Tutto quello che devi sapere sulla gestione del ciclo di vita dei contratti

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Il mercato globale della gestione del ciclo di vita dei contratti dovrebbe valere 845 milioni di dollari USA nel 2022, salendo a circa 3 miliardi di dollari USA entro il 2032, con un CAGR di 13.5% durante il periodo di previsione.

Ma cos'è la gestione del ciclo di vita del contratto? E perché ne hai bisogno?

La gestione del ciclo di vita del contratto è il processo di creazione, modifica e monitoraggio del contratto prima dell'annullamento o della scadenza. La gestione del ciclo di vita del contratto è fondamentale affinché le aziende rimangano conformi e proteggano i propri interessi.

Se sei una grande azienda, puoi assumere un ufficio legale interno. La maggior parte delle aziende medio-piccole non ha questo lusso e quindi si affida a studi legali per tutte (o almeno una parte) delle proprie esigenze legali.

La relazione è importante. È anche complesso, con vari termini, clausole e processi. La gestione del ciclo di vita del contratto è la chiave di questo tipo di relazione.

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Qual è il ciclo di vita del contratto?

Ovunque dal 55% al 70% delle organizzazioni NON dispone di sistemi di gestione dei contratti efficaci. E questo diventa complicato perché tutte le grandi aziende hanno migliaia di contratti in un dato momento.

Dato che i contratti sono così diffusi e le principali organizzazioni non li stanno affrontando in modo efficiente, la gestione del ciclo di vita dei contratti è utile.

Il ciclo di vita del contratto è il processo che inizia con un cliente che contatta un'agenzia e termina con l'agenzia che consegna il suo prodotto finale. In genere include i seguenti passaggi:

Marketing e Vendite
Trattative precontrattuali
Preparazione del contratto
Esecuzione del contratto
Gestione dei contratti in corso

Che cos'è la gestione del ciclo di vita dei contratti?

La gestione del ciclo di vita del contratto descrive i processi necessari per gestire i contratti dall'inizio alla fine. La gestione del ciclo di vita dei contratti mira a garantire che i contratti siano gestiti in modo efficiente ed efficace durante tutto il loro ciclo di vita.

I contratti possono essere classificati in base alla durata, alla complessità e all'importanza. Ad esempio, un semplice contratto di fornitura con un basso rischio di contenzioso può essere trattato in modo diverso rispetto a un contratto complesso con un alto potenziale di contenzioso.

I gestori dei contratti dovrebbero considerare questi fattori quando sviluppano i flussi di lavoro per ogni tipo di contratto in uso.

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Perché è importante la gestione del ciclo di vita del contratto?

Gli accordi sono alla base di tutti i rapporti commerciali. Definiscono i ruoli e le responsabilità di ciascuna parte e assicurano che tutti sappiano cosa aspettarsi dalle loro controparti.

L'azienda media Fortune 2000 ha circa 20,000 – 40,000 contratti attivi in qualunque momento
Le aziende perdono 9.2% dei loro profitti attraverso una gestione inefficace dei contratti
Entro il 2023, il 40% dei team di I&O utilizzerà l'automazione potenziata dall'IA nelle grandi imprese, con conseguente maggiore produttività IT con maggiore agilità e scalabilità

I contratti non riguardano solo la garanzia di non essere derubati o truffati. Si tratta anche di proteggere gli interessi della tua azienda e garantire che tutte le persone coinvolte comprendano cosa ci si aspetta da loro.

Tuttavia, ci sono molte altre ragioni per cui la gestione del ciclo di vita del contratto è importante per i profitti della tua azienda. Ecco qui alcuni di loro:

Risparmia tempo

Se puoi risparmiare tempo sul ciclo di vita dei tuoi contratti, puoi risparmiare denaro. E 'così semplice. Più tempo risparmi, più soldi guadagni.

Evita sanzioni costose e riduci i rischi

Quando si dispone di una soluzione di gestione del ciclo di vita del contratto, è possibile evitare o ridurre le penali. In alcuni casi, queste sanzioni possono essere piuttosto costose e persino minacciare la stabilità finanziaria della tua azienda. Tuttavia, tutto questo può essere evitato con la giusta soluzione CRM in atto.

Puoi assicurarti che i tuoi contratti siano aggiornati e conformi alle normative vigenti utilizzando un sistema che monitora l'evoluzione delle leggi e degli standard nel tempo.

Inoltre, ti aiuterà anche a gestire diversi tipi di contratto contemporaneamente quando necessario, consentendoti di monitorare facilmente ogni parte della tua attività contemporaneamente senza dover esaminare ogni documento separatamente (che potrebbe richiedere ore!).

