menetapkan standar kualitas spesifik untuk setiap komponen, termasuk akurasi dimensi, spesifikasi material, dan kinerja dalam uji tekanan, sehingga menyelaraskannya dengan standar otomotif internasional.
- Tanggal: Misalnya, akurasi dimensi untuk komponen penting ditetapkan pada toleransi ยฑ0.02 mm, yang secara langsung terkait dengan kinerja produk di lapangan.
- Hasil: Memasukkan standar ini ke dalam kontrak menghasilkan pengurangan suku cadang yang tidak patuh sebesar 30% dalam enam bulan pertama.
3. Hubungan Kolaboratif dengan Pemasok:
- Tindakan: XYZ Manufacturing memprakarsai Program Kemitraan Pemasok, yang mencakup pertemuan tinjauan triwulanan, proyek peningkatan kualitas bersama, dan berbagi data kinerja.
- Tanggal: Data yang dibagikan menunjukkan bahwa masalah pengemasan bertanggung jawab atas 40% kerusakan komponen.
- Hasil: Bersama-sama, mereka mengembangkan solusi pengemasan baru, yang mengurangi cacat terkait transit sebesar 50%.
4. Rezim Inspeksi dan Pengujian Mutu:
- Tindakan: Menerapkan proses inspeksi dua tahap: inspeksi visual awal diikuti dengan pengambilan sampel acak untuk pengujian terperinci.
- Tanggal: Pengambilan sampel melibatkan pengujian 5% dari setiap batch, naik dari sebelumnya 2%, dengan fokus pada komponen berisiko tinggi.
- Hasil: Hal ini menyebabkan masalah terdeteksi secara dini, sehingga menurunkan tingkat kerusakan sebesar 20%.
5. Memanfaatkan Teknologi untuk Manajemen Mutu:
- Tindakan: XYZ mengadopsi Perangkat Lunak Manajemen Mutu (QMS) yang terintegrasi dengan sistem ERP mereka, memungkinkan pelacakan kinerja pemasok dan metrik kualitas secara real-time.
- Tanggal: QMS menghasilkan laporan bulanan yang menyoroti pemasok dengan tingkat kerusakan lebih dari 2%, sehingga memicu proses peninjauan.
- Hasil: Pemantauan dan umpan balik yang berkelanjutan meningkatkan kinerja pemasok, dengan 95% pemasok mengurangi tingkat kerusakan mereka di bawah ambang batas 2% dalam setahun.
6. Manajemen Risiko dan Perencanaan Kontinjensi:
- Tindakan: Mengembangkan kerangka manajemen risiko yang mengidentifikasi komponen-komponen penting dan menetapkan pemasok alternatif serta tingkat persediaan pengaman untuk masing-masing komponen.
- Tanggal: Untuk komponen berisiko tinggi, tingkat persediaan pengaman ditingkatkan dari persediaan 2 minggu menjadi 4 minggu.
- Hasil: Strategi ini meminimalkan penundaan produksi karena masalah kualitas, memastikan tingkat pengiriman tepat waktu ke pelanggan sebesar 99.8%.
Pada akhir tahun, Manufaktur XYZ berhasil menurunkan tingkat pengembaliannya dari 15% menjadi 4.5%, melampaui targetnya. Pendekatan komprehensif untuk meningkatkan jaminan kualitas dalam pengadaan tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas produk tetapi juga memperkuat hubungan pemasok dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Contoh ini menunjukkan efektivitas pendekatan terstruktur dan berbasis data terhadap penjaminan mutu dalam pengadaan, yang menunjukkan potensi perbaikan signifikan melalui inisiatif strategis.
Manajemen Hubungan Pemasok
Tantangan: Mengelola hubungan pemasok adalah komponen pengadaan yang kompleks namun penting yang secara langsung memengaruhi efisiensi rantai pasokan perusahaan, kualitas produk, dan daya saing pasar secara keseluruhan. Tantangannya terletak pada menjaga keseimbangan antara mendapatkan persyaratan terbaik dari pemasok dan membina kemitraan positif jangka panjang yang mendorong pertumbuhan bersama, inovasi, dan ketahanan terhadap perubahan pasar. Kendala yang umum terjadi antara lain gangguan komunikasi, tujuan yang tidak selaras, kurangnya kepercayaan, dan kegagalan dalam memanfaatkan kemajuan teknologi untuk kolaborasi yang lebih baik. Masalah-masalah ini dapat menyebabkan gangguan rantai pasokan, peningkatan biaya, dan hilangnya peluang bagi kedua belah pihak.
Contoh: Mari kita lihat contoh nyata bagaimana ElecTech, produsen elektronik konsumen terkemuka, berhasil mengubah strategi Manajemen Hubungan Pemasok (SRM) untuk mengatasi masalah kualitas, gangguan rantai pasokan, dan mendorong inovasi.
Larutan: Mari gunakan contoh di atas untuk memahami komponen yang perlu dimasukkan ke dalam strategi SRM Anda.
1. Segmentasi Pemasok Strategis:
Gunakan Matriks Kraljic untuk mengkategorikan pemasok berdasarkan risiko dan dampaknya terhadap bisnis Anda. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi hubungan mana yang memerlukan lebih banyak fokus dan manajemen strategis.
