Gestione dei contenuti aziendali 101

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Gestione dei contenuti aziendali 101

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L'informazione è, nelle parole di Peter Sondergaard, vicepresidente senior di Gartner Research, "il petrolio del 21° secolo e l'analisi è il motore a combustione". Mentre l'informazione è davvero essenziale per il funzionamento del mondo di oggi, l'attuale era del "sovraccarico di informazioni" (un termine coniato negli anni '1970 da Alvin Toffler nel suo libro, Shock futuro) ha portato con sé problemi di gestione dei contenuti. In nessun luogo i problemi di gestione dei contenuti si vedono meglio che negli archivi dei contenuti delle grandi aziende.

ECM o Enterprise Content Management offre una soluzione al problema schiacciante della gestione dei contenuti nelle aziende. Il concetto, introdotto dal Associazione per la gestione dell'informazione e dell'immagine (AIIM) nel 2001, è ora cresciuta fino a comprendere strategie, strumenti, processi e competenze di cui un'azienda ha bisogno per gestire tutte le sue risorse informative durante il suo ciclo di vita.

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Gestione dei contenuti aziendali: le basi.

Tutte le aziende hanno esigenze diverse e uniche per la gestione dei contenuti per fornire un accesso facile e sistematico ai dati operativi a tutte le parti interessate dell'azienda. Man mano che un'impresa cresce in termini di dimensioni, aumenta anche la sua base informativa relativa ai dettagli del prodotto, all'inventario, ai crediti/debiti, ai clienti, alla ricerca e sviluppo, ai dati finanziari, alle strutture, alle risorse e alle risorse umane. Il contenuto informativo di un'azienda era tradizionalmente documenti cartacei come fatture, curricula e contratti, ma ora è cresciuto fino a includere file audio e video, contenuti Web, contenuti dei social media, interazioni e-mail e altro ancora. file video e audio, post sui social media, e-mail, contenuti Web e altro ancora. La gestione di contenuti così vasti può diventare ingombrante per un'organizzazione.

An AIIM l'indagine ha mostrato che il tempo medio complessivo speso per la gestione delle informazioni e per la ricerca è 45 minuti, che è approssimativamente 8% della giornata lavorativa. Peggio ancora, IDC segnala che i dipendenti non riescono a trovare le informazioni che stanno cercando 46% del tempo e fino a 2.5 ore vengono trascorse ogni giorno alla ricerca di informazioni. Tali inconvenienti, oltre a incidere sul morale dei lavoratori, incidono anche sulla produttività di un'azienda. Secondo il suddetto rapporto IDC, le aziende Fortune 500 perdono in media $ 60-85 miliardi di soli costi diretti, e ancor di più in costi opportunità, a causa del tempo sprecato nella ricerca di informazioni.

La soluzione al problema di cui sopra? Enterprise Content Management (ECM).

ECM è un termine generico che copre la tecnologia, la strategia e il metodo utilizzati nella gestione del contenuto informativo di un'organizzazione. Dato che nel linguaggio commerciale, gestione dei contenuti, gestione dei dati e gestione delle informazioni sono approcci fortemente correlati, useremo le parole informazioni, dati e contenuto in modo intercambiabile in relazione al sistema di archiviazione digitale di un'impresa.

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L'evoluzione dell'ECM

Le aziende hanno sempre mirato a ideare approcci strategici alla gestione dei contenuti operativi in modo che tutti i partecipanti e gli stakeholder siano dotati delle informazioni e dei dati necessari per operare e prendere decisioni. La gestione efficiente dei contenuti di un'azienda consente una gestione efficiente delle attività, che si traduce in un risparmio di tempo e una migliore generazione di entrate. Gli strumenti per la gestione dei contenuti di un'azienda si sono evoluti negli ultimi due decenni, dalle condivisioni di file di rete alle emergenti soluzioni ECM potenziate dall'intelligenza artificiale

La condivisione di file di rete è stato il primo strumento per l'archiviazione di informazioni e includeva supporti di archiviazione rimovibili, server centralizzati su reti di computer, documenti con collegamenti ipertestuali basati sul World Wide Web e reti peer-to-peer distribuite. Sebbene le condivisioni di file fossero facili da adottare, fallivano oltre una dimensione critica dei dati ed erano notoriamente insicure e i dati potevano disorganizzarsi.

