La gestione delle spese si rivela spesso un compito titanico per molte organizzazioni. I sistemi tradizionali di gestione delle spese sono spesso pieni di sfide: l’immissione manuale dei dati richiede molto tempo ed è soggetta a errori; le richieste fraudolente possono passare inosservate; e garantire il rispetto delle politiche aziendali e delle leggi fiscali può sembrare come navigare in un campo minato. Queste inefficienze non solo drenano risorse preziose, ma distolgono anche l’attenzione dalle attività aziendali principali, soffocando la crescita e l’innovazione.
L’intelligenza artificiale (AI) oggi è diventata un potere di trasformazione nel campo della gestione delle spese. Le tecnologie di intelligenza artificiale offrono soluzioni promettenti a questi problemi secolari, automatizzando attività banali, migliorando la precisione e semplificando i processi.
Casi d'uso dell'intelligenza artificiale nella gestione delle spese
Fondamentalmente, l’Intelligenza Artificiale (AI) è la simulazione dell’intelligenza umana in macchine programmate per pensare come gli esseri umani e imitarne le azioni. Le seguenti soluzioni AI sono rilevanti nel contesto della gestione delle spese:
Automatizzazione del flusso di lavoro di gestione delle spese
1. Elaborazione di ricevute e fatture: Gli algoritmi di intelligenza artificiale possono estrarre automaticamente i dati da ricevute e fatture, riducendo l'immissione manuale dei dati. Questa funzionalità semplifica i processi di rendicontazione delle spese e di rimborso, riducendo al minimo errori e frodi.
2. Categorizzazione delle spese e codifica GL: L'intelligenza artificiale migliora l'efficienza classificando automaticamente le spese e assegnandole ai codici di contabilità generale (GL) corretti. Riduce lo sforzo manuale, aumenta la precisione e garantisce coerenza nel reporting finanziario.
3. Flussi di lavoro di approvazione automatizzati: L'intelligenza artificiale può applicare le politiche aziendali classificando automaticamente le spese e instradandole attraverso i flussi di lavoro di approvazione appropriati. Ciò garantisce che le spese vengano riviste e approvate più rapidamente, con un'aderenza coerente alle politiche.
4. Integrazione con i sistemi finanziari: L’intelligenza artificiale può integrare perfettamente i sistemi di gestione delle spese con altri software finanziari, come sistemi contabili o soluzioni ERP. Questa integrazione facilita l'analisi finanziaria in tempo reale e aiuta a mantenere registri finanziari accurati.
5. Rilevamento e prevenzione delle frodi: Analizzando modelli e anomalie nelle note spese, l'intelligenza artificiale può identificare potenziali frodi o violazioni delle policy. Questo approccio proattivo aiuta le organizzazioni a mitigare i rischi e ad applicare la conformità in modo più efficace.
Sfruttare l’intelligenza artificiale generativa
6. Chatbot per domande sulle spese: I chatbot basati sull'intelligenza artificiale possono fornire assistenza immediata ai dipendenti con domande sulle politiche di spesa, sui processi di invio o sullo stato dei rimborsi. Ciò migliora l'esperienza dell'utente e riduce il carico di lavoro dei team finanziari.
7. Categorizzazione pronta all'uso: Sfruttare GenAI per classificare automaticamente le transazioni finanziarie in categorie predefinite senza formazione approfondita, personalizzazione o intervento manuale. Questo approccio fornisce una soluzione rapida, accurata e scalabile per classificare le spese.
Implementare l'intelligenza artificiale per la gestione delle spese
Ora che abbiamo compreso i casi d'uso che possono essere risolti utilizzando l'intelligenza artificiale, esploriamo come implementarli per la tua azienda.
Automatizzazione del flusso di lavoro di gestione delle spese
Questo può essere fatto utilizzando il giusto software di gestione delle spese per gestire le spese end-to-end.
Valuta le esigenze specifiche della tua organizzazione, considerando fattori quali dimensioni, volume di spesa e funzionalità specifiche richieste (ad esempio, OCR, impostazione dell'approvazione, accessibilità mobile, integrazione con software di contabilità, ecc.).
Quindi esamina le diverse opzioni del software di gestione delle spese, confrontando funzionalità, recensioni degli utenti, prezzi e facilità di integrazione con i sistemi esistenti.
Abbiamo curato un elenco dei migliori software di gestione delle spese oggi sul mercato. Leggilo cliccando il link qui sotto.
Il passaggio successivo è impostare il flusso di lavoro nel software di gestione delle spese.
Prima di ciò, rivisitiamo rapidamente come appare un flusso di lavoro manuale senza intelligenza artificiale e automazione.
1. Spese sostenute: I dipendenti accumulano spese: viaggi, pasti, tutto quello che vuoi. Si aggrappano agli scontrini come manufatti preziosi che, diciamocelo, spesso finiscono sbiaditi dopo una spedizione in lavanderia.
2. Inserimento manuale dei dati: I dipendenti registrano manualmente le spese. Pensa ai fogli di calcolo, alle ricevute spiegazzate e alle occasionali macchie di caffè. È un processo scrupoloso, pieno di errori umani ed efficiente quanto una corsa con una gamba sola.