Klasifikasikan pemasok menjadi mitra strategis, pemasok leverage, pemasok hambatan, dan pemasok non-kritis. Kembangkan strategi yang disesuaikan untuk mengelola setiap kategori, dengan fokus pada membangun hubungan yang lebih dalam dengan pemasok strategis dan leverage.
Dengan memahami peran dan pentingnya setiap pemasok, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif, memastikan bahwa hubungan penting dengan pemasok dipupuk dan dipelihara.
2. Mengembangkan Tujuan Bersama dan Indikator Kinerja Utama (KPI):
Secara kolaboratif mengembangkan Balanced Scorecard untuk kinerja pemasok yang mencakup perspektif keuangan, operasional, pelanggan, dan inovasi. Tetapkan tujuan dan KPI yang jelas dan disepakati bersama dengan masing-masing pemasok utama. Hal ini harus selaras dengan tujuan strategis kedua belah pihak dan mencakup metrik kualitas, penyampaian, peningkatan biaya, dan inovasi.
3. Berinvestasi dalam Membangun Hubungan dan Kepercayaan:
Terapkan Persamaan Kepercayaan, yang mempertimbangkan faktor-faktor seperti kredibilitas, keandalan, keintiman, dan orientasi diri, untuk mengembangkan hubungan yang lebih kuat.
Membangun kepercayaan dan pemahaman akan menghasilkan hubungan yang lebih tangguh dan fleksibel, mampu menahan fluktuasi dan tantangan pasar.
4. Memanfaatkan Teknologi untuk Kolaborasi yang Lebih Baik:
Memanfaatkan model SCOR (Referensi Operasi Rantai Pasokan) untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam proses pengadaan yang dapat didukung oleh teknologi.
Manajemen Risiko
Tantangan: Manajemen risiko dalam pengadaan melibatkan identifikasi, penilaian, dan mitigasi risiko yang dapat berdampak pada rantai pasokan, stabilitas keuangan, kepatuhan, dan efisiensi operasional organisasi secara keseluruhan. Risiko-risiko ini dapat berasal dari berbagai sumber termasuk keandalan pemasok, faktor geopolitik, perubahan peraturan, volatilitas pasar, bencana alam, dan ancaman keamanan siber. Tantangannya terletak pada sifat dinamis dan saling terkait dari risiko-risiko ini, sehingga memerlukan pendekatan proaktif dan komprehensif untuk memastikan ketahanan dan kesinambungan kegiatan pengadaan.
Larutan: Untuk mengelola risiko pengadaan secara efektif, penerapan kerangka kerja terstruktur sangatlah penting. Anda dapat memilih kerangka kerja yang paling cocok untuk Anda. Salah satu pendekatan yang diakui secara luas dan direkomendasikan oleh para ahli adalah Kerangka Manajemen Risiko ISO 31000. Panduan ini memberikan serangkaian prinsip dan pedoman universal untuk manajemen risiko yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi mana pun, termasuk kebutuhan dalam bidang pengadaan. Mari kita lihat bagaimana kerangka ISO 31000 dapat diterapkan secara spesifik pada manajemen risiko pengadaan, dengan menggabungkan tindakan dan proses tertentu:
1. Menetapkan Konteks
- Tujuan: Memahami lingkungan internal dan eksternal fungsi pengadaan. Hal ini mencakup tujuan organisasi, strategi pengadaan, dan konteks peraturan, pasar, dan teknologi di mana pengadaan tersebut beroperasi.
- Tindakan: Melakukan analisis pemangku kepentingan yang komprehensif untuk mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan internal (misalnya departemen pengadaan dan keuangan) dan pemangku kepentingan eksternal (misalnya pemasok, regulator, dan pelanggan).
2. Identifikasi risiko
- Tujuan: Identifikasi apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana risiko dapat timbul dalam proses pengadaan.
- Tindakan: Memanfaatkan alat seperti analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Ancaman) dan analisis PESTLE (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi, Hukum, dan Lingkungan) untuk mengidentifikasi potensi risiko secara sistematis.
3. Analisis resiko
- Tujuan: Memahami sifat risiko dan karakteristiknya. Hal ini melibatkan penilaian kemungkinan dan dampak risiko yang teridentifikasi.
- Tindakan: Menerapkan metode kualitatif (misalnya penilaian ahli, matriks risiko) dan metode kuantitatif (misalnya analisis statistik, model keuangan) untuk mengevaluasi risiko. Hal ini dapat melibatkan analisis data historis mengenai kinerja pemasok, tren pasar, dan laporan insiden.
4. Evaluasi Resiko
- Tujuan: Bandingkan hasil analisis risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan prioritas setiap risiko.
- Tindakan: Gunakan matriks risiko untuk memprioritaskan risiko berdasarkan dampak dan kemungkinannya. Hal ini akan membantu dalam memfokuskan pada risiko paling signifikan yang dapat mempengaruhi tujuan pengadaan.
5. Perawatan Risiko
- Tujuan: Memilih dan menerapkan opsi untuk memitigasi, mentransfer, menghindari, atau menerima risiko.
- Tindakan: Mengembangkan rencana penanganan risiko yang mungkin mencakup diversifikasi pemasok, menjalin kemitraan strategis, menerapkan persyaratan kontrak yang lebih ketat, atau berinvestasi dalam solusi teknologi untuk meningkatkan pemantauan dan kepatuhan.
