L'elaborazione delle fatture tramite intelligenza artificiale non è più un sogno fantascientifico, ma una realtà presente che sta rimodellando il modo in cui le aziende gestiscono le proprie fatture è possibile pagare per questi account (AP). La rapida evoluzione dell'intelligenza artificiale (AI) e dell'apprendimento automatico (ML) sta spingendo i limiti di ciò che è possibile fare in automazione aziendale.
Dall'automazione dell'estrazione dei dati all'identificazione delle discrepanze nelle fatture, l'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale sta rendendo le operazioni più fluide, veloci e affidabili. Ti ritroverai con un processo semplificato e maggiore precisione ed efficienza. Quindi, cos'è esattamente l'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale e come funziona?
Che cos'è l'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale?
La squadra dell'AP flusso di lavoro di elaborazione delle fatture in genere comporta l'acquisizione e l'inserimento manuale dei dati, il follow-up delle approvazioni e il processo di pagamento. Questo approccio tradizionale può richiedere molto tempo, essere soggetto a errori e inefficiente. Immagina di elaborare manualmente centinaia o addirittura migliaia di fatture ogni mese.
entrare Elaborazione fatture AI. Sfruttando la capacità dell'intelligenza artificiale di apprendere e adattarsi, questo approccio automatizza l'intero ciclo di elaborazione delle fatture. Combinando l'apprendimento automatico e il riconoscimento ottico dei caratteri, l'elaborazione AI delle fatture può estrarre con precisione i dati da vari formati di fattura, compilare automaticamente o convalidare le informazioni e inviarle alle applicazioni aziendali, riducendo la necessità di interventi manuali.
Inoltre, ogni volta che qualcuno interviene manualmente per correggere un errore, l'IA impara da esso, migliorando le sue capacità di riconoscimento dei dati. Questo processo di apprendimento consente all'IA di gestire vari formati di fattura, riducendo al minimo la necessità di interventi manuali.
Come funziona l'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale?
L'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale funziona attraverso una combinazione di tecnologie come Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) e Optical Character Recognition (OCR).
Diamo un'occhiata in dettaglio alle diverse fasi del flusso di lavoro:
1. Cattura fattura: L'intelligenza artificiale scansiona le fatture fisiche o digitali. Tutto quello che devi fare è caricare la fattura e l'intelligenza artificiale si mette al lavoro. La tecnologia OCR converte diversi formati di fattura in dati che l'intelligenza artificiale può elaborare.
2. Estrazione dei dati: Una volta acquisita la fattura, l'intelligenza artificiale utilizza ML e NLP per estrarre informazioni rilevanti come il numero della fattura, i dettagli del fornitore, la data, l'importo totale, i dettagli della voce, ecc.
3. Convalida dei dati: Dopo l'estrazione, l'IA convalida i dati confrontandoli con i dettagli dell'ordine di acquisto nel sistema. Questo passaggio garantisce che non vi siano discrepanze tra la fattura e i dettagli dell'ordine.
4. Intervento manuale e correzione degli errori: Se l'IA rileva eventuali discrepanze che non è in grado di risolvere, contrassegna la fattura per la revisione manuale. Come accennato in precedenza, qualsiasi modifica manuale aiuta l'IA ad apprendere e migliorare la sua precisione in futuro.
5. Percorso per l'approvazione: Dopo la convalida dei dati e la correzione degli errori, l'IA inoltra la fattura alla persona o al team interessato per l'approvazione. Questo passaggio aiuta a mantenere il controllo e la trasparenza nel processo.
6. Elaborazione del pagamento: Una volta approvato, l'IA lo inoltra per i pagamenti in base ai termini della fattura e alle regole aziendali, aiutando a evitare le penali per il ritardo e mantenendo buoni rapporti con i fornitori.
In che modo l'integrazione dell'IA risolve le sfide comuni nell'elaborazione delle fatture?
Ammettiamolo, l'elaborazione delle fatture può essere un mal di testa. È una pratica commerciale consacrata dal tempo, ma non è priva di sfide. Che tu sia una piccola impresa o una grande società, le inefficienze possono insinuarsi, portando a frustrazione e perdite finanziarie.
