Ottimizzazione dei processi aziendali: una guida del 2022

Gestire un'impresa non è un compito facile.

Ci sono molte cose che devono essere fatte, in tempo. Ma loro? Alcuni lo fanno e altri no.

Come ti assicuri che tutte le tue attività siano completate prima della scadenza?

Seguendo un processo ottimizzato. Quando rimpicciolisci, un'azienda è il risultato di come tutti i processi aziendali stanno lavorando insieme. Se tutti i processi sono efficienti, va tutto bene. Se i tuoi processi sono inefficienti, stai fondamentalmente sprecando tempo e fatica dei dipendenti.

Per sfruttare al meglio i processi aziendali, i leader devono pensare a: ottimizzazione dei processi aziendali.

Come iniziare con esso? Come dovresti selezionare il miglior stack tecnologico per implementare strategie BPO adeguate? Daremo un'occhiata a tutto nel blog qui sotto.

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Che cos'è un processo aziendale?

Un processo aziendale è la sequenza di passaggi, attività e attività che un'azienda esegue per produrre un prodotto o fornire un servizio.

Tipi di processi aziendali

I processi aziendali sono suddivisi in tre tipi principali: operativi, gestionali e di supporto.

Processi operativi sono direttamente correlati alla consegna di un prodotto o servizio. Questi includono cose come effettuare una vendita, spedire ordini e rispondere ai biglietti dell'assistenza clienti.

Processi di gestione implica garantire che i tuoi dipendenti svolgano correttamente il loro lavoro (e non solo sprecare il loro tempo). Questi includono cose come le revisioni delle prestazioni, lo svolgimento di corsi di formazione e la creazione di nuove posizioni all'interno dell'azienda.

L'utilizzo di un framework di gestione dei processi aziendali aumenta la percentuale di successo di un progetto 70%.

Processi di supporto fornire servizi essenziali per l'azienda stessa (al contrario dei suoi clienti). Potrebbero essere qualsiasi cosa, dalle pratiche burocratiche delle risorse umane fino al tenere traccia dei pacchetti di benefici per i dipendenti e dei registri delle buste paga.

Quando si crea una strategia nuova o rivista per la propria organizzazione, è essenziale comprendere in che modo ogni elemento del flusso influisca su altre funzioni e dipartimenti all'interno dell'azienda.

Ad esempio, se stai lavorando per aggiornare il flusso di lavoro di un dipartimento ma trascuri l'impatto che avrà su un altro dipartimento, come i servizi IT, potresti ritrovarti con un problema irrisolvibile lungo la strada.

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Che cos'è l'ottimizzazione dei processi aziendali?

L'ottimizzazione dei processi aziendali (BPO) è una strategia per trasformare la tua azienda in una più efficiente, efficace e redditizia.

Implica l'identificazione dei processi centrali per la tua attività e il loro miglioramento per ottenere una migliore efficienza ed efficacia. In questo modo, può portare a un servizio clienti migliore e prezzi più competitivi, tutte cose che spingono i clienti a voler fare più affari con te nel tempo.

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Perché hai bisogno dell'ottimizzazione dei processi aziendali?

Perché l'ottimizzazione dei processi aziendali? La risposta sembra semplice.

La concorrenza è agguerrita. I tuoi concorrenti stanno facendo di tutto per migliorare e dovresti farlo anche tu. L'ottimizzazione dei processi aziendali offre molteplici vantaggi che possono aiutarti ad affrontare la concorrenza con sicurezza.

Aumentare l'efficienza

L'ottimizzazione dei processi aziendali può aiutarti a ridurre gli sprechi, migliorare la qualità e aumentare la capacità.

Riduci i costi

Quando i tuoi processi sono ottimizzati, completi le tue attività con il minor numero di risorse possibile. Ciò riduce i costi di produzione, distribuzione, supporto e amministrazione grazie all'ottimizzazione dei processi che può aiutarti ad aumentare la redditività senza aumentare i prezzi o ridurre gli standard di qualità.