Riduci al minimo le responsabilità

I contratti sono spesso la base per un'azione legale, ma un contratto ben gestito può aiutare a evitare azioni legali e ridurre i costi legali, se necessario.

Un contratto ben gestito può anche aiutarti a ridurre il rischio legale comprendendo chiaramente cosa ci si aspetta da entrambe le parti, riducendo la probabilità che sorgano controversie.

Migliora la visibilità e la trasparenza

Il Contract Lifecycle Management (CLM) è un processo per garantire che i contratti siano gestiti in modo efficiente, con conseguente maggiore visibilità e trasparenza dei contratti. CLM ti aiuta a migliorare la gestione dei contratti fornendo i seguenti vantaggi:

Migliora la comunicazione tra le parti interessate.
Aumenta la velocità con cui puoi rispondere ai cambiamenti.
Garantisce che tutte le informazioni rilevanti siano incluse nei contratti nuovi o aggiornati (come termini e condizioni).

Aumentare la conformità contrattuale

La conformità contrattuale è importante per garantire la protezione della tua azienda e spesso assume una priorità assoluta per le organizzazioni. La conformità è importante per mantenere un luogo di lavoro sano e sicuro, proteggere l'immagine del marchio e mantenere una buona reputazione.

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Passaggi chiave nel processo di gestione del ciclo di vita del contratto (CLM)?

Il processo di gestione del ciclo di vita del contratto è una serie di passaggi seguiti per garantire la corretta esecuzione dei contratti. Questi passaggi possono essere suddivisi in sette fasi:

Redazione del contratto

Il contratto è il primo passo del processo ed è importante assicurarsi di avere tutti i fatti chiari. Il contratto deve essere in forma scritta, firmato da entrambe le parti e rivisto da un consulente legale per assicurarsi che contenga tutti i dettagli necessari. È anche una buona idea che la direzione esamini il tuo contratto prima di inviarlo per la revisione da parte di altri dipartimenti.

Ciò garantisce che non ci siano errori o informazioni mancanti nel tuo contratto, in modo da non avere sorprese o ritardi lungo la strada quando cerchi di fare affari con qualcun altro.

Negoziare l'affare

La negoziazione è una parte importante del processo di gestione del ciclo di vita del contratto. Il processo di negoziazione può essere unilaterale, quindi dovresti sempre essere disposto ad andartene se ritieni che i termini non siano adatti alla tua azienda.

Se un contratto proposto ti sembra iniquo o irragionevole, non esitare a dire di no e ricominciare da capo con un'altra azienda. Oltre a negoziare con altre aziende, è fondamentale che il tuo team comunichi in modo efficace e lavori insieme durante tutto il processo.

Per negoziare con successo un nuovo accordo, tutti devono fidarsi l'uno dell'altro e lavorare insieme come un'unica squadra.

Collaborare al contratto

Ora sei a un punto in cui hai un contratto solido e sei pronto per iniziare il processo di implementazione. È qui che la collaborazione diventa ancora più importante. I vantaggi della collaborazione includono:

Una migliore comprensione di come opera la tua organizzazione.
Comunicazione migliorata.
Decisioni migliori.
Soluzioni più efficaci quando sorgono problemi.

Approvazione del contratto

Il contratto è approvato dal consiglio di amministrazione. In alcune aziende, tutti i membri devono firmare il contratto prima che possa procedere con ulteriori fasi del suo ciclo di vita.

In altre società, l'approvazione è data da uno o più dirigenti senior a cui è stata delegata l'autorità di approvazione su determinati contratti.

In entrambi i casi, il documento contrattuale deve essere esaminato e approvato da qualcuno con sufficiente autorità in questa fase.

Esecuzione e firma del contratto

Il passaggio successivo nel ciclo di vita del contratto è l'esecuzione e la firma del contratto. Ciò comporta la finalizzazione dei dettagli, come chi firma, dove sono firmati, quando sono firmati e altri dettagli.

Il contratto può quindi essere utilizzato a fini di monitoraggio in modo da sapere se tutto sta andando bene nel rapporto della tua azienda con un'altra parte misurando il rispetto di termini specifici delineati nell'accordo.

Tracciamento e gestione del contratto

Il processo di gestione del ciclo di vita del contratto è una componente fondamentale di qualsiasi azienda. Può essere complesso e scoraggiante, ma i passaggi seguenti ti aiuteranno a iniziare.