Dengan mengikuti sistem seperti kerangka ISO 31000, organisasi dapat menerapkan proses manajemen risiko pengadaan yang kuat dan proaktif. Pendekatan terstruktur ini memungkinkan organisasi meminimalkan risiko, meningkatkan hasil pengadaan, dan mendukung tujuan strategis organisasi secara keseluruhan.
Mengukur Kinerja Pengadaan
Untuk benar-benar mendorong perbaikan rumah, penting untuk melacak metrik yang tepat. KPI seperti penghematan biaya sudah pasti, tetapi juga fokus pada kinerja pemasok, waktu siklus untuk proses pengadaan, dan kepatuhan terhadap protokol kepatuhan. Menyelaraskan KPI ini dengan tujuan strategis Anda akan mengubah pengadaan dari fungsi back-office menjadi pemain strategis yang berpikiran maju. Misalnya, jika organisasi Anda mendorong inovasi, sertakan metrik yang mengukur kontribusi pemasok terhadap inovasi, seperti ide produk baru atau peningkatan proses.
Berikut adalah daftar lengkap metrik yang dapat Anda pertimbangkan untuk dilacak, berdasarkan tujuan Anda. Klik pada setiap tujuan untuk mengeksplorasi potensi KPI.
KPI | Perhitungan |
---|---|
Penghematan biaya | (Biaya Dasar โ Biaya Aktual) / Biaya Dasar x 100 |
Biaya Penghindaran | (Biaya yang Diharapkan โ Biaya Sebenarnya) / Biaya yang Diharapkan x 100 |
Total Pembelanjaan yang Dikelola | Total Belanja Dalam Pengelolaan / Total Belanja Pengadaan x 100 |
KPI | Perhitungan |
---|---|
Pengiriman Tepat Waktu Pemasok (OTD) | (Jumlah Pengiriman Tepat Waktu / Total Pengiriman) x 100 |
Tingkat Kualitas Pemasok | (Jumlah Barang yang Dapat Diterima / Jumlah Barang yang Diterima) x 100 |
Tingkat Kepatuhan Pemasok | (Jumlah Tindakan Pemasok yang Patuh / Total Tindakan Pemasok) x 100 |
KPI | Perhitungan |
---|---|
Waktu Siklus Pesanan Pembelian | Total Waktu untuk Semua Pesanan Pembelian / Jumlah Pesanan Pembelian |
ROI Pengadaan | (Penghematan โ Biaya Operasional Pengadaan) / Biaya Operasional Pengadaan |
Tingkat Penggunaan E-Procurement | (Nilai Transaksi E-Procurement / Total Transaksi Pengadaan) x 100 |
KPI | Perhitungan |
---|---|
Tingkat Pemanfaatan Kontrak | (Nilai Pembelanjaan Berdasarkan Kontrak / Total Pembelanjaan Pengadaan) x 100 |
Persentase Pembelanjaan dengan Pemasok Pilihan | (Pembelanjaan dengan Pemasok Pilihan / Total Pembelanjaan Pengadaan) x 100 |
KPI | Perhitungan |
---|---|
Tingkat Perputaran Persediaan | Harga Pokok Penjualan / Persediaan Rata-rata |
Akurasi Inventaris | (Catatan Persediaan yang Benar / Total Catatan Persediaan) x 100 |
Hari Persediaan di Tangan (DOH) | (Rata-rata Persediaan / Harga Pokok Penjualan) x 365 |
KPI | Perhitungan |
---|---|
Tingkat Pengadaan Berkelanjutan | (Belanja Pengadaan Berkelanjutan / Total Belanja Pengadaan) x 100 |
Penilaian Risiko Pemasok Selesai | (Jumlah Penilaian Risiko Pemasok yang Diselesaikan / Jumlah Total Pemasok) x 100 |
benchmarking
Ada banyak hal yang bisa dipelajari dari dunia luar. Membandingkan dengan standar industri dan rekan-rekan membantu Anda memahami posisi Anda dan tujuan yang harus Anda tuju. Hal ini tentang mengidentifikasi kesenjangan dalam praktik pengadaan Anda dan menemukan inspirasi dalam praktik terbaik yang ada. Hal ini dapat berkisar dari penerapan teknologi baru hingga restrukturisasi kontrak pemasok untuk fleksibilitas dan efisiensi biaya yang lebih baik.
Tolok Ukur Standar Terbuka APQC dalam Pengadaan menyoroti tingkat kinerja median pada tolok ukur pengadaan yang penting, seperti total biaya untuk melakukan proses pengadaan, rata-rata waktu tunggu pemasok, dan persentase pesanan pembelian yang disetujui secara elektronik, menawarkan perspektif luas tentang bagaimana organisasi dapat mengukur dan meningkatkan kinerja mereka. fungsi pengadaan.
Anda dapat menelusuri internet untuk mengetahui lebih banyak industri dan menggunakan tolok ukur khusus kasus.
Otomasi Pengadaan
Otomatisasi Pengadaan mengacu pada penggunaan teknologi digital untuk menyederhanakan dan meningkatkan proses pengadaan dari ujung ke ujung. Hal ini mencakup otomatisasi tugas rutin dan alur kerja yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa, sehingga mengurangi upaya manual, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat transaksi. Otomatisasi ini mencakup berbagai aspek pengadaan, termasuk pemilihan pemasok, manajemen kontrak, pemrosesan pesanan pembelian, dan rekonsiliasi faktur.
