Hari-hari melewati lemari arsip dan mengarungi tumpukan kertas sudah lama berlalu. Bisnis saat ini menggunakan penyimpanan elektrik di mana mereka dapat mengakses semua file, dokumen, dan catatan mereka melalui perangkat seperti PC, smartphone, dan tablet. Ini membuat informasi penting lebih mudah dan lebih cepat untuk diambil dan dikelola. Bahkan, a dipelajari oleh Deloitte menunjukkan bahwa 85% bisnis mempercepat inisiatif digital mereka dalam beberapa bulan mendatang.
Namun, mengelola dan mengambil dokumen secara manual masih bisa memakan waktu dan membosankan. Itu juga tidak menghilangkan risiko kesalahan manusia, yang mengakibatkan file rusak atau hilang. Karenanya, penting bagi Anda untuk berinvestasi dalam sistem manajemen dokumen untuk bisnis Anda.
Perangkat lunak manajemen dokumen atau DMS adalah jenis perangkat lunak yang menyimpan, mengelola, dan mengambil semua dokumentasi yang digunakan bisnis Anda setiap hari. Ini menangani semua file elektronik Anda dan bahkan dokumen berbasis kertas sepanjang siklus hidupnya, mulai dari pembuatan hingga penerapannya. Yang paling penting, itu mengotomatiskan proses sehingga Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengatur dan mengambil semua file Anda dan memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas penting lainnya.
Cara kerja sistem manajemen dokumen bergantung pada perangkat lunak yang Anda investasikan. Namun secara umum, ini membantu bisnis Anda dengan mendigitalkan semua file Anda dan menyimpannya dalam satu database untuk pengambilan dan akses yang mudah. Beberapa memiliki fitur pemindaian dan pengambilan gambar untuk mengubah dokumen berbasis kertas menjadi file digital. Lainnya bahkan memanfaatkan AI dan teknologi pembelajaran mesin untuk mengambil data dari dokumen secara instan. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen untuk memverifikasi keaslian dokumen, membuat alur kerja persetujuan dalam organisasi Anda, dan mengotomatiskan pencadangan dan pemulihan data.
Ada lebih banyak fitur yang ditawarkan oleh perangkat lunak manajemen dokumen. Dan karena manfaatnya itulah permintaan global akan perangkat lunak manajemen dokumen mencapai $ 5.55 miliar pada 2022 dan diperkirakan akan mencapai $16.42 miliar pada tahun 2029.
Mengapa Anda memerlukan perangkat lunak manajemen dokumen?
Meningkatkan penanganan dokumen
Mendigitalkan dokumen Anda tidak cukup jika Anda ingin merampingkan manajemen dokumen Anda. Tanpa perangkat lunak manajemen dokumen, Anda masih akan terjebak dengan mengatur, melacak, dan mengambil file secara manual di database Anda. Ini masih dapat menyita waktu berharga yang seharusnya dapat Anda gunakan untuk mengakomodasi tanggung jawab penting lainnya. Belum lagi, itu tetap tidak menghilangkan potensi kesalahan manusia saat menangani dokumen.
Perangkat lunak manajemen dokumen lebih dari sekadar basis data yang dimuliakan untuk dokumen Anda. Banyaknya alat dan fitur membuatnya lebih mudah untuk menangani dan mengelola semua file dan catatan Anda hanya dengan beberapa klik. Anda juga dapat menggunakannya untuk melacak dan mengambil file dengan kata atau frase dalam dokumen. Dan dengan mengintegrasikannya dengan aplikasi lain, Anda dapat dengan mudah mengimpor dan mengekspor data yang diekstraksi dari dokumen dan dengan demikian menghindari entri data manual dalam prosesnya.
Penting untuk dicatat bahwa DMS berbeda dari sistem manajemen konten. Sistem manajemen konten atau CMS digunakan untuk menghasilkan dan menerbitkan konten Anda secara online. Itu tidak selalu mengelola file dan dokumen Anda. Jadi memiliki DMS dan CMS dapat berguna untuk bisnis Anda. Beberapa contoh perangkat lunak CMS dapat berintegrasi mulus dengan DMS, jadi pastikan untuk memeriksanya.
Meningkatkan aksesibilitas
Dengan maraknya pekerjaan jarak jauh dan tempat kerja hybrid, karyawan Anda seharusnya dapat mengakses semua file yang mereka butuhkan kapan saja dan di mana saja. Meskipun mendigitalkan dokumen Anda mempermudah berbagi dan mengirim file dari satu perangkat ke perangkat lainnya, Anda masih memerlukan perangkat lunak manajemen dokumen untuk merampingkan pencarian dan pengambilan dokumen. Ini mengotomatiskan pencarian, pelacakan, dan pengambilan file menggunakan kata kunci dan karakteristik lainnya. Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat mengambil dokumen apapun yang Anda inginkan tanpa perlu pergi ke kantor.
Perangkat lunak manajemen dokumen memusatkan semua dokumen Anda dalam satu platform yang dapat Anda akses menggunakan perangkat apa pun seperti komputer, ponsel cerdas, atau tablet. Selain itu, ini memungkinkan Anda berpindah dari satu perangkat ke perangkat lain tanpa kehilangan perubahan penting dalam dokumen atau database itu sendiri. Ini membuatnya lebih nyaman untuk mencari dan mengambil file PDF dan jenis dokumen lainnya saat Anda bepergian. Bergantung pada solusi yang diterapkan, file-file ini dapat diakses secara online atau offline.