3. Generazione della nota spese: Il processo di tentativo di compilare questi fogli di calcolo in qualcosa che assomigli a una nota spese.
4. Approvazioni complesse: I manager entrano quindi nell’arena per combattere la conformità e la ragionevolezza delle politiche. Questo processo spesso comporta più avanti e indietro di una partita di ping-pong.
5. Rimborsi lenti: Una volta approvato, i dipendenti entrano nella fase dei tempi di attesa per il rimborso. È un limbo in cui il tempo si ferma e il morale spesso subisce un duro colpo.
6. Inserimento dati nel software ERP/contabile: Inserimento dati: la rovina dell'esistenza del team finanziario ritorna di nuovo. L'inserimento manuale dei dati nei sistemi contabili con la categorizzazione e la codifica corrette è emozionante quanto guardare la vernice asciugarsi.
7. Approfondimenti? Più come il senno di poi: Vengono generati report periodici che offrono approfondimenti spesso attuali quanto il giornale di ieri.
L’automazione e l’intelligenza artificiale hanno trasformato questo panorama cupo.
Un moderno software di gestione delle spese come nanonet utilizza questi progressi tecnologici per rendere la gestione delle spese fluida, efficiente e priva di errori.
Ora diamo un'occhiata a come appare il flusso di lavoro di gestione automatizzata delle spese con Nanonets.
1. Spese sostenute: Stesse vecchie spese, ma è qui che avviene la magia. Le ricevute vengono acquisite più velocemente di un proiettile, grazie alle meraviglie della tecnologia mobile e alle integrazioni perfette per importare ricevute dalle tue app e dai tuoi database.
2. Registrazione Auto-Magia: La tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) interviene, estraendo i dati strutturati dalle ricevute in dati digitali più velocemente di quanto si possa dire “speso”.
3. Categorizzazione delle spese e codifica GL: Nanonets offre la flessibilità di personalizzare regole e categorie in base alle tue esigenze specifiche. Puoi accendere Categorizzazione intelligente delle spese, personalizza le categorie e sottocategorie di spesa in base alle esigenze aziendali e Nanonets assegna automaticamente le spese alle categorie e sottocategorie appropriate e rileva le anomalie per un'ulteriore revisione. Inoltre, questa funzionalità funziona immediatamente senza richiedere dati di addestramento!
L'assegnazione del codice GL può essere eseguita efficacemente da:
- Formazione sui dati passati: Con Nanonets puoi addestrare un modello di machine learning a riconoscere e classificare le transazioni finanziarie. Ciò comporta il caricamento di documenti finanziari storici e transazioni contrassegnati con codici GL storicamente corretti. Il modello apprende da questi esempi per prevedere con precisione i codici GL per le nuove transazioni.
- Generazione AI pronta all'uso: Utilizzando Nanonets GenAI, il nostro software può interpretare il testo sui documenti finanziari in un modo che imita la comprensione umana. Ciò gli consente di estrarre informazioni, contesto e semantica rilevanti al fine di applicare ragionamenti complessi per assegnare i codici GL in modo accurato, anche nei casi in cui i dettagli della transazione sono ambigui o sparsi.
4. Rapporti in tempo reale: I report vengono generati con un semplice clic: è come avere il tuo assistente personale, senza dover spendere caffè. I dati in tempo reale sono presenti nel sistema garantendo una visibilità completa delle spese aziendali senza ritardi ed errori.
5. Approvazioni facili: I controlli di conformità guidati dal sistema vengono attivati per primi, segnalando solo i valori anomali. I manager possono concentrarsi su problemi reali invece di giocare a Whack-a-Mole con ogni rapporto. Puoi quindi aggiungere persone coinvolte nel ciclo per garantire che le fatture vengano inviate per l'approvazione alla persona giusta al momento giusto. Inoltre, puoi applicare la tua politica di approvazione e controlli di convalida personalizzati.
6. Controllo della velocità di crociera di conformità: Gli audit continui e automatizzati semplificano la vita. Le anomalie emergono come un pollice dolorante e l’applicazione delle politiche è più rigorosa di un tamburo.
7. Rimborsi Rapidi: I rimborsi avvengono a grande velocità, aumentando il morale dei dipendenti fino alla stratosfera.
8. La sinfonia di sincronizzazione: La perfetta integrazione con il tuo software di contabilità e altre app trasforma l'immissione e la riconciliazione dei dati in una sinfonia armoniosa anziché in una caofonia caotica.
9. Analisi alla velocità del pensiero: Gli approfondimenti in tempo reale sono a portata di mano e ti offrono una sfera di cristallo sui modelli di spesa e sulle opportunità di risparmio.
Chatbot per domande sulle spese
Ciò comporta la creazione di un chatbot personalizzato che acquisisce la tua politica di spesa e risponde alle domande relative alle spese in base ad essa. Grazie ai progressi nell'intelligenza artificiale generativa, implementarla è semplice come caricare la tua politica di spesa.
