In tutti i settori, le organizzazioni pubblicano costantemente sempre più contenuti online.
Questo è diventato ancora più importante dopo la pandemia, poiché la comunità globale si è spostata online per superare i limiti fisici imposti dal blocco.
I siti Web vengono utilizzati per vendere prodotti e servizi ai clienti, per pubblicare e condividere materiali di vendita e marketing e, dalle piccole imprese ai governi statali, come principale canale di comunicazione con i membri del pubblico in generale.
La proliferazione dei contenuti digitali presenta una nuova serie di sfide. Le società finanziarie, ad esempio, devono soddisfare una serie di obblighi di conformità al fine di utilizzare i canali digitali (compresi i siti Web) per fare pubblicità ai clienti. Altrove, le organizzazioni potrebbero aver bisogno di tenere traccia del contenuto del loro sito web per scopi di risoluzione delle controversie, e altri potrebbero voler conservare le pagine del sito web semplicemente per il loro significato culturale o storico, come una questione di pubblico dominio o come punto di riferimento per future campagne di marketing .
L'archiviazione del sito Web è l'unico modo per preservare il contenuto del sito Web in una forma che consenta di rivisitarlo com'era in un determinato momento. È l'unico mezzo per creare e mantenere una versione stabile, datata, verificabilmente autentica e indipendente del contenuto web. Poiché gli archivi sono indipendenti, sono completamente separati dall'architettura del sito Web originale e includeranno solo gli elementi che erano attivi al momento dell'archiviazione, creando un'iterazione il più vicino possibile alla sua forma originale.
Ci sono molte ragioni per cui un'organizzazione dovrebbe archiviare il proprio sito web, ma in tutti i casi deve garantire che i propri archivi siano completi, sicuri e legalmente ammissibili.
In questa guida, esaminiamo alcune delle sfide specifiche relative all'archiviazione di siti Web in tre diversi settori: servizi finanziari, settore pubblico e marchi.
Il ruolo dell'archiviazione dei siti web
L'archiviazione di siti Web consente alle aziende del settore finanziario, pubblico e della vendita al dettaglio di archiviare record immutabili delle proprie pagine Web. Questo aiuta a garantire quanto segue:
1. Conformità
Le società e le aziende regolamentate in tutto il mondo devono registrare e conservare tutte le comunicazioni elettroniche ai sensi delle norme MiFID II (UE), FCA (Regno Unito), SEC (USA), ASIC (AU) e FINRA (USA). La MiFID II, ad esempio, stabilisce che le comunicazioni elettroniche registrate devono essere:
· XNUMX€ Completato – Un'organizzazione deve essere a conoscenza di tutti i tipi di comunicazioni elettroniche utilizzate e da chi. Inoltre, devono disporre di un sistema e di processi progettati per acquisire e conservare tutti i record di tali comunicazioni.
· XNUMX€ Accurato – Un'organizzazione deve avere piena fiducia nel contenuto e nei metadati delle comunicazioni elettroniche registrate che possono dimostrare le date e gli orari esatti in cui è avvenuto qualcosa.
· XNUMX€ Alta qualità – Un'organizzazione dovrebbe essere in grado di riprodurre i record delle comunicazioni elettroniche il più vicino possibile alla loro "forma originale".
Il guinzaglio si sta stringendo a livello globale. A partire da novembre 2022,
la regola di marketing della SEC ha ampliato la definizione di ciò che costituisce una "pubblicità" per includere il contenuto del sito Web, che ora deve essere catturato e archiviato nella sua interezza. Nel frattempo, l'Australian Securities and Investments Commission (ASIC) ha iniziato a richiedere le registrazioni delle promesse storiche sui prezzi dei siti Web delle compagnie di assicurazione e
somministrare multe a coloro che non sono in grado di fornirle.