Monitora il contratto per assicurarti che venga rispettato: Questo passaggio garantisce che l'organizzazione rispetti tutti i termini dell'accordo. Dovresti anche assicurarti che le parti interne, come contabili o legali, non interferiscano con le scadenze o la flessibilità nelle negoziazioni ponendo richieste irragionevoli a ciascuna parte coinvolta nell'accordo contrattuale.
Monitorare il contratto per garantire la conformità: Questo passaggio richiede che tu, in qualità di dirigente o manager di un'organizzazione, verifichi se i dipendenti stanno rispettando o meno ciò che hanno concordato nei loro contratti per quanto riguarda le metriche delle prestazioni, le scadenze e altri dettagli delineati in tali accordi. Potresti anche voler assicurarti che queste persone non stiano violando le regole stabilite dalle leggi federali, come le politiche contro la discriminazione e le leggi sul lavoro (ad esempio).
Monitorare il contratto per le misure esecutive: Questo passaggio prevede la verifica periodica dell'eventuale inadempimento contrattuale da parte di una delle parti; non ci dovrebbe essere alcuna esitazione quando si applicano sanzioni contro i trasgressori poiché ciò potrebbe portare a gravi conseguenze su tutta la linea se non controllato (ad esempio, azioni legali).

Archiviazione del contratto

Archiviare un contratto significa rimuoverlo definitivamente dall'utilizzo attivo. Questo è importante perché i contratti diventano obsoleti e devono essere rimossi con il passare del tempo.

Ad esempio, se hai un accordo con un'altra entità che non ha alcun potenziale di modifica o rinnovo, l'archiviazione di questo contratto avrebbe senso perché non è necessario rimanere in uso attivo.

L'archiviazione può essere utilizzata anche quando si spostano contratti da una giurisdizione legale all'altra in cui esistono normative diverse sulla durata della conservazione dei documenti prima di essere scartati (o "cancellati"). L'archiviazione comporta:

Determinare se un documento deve essere archiviato in base al suo scopo.
Rivedi i termini del tuo contratto con un'altra entità o individuo.
Scegliere quali passi devono essere eseguiti successivamente.

I vantaggi includono il risparmio di spazio di archiviazione riducendo l'esposizione al rischio diminuendo le opportunità di accesso non autorizzato a causa di informazioni obsolete archiviate online più a lungo del necessario, aumentando i rischi di responsabilità nel tempo.

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Che cos'è un'applicazione CLM?

Un'applicazione CLM è un programma software che svolge le attività specifiche di un'implementazione CLM. Il software può essere una soluzione open source o proprietaria, ma deve essere in grado di svolgere tutte le attività pertinenti delineate nel Piano di attuazione del CLM.

Molte aziende utilizzano le applicazioni CLM in quanto consentono loro di semplificare le operazioni e aumentare la produttività. Ad esempio, sono disponibili molti pacchetti software che ti consentono di monitorare i tuoi contatti di vendita.

Se hai un'attività basata sul Web, puoi monitorare quante persone visitano il tuo sito da fonti diverse e quali pagine visualizzano a ogni visita. Puoi persino memorizzare i loro dettagli di contatto in un database per contattarli in seguito, se necessario.

Ti permette di gestire i tuoi processi aziendali in modo più efficiente. Se stai cercando una soluzione per gestire la gestione del ciclo di vita dei tuoi clienti, sono disponibili diverse applicazioni tra cui scegliere.

Puoi usarli per aziende grandi o piccole e ti aiuteranno a ottenere risultati migliori con meno sforzo. Di seguito sono elencate alcune delle applicazioni CLM più popolari:

Salesforce Cloud per le vendite
Software per la gestione delle relazioni con i clienti SugarCRM
Oracle Sibel CRM
Piattaforma di social network Salesforce Chatter

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Settori e team interni coinvolti nel CLM

Il CLM è una grande area di interesse per molti settori e team interni. Pertanto, l'elenco dei settori e dei team interni coinvolti nel CLM è piuttosto ampio, incluso ma non limitato a quanto segue:

I settori coinvolti in CLM includono:
Industria automobilistica
industria chimica
Industria dei beni di consumo (CPG)
Industria energetica
Industria alimentare e delle bevande (F&B)
Settore sanitario
Industria del tempo libero, dell'ospitalità e dell'intrattenimento (LH&E)
Industria manifatturiera
Industria petrolifera e del gas (O&G)

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Come selezionare un software CLM?

Scegliere il giusto software CLM è un compito difficile. Il mercato offre un'ampia varietà di soluzioni, ognuna con i propri vantaggi e svantaggi. Per fare la scelta giusta, dovresti considerare diversi fattori, come ad esempio:

Definisci i tuoi obiettivi e requisiti

Se non hai un'idea chiara di cosa desideri dal tuo software CLM, sarà difficile misurare il successo della tua implementazione. Quindi, prima di esaminare strumenti o tecnologie specifici, consideriamo il motivo per cui dovresti investire in un sistema CLM in primo luogo.