L'approccio ECM (Enterprise Content Management) di nuova generazione introdotto da Gartner è servito a superare i limiti della condivisione di file in rete. Questi sistemi ECM incarnano sottoprodotti come Alfresco e OpenText, comprendono un database master che memorizza i dati in vari formati (Word, Excel, PDF, immagini, ecc.). Sebbene le soluzioni ECM precedenti consentano la sicurezza dei dati e una certa quantità di organizzazione dei contenuti, non soddisfano esigenze emergenti come la condivisione e la sincronizzazione di file globali, la comunicazione di gruppo, la collaborazione in team, ecc., Tutto questo va oltre la semplice raccolta di documenti e accedere ai dati e coinvolgere sistemi interattivi.

Negli ultimi anni, le tecnologie di intelligenza artificiale come l'apprendimento automatico, l'elaborazione del linguaggio naturale e il data mining hanno portato a sistemi ECM più intelligenti che forniscono agli utenti finali nuove funzionalità come il recupero intelligente delle informazioni, le funzionalità di chatbot e l'automazione dei processi robotici. Un esempio di recupero intelligente delle informazioni che utilizza l'ECM intelligente è quello di Microsoft Progetto Cortex che analizza diversi tipi di contenuto da varie fonti all'interno di un'impresa e lo organizza in argomenti condivisi come progetti, prodotti, processi e clienti per creare una rete di conoscenza a cui gli utenti possono accedere come parte dei loro risultati di ricerca.

Che cos'è la soluzione per la gestione dei contenuti aziendali?

L'Enterprise Content Management è stato originariamente progettato per gestire il contenuto transazionale di un'impresa, che era, a sua volta, correlato ai risultati attuabili dell'azienda. L'organizzazione più piccola potrebbe potenzialmente gestire i contenuti semplicemente utilizzando i moduli di comunicazione tradizionali come e-mail, telefoni e file e cartelle fisici, ma tali sistemi di gestione dei contenuti arcaici impediscono all'azienda di ridimensionarsi ed espandersi.

Nel corso del tempo, tuttavia, le soluzioni di Enterprise Content Management sono cresciute fino a comprendere l'intero patrimonio informativo dell'organizzazione. Oltre all'archiviazione dei documenti, i moderni sistemi di Enterprise Content Management sono dotati di funzionalità estese come l'accesso controllato ai file, lo scraping dei dati per usi finali specifici, l'analisi incorporata e altre funzionalità che consentono l'automazione dei processi aziendali come la gestione dei contratti e gli strumenti di collaborazione. In effetti, le soluzioni ECM potrebbero potenzialmente diventare parte della gestione del ciclo di vita dei contenuti di un'organizzazione e sovrapporsi alla gestione dei record e alla gestione dei processi aziendali per aiutare a ridurre il rischio operativo, aumentare l'efficienza e consentire una migliore redditività.

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Gli elementi della gestione dei contenuti aziendali

Le soluzioni di Enterprise Content Management comprendono quattro elementi essenziali

Il funzionamento dell'Enterprise Content Management

Enterprise Content Management abilita le seguenti funzionalità per operazioni aziendali migliori:

Archiviazione semplificata delle informazioni che consente un rapido accesso e recupero dei dati rilevanti al momento opportuno.
Eliminazione dei dati fisici (cartacee) e del disordine associato all'archiviazione di documenti fisici, contribuendo così a una migliore gestione dei documenti e alla conservazione a lungo termine.
Strutturazione personalizzata dei dati in base alle esigenze e alle competenze aziendali, per consentire il riferimento incrociato, la definizione del contesto e la trasparenza della documentazione in tutta l'azienda.

Una soluzione ECM efficiente comprende le seguenti attività:

Digitalizzazione dei contenuti

Gli strumenti di automazione possono combinare una o più delle seguenti funzionalità per vari livelli di gestione dei contenuti: acquisizione dei dati, classificazione dei dati, controllo della versione e funzionalità di tracciamento dell'audit con funzionalità per la sicurezza, la ricerca, l'indicizzazione e l'amministrazione. Negli ultimi tempi, questo è cresciuto fino a comprendere Rich Media Management, orientato alla gestione di contenuti non testuali come fotografie, clip audio e raccolte video, che aiutano nelle funzioni e nelle operazioni di streaming e transcodifica.