Penerapan alat Otomasi Pengadaan tidak hanya mengoptimalkan efisiensi operasional namun juga memberikan keuntungan strategis. Hal ini memungkinkan dunia usaha mendapatkan wawasan real-time mengenai pengeluaran mereka, meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan, dan membina hubungan yang lebih kuat dengan pemasok melalui proses yang lebih efisien dan transparan. Pada akhirnya, Otomatisasi Pengadaan adalah tentang memanfaatkan teknologi untuk menjadikan pengadaan lebih strategis, lebih hemat waktu, dan lebih hemat biaya.
Proses Pengadaan Otomatis
Untuk mengilustrasikan dampak transformatif dari Otomatisasi Pengadaan, mari kita meninjau kembali proses pengadaan yang diuraikan sebelumnya, yang sekarang diotomatisasi menggunakan Perangkat Lunak Otomatisasi Pengadaan Nanonets:
Identifikasi Kebutuhan (Otomatis): Nanonets terintegrasi dengan perangkat lunak dokumentasi pilihan Anda dan memicu dimulainya alur kerja saat baru Laporan Penilaian Kebutuhan dikirimkan di aplikasi dokumentasi Anda.
Evaluasi dan Seleksi Pemasok: Departemen pengadaan melakukan evaluasi pemasok secara manual, dan memilih vendor yang paling sesuai. Akun vendor dibuat di sistem ERP jika belum ada.
Negosiasi Kontrak (Sederhana): Nanonets mendukung manajemen kontrak digital untuk memfasilitasi pembuatan, negosiasi, dan penandatanganan kontrak. Departemen pengadaan membuat templat, melacak perubahan, dan mengelola persetujuan, semuanya dari Platform Nanonets, sehingga menyederhanakan proses negosiasi.
Pemrosesan Pesanan Pembelian (Otomatis): PO digital dibuat di Nanonets oleh tim, dan dikirim langsung ke pemasok melalui surat.
Pengiriman dan Inspeksi: Tim secara manual memverifikasi penerimaan barang terhadap PO dan ketentuan kontrak, dan menghasilkan a Catatan Barang Diterima.
Pengambilan Faktur (Otomatis): Faktur diambil secara instan berkat keajaiban teknologi seluler dan integrasi yang lancar untuk mengimpor tanda terima dari aplikasi dan database Anda.
Ekstraksi Data (Otomatis): Teknologi Optical Character Recognition (OCR) berperan dalam mengekstraksi data terstruktur dari faktur menjadi data digital lebih cepat dari yang bisa Anda bayangkan.
Pengkodean GL dan Ekspor Data ke ERP (Otomatis): Nanonets menggunakan NLP dan LLM untuk mengotomatiskan pengkodean GL, dan menyinkronkan data dengan ERP Anda dan aplikasi lain secara instan.
Pencocokan Tiga Arah (Otomatis): Pencocokan tiga arah otomatis membandingkan PO, tanda terima pengiriman, dan faktur, menandai perbedaan.
Persetujuan (Disederhanakan): Persetujuan dengan Nanonets tidak lagi menjadi hambatan. Mereka menjadi fleksibel dan berada di tempat yang digunakan organisasi Andaโbaik di email, Slack, atau Teams. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan panggilan telepon yang mengganggu dan rentetan pengingat yang sudah biasa.
Pemrosesan Pembayaran (Otomatis): Anda dapat melakukan pembayaran langsung secara global menggunakan Nanonets, dan percaya bahwa sistem akan menangani biaya valas dan menghindari tagihan balik yang tiba-tiba.
Rekonsiliasi (Otomatis): Terakhir, mari kita bicara tentang penutupan buku. Rekonsiliasi otomatis mengimpor laporan bank Anda dan mengubah tugas yang sering kali sulit ini, mencocokkan transaksi bank dengan entri buku besar dalam waktu yang sangat singkat. Apa yang dulunya memakan waktu berhari-hari kini dapat dilakukan dalam hitungan menit.
Oleh karena itu, otomatisasi pengadaan dengan Nanonets mengubah proses pengadaan tradisional menjadi fungsi yang sangat efisien, berbasis data, dan strategis. Hal ini tidak hanya meringankan beban tugas-tugas manual tetapi juga memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada aktivitas bernilai lebih tinggi seperti optimalisasi biaya, pengadaan strategis, dan membangun kemitraan pemasok.
Kesimpulan
Kesimpulannya, esensi pengadaan bukan sekedar tindakan pembelian barang dan jasa. Hal ini mewujudkan fungsi strategis yang penting untuk mendorong nilai, mengoptimalkan biaya, dan mendorong pertumbuhan berkelanjutan dalam organisasi. Seperti yang telah kita bahas di blog ini, proses pengadaan itu rumit, melibatkan tahapan mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi pemasok, negosiasi kontrak, dan seterusnya, yang masing-masing memerlukan perhatian cermat dan pemikiran strategis.
Munculnya perangkat lunak otomasi pengadaan menandai evolusi signifikan dalam bidang ini, menawarkan janji untuk menyederhanakan operasi, meningkatkan efisiensi, dan wawasan strategis yang sebelumnya tidak mungkin tercapai. Dengan memanfaatkan teknologi, dunia usaha dapat mengatasi tantangan tradisional, memitigasi risiko, dan memanfaatkan peluang untuk meningkatkan fungsi pengadaan mereka.