Perché le aziende scelgono di investire in un sistema CLM? Il motivo più importante è che vogliono migliorare la loro esperienza del cliente. Questo può significare molte cose: una migliore fidelizzazione dei clienti, punteggi di soddisfazione più elevati e più referral sono tutti validi motivi per adottare tale tecnologia.

Se questo non è qualcosa a cui miri (e molte aziende non lo sono), allora vale la pena considerare se investire tempo e denaro in qualcos'altro potrebbe avere un impatto maggiore rispetto a spenderlo per un nuovo e costoso sistema CRM che non lo fa corrisponda alle esigenze o agli obiettivi della tua azienda.

Considera le opzioni di distribuzione

Quando scegli un software CLM, ti consigliamo di considerare le opzioni di distribuzione. Questi includono locale, cloud o ibrido.

On-premise è l'opzione più sicura, ma richiede un costoso investimento iniziale in apparecchiature, server e manutenzione. Poiché ci sono meno parti mobili con una soluzione in locale, è più facile da mantenere rispetto alle sue controparti cloud o ibride. Offre inoltre un maggiore controllo sui tuoi dati poiché sono archiviati sui tuoi server anziché essere condivisi con terze parti.

Le soluzioni cloud sono in genere più economiche perché non richiedono alcun investimento anticipato come l'acquisto di hardware. Invece, i provider ospitano tutta l'infrastruttura richiesta presso le loro sedi in modo che gli utenti possano accedervi in remoto tramite applicazioni (app) basate su browser.

Le soluzioni cloud sono quindi più flessibili perché possono scalare rapidamente a seconda dei livelli di domanda, ma ciò significa anche che potrebbe esserci meno controllo su come gestire determinati aspetti dei processi del flusso di lavoro, come dashboard di reporting, ecc.

Confronta i fornitori

Dovresti confrontare i fornitori in base ai tuoi requisiti specifici.

Dovrai assicurarti che il fornitore che scegli abbia una buona esperienza e referenze da altri clienti e clienti disposti a condividere la loro esperienza.

Inoltre, è importante considerare i modelli di prezzo, i modelli di licenza e le roadmap dei prodotti quando si confrontano i fornitori di CLM.

Concentrati sulla facilità d'uso

Quando si esamina il software CLM, uno dei fattori più importanti da considerare è quanto sia facile da usare. Le migliori soluzioni CLM sono intuitive e semplici, consentendo agli utenti di navigare facilmente tra dashboard e report.

Quando arriva il momento di formare nuovi membri del personale o di inserire nuovi clienti, un sistema ben progettato può rendere questo processo molto più semplice di uno obsoleto.

Per scegliere una soluzione efficace per la tua attività, cerca le opzioni che includono:

Una chiara interfaccia utente (UI)

Il tuo personale non dovrebbe aver bisogno di una formazione speciale per capire come utilizzare al meglio il software quando viene a bordo con te. Se ci sono troppi elementi o livelli di confusione coinvolti nella navigazione nel dashboard e nei report all'interno di un determinato set di strumenti, potresti invece prendere in considerazione un'altra opzione.

Navigazione intuitiva

L'interfaccia utente dovrebbe anche essere progettata per fornire un facile accesso tra le diverse aree di funzionalità all'interno delle piattaforme del tuo software. In questo modo, tutti sapranno dove si trova tutto in ogni momento, in modo da non perdere tempo a cercare quando hanno bisogno di qualcosa rapidamente durante le normali procedure del flusso di lavoro.

Cerca un fornitore che fornisca supporto e formazione continui

Dovresti cercare un fornitore che ti fornisca supporto e formazione continui. Vuoi un'azienda che sarà lì per te dopo la vendita e si assicuri che il tuo software funzioni come progettato. Se un'azienda non fornisce questo, allora trovane un'altra!

Conclusione

Il Contract Lifecycle Management (CLM) non è più semplicemente una necessità, ma ora è vantaggioso. In questo modo non solo aumenterai la visibilità nel portafoglio di contratti della tua organizzazione, ma aggiungerà anche valore alla tua attività in generale.

L'implementazione del CLM consente alla tua azienda di interrompere la gestione dei contratti e iniziare a gestire il ciclo di vita del contratto, migliorando l'efficienza e l'efficacia in tutta l'organizzazione.

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Timestamp: 16 Giugno 2022

Timestamp: APRILE 3, 2024

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