Integrazione e interfaccia

Gli strumenti di Enterprise Content Management consentono l'interfaccia tra vari processi automatizzati di Business Process Management (BPM) e possono essere collegati a metadati, approvazioni di documenti automatizzate e flusso di lavoro semi o completamente automatizzato. Alcune funzionalità comuni che devono essere integrate sono e-mail, strumenti di produttività come elaboratori di testi e fogli di calcolo, sistemi aziendali come CRM ed ERP e sistemi esistenti specifici per dipartimenti come risorse umane, finanza e legale. La soluzione ECM dovrebbe essere compatibile con le applicazioni software esistenti in uso per le funzioni di lavoro di routine, come la modifica di documenti, l'archiviazione di file di dati, la ricerca e la fabbricazione di record elettronici e gli strumenti di conservazione Un buon sistema ECM deve integrare attivamente e aggiungere valore a questi esistenti strumenti fondamentali.

Collaborazione sicura

L'Enterprise Content Management ha assunto un'importanza molto maggiore nel mondo COVID rispetto a prima a causa della pervasività del lavoro a distanza che ha reso necessaria la condivisione dei contenuti e la collaborazione su cavi in fibra ottica e satelliti. I migliori strumenti di Enterprise Content Management sfruttano la potenza di tecnologie come autorizzazioni di accesso granulari, crittografia dei documenti e controllo delle versioni per consentire una collaborazione sicura tra le parti interessate e la conservazione della sicurezza dei dati.

Analisi e recupero dei contenuti

Le soluzioni ECM sono dotate di funzionalità che consentono agli utenti di recuperare informazioni specifiche dall'interno di un'organizzazione. I contenuti sono spesso sparsi nell'azienda in più sistemi, spesso disconnessi. Una buona soluzione di gestione dei contenuti aziendali deve colmare i silos di informazioni e fornire loro una piattaforma comune suscettibile di recupero dei dati facile e metodico. L'analisi intelligente di diversi tipi di contenuto per estrarre informazioni rilevanti può sbloccare valore nel contenuto e fornire informazioni utili per i processi decisionali.

Records Management

Le politiche aziendali e le normative legali possono richiedere la conservazione di documenti specifici per periodi di tempo predeterminati e possono anche avere regole sullo smaltimento. Le funzionalità di gestione dei record di ECM possono aiutare a garantire l'immutabilità dei contenuti e consentire la conformità controllando e applicando i programmi di conservazione. Nei tempi moderni, la gestione dei record include anche la gestione dei contenuti del sito Web.

Archiviazione dei contenuti

L'ubicazione del contenuto digitale, sui server locali rispetto al cloud, è una parte importante delle soluzioni di Enterprise Content Management. In entrambi i casi, la sicurezza e la conformità sono essenziali per l'archiviazione dei contenuti. La governance delle informazioni sullo storage include l'ubicazione dello storage, la rete, la sicurezza, l'architettura del data center, le connessioni in transito, la ridondanza integrata e le restrizioni di accesso alla replica dei dati.