Riduci gli errori

Ottimizzazione dei processi metodi come lean o six sigma cercano di rendere i tuoi processi privi di errori sostituendo gli sforzi manuali con l'automazione intelligente o altre misure.

Aumenta la capacità

L'ottimizzazione dei processi può aumentare l'efficienza dei dipendenti. L'ottimizzazione dei processi aziendali può identificare i colli di bottiglia del processo aziendale e cercare di ridurre lo spreco di risorse in altre parti del processo. Per esempio. Invece di utilizzare i dipendenti per ordinare i documenti, puoi utilizzare i sistemi di gestione dei documenti per classificare i documenti.

Aumenta la redditività

Questo è ovvio. L'ottimizzazione dei processi può aiutarti a ridurre al minimo i costi migliorando al contempo i livelli di produzione, rendendo così i tuoi processi aziendali più redditizi.

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Vantaggi dell'ottimizzazione dei processi aziendali

L'ottimizzazione dei processi aziendali (BPO) semplifica i processi aziendali migliorando l'adozione della tecnologia moderna per eliminare i colli di bottiglia. Diamo un'occhiata ai vantaggi offerti dall'utilizzo delle strategie BPO nella tua organizzazione.

Mitiga i rischi e le frodi

Il miglioramento dei processi riduce il rischio di errore, il rischio di frode e le violazioni normative. Inoltre, se hai meno errori in atto, puoi concentrare le tue risorse sulle aree in cui sono più necessarie.

Migliora la capacità di risoluzione dei problemi

Una buona capacità di problem solving è fondamentale per il successo. Con l'ottimizzazione efficiente dei processi aziendali, un'azienda può. Durante il processo di ottimizzazione, potresti anche scoprire nuovi modi per risolvere i problemi in modo più rapido ed efficiente, il che porterà a risultati ancora migliori.

Per esempio. Invece di pagare le fatture una volta al mese dopo averle classificate, analizzate e approvate, puoi utilizzare una piattaforma di elaborazione automatizzata delle fatture per caricare, elaborare, classificare, approvare e pagare le fatture.

Migliora la conformità

La conformità è uno degli aspetti più importanti di un'azienda. Il mancato rispetto delle normative può portare a pesanti multe e altre sanzioni che possono avere un grave impatto sui tuoi profitti. Tuttavia, la conformità non è sempre facile o poco costosa.

Ad esempio, se sei una compagnia di assicurazioni, devi assicurarti che il processo di onboarding del cliente disponga di procedure KYC e di verifica dei documenti adeguate. Per questo, invece dei processi manuali, puoi utilizzare una piattaforma di onboarding automatizzata per mantenere i registri di tutti i documenti, archiviare le informazioni in un archivio sicuro e crittografare le informazioni in entrata per prevenire perdite di dati.

Modernizzare i processi

Le aziende legacy utilizzano processi secolari che potrebbero non essere i migliori. Ma solo perché "funziona" non significa che dovresti continuare a seguirlo. L'ottimizzazione dei processi aziendali può identificare tali processi e modernizzarli per prestazioni migliori.

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5 Passi per l'ottimizzazione dei processi aziendali

Segui questi cinque passaggi per iniziare l'ottimizzazione dei processi nella tua azienda:

Identificalo / mappalo

Prima di poter ottimizzare il tuo processo, devi sapere qual è il processo e come funziona. Ciò include l'identificazione delle sue fasi, passaggi e pietre miliari e dei materiali (o informazioni) coinvolti in ciascuna sede. Più dettagli hai su ogni fase, più facile sarà per te apportare modifiche, in seguito, per migliorare l'efficienza o ridurre i costi.

Una volta identificato il processo, mappalo su carta e identifica eventuali colli di bottiglia o altre aree che potrebbero essere migliorate. In questo modo, puoi vedere se ci sono aree in cui viene svolto troppo lavoro o non abbastanza.

Ripensare

Il secondo passo nell'ottimizzazione dei processi è il ripensamento. Ciò implica mettere in discussione il motivo dei tuoi processi attuali e quindi apportare modifiche sulla base di tale riflessione. Ad esempio, supponiamo che tu stia attualmente utilizzando un metodo specifico perché era una pratica standard in un'altra azienda o perché è sempre stato così. In tal caso, questo è un esempio di mentalità imperfetta.

