Una guida completa ai parser di posta elettronica

Al di sopra Ottanta percento delle piccole e medie imprese utilizza l'email marketing per attirare nuovi clienti e mantenere quelli che già hanno.

L'e-mail è una componente essenziale delle moderne operazioni aziendali. Le e-mail spesso contengono informazioni di contatto dei clienti, conferme degli ordini dei clienti, richieste di pagamento dei fornitori, richieste di lead e dati aziendali cruciali simili.

I parser e-mail possono aiutare le organizzazioni a estrarre e sfruttare tutti i dati intrappolati nelle loro e-mail e allegati.

Che cos'è un parser di posta elettronica?

Un parser e-mail è uno strumento utilizzato per raccogliere informazioni dalle e-mail in arrivo. I dati possono essere estratti dall'intestazione e dal contenuto dell'e-mail utilizzando un'API di analisi della posta. Inoltre, può estrarre i dati direttamente da allegati di posta elettronica come file PDF, file CSV, immagini e altri tipi di documenti.

I parser di posta elettronica possono essere programmati per estrarre particolari campi di dati da nuovi messaggi. L'utente può trasformare i dati e-mail non strutturati in dati strutturati che sono convenienti da inserire nel software CRM o ERP. L'analisi delle e-mail elimina quindi l'immissione manuale dei dati non necessaria.

L'analisi delle e-mail è come il web scraping?

L'analisi delle e-mail è simile allo scraping web. Mentre i web scraper generalmente raccolgono dati da siti Web HTML, i parser e-mail estraggono i dati solo dalle intestazioni, dai corpi e dagli allegati delle e-mail.

Il software di analisi delle e-mail cerca frasi e parole chiave particolari all'interno di un'e-mail.

I parser e-mail possono recuperare direttamente le e-mail per la tua casella di posta. In alternativa, forniscono anche un ID e-mail dedicato a cui tutte le tue e-mail possono essere inoltrate automaticamente.

Lo strumento di analisi delle e-mail riconoscerà ed estrarrà automaticamente i campi di dati dalle e-mail, in base alle regole di analisi impostate dall'utente. La maggior parte dei parser di posta elettronica consente agli utenti di impostare regole di analisi personalizzate, in una semplice interfaccia utente senza codice.

Perché l'analisi della posta elettronica è importante?

Il software di analisi delle e-mail aiuta a migliorare la produttività delle aziende che ricevono e analizzano le e-mail quotidianamente. I dipendenti possono ora concentrarsi su attività di valore più elevato. Invece di scorrere più e-mail per estrarre piccole informazioni una alla volta.

L'analisi automatica delle e-mail è molto più accurata dell'immissione manuale dei dati e può essere utilizzata per impostare flussi di lavoro. Ad esempio, è possibile impostare regole di analisi per evidenziare i campi di dati con bassa affidabilità di analisi, che possono essere inviati per la revisione manuale.

L'analisi delle e-mail può quindi eliminare l'immissione manuale dei dati e garantire una revisione manuale minima.

Vantaggi dell'analisi delle e-mail

L'analisi delle e-mail offre vantaggi significativi alle aziende di qualsiasi dimensione e settore. Ecco qui alcuni di loro:

Risparmio di tempo e denaro

Come accennato in precedenza, i parser di posta elettronica possono eliminare molto dispendioso lavoro manuale. Questo aiuta il personale a concentrarsi su altre attività di alto valore che possono avere un impatto diretto sui profitti dell'azienda.

L'analisi delle e-mail può anche ridurre i ritardi garantendo che i dati vengano inviati quasi immediatamente alle applicazioni aziendali a valle.

Automazione dei flussi di lavoro

I parser e-mail raccolgono automaticamente i campi di dati di interesse dalle e-mail. I dati estratti possono quindi essere modificati in qualsiasi formato preferito. E infine i dati possono essere importati in qualsiasi software a valle come CRM, ERP o software di contabilità.

L'intero processo può essere impostato come flusso di lavoro automatizzato zero-touch.

Migliorare la qualità del lavoro

Quando si dedica meno sforzo alle operazioni manuali, gli errori di immissione dei dati si riducono drasticamente. Immagina di passare attraverso centinaia di e-mail per estrarre informazioni: sono solo molti dati da gestire manualmente!

La precisione è garantita quando si utilizza un parser di posta elettronica per automatizzare l'estrazione dei dati. L'analisi delle e-mail può essere facilmente ridimensionata senza compromettere la qualità e l'accuratezza dell'estrazione dei dati.

Casi d'uso di analisi delle e-mail popolari

Praticamente qualsiasi e-mail può essere analizzata per estrarre dati preziosi. I documenti aziendali e gli aggiornamenti delle transazioni vengono spesso inviati via e-mail e contengono dati importanti.

Di seguito sono riportati alcuni casi d'uso di analisi della posta elettronica popolari:

Richieste di acquisto, ordini di acquisto, fatture, estratti conto bancari e altri documenti vengono spesso inviati via e-mail come allegati. Con i parser e-mail puoi classificare/classificare automaticamente ogni e-mail o allegato e inviarlo a un parser appropriato per un'ulteriore elaborazione.

Immagina di ricevere un PO via email e di fatturare automaticamente al cliente! Oppure estraendo automaticamente i dati dalle ricevute di pagamento allegate e inserendoli nel tuo software di contabilità.

Gestione e arricchimento dei lead

Le aziende spesso hanno potenziali clienti che li contattano via e-mail. Queste e-mail contengono le informazioni di contatto del lead e altre informazioni rilevanti per i team di vendita e marketing. Un parser di posta elettronica può estrarre automaticamente le informazioni sui lead e aggiornare i dati in un CRM come Salesforce o Hubspot.

I team di marketing possono quindi indirizzare questi lead con una sensibilizzazione pertinente. Oppure i team di vendita possono qualificare ulteriormente tali lead inviando un preventivo o saltando su una chiamata.

Automazione dei processi di e-commerce

Ogni acquisto e-commerce attiva una serie di email contenenti informazioni sull'ordine, fatture e aggiornamenti.

Le API di analisi delle e-mail possono aiutare i siti di e-commerce a ottimizzare l'evasione degli ordini, la spedizione e il follow-up dei clienti.

Come automatizzare l'analisi delle e-mail con Nanonets

Di seguito sono riportati i passaggi per impostare un flusso di lavoro automatizzato di analisi della posta elettronica con Nanonets:

Creare un account

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Crea un parser email personalizzato

Carica alcuni file di esempio e contrassegna i campi che desideri estrarre. L'IA imparerà a identificare i tuoi campi di interesse in base agli esempi che mostri: più sono, meglio è.

Gli screenshot delle e-mail andranno benissimo. Prova l'estrattore personalizzato con nuovi file per vedere come funziona.

Tieni presente che Nanonets offre estrattori pronti all'uso per tipi di documenti comuni che potrebbero arrivare come allegati tra cui fatture, ordini di acquisto, ricevute e altro.

Definisci la fonte/i

Se le e-mail sono la tua fonte principale, imposta un indirizzo di ricezione Nanonets e inoltra automaticamente tutte le e-mail pertinenti a quell'ID e-mail.

Puoi anche impostare un'importazione automatica di file da cloud storage, database o connetterti tramite un'API.

Configura il flusso di lavoro

Crea l'intero flusso di lavoro collegando l'origine all'estrattore di dati personalizzato che hai creato. È inoltre possibile definire regole di analisi per elaborare i dati estratti in un formato di output appropriato.

Infine, definisci la destinazione in cui desideri esportare i dati raffinati. Puoi esportare i dati direttamente nel software CRM o ERP tramite l'API di Nanonets.