Selain itu, manajemen strategis hubungan pemasok, fokus pada jaminan kualitas, dan penerapan praktik manajemen risiko yang komprehensif merupakan komponen penting yang meningkatkan efektivitas pengadaan. Elemen-elemen ini, dikombinasikan dengan komitmen terhadap perbaikan terus-menerus dan melakukan tolok ukur terhadap standar industri, akan memposisikan organisasi untuk mewujudkan potensi penuh dari kemampuan pengadaan mereka.
Untuk mempelajari bagaimana Otomatisasi Pengadaan Nanonets dapat mengubah proses pengadaan Anda dan mempelajari lebih lanjut fitur-fiturnya, Anda dapat menjadwalkan panggilan dengan pakar Nanonets. Peluang ini memungkinkan Anda mendiskusikan tantangan spesifik pengadaan Anda dan mendemonstrasikan bagaimana Nanonets dapat menyederhanakan alur kerja pengadaan Anda, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pemrosesan dan rekonsiliasi faktur. Baik Anda ingin meningkatkan efisiensi, mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap pengeluaran Anda, atau meningkatkan hubungan pemasok, Nanonets memiliki alat dan keahlian untuk membantu.
- Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
- PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
- PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
- PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
- PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
- Sumber: https://nanonets.com/blog/procurement/
- :memiliki
- :adalah
- :bukan
- :Di mana
- $NAIK
- 000
- 1
- 10
- 100
- 1004
- 11
- 12
- 13
- 14
- 15%
- 2%
- 2000
- 2024
- 25
- 29
- 30
- 35%
- 36
- 41
- 65
- 7
- 75
- 8
- 9
- 95%
- a
- kemampuan
- Tentang Kami
- atas
- Setuju
- diterima
- penerimaan
- sesuai
- Menurut
- Akun
- Akun
- akun hutang
- ketepatan
- tepat
- memperoleh
- mengakuisisi
- perolehan
- di seluruh
- Bertindak
- tindakan
- aktif
- kegiatan
- sebenarnya
- sebenarnya
- menyesuaikan
- Tambahan
- alamat
- ketaatan
- penyesuaian
- mengambil
- diadopsi
- Mengadopsi
- Adopsi
- kemajuan
- Keuntungan
- keuntungan
- kedatangan
- mempengaruhi
- Setelah
- terhadap
- sepakat
- Persetujuan
- setuju
- bertujuan
- meluruskan
- yang sejalan
- Semua
- mengalokasikan
- Membiarkan
- memungkinkan
- sepanjang
- sudah
- juga
- alternatif
- Meskipun
- Kemenduaan
- jumlah
- an
- Analisis
- analisis
- Analytical
- menganalisis
- dan
- Lain
- Diantisipasi
- Apa pun
- aplikasi
- muncul
- terapan
- Mendaftar
- pendekatan
- persetujuan
- persetujuan
- menyetujui
- disetujui
- aplikasi
- ADALAH
- daerah
- timbul
- artikel
- AS
- penampilan
- menilai
- Menilai
- penilaian
- penilaian
- terkait
- jaminan
- At
- perhatian
- Audit
- otorisasi
- mengotomatisasikan
- Otomatis
- secara otomatis
- mengotomatisasi
- Otomatisasi
- otomotif
- tersedianya
- rata-rata
- menghindari
- Saldo
- seimbang
- saldo
- Bank
- TRANSAKSI BANK
- bendungan
- berdasarkan
- Dasar
- dasar
- Pada dasarnya
- BE
- menjadi
- menjadi
- menjadi
- sebelum
- makhluk
- di bawah
- benchmarking
- Benchmark
- Manfaat
- TERBAIK
- Praktik Terbaik
- Lebih baik
- antara
- MINUMAN
- Luar
- Blog
- Buku-buku
- mendorong
- boston
- kedua
- kedua belah pihak
- kemacetan
- Bawah
- Kotak
- pelanggaran
- pelanggaran
- luas
- secara luas
- anggaran belanja
- Anggaran
- Bangunan
- beban
- bisnis
- bisnis
- tapi
- membeli
- PEMBELI..