Problemi come il ritardo degli ordini dei fornitori a causa di pagamenti in ritardo, la negazione del credito a causa di incoerenze passate e le ore sprecate per correggere errori e inseguire approvazioni sono fin troppo comuni. Queste sfide possono mettere a dura prova le tue risorse e colpire duramente i tuoi margini di profitto.
Per fortuna, la recente incorporazione dell'intelligenza artificiale nell'elaborazione delle fatture ha aiutato le aziende a mitigare molti di questi problemi.
Problema 1: inserimento manuale dei dati che richiede tempo
L'estrazione manuale dei dati delle fatture non è solo laboriosa, ma richiede anche molto tempo. Mentre le fatture cartacee richiederebbero l'inserimento manuale dei dati, le fatture digitali, sebbene un passo avanti, richiedono comunque che qualcuno vagli i dati e copi o estragga le informazioni necessarie. E nella remota possibilità che il tuo ERP non sia integrato con il tuo sistema di fatturazione, il tuo staff dovrà inserire manualmente i dati in due sistemi, raddoppiando il lavoro e aumentando la possibilità di errori.
Con la tecnologia OCR e l'intelligenza artificiale, questo processo è ora automatizzato. Le fatture possono essere scansionate e i dati rilevanti vengono acquisiti e inseriti nel sistema. Ciò riduce significativamente il tempo impiegato per l'inserimento dei dati e consente al team di contabilità fornitori di concentrarsi su attività più strategiche.
Problema 2: alto tasso di errore nell'inserimento manuale dei dati
L'inserimento manuale dei dati è soggetto a errori umani. Anche la persona più meticolosa può commettere errori quando ha a che fare con grandi volumi di dati. Questi errori possono portare a discrepanze nei pagamenti, che possono causare problemi significativi lungo la linea, dalle discrepanze finanziarie alle relazioni tese con i fornitori.
L'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale riduce drasticamente questi errori. L'automazione del processo di estrazione dei dati tramite ML e OCR elimina l'errore umano nell'immissione dei dati. Eventuali discrepanze vengono rapidamente contrassegnate per la revisione, evitando che errori minori diventino problemi più grandi.
Problema 3: ritardo nell'approvazione delle fatture
I ritardi potrebbero verificarsi per diversi motivi: l'approvatore potrebbe essere occupato, la fattura potrebbe perdersi in una pila di scartoffie, la fattura è stata indirizzata alla persona sbagliata o potrebbero esserci discrepanze nella fattura stessa che devono essere risolte. La tua ragione potrebbe essere giustificata, ma il risultato è lo stesso: relazioni tese con i tuoi fornitori, ordini dei fornitori in ritardo e potenziali penali per il ritardo.
L'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale semplifica il processo di approvazione. Ogni livello di approvazione è mappato nel sistema, assicurando che la fattura raggiunga la persona giusta al momento giusto. Le fatture non approvate possono essere facilmente monitorate o inoltrate, se necessario. L'intelligenza artificiale può anche contrassegnare le discrepanze per la revisione prima di inoltrare la fattura per l'approvazione. E poiché l'elaborazione dei pagamenti è integrata nel sistema AI, il pagamento viene elaborato tempestivamente una volta approvato.
Problema 4: Mancanza di trasparenza e controllo
Le fatture cartacee possono facilmente perdersi; anche quelli digitali possono essere smarriti nel mare dei file. La mancanza di un archivio centrale per tutte le fatture rende difficile mantenere una pista di controllo. Inoltre, sarebbe difficile implementare efficacemente la corrispondenza a 2 vie (o anche la corrispondenza a 3 vie se necessario). Questa mancanza di trasparenza e controllo può portare a frodi e problemi di conformità.
L'intelligenza artificiale nell'elaborazione delle fatture crea un sistema centralizzato, semplificando il monitoraggio delle fatture in qualsiasi momento. L'implementazione della corrispondenza a 2 o 3 vie diventa molto più semplice ed efficace con una traccia digitale per ogni fattura. Il rilevamento di frodi e discrepanze diventa notevolmente più semplice con l'IA, in quanto può identificare rapidamente schemi e irregolarità nei dati. Garantisce inoltre che tutte le fatture siano archiviate in modo sicuro con informazioni su chi le ha esaminate e approvate, aumentando la responsabilità e il controllo sul processo.
