5 domande comuni sull'onboarding dei freelance che le soluzioni tecnologiche stanno risolvendo (Pavel Shynkarenko)

Attualmente, le aziende statunitensi si trovano ad affrontare un problema grave e su due fronti. Da un lato c'è

una massiccia carenza di talenti, rendendo difficile assumere candidati qualificati. Allo stesso tempo, la maggior parte delle aziende non può offrire salari più alti e più attraenti per acquisire i migliori talenti perché deve ottimizzare i costi della forza lavoro. 

Nella maggior parte dei casi, la soluzione a questo problema è assumere liberi professionisti qualificati anziché dipendenti a tempo pieno. Un recente sondaggio ha mostrato che le aziende tecnologiche sono tra le prime a rivolgersi ad appaltatori indipendenti per risparmiare denaro assumendo i migliori talenti. In questo
Dall’indagine, il 71% delle aziende ha notato che assumere liberi professionisti è l’ideale per rimanere agili durante l’incertezza economica, cosa che tutte le aziende cercano nel panorama attuale. 

Tuttavia, l’onboarding di appaltatori remoti comporta delle sfide. Le aziende devono capire come effettuare l’onboarding da remoto in modo rapido, efficiente e conforme, il che solleva alcune domande chiave che le aziende tecnologiche possono risolvere. 

1. Come può la mia azienda lavorare legalmente con liberi professionisti in tutte le regioni?

Ogni paese ha le proprie leggi commerciali e regolamenti finanziari, che possono essere difficili da mantenere organizzati, soprattutto quando si assumono appaltatori da più regioni. 

Ad esempio, l’età lavorativa legale è di 14 anni in India ma di 18 in Indonesia. In Messico, i liberi professionisti possono essere assunti solo per lavori specifici e in Malesia è vietato interagire con Israele (e viceversa). Questo è il motivo per cui spesso vale la pena esternalizzare il proprio
assunzione di freelance ad aziende che si mantengono specificamente al passo con queste normative.

Inoltre, le aziende possono utilizzare procedure di verifica semplificate e ad alta sicurezza. Aziende come Sumsub offrono controlli approfonditi dei precedenti e processi KYC, che garantiscono la conformità. 

2. In che modo la mia azienda dovrebbe fissare gli obiettivi contrattuali e ricevere il lavoro completato?

Con i lavoratori remoti può essere difficile sapere come stabilire un rapporto di lavoro. Dal momento che non puoi andare nel loro ufficio per un controllo dello stato, come gestisci la definizione degli obiettivi e la ricezione del lavoro in tempo? 

La risposta è con un contratto chiaro e completo. Siti come Rocket Lawyer e HoneyBook aiutano le aziende e gli appaltatori a redigere aspettative scritte che coprano riservatezza, proprietà, compiti e obiettivi espliciti, tassi di pagamento trasparenti e risoluzione
termini. 

In questi casi, è meglio spiegare eccessivamente le aspettative, quindi non c'è spazio per dibattiti o confusioni future. 

3. Come misuriamo i risultati e la produttività degli appaltatori?

La pandemia globale ha aiutato le aziende a rivedere le modalità di valutazione dei risultati per i dipendenti interni e a contratto, tanto necessari. Invece di misurare il valore in base al numero di ore lavorate, le aziende ora valutano i risultati e monitorano quanto tempo
viene speso per ogni attività.

Fortunatamente, ci sono alcune soluzioni tra cui le aziende possono scegliere. Servizi come TimeCamp o Quickbooks Time possono essere utilizzati per tenere traccia delle ore fatturabili e della produttività degli appaltatori. Questi registri possono anche aiutare le aziende a decidere quali appaltatori sviluppare a tempo pieno
rapporti con. 

4. Come possiamo comunicare in modo efficace con i liberi professionisti riguardo alle scadenze? Quando dovremmo ricorrere alla mediazione per risolvere le controversie?