- Pembelian
- by
- CA
- dihitung
- panggilan
- Panggilan
- CAN
- kemampuan
- mampu
- Kapasitas
- modal
- bermodalkan
- menangkap
- ditangkap
- kasus
- kategori
- mengkategorikan
- dikategorikan
- Kategori
- manajemen kategori
- disebabkan
- memusatkan
- terpusat
- Sertifikasi
- Tersertifikasi
- rantai
- menantang
- tantangan
- Perubahan
- karakter
- pengenalan karakter
- karakteristik
- beban
- termurah
- diperiksa
- Cek
- pilihan
- Pilih
- CIO
- jelas
- Klik
- penutupan
- Pengkodean
- kolaborasi
- kolaboratif
- mengumpulkan
- koleksi
- memerangi
- bergabung
- dimulai
- komitmen
- Umum
- Komunikasi
- perusahaan
- membandingkan
- dibandingkan
- kompetitif
- daya saing
- Lengkap
- kompleks
- pemenuhan
- compliant
- komponen
- komponen
- luas
- terdiri dari
- konsep
- Disimpulkan
- kesimpulan
- kondisi
- Kondisi
- Mengadakan
- dilakukan
- melakukan
- kerahasiaan
- DIKONFIRMASI
- Mempertimbangkan
- mengingat
- menganggap
- konsisten
- konsumen
- kontak
- isi
- konteks
- kontinuitas
- kontinu
- kontrak
- kontrak
- kontraktual
- kontribusi
- kontrol
- landasan
- Corp
- Timeline
- benar
- Biaya
- Manajemen biaya
- penghematan biaya
- hemat biaya
- mahal
- Biaya
- bisa
- dibuat
- menciptakan
- penciptaan
- Kredibilitas
- kriteria
- kritis
- aspek kritis
- sangat penting
- menyembuhkan
- terbaru
- pelanggan
- Kepuasan pelanggan
- pelanggan
- Keamanan cyber
- siklus
- kerusakan
- menari
- data
- Data-driven
- database
- Tanggal
- hari
- Hari
- berurusan
- Terdesentralisasi
- memutuskan
- keputusan
- keputusan
- Tolak
- mengurangi
- lebih dalam
- didefinisikan
- menunda
- terlambat
- keterlambatan
- menyampaikan
- disampaikan
- Pengiriman
- mengantarkan
- pengiriman
- menggali
- Permintaan
- demo
- menunjukkan
- mengungkap
- Departemen
- departemen
- deposit
- deskripsi
- Meskipun
- terperinci
- Merinci
- rincian
- Deteksi
- Menentukan
- mengembangkan
- dikembangkan
- berbeda
- sulit
- Kesulitan
- digital
- teknologi digital
- langsung
- langsung
- Bencana
- diskon
- membahas
- Mengganggu
- gangguan
- mengganggu
- do
- dokumen
- dokumentasi
- dokumen
- kelinci betina
- tidak
- domain
- dilakukan
- turun
- penghentian
- mendorong
- penggerak
- dua
- selama
- dinamis
- e
- setiap
- Terdahulu
- Awal
- Ekonomis
- Tepi
- Efektif
- efektif
- efektivitas
- efek
- efisiensi
- efisiensi
- efisien
- upaya
- antara
- secara elektronik
- Elektronik
- elemen
- dieliminasi
- menghilangkan
- mewujudkan
- memungkinkan
- meliputi
- pertemuan
- mendorong
- akhir
- Menegakkan
- mempertinggi
- ditingkatkan
- meningkatkan
- memastikan
- Memastikan
- memastikan
- Enter
- masuk
- memasuki
- Seluruh
- masuk
- Lingkungan Hidup
- lingkungan
- melengkapi
- Era
- ERP
- kesalahan
- kesalahan
- esensi
- penting
- mapan
- membangun
- diperkirakan
- dll
- mengevaluasi
- dievaluasi
- evaluasi
- Bahkan
- evolusi
- contoh
- Kecuali
- berlebihan
- dipertukarkan
- dieksekusi
- eksekusi
- ada
- harapan
- diharapkan
- ahli
- keahlian
- menyelidiki
- Dieksplorasi
- ekspor
- memperpanjang
- Meluas
- luar
- ekstraksi
- Menghadapi
- segi
- memudahkan
- memfasilitasi
- menghadapi
- faktor
- gagal
- Kegagalan
- lebih cepat
- Fitur
- Februari
- umpan balik
- bidang
- angka-angka
- mengajukan
- menyelesaikan
- keuangan
- keuangan
- stabilitas keuangan
- sistem keuangan
- temuan
- Pertama
- keluwesan
- fleksibel
- fluktuasi
- Fokus
- berfokus
- diikuti
- berikut
- makanan
- Untuk
- Forbes
- forex
- bentuk
- bentuk
- Depan
- berpikir ke depan
- Membantu perkembangan
- membina
- ditemukan
- pecahan
- Kerangka
- kerangka
- penipuan
- Gratis
- sering
- dari
- penuh
- fungsi
- fungsi
- lebih lanjut
- Futures
- Mendapatkan
- diperoleh
- kesenjangan
- mengumpulkan
- dihasilkan
- menghasilkan
- geopolitik
- diberikan
- Secara global
- Go
- tujuan
- Anda
- akan
- baik
- barang
- diatur
- Pertumbuhan
- Pertumbuhan
- pedoman
- tangan
- menangani
- Penanganan
- Memiliki
- berat
- membantu
- membantu
- High
- berisiko tinggi
- lebih tinggi
- paling tinggi
- Menyoroti
- menyoroti
- highlight
- sangat
- historis
- Beranda
- Seterpercayaapakah Olymp Trade? Kesimpulan
- How To
- HTML
- HTTPS
- manusia
- Lari gawang
- ide-ide
- Identifikasi
- diidentifikasi
- mengidentifikasi