Se gestisci un'azienda, prendi centinaia di decisioni sull'allocazione delle risorse e su quali attività concentrarti. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di migliorare le prestazioni prendendo decisioni migliori e un modo per farlo è attraverso l'ottimizzazione dei processi.

Analizzi i dati

Il prossimo passo è analizzare il processo. In questa fase, è necessario determinare esattamente quali attività sono coinvolte, chi le eseguirà e come vengono eseguite. È inoltre necessario identificare gli indicatori chiave di prestazione che indicano quando un processo è stato completato con successo. Dopo aver posizionato le tue operazioni e attività attuali, puoi iniziare a cercare modi per migliorarle.

Automatizza

Utilizzare un sistema di gestione dei processi aziendali per automatizzare processi che altrimenti sarebbero troppo complessi per la gestione manuale. (Tuttavia, puoi comunque scegliere di gestire alcuni di questi processi manualmente.) Ad esempio, se hai diversi dipendenti che devono approvare le note spese prima che vengano inviate per l'elaborazione, crea un flusso di lavoro di approvazione in cui è richiesta l'approvazione di ciascun dipendente prima di continuare con il processo. Tutto avviene automaticamente e può essere monitorato dall'inizio alla fine.

Monitorare

Il monitoraggio è una parte essenziale dell'ottimizzazione dei processi. Il monitoraggio avviene durante il processo, quindi non è semplicemente un'autopsia di ciò che è accaduto. Invece, ti consente di monitorare e apportare modifiche al volo, il che può essere molto utile per evitare che gli errori si ripetano. Se il tuo team sta monitorando da vicino i propri flussi di lavoro, dovrebbe essere in grado di individuare potenziali problemi prima che diventino problemi per la tua azienda o i tuoi clienti.

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Nanonet per l'ottimizzazione dei processi aziendali

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Puoi usare Nanonets per:

• Elaborazione fattura
• Estrazione di dati da PDF, immagini o documenti scritti a mano
• Automazione della contabilità fornitori
• Automazione dei flussi di lavoro
• Pagamento automatico delle bollette
• Processi di approvazione
• Automazione intelligente

E altro ancora. Puoi automatizzare qualsiasi processo manuale che segue un insieme di regole con Nanonets.

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Come scegliere il software perfetto per l'ottimizzazione dei processi?

Il software di ottimizzazione dei processi aziendali è una tendenza in crescita nel marketing digitale. È un modo per automatizzare il processo di miglioramento dei siti Web e delle pagine di destinazione dei clienti, incluso il modo in cui li strutturi e il contenuto che utilizzi. Il software di ottimizzazione aiuta le aziende a raggiungere il proprio pubblico di destinazione con meno sforzi e costi inferiori rispetto a quanto sarebbe altrimenti possibile automatizzando questo processo.

Determina le tue esigenze

Prima di scegliere il software giusto per la tua azienda, devi capire i tuoi obiettivi. Ad esempio, lo utilizzerai per scopi di segnalazione? Vuoi identificare le opportunità sulla base di dati storici? O vuoi essere in grado di apportare modifiche in tempo reale sulla base di dati in tempo reale? Una volta determinato questo, considera la quantità di dati che possono essere elaborati in un dato momento e quanto tempo impiega il software per generare report.

Infine, pensa a quanto sia vitale la facilità d'uso per ogni software. Alcuni strumenti sono più semplici di altri e offrono più funzionalità se non sono così facili da usare. Ad esempio, strumenti più semplici potrebbero richiedere più passaggi o interventi manuali, mentre altri consentiranno agli utenti di accedere a una semplice interfaccia Web senza la necessità di competenze tecniche avanzate.      