Sebbene molti liberi professionisti siano lavoratori eccellenti che consegnano il lavoro in tempo, le aziende devono disporre di politiche e procedure per gestire le situazioni difficili con i lavoratori a contratto. 

La tua azienda deve stabilire scadenze chiare e delineare obiettivi chiari quando stipuli un nuovo contratto. Ciò significa determinare cose come le tariffe orarie rispetto a quelle per attività e quali servizi sono inclusi in tali tariffe, come il numero di revisioni o test per un'attività. 

Alcune piattaforme, come Solar Staff, trattengono i pagamenti in garanzia e consentono di spostare le scadenze di lavoro se entrambe le parti lo approvano. Questi servizi offrono anche una mediazione esterna nel caso in cui il contratto concluso non sia ritenuto sufficiente da una delle parti. Inoltre, se
stai cercando una soluzione che ti aiuti a risolvere i conflitti, il tasso di controversia è un dato importante: quante controversie il servizio ha risolto con successo?

Le aziende hanno sempre la possibilità di comunicare con gli appaltatori direttamente tramite e-mail o programmi di messaggistica come Whatsapp e Slack. Tuttavia, di solito è meglio mantenere le comunicazioni su una piattaforma di servizi verificata. L'utilizzo di un servizio di terze parti come questo protegge
sia ai liberi professionisti che alle imprese quando si tratta di rispettare scadenze e disaccordi sugli obiettivi di lavoro. 

5. Come può la mia azienda pagare rapidamente e facilmente i freelance per il lavoro completato?

La questione del pagamento degli appaltatori è spesso la più complicata per le imprese. Gli appaltatori non sono visti allo stesso modo dei dipendenti regolari, quindi i dipartimenti contabili devono avere registri dettagliati e accurati su come viene assegnato il denaro. 

Ad esempio, le aziende devono assicurarsi che tutti i pagamenti agli appaltatori per le attività completate siano contrassegnati come budget salariali e non come pagamenti a singoli individui. Inoltre, poiché varie regioni del mondo hanno le proprie normative fiscali e sul lavoro, le aziende hanno bisogno
per assicurarsi che documentino accuratamente ogni transazione. In generale, i tre principali problemi che le aziende devono affrontare quando pagano gli appaltatori transfrontalieri sono:

1. Come affrontare il pagamento anticipato senza la garanzia che l'appaltatore invierà il lavoro.

2. Come ridurre il tempo dedicato ai pagamenti transfrontalieri ai contraenti indipendenti.

3. Come accelerare il processo di pagamento in modo che le transazioni arrivino rapidamente anziché impiegare diverse settimane (come spesso fanno i pagamenti SWIFT).

Nella maggior parte dei casi, per le aziende è più rapido, semplice ed efficace affidare questa contabilità a un servizio professionale. I servizi di terze parti specializzati nel rispetto delle normative legali e finanziarie possono aiutare le aziende a rimanere conformi anche senza
documenti aggiuntivi e mal di testa. 

Infine, è anche saggio che i dipartimenti di contabilità mantengano raccoglitori di chiusura per ogni attività in modo che i processi contabili e contabili scorrano senza intoppi in futuro. 

Secondo il
Organizzazione Internazionale del Lavoro, circa il 46.5% della forza lavoro globale è composta da lavoratori freelance. Solo negli Stati Uniti, ci si aspetta che i liberi professionisti recuperino

oltre la metà della forza lavoro totale by 2028.

Questi numeri dimostrano che i lavoratori a contratto sono il futuro e che i team degli appaltatori edili saranno presto comuni quanto le assunzioni interne. Questo cambiamento nella forza lavoro significa che le aziende devono iniziare a rivedere i propri processi di onboarding il prima possibile
in seguito per rimanere rilevanti in futuro.

Fortunatamente, sulla scena ci sono numerose startup e soluzioni tecnologiche pronte a semplificare il processo di creazione di un team remoto, quindi lavorare con i liberi professionisti non deve essere una seccatura.