- mengenali
- mengidentifikasi
- if
- menjelaskan
- Segera
- segera
- Dampak
- dampak
- berdampak
- dampak
- imperatif
- melaksanakan
- diimplementasikan
- mengimplementasikan
- implikasi
- mengimpor
- pentingnya
- penting
- impor
- mustahil
- memperbaiki
- ditingkatkan
- perbaikan
- perbaikan
- meningkatkan
- in
- secara mendalam
- insiden
- memasukkan
- termasuk
- termasuk
- Termasuk
- masuk
- inkonsistensi
- menggabungkan
- Tergabung
- menggabungkan
- salah
- Meningkatkan
- Pada meningkat
- meningkatkan
- terjadi
- secara mandiri
- menunjukkan
- menunjukkan
- indikator
- sendiri-sendiri
- industri
- industri
- standar industri
- ketidakefisienan
- mempengaruhi
- informasi
- informasi
- inheren
- mulanya
- dimulai
- inisiatif
- Innovation
- wawasan
- Inspirasi
- instalasi
- contoh
- segera
- terpadu
- Terintegrasi
- integrasi
- dimaksudkan
- saling berhubungan
- intern
- Internasional
- Internet
- ke
- rumit
- memperkenalkan
- inventaris
- Menginvestasikan
- investasi
- investasi
- faktur
- pemrosesan faktur
- faktur
- melibatkan
- terlibat
- melibatkan
- melibatkan
- ISO
- ISO 9001
- penerbitan
- isu
- masalah
- IT
- item
- NYA
- John
- bersama
- jpg
- yurisdiksi
- hanya
- kunci
- pengetahuan
- Kekurangan
- Jalur
- Terakhir
- Terbaru
- Hukum
- memimpin
- terkemuka
- Memimpin
- BELAJAR
- Dipimpin
- Buku besar
- Informasi
- kurang
- membiarkan
- Tingkat
- adalah ide yang bagus
- Leverage
- leveraging
- Kewajiban
- terletak
- 'like'
- kemungkinan
- Terbatas
- baris
- Daftar
- hidup
- ll
- terletak
- lokasi
- jangka panjang
- lagi
- melihat
- terlihat seperti
- mencari
- Rendah
- terendah
- mesin
- mesin-mesin
- terbuat
- memelihara
- dipertahankan
- mempertahankan
- pemeliharaan
- membuat
- Membuat
- mengelola
- pengelolaan
- Tim manajemen
- manajer
- mengelola
- pelaksana
- panduan
- manual
- Pabrikan
- pabrik
- banyak
- March
- Maret 1
- Pasar
- riset pasar
- Trend pasar
- Volatilitas pasar
- Cocok
- korek api
- sesuai
- bahan
- bahan
- Matriks
- Mungkin..
- mengukur
- ukuran
- mekanisme
- Pelajari
- pertemuan
- pertemuan
- mer
- metode
- teliti
- Metrik
- mungkin
- memperkecil
- meminimalkan
- minor
- penyesuaian kecil
- menit
- menit
- kesalahpahaman
- terjawab
- Mengurangi
- meringankan
- mitigasi risiko
- mobil
- Teknologi seluler
- model
- model
- uang
- pemantauan
- bulanan
- bulan
- lebih
- lebih efisien
- Selain itu
- paling
- banyak
- beberapa
- saling
- saling
- banyak sekali
- nama
- nasional
- Alam
- Alam
- menavigasi
- hampir
- perlu
- Perlu
- dibutuhkan
- kebutuhan
- negosiasi
- New
- produk baru
- Teknologi baru
- berikutnya
- nLP
- tidak
- mencatat
- terkenal
- Catatan
- Melihat..
- sekarang
- nuansa
- jumlah
- tujuan
- target
- obligasi
- memperoleh
- terjadi
- OCR
- of
- menawarkan
- ditawarkan
- menawarkan
- Penawaran
- sering
- on
- sekali
- ONE
- terus-menerus
- hanya
- Buka
- beroperasi
- dioperasikan
- beroperasi
- operasi
- operasi
- operasional
- Operasi
- Peluang
- Kesempatan
- optimasi
- Optimize
- Mengoptimalkan
- mengoptimalkan
- pilihan
- Opsi
- or
- urutan
- perintah
- organisasi
- organisatoris
- organisasi
- Lainnya
- kami
- di luar
- hasil
- diuraikan
- menguraikan
- keluaran
- di luar
- lebih
- secara keseluruhan
- Mengatasi
- mengatasi
- Pemeriksaan
- Kelalaian
- paket
- pengemasan
- dibayar
- panel
- kertas
- berbasis kertas
- terpenting
- Taman
- bagian
- pihak
- rekan
- Kemitraan
- kemitraan
- bagian
- pihak
- pola
- Membayar
- pembayaran
- pembayaran
- rekan-rekan
- hukuman
- untuk
- persentase
- sempurna
- benar-benar
- Melakukan
- prestasi
- periode
- perspektif
- perspektif
- farmasi
- telepon
- panggilan telepon
- fisik
- gambar
- pilar
- sangat penting
- Tempat
- perencanaan
- rencana
- Platform
- plato
- Kecerdasan Data Plato
- Data Plato
- pemain
- memainkan
- silahkan
- PO
- Kebijakan
- politik
- PoS
- posisi
- positif
- mungkin
- potensi
- Praktis
- praktek
- praktek
- Ketelitian
- disukai
- pendahuluan
- siap
- sebelumnya
- sebelumnya
- harga pompa cor beton mini
- harga
- di harga
- primer
- prinsip-prinsip
- Prioritaskan
- prioritas
- Proaktif
- masalah
- hasil
- proses
- Diproses
- proses
- pengolahan
- menyediakan
- diperoleh
- pembelian
- Produk