Mempromosikan kolaborasi
Dengan membuat dokumen lebih mudah diakses, sistem manajemen dokumen juga dapat meningkatkan kolaborasi dalam organisasi Anda dan dengan klien Anda. Karena DMS memusatkan semua file Anda dalam satu platform, tim dari departemen lain dapat bekerja sama untuk memodifikasi dokumen tertentu, menyusun catatan, dan mengatur database. Ini juga memastikan bahwa perusahaan Anda memiliki satu sumber kebenaran. Ini berarti bahwa setiap orang bekerja pada kumpulan informasi dan data yang sama terlepas dari kapan dan di mana mereka mendapatkannya.
Beberapa fitur sistem manajemen dokumen juga menyertakan otomatisasi alur kerja persetujuan untuk waktu pemrosesan dokumen yang lebih cepat. Ini berarti Anda tidak perlu khawatir mengirimkan dokumen ke pemangku kepentingan yang diperlukan untuk mendapatkan tanda tangan atau persetujuan mereka. Dokumen itu sendiri akan secara otomatis meneruskan dokumen saat melewati proses. Ia bahkan dapat memberi tahu penerima tentang persetujuan dokumen yang akan datang untuk menghindari penundaan.
Meningkatkan keamanan data
Berinvestasi dalam sistem manajemen dokumen juga merupakan salah satu cara untuk melindungi data bisnis Anda. Berbagai jenis sistem manajemen dokumen menawarkan fitur keamanan yang kuat untuk mencegah akses tidak sah ke dokumen Anda. Ini termasuk fitur seperti kontrol izin, enkripsi data, alat pelacakan dan pemantauan, dan banyak lagi.
Pentingnya manajemen dokumen dalam keamanan data tidak boleh diabaikan. Gagal menangani file Anda dengan benar dapat menyebabkan kehilangan dan pelanggaran data. Dan pada gilirannya, hal ini dapat memengaruhi keseluruhan keamanan bisnis Anda, klien Anda, dan mitra Anda.
Beberapa DMS juga memiliki fitur pencadangan dan pemulihan dokumen otomatis yang memastikan bahwa Anda tidak akan pernah kehilangan data berharga di perusahaan Anda. Ini memungkinkan Anda untuk mengambil file yang rusak, terhapus, atau hilang hanya dengan beberapa klik.
Kurangi biaya
Sekilas, sistem pengarsipan fisik tampak lebih murah daripada berinvestasi dalam sistem manajemen dokumen. Namun biaya akibat salah urus, kerusakan dokumen, atau kerugian secara keseluruhan akan jauh lebih besar. Belum lagi, ini akan memaksa Anda menghabiskan waktu berharga untuk membuat ulang atau mengambil kembali file yang hilang atau rusak itu. Dengan demikian, DMS dianggap sebagai investasi besar untuk bisnis Anda sejak saat itu mengoptimalkan proses Anda dengan biaya minimal.
DMS juga dapat membantu Anda mengurangi biaya perlengkapan kantor seperti kertas, tinta, dan perangko. Demikian pula, Anda tidak perlu khawatir tentang ruang penyimpanan karena semua file Anda dapat disimpan secara elektronik. Oleh karena itu, Anda tidak memerlukan lemari arsip baja yang mahal atau gudang atau lemari besi di luar kantor untuk dokumen Anda.
Jika Anda bekerja dengan faktur, dan tanda terima atau khawatir tentang verifikasi ID, periksa Nanonets OCR online or ekstraktor teks PDF untuk mengekstrak teks dari dokumen PDF gratis. Klik di bawah untuk mempelajari lebih lanjut Solusi Otomatisasi Perusahaan Nanonets.
Memilih perangkat lunak yang tepat
Dengan meningkatnya transformasi digital, sudah saatnya Anda berinvestasi dalam sistem manajemen dokumen untuk bisnis Anda. DMS melakukan lebih dari sekadar mendigitalkan file Anda. Ini juga memberi Anda alat dan fungsi untuk merampingkan manajemen dokumen dalam organisasi Anda. Banyak manfaatnya menjadikannya alat penting bagi perusahaan Anda jika Anda ingin tetap relevan dan kompetitif di pasar.
Meskipun demikian, memilih perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk bisnis Anda membutuhkan pemahaman mendalam tentang apa yang dibutuhkan perusahaan Anda dan jenis DMS apa yang cocok untuk itu. Jadi pastikan untuk mengeksplorasi pilihan Anda dan mencobanya sendiri.
Nanonet OCR & OCR API online punya banyak yang menarik gunakan kasing tHal ini dapat mengoptimalkan kinerja bisnis Anda, menghemat biaya, dan meningkatkan pertumbuhan. Temukan bagaimana kasus penggunaan Nanonet dapat diterapkan pada produk Anda.
- AI
- AI & Pembelajaran Mesin
- ai seni
- generator seni ai
- punya robot
- kecerdasan buatan
- sertifikasi kecerdasan buatan
- kecerdasan buatan dalam perbankan
- robot kecerdasan buatan
- robot kecerdasan buatan
- perangkat lunak kecerdasan buatan
- blockchain
- konferensi blockchain
- kecerdasan
- kecerdasan buatan percakapan
- konferensi kripto
- dall's
- belajar mendalam
- dokumen ai
- Otomatisasi Dokumen
- google itu
- Mesin belajar
- plato
- plato ai
- Kecerdasan Data Plato
- Permainan Plato
- Data Plato
- permainan plato
- skala ai
- sintaksis
- zephyrnet.dll