Problema 5: Difficoltà nel gestire fatture complesse
Le fatture sono disponibili in vari formati, dalle immagini scansionate ai PDF, e non tutti i sistemi sono in grado di gestire questi formati in modo efficiente. Ciò potrebbe comportare ritardi nell'elaborazione o persino la perdita di fatture, causando ulteriori frustrazioni e potenziali perdite finanziarie.
L'intelligenza artificiale può estrarre dati rilevanti da immagini scansionate, PDF e altri formati digitali utilizzando la tecnologia OCR e l'elaborazione intelligente. L'intelligenza artificiale può anche apprendere e adattarsi a diversi layout di fattura, lingue, normative commerciali e valute. Queste funzionalità sono utili quando si ha a che fare con fornitori internazionali o ordini di acquisto complessi.
Problema 6: problemi di scalabilità con attività in crescita
Man mano che la tua attività cresce, crescono anche le transazioni e le fatture. L'elaborazione manuale delle fatture può diventare sempre più ingestibile con questa crescita. Dovrai dedicare più tempo, assumere più personale o gestire più errori e inefficienze man mano che la tua attività cresce. Ciò può mettere a dura prova le tue risorse e ostacolare i tuoi piani di crescita.
I sistemi di intelligenza artificiale possono essere configurati per soddisfare le tue crescenti esigenze senza richiedere risorse umane aggiuntive. Puoi facilmente integrare più fornitori, elaborare volumi maggiori di fatture e gestire transazioni complesse. L'intelligenza artificiale può anche apprendere e adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali, automatizzando più attività secondo necessità. Sia che tu abbia a che fare con fatture singole o multilinea o che miri ad espandere la tua base di fornitori, l'intelligenza artificiale può aumentare o diminuire secondo necessità.
Problema 7: Difficoltà nel tracciare e gestire il flusso di cassa
L'elaborazione inefficace delle fatture può portare a problemi di flusso di cassa. Senza una visione chiara dei pagamenti in entrata e in uscita, può essere difficile gestire le tue finanze in modo efficace. Ritardi di pagamento, pagamenti mancati o persino pagamenti in eccesso possono portare a perdite finanziarie significative.
L'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale ti offre una visione in tempo reale del tuo stato finanziario. Il sistema è in grado di prevedere il flusso di cassa in base alle fatture esistenti e ai dati di pagamento, consentendoti di pianificare i tuoi fondi in modo più efficace. Garantisce inoltre un'elaborazione tempestiva dei pagamenti, riducendo il rischio di penali per ritardi o mancati pagamenti. L'intelligenza artificiale può anche segnalare potenziali pagamenti in eccesso, aiutandoti a evitare costi inutili.
Problema 8: Mancanza di interoperabilità
Non tutti i sistemi possono comunicare tra loro in modo efficace. Potresti avere un eccellente sistema di fatturazione, ma se non può integrarsi con il tuo software finanziario o sistema ERP esistente, può portare a inefficienze e silos di dati. Questa mancanza di interoperabilità può creare lavoro aggiuntivo, poiché i dati devono essere inseriti manualmente in più sistemi.
Con l'intelligenza artificiale, puoi automatizzare interi processi su diversi sistemi. L'intelligenza artificiale può integrarsi con il software esistente, consentendo il trasferimento e la sincronizzazione senza interruzioni dei dati. Questa interoperabilità elimina i silos di dati e riduce il carico di lavoro del personale. Inoltre, l'intelligenza artificiale è attiva 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX, il che significa che continua a elaborare fatture e sincronizzare i dati anche dopo l'orario di ufficio, assicurando che le tue operazioni si svolgano senza problemi XNUMX ore su XNUMX.
È fondamentale tenere presente che non tutti i sistemi di elaborazione delle fatture basati sull'intelligenza artificiale offrono tutte queste funzionalità. È necessario esaminare attentamente le capacità di ciascun sistema prima di effettuare una scelta.
In che modo l'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale di Nanonets può essere d'aiuto
Nanonets combina perfettamente le tecnologie OCR e AI per automatizzare l'elaborazione delle fatture. Puoi addestrare rapidamente il sistema a riconoscere vari formati, layout e lingue delle fatture, rendendolo adatto ad aziende di tutte le dimensioni e in tutti i settori.