2. Ammissibilità giuridica
Alle aziende potrebbe essere richiesto di fornire prove autenticate dei dati elettronici in tribunale. Le registrazioni devono dimostrare che i dati sono stati archiviati in un formato inalterabile e quando sono stati archiviati. Questi requisiti sono coperti dalle seguenti norme e regolamenti:
· XNUMX€ Regole federali di prova (regola 901) – l'obbligo di autenticare o identificare un elemento di prova.
· XNUMX€ Il codice di condotta sul peso probatorio e l'ammissibilità legale delle informazioni elettroniche (BS 10008:2014) – garantire l'autenticità e l'integrità delle informazioni elettroniche.
· XNUMX€ Regola SEC 17a-4 – che impone alle imprese di archiviare le comunicazioni commerciali elettroniche in formato non riscrivibile e non cancellabile (WORM).
· XNUMX€ Richieste di eDiscovery – l'archiviazione dei dati del sito Web per la risoluzione delle controversie e per scopi di eDiscovery può aiutare a garantire che i record non siano confutabili e siano una riproduzione fedele del contenuto in quel momento.
3. Tutela della proprietà intellettuale e dei beni del marchio
I marchi hanno un chiaro incentivo a tenere un registro a lungo termine della loro attività per informare le campagne future. Tuttavia, poiché sempre più attività commerciali si svolgono online, creeranno e pubblicheranno continuamente grandi quantità di contenuti digitali a una velocità di cui può essere difficile tenere traccia. L'archiviazione del sito Web può essere eseguita su base regolare e, con l'archiviazione cloud illimitata e la possibilità di archiviare grandi set di dati, può garantire che nulla di valore vada perso.
4. Conservazione di documenti di importanza culturale e storica
Le organizzazioni del settore pubblico e gli archivisti possono richiedere la conservazione di contenuti di siti Web culturalmente importanti per l'accesso istantaneo ai dati storici dei registri pubblici. L'archiviazione di siti Web è la soluzione ideale per preservare queste grandi quantità di dati e archiviarli in un formato di file WORM inalterabile.
Chi trae vantaggio dall'archiviazione del sito web?
Servizi finanziari
Il settore dei servizi finanziari è costantemente sotto pressione per adottare nuovi canali online se vuole stare al passo con l'evoluzione del panorama digitale. Tuttavia, così facendo, il loro utilizzo di questi canali deve essere bilanciato rispetto alle rigorose normative di conformità di SEC, ASIC, FINRA e altri.
Qualsiasi soluzione deve essere in grado di dimostrare la conformità a tali normative, nonché a qualsiasi potenziale sovranità dei dati e requisiti GDPR.
Settore Pubblico
Numerosi archivi nazionali, biblioteche, governi e università ora archiviano i dati dei siti Web per preservare tutti i documenti di importanza culturale e storica. Ciò è principalmente guidato da normative come il
Legge sui registri pubblici del Regno Unito del 1958 e, più recentemente, il
Legge sulla libertà di informazione del 2000.
Poiché il settore pubblico intraprende una maggiore attività online, le organizzazioni sono alla ricerca di modi per evolvere le disposizioni di archiviazione dei propri siti Web al fine di sfruttare le nuove tecnologie come:
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La nuvola – Per consentire l'archiviazione efficiente e flessibile dei grandi set di dati.
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Indicizzazione e ricerca – Per rendere i dati utili a ricercatori, dipendenti pubblici, studenti e membri del pubblico (compresi portali rivolti al pubblico come
Gli archivi nazionali del Regno Unito). -
L'aggiornamento dal tradizionale formato di file ARC allo standard ISO
Formato file WARC, che può aiutare a memorizzare materiali nati digitali o digitalizzati.
Marchi
I marchi FMCG stanno creando sempre più contenuti online oltre alle tradizionali risorse del marchio. Questo contenuto può essere facilmente alterato, danneggiato o perso senza pianificazione e lungimiranza.
Tenere un registro dell'attività del marchio online e delle comunicazioni con i clienti può aiutare...