Crea un elenco di soluzioni di ottimizzazione

Una lista di fornitori di software è un buon punto di partenza. Puoi trovarli cercando sul web o chiedendo ai tuoi colleghi. Quando controlli i loro siti web, cerca quanto segue:

• Un elenco di funzionalità e vantaggi che soddisferanno le tue esigenze di ottimizzazione
• Informazioni sui prezzi
• Opzioni di licenza, comprese le soluzioni basate su cloud (se applicabile)
• Opzioni di assistenza clienti

Comprendere il tempo e il budget necessari per l'implementazione

Prima di iniziare la ricerca del software di ottimizzazione perfetto, è necessario comprendere quanto tempo e budget saranno necessari per implementare il software. Ciò significa considerare quanto tempo impiegherà il tuo personale ad aggiornarsi sul nuovo sistema e quanto tempo prima che tu possa vedere risultati tangibili dal loro lavoro.

È anche importante considerare se ci sono o meno costi aggiuntivi associati all'implementazione di una soluzione di ottimizzazione. Ad esempio, alcune aziende potrebbero richiedere un server dedicato perché hanno volumi di traffico elevati e algoritmi complessi che eseguono ogni giorno.

Identifica il venditore giusto

Un buon fornitore offre una prova gratuita e dispone di un modello di supporto in atto per aiutare i clienti ad avere successo. È inoltre fondamentale comprendere quanto costerà l'utilizzo del software, nonché come saranno le future roadmap dei prodotti e se ci sono piani per gli aggiornamenti. Questo può essere fatto parlando con i riferimenti dei clienti o controllando le recensioni su siti di terze parti come G2 Crowd, Capterra o TrustRadius, che forniscono informazioni dettagliate sui prodotti e servizi dei fornitori.

Il software di ottimizzazione può essere uno strumento potente.

Il software di ottimizzazione è più efficace per i siti Web che già funzionano bene. Può aiutarti a migliorare la tua strategia SEO esistente fornendo dati e approfondimenti su come le persone trovano il tuo sito Web e dove è possibile apportare miglioramenti. Può essere un potente strumento nel tuo arsenale di marketing digitale, ma presenta alcune limitazioni. Il software di ottimizzazione non è necessariamente la scelta migliore per tutti i siti Web, poiché potrebbe essere troppo complesso o costoso per alcune aziende. Ci vorranno anche tempo e sforzi per implementare con successo l'ottimizzazione sul tuo sito web.

In definitiva, devi prendere la decisione migliore per la tua attività. Se sei una nuova azienda, sapere quale tipo di software funzionerà meglio per te potrebbe essere difficile. Tuttavia, è essenziale ricercare e saperne di più su come ogni strumento di ottimizzazione può avvantaggiare la tua azienda prima di prendere qualsiasi decisione finale.

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Conclusione

Se desideri gestire un'attività di successo e redditizia, devi comprendere e dare priorità al miglioramento continuo. Per implementare il miglioramento dei processi, è necessario valutare le prestazioni attuali, identificare i colli di bottiglia e scoprirne le cause. Quindi, collabora con i tuoi team per affrontare le sfide frontalmente e valutare i risultati.

Analizzando regolarmente l'efficacia dei tuoi processi, sarai in grado di eliminare gli ostacoli al successo e consentire alle tue persone di fornire risultati più elevati.

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FAQ

Come migliorare i processi aziendali?

Snellire l'efficacia complessiva di un processo esistente implica riconoscerlo e migliorarlo. In altre parole, stai intraprendendo un processo e trovando un approccio migliore per completarlo.

La tua azienda probabilmente fa affidamento su molte procedure, come il monitoraggio degli ordini di acquisto e l'approvazione delle richieste di viaggio ogni giorno. Ciascuno è essenziale per la salute e il funzionamento della tua azienda.

Tuttavia, se non vengono aggiornate o eseguite manualmente, tali procedure possono diventare inefficaci, costando denaro e facendo perdere tempo.

Le seguenti sette fasi sono necessarie per migliorare i processi:

• Scegli un processo per migliorare e delineare la procedura corrente
• Trova i colli di bottiglia e le potenziali aree di miglioramento
• Disegna un layout del potenziale nuovo processo
• Test e revisione del processo
• Implementa e monitora il nuovo processo

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