Società di manutenzione immobiliare con sede in Nuova Zelanda, Tapi, ha sfruttato la potenza delle Nanonet per rivoluzionare la sua efficienza operativa. Gestendo oltre 110,000 proprietà, Tapi ha affrontato la sfida di un lento sistema di elaborazione manuale delle fatture che ne ha ostacolato la crescita.
Usando Nanonets, hanno catturato senza sforzo informazioni cruciali dalle fatture, che sono state poi inviate a Tapi per i controlli e la convalida. Il sistema si è dimostrato affidabile, con un impressionante 94% di estrazione dei dati e un tasso di accuratezza della flessibilità, consentendo un'integrazione del sistema rapida e senza soluzione di continuità.
I risultati sono stati sorprendenti. L'elaborazione manuale, che in precedenza richiedeva 6 ore, è stata ridotta a soli 12 secondi. I costi operativi associati alla fatturazione sono crollati del 70%, liberando risorse per altre aree di business chiave. La rapida evasione delle fatture ha notevolmente migliorato l'esperienza del cliente di Tapi, dimostrando il potere di trasformazione di La soluzione di fatturazione basata sull'intelligenza artificiale di Nanonets.
Ecco come le Nanonet possono aiutare anche la tua azienda:
Acquisizione automatica dei dati: Cattura ed estrai dati da PDF, immagini, fogli di calcolo e altri formati digitali con facilità. Ciò elimina la necessità di inserimento manuale dei dati, riducendo gli errori e velocizzando i tempi di elaborazione.
Integrazione senza problemi: Si integra facilmente con i sistemi software esistenti come Xero, Sage, Fogli Google, Gmail, Zapier e altri. Ciò garantisce il trasferimento e l'interoperabilità dei dati senza soluzione di continuità, riducendo i silos di dati e migliorando l'efficienza operativa.
Scalabilità: Man mano che la tua azienda cresce, Nanonets può scalare per soddisfare le tue maggiori esigenze di elaborazione delle fatture. Questa flessibilità garantisce la possibilità di gestire fatture più grandi senza risorse aggiuntive.
Elaborazione intelligente: Sfrutta l'intelligenza artificiale per comprendere ed elaborare fatture complesse, indipendentemente dal layout, dalla lingua o dalla valuta. L'elaborazione intelligente di Nanonet può adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali, consentendo di gestire più fornitori internazionali e flussi di lavoro complicati.
Analisi in tempo reale: Tieni facilmente traccia dello stato delle tue fatture, monitora il flusso di cassa e prendi decisioni informate sulla base di dati accurati.
Operazioni 24×7: Con Nanonets, l'elaborazione delle fatture non si interrompe dopo l'orario d'ufficio. L'intelligenza artificiale lavora XNUMX ore su XNUMX, assicurando che le tue fatture vengano elaborate tempestivamente e che le tue operazioni si svolgano senza intoppi.
Conformità normativa: Crea automaticamente audit trail e assicurati che tutte le fatture siano conformi agli standard normativi. Questa funzione non solo aiuta a mantenere la trasparenza, ma rende anche più facile rimanere conformi.
Riduzione dei costi: Riduci i costi operativi automatizzando le attività di elaborazione manuale. Con un tempo di elaborazione significativamente più rapido, puoi ridurre le spese generali, portando a una linea di fondo più sana.
Conclusioni
L'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale sta dando potere alle aziende di tutto il mondo. Consente ai team AP di passare da ruoli reattivi a ruoli proattivi, concentrandosi maggiormente sulle attività strategiche piuttosto che sul banale inserimento dei dati. Sebbene il costo iniziale dell'implementazione dell'IA possa sembrare elevato, i suoi risparmi a lungo termine e le efficienze operative ne fanno un investimento utile.
Man mano che l'intelligenza artificiale continua ad evolversi, lo faranno anche le sue capacità nell'elaborazione delle fatture. Il futuro promette un'estrazione dei dati più accurata, un'integrazione di sistema senza soluzione di continuità e un'automazione intuitiva.
Ricorda, il successo dell'implementazione dell'IA nell'elaborazione delle fatture dipende dalla scelta della soluzione giusta che si adatta alle tue esigenze e ai tuoi obiettivi aziendali. Prenditi il tempo per esaminare le diverse opzioni, capire i loro pro e contro e prendere una decisione informata.
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