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Informare la futura direzione del marchio (attraverso il monitoraggio delle prestazioni)
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Ispira campagne future
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Garantire che vengano conservate registrazioni legalmente ammissibili di tutte le comunicazioni, per i casi di risoluzione delle controversie.
Come si archivia un sito Web?
Quando si tratta di archiviare effettivamente i contenuti del tuo sito web, ci sono diversi modi per farlo. Strumenti online gratuiti come Wayback Machine sono opzioni, ma richiedono agli utenti di salvare manualmente ogni pagina individualmente. Questo semplicemente non è fattibile per la maggior parte delle aziende data la frequenza con cui le catture devono avvenire per soddisfare le autorità di regolamentazione; vale a dire ogni volta che viene apportata una modifica.
Mentre alcune aziende si affidano ai backup del sistema di gestione dei contenuti (CMS) per scopi di archiviazione, esistono alcune differenze sostanziali tra un backup e un archivio.
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Firme digitali e metadati: soprattutto, i dati presi da un backup CMS non avranno una firma digitale e quindi non saranno autenticabili o ammissibili in tribunale. Inoltre, i backup CMS non consentono ai team legali di esportare facilmente un record con tutti i suoi metadati cruciali.
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Ricerca full-text: i backup CMS non forniscono una funzione di ricerca full-text. I revisori possono richiedere informazioni con urgenza e in qualsiasi momento: durante l'acquisizione manuale del sito, la quantità di dati acquisiti può rendere difficile l'individuazione rapida di dati specifici.
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Archiviazione dei dati conforme: per i settori regolamentati con regole specifiche di tenuta dei registri (come il settore pubblico e i servizi finanziari), un backup CMS non soddisfa i requisiti.
In alternativa, un servizio di archiviazione automatizzato del sito Web consente alle aziende di tenere un registro completo del contenuto del proprio sito Web, alleviando l'onere manuale e garantendo l'ammissibilità legale.
Soppesare le tue opzioni
Man mano che il panorama digitale diventa più espansivo, il livello di regolamentazione sta seguendo l'esempio. Organizzazioni come SEC e ASIC hanno recentemente apportato modifiche significative per riflettere la nostra crescente dipendenza dalle piattaforme online e la facilità con cui le informazioni preziose possono essere perse, data la quantità di informazioni che incontriamo quotidianamente.
L'archiviazione dei siti Web svolge così tante funzioni per così tanti diversi tipi di organizzazione, che è diventata un requisito fondamentale per una percentuale crescente di aziende moderne. Che si tratti di soddisfare le autorità di regolamentazione, conservare l'accumulo di output digitale del tuo marchio o preservare informazioni di importanza culturale e storica, si applica a settori dal settore pubblico ai servizi finanziari, marchi di vendita al dettaglio e molti altri.
Con l'aumento delle richieste di archiviazione, alcune funzionalità sono diventate indispensabili, quasi sempre fornite da fornitori di conformità di terze parti. L'acquisizione automatizzata del sito Web consente alle aziende di eseguire la scansione dell'intero sito a intervalli regolari e preimpostati e acquisire ogni volta una versione accurata del sito come esisteva in quel momento. La ricerca full-text riduce ulteriormente l'onere manuale a un livello gestibile, nel caso in cui venga richiesta una pagina specifica a fini di contenzioso. Nel frattempo, se questi dati non vengono archiviati in un formato legalmente ammissibile, l'intero processo è inutile, almeno dal punto di vista della conformità.
Prima di iniziare il processo di archiviazione, è importante comprendere l'obiettivo alla base e se il tuo team dispone degli strumenti per gestirlo da solo. Solo allora inizierai a capire l'approccio corretto da adottare dal punto di vista delle risorse e chi è attrezzato per aiutarti a raggiungere tali obiettivi. E se i tuoi obiettivi sono obblighi legali, ti consigliamo di peccare per eccesso di cautela in un
clima normativo sempre più brutale.
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