- Kualitas Produk
- Produksi
- Produk
- profesional
- menguntungkan
- program
- program
- memprojeksikan
- janji
- jelas
- usul
- Proposal
- dalil
- hak milik
- protokol
- disediakan
- menyediakan
- membeli
- pesanan pembelian
- pembelian
- pembelian
- tujuan
- Mendorong
- Q & A
- memenuhi syarat
- kualitatif
- kualitas
- terukur
- kuantitatif
- kuantitas
- Perempat
- triwulanan
- query
- acak
- jarak
- Penilaian
- Tarif
- Mentah
- RE
- dunia nyata
- real-time
- menyadari
- benar-benar
- penerimaan
- diterima
- menerima
- pengakuan
- diakui
- direkomendasikan
- rujuk
- catatan
- pencatatan
- tercatat
- arsip
- menurunkan
- mengurangi
- mengurangi
- pengurangan
- referensi
- mengacu
- pengilangan
- rezim
- Regulator
- regulator
- terkait
- hubungan
- Hubungan
- keandalan
- tinggal
- yang tersisa
- sisa
- memperbaiki
- menggantikan
- melaporkan
- Dilaporkan
- laporan
- merupakan
- reputasi
- permintaan
- permintaan
- membutuhkan
- wajib
- membutuhkan
- penelitian
- ketahanan
- tabah
- Resolusi
- Beresonansi
- Sumber
- Menanggapi
- tanggapan
- tanggapan
- tanggung jawab
- ISTIRAHAT
- restrukturisasi
- mengakibatkan
- Hasil
- eceran
- kembali
- Pengembalian
- dirubah
- Terungkap
- ulasan
- benar
- Risiko
- manajemen risiko
- risiko
- kuat
- ROI
- Peran
- Kamar
- rutin
- s
- Safety/keselamatan
- mencicipi
- kepuasan
- Tabungan
- Skala
- menjadwalkan
- skor
- kartu skor
- mencetak gol
- mulus
- Bagian
- mengamankan
- melihat
- segmentasi
- memilih
- terpilih
- seleksi
- mengirim
- mengirimkan
- mengirim
- layanan
- Layanan
- set
- pengaturan
- beberapa
- berbagi
- harus
- menampilkan
- terselubung
- tanda tangan
- penting
- penandatanganan
- Silikon
- Silicon Valley
- Sederhana
- simulasi
- ENAM
- Enam bulan
- kendur
- Sosial
- Perangkat lunak
- solusi perangkat lunak
- terjual
- larutan
- Solusi
- MEMECAHKAN
- beberapa
- sumber
- Sourcing
- mengkhususkan diri
- tertentu
- Secara khusus
- spesifikasi
- ditentukan
- menghabiskan
- Pengeluaran
- menghabiskan
- SRM
- Stabilitas
- Tahap
- magang
- pemangku kepentingan
- stakeholder
- berdiri
- standar
- berdiri
- awal
- dimulai
- Laporan
- statistik
- pengemudian
- batang
- batang
- Langkah
- Tangga
- saham
- penyimpanan
- menyimpan
- Strategis
- bisnis strategis
- mitra strategis
- Kemitraan strategis
- strategi
- Penyelarasan
- mempersingkat
- efisien
- pelurusan
- diperkuat
- kekuatan
- tekanan
- tes stres
- lebih ketat
- kuat
- lebih kuat
- tersusun
- disampaikan
- keberhasilan
- berhasil
- seperti itu
- tiba-tiba
- pemasok
- pemasok
- menyediakan
- supply chain
- manajemen rantai persediaan
- mendukung
- Didukung
- pendukung
- Mendukung
- melebihi
- berkelanjutan
- Pertumbuhan Berkelanjutan
- sistem
- sistem
- memecahkan
- disesuaikan
- Mengambil
- Berbicara
- penargetan
- tugas
- tugas
- tim
- tim
- tech
- teknologi
- Teknologi
- Teknologi
- Template
- template
- istilah
- istilah
- syarat dan Ketentuan
- pengujian
- tes
- dari
- Terima kasih
- bahwa
- Grafik
- Dunia
- mereka
- Mereka
- Sana.
- dengan demikian
- Ini
- mereka
- Pikir
- ini
- itu
- ancaman
- tiga
- ambang
- Melalui
- di seluruh
- Demikian
- Terjalin
- waktu
- membuang-buang waktu
- waktu
- garis waktu
- tepat waktu
- kali
- untuk
- toleransi
- terlalu
- mengambil
- alat
- Total
- terhadap
- terhadap
- jalur
- Pelacakan
- trek
- tradisional
- Pelatihan
- .
- Transaksi
- melampaui
- transfer
- Mengubah
- transformatif
- transformasi
- jelas
- pengobatan
- Tren
- memicu
- Kepercayaan
- Terpercaya
- kepercayaan
- pergantian
- mengetik
- khas
- Akhirnya
- bawah
- memahami
- pemahaman
- satuan
- unit
- Universal
- tidak perlu
- atas
- us
- penggunaan
- menggunakan
- gunakan case
- bekas
- kegunaan
- menggunakan
- Penggunaan
- Lembah
- nilai
- variasi
- berbagai
- bervariasi
- Ve
- penjaja
- diverifikasi
- jarak penglihatan
- visual
- vital
- Votalitas
- jaminan
- Waran
- adalah
- Cara..
- cara
- we
- kelemahan
- minggu
- BAIK
- terdefinisi dengan baik
- adalah
- Apa
- Apa itu
- ketika
- apakah
- yang
- SIAPA
- mengapa
- sangat
- akan
- dengan
- dalam
- tanpa
- menyaksikan
- alur kerja
- Alur kerja
- bekerja
- dunia
- akan
- tertulis
- X
- xyz
- tahun
- tahun
- namun
- Kamu
- Anda
- zephyrnet.dll