Per fare questo, puoi:
- Utilizza un account ChatGPT dell'area di lavoro.
- Distribuisci il tuo Chatbot.
- Utilizza un software Chatbot che crea questo chatbot per te.
Maggiori informazioni nel nostro articolo qui sotto.
Vantaggi dell'intelligenza artificiale nella gestione delle spese
L’integrazione dell’Intelligenza Artificiale (AI) nei sistemi di gestione delle spese apporta una serie di vantaggi che rivoluzionano il modo in cui le organizzazioni gestiscono le proprie finanze.
1. Maggiore efficienza e produttività
L'intelligenza artificiale automatizza attività noiose e dispendiose in termini di tempo come l'immissione di dati, la categorizzazione delle spese e il processo di approvazione. Questa automazione libera il tempo dei dipendenti, consentendo loro di concentrarsi su compiti più strategici anziché impantanarsi in compiti amministrativi. La velocità di elaborazione delle spese e dei rimborsi aumenta in modo significativo, riducendo il tempo del ciclo dall'invio all'approvazione e al pagamento.
2. Maggiore precisione e riduzione degli errori
L'immissione manuale dei dati è soggetta a errori umani, che possono portare a inesattezze nei registri finanziari. I sistemi basati sull’intelligenza artificiale utilizzano il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e algoritmi di apprendimento automatico per estrarre ed elaborare i dati da ricevute e fatture con elevata precisione. Ciò riduce al minimo gli errori, garantisce l'accuratezza delle note spese e mantiene l'integrità dei dati finanziari.
3. Miglioramento della conformità e del rilevamento delle frodi
I sistemi di intelligenza artificiale possono essere programmati per comprendere e applicare automaticamente le politiche aziendali e i requisiti normativi. Possono rilevare anomalie, modelli di spesa insoliti e potenziali attività fraudolente analizzando grandi quantità di dati in tempo reale. Questo approccio proattivo alla conformità e al rilevamento delle frodi aiuta le organizzazioni a mitigare i rischi ed evitare potenziali perdite finanziarie e problemi legali.
4. Esperienza dei dipendenti migliorata
I chatbot basati sull'intelligenza artificiale e le interfacce intuitive consentono ai dipendenti di inviare più facilmente le spese, informarsi sulle politiche e monitorare lo stato dei loro rimborsi. Questo approccio intuitivo migliora l'esperienza complessiva dei dipendenti, portando a una maggiore soddisfazione e conformità con le procedure di rendicontazione delle spese.
5. Riduzione dei costi
L’adozione dell’intelligenza artificiale nella gestione delle spese porta a risparmi sui costi diretti e indiretti. L'automazione delle attività di routine riduce i costi di manodopera, mentre una maggiore precisione e il rilevamento delle frodi prevengono perdite finanziarie. Inoltre, le informazioni strategiche fornite dall’intelligenza artificiale possono aiutare le aziende a ottimizzare la propria spesa, portando a un utilizzo più efficace del budget.
6. Scalabilità e flessibilità
I sistemi di intelligenza artificiale possono facilmente adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali e ampliarsi per gestire volumi crescenti di transazioni di spesa senza un corrispondente aumento di errori o tempi di elaborazione. Questa scalabilità garantisce che le aziende possano crescere ed evolversi senza essere vincolate dai processi di gestione delle spese.
Sebbene il passaggio dall'implementazione della gestione manuale delle spese a quella automatizzata possa sembrare un passo da gigante, in realtà si tratta di una serie di piccoli passi pratici verso l'efficienza, la chiarezza e, in definitiva, una maggiore redditività.
Ecco alcuni casi di studio di aziende che hanno implementato con successo la gestione delle spese e l'automazione utilizzando l'intelligenza artificiale:
- SaltPay utilizza Nanonets per l'integrazione con SAP per gestire le fatture dei fornitori.
- In2 Project Management aiuta Water Supply Corporation a risparmiare 700,000 AUD con Nanonets AI.
- Come Happy Jewellers, una PMI, ha tratto vantaggio dalle NanoNet.
- L'intelligenza artificiale di Nanonets aiuta ACM Services ad automatizzare l'estrazione dai documenti di spesa, facendo risparmiare il 90% di tempo al team di contabilità fornitori.
- Tapi automatizza le fatture di manutenzione della proprietà utilizzando Nanonets.
- Puma automatizza il processo di gestione delle spese con Zoho Expense.
- SWISS ha migliorato l'efficienza nell'elaborazione delle spese dell'80% con Rydoo.
- Suncommon gestisce le spese aziendali e fa risparmiare tempo all'azienda sfruttando la Expensify Card.
Conclusione
Automatizzando i processi, migliorando la precisione, garantendo la conformità e fornendo informazioni strategiche, le tecnologie di intelligenza artificiale trasformano la gestione delle spese in una risorsa strategica anziché in un onere amministrativo.
Le organizzazioni che adottano soluzioni di gestione delle spese basate sull'intelligenza artificiale si posizionano per una maggiore efficienza operativa, controllo finanziario e vantaggio competitivo sul mercato.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/
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