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Vantaggi dei sistemi ECM

Coerenza di funzionamento: un buon sistema ECM può riunire i contenuti disparati di un'organizzazione in un'unica piattaforma, apportando così la coerenza dei dati e delle attività.
Risparmio di tempo e tempi di consegna più rapidi: Il risparmio di tempo offerto da
La gestione automatizzata dei dati può essere annullata se non esiste un processo generale per integrarli all'interno dell'ombrello di lavoro più ampio di un'organizzazione. I collegamenti ininterrotti tra le varie attività offerte dal sistema di Enterprise Content Management possono aiutare a evitare tali ritardi e colli di bottiglia nelle operazioni quotidiane dell'azienda.
Risparmio sui costi: I processi aziendali manuali, in particolare quelli che coordinano i contenuti di più dipartimenti e rami di un'organizzazione, richiedono un notevole capitale umano. I sistemi ECM possono aiutare a eliminare il lavoro manuale coinvolto in molte operazioni di gestione dei contenuti.
Benefici ambientali: I sistemi di Digital Enterprise Content Management possono eliminare la carta dalle attività quotidiane dell'azienda. https://nanonets.com/blog/paperless-office/ delle aziende non solo salva l'ambiente ed elimina il disordine di carta in ufficio, ma aumenta anche la produttività di oltre il 50%.
Riduzione degli errori: Avere una piattaforma comune in cui è possibile accedere a tutti i contenuti individuali dell'azienda e la coerenza dei dati previene gli errori che sono comuni quando i contenuti sono distribuiti indiscriminatamente all'interno dell'azienda.
Conservazione del capitale umano: gli ECM possono eliminare il coinvolgimento umano in attività banali e ripetitive. Può liberare i dipendenti altrimenti impegnati in attività come l'immissione di dati o l'interazione di primo livello con i clienti da queste attività che richiedono tempo.
Trasparenza: Le soluzioni di gestione dei contenuti di EEnterprise possono centralizzare i dati e migliorare la trasparenza su tutta la linea integrando logicamente anche le funzionalità aziendali distribuite all'interno dell'organizzazione. Stabilisce inoltre misure di sicurezza e tracciabilità delle informazioni, che garantiscono una migliore conformità alle normative in materia.
Prontezza all'audit: l'ECM non solo consente la standardizzazione delle operazioni, ma garantisce anche il mantenimento dei record di tutte le fasi di un processo aziendale, creando così una pista di controllo.
Il processo decisionale: Riconoscere e assegnare priorità ai contenuti a livello aziendale può essere difficile, soprattutto quando sono presenti troppi parametri che influiscono sul funzionamento dell'azienda. Le funzionalità di intelligenza artificiale delle moderne soluzioni di gestione dei contenuti aziendali possono aiutare a fare previsioni rapide basate su dati e cronologia, che possono aiutare nelle decisioni a livello di gestione.
Espansione: Man mano che la base di clienti e il portafoglio operativo si espandono, la gestione di contenuti disparati può diventare ingombrante e portare a ulteriori sfide di gestione. I sistemi ECM consentono la razionalizzazione di tutti i contenuti aziendali, consentendo così all'azienda di scalare.
Gli ECM garantiscono la conformità alle normative e agli standard interni ed esterni, che regolano direttamente o indirettamente la gestione delle informazioni dell'azienda.

Esempi di soluzioni per la gestione dei contenuti aziendali

SANITARIETÀ: Il settore sanitario si basa sui contenuti. Sono presenti contenuti relativi alla gestione dei dati dei pazienti, alla gestione del personale sanitario, alla manutenzione dell'infrastruttura, al controllo di qualità, alla fatturazione, ecc. In assenza di una soluzione comune di gestione dei contenuti, i tipi di contenuto vengono gestiti da reparti separati e raccolgono tutti i dati e i processi in un unico piattaforma contribuirebbe a una migliore efficienza dell'intero sistema sanitario. Inoltre, può anche garantire il rispetto delle normative e aumentare l'affidabilità tra il pubblico.

Catena di fornitura: In nessun altro momento della storia recente l'interruzione della catena di approvvigionamento è stata più grave che durante la pandemia. Le soluzioni ECM per la gestione dell'inventario, l'approvvigionamento, la programmazione e il trasporto delle informazioni possono aiutare a prevedere i ritardi e quindi a creare e attivare misure di emergenza per evitare interruzioni su larga scala.

Finanza e contabilità: I vantaggi delle soluzioni di Enterprise Content Management per gli aspetti finanziari delle operazioni di un'azienda non possono essere sopravvalutati. Il dipartimento Contabilità fornitori, ad esempio, fornisce supporto finanziario, amministrativo e amministrativo al processo di acquisto di un'azienda e si occupa di una montagna di contenuti nelle sue operazioni quotidiane. Il contenuto, in particolare il contenuto finanziario, del dipartimento AP deve integrare perfettamente le varie funzioni del processo Procure-to-Pay che comprende la gestione degli ordini di acquisto, la gestione/comunicazione dei fornitori, la gestione delle fatture, il monitoraggio dei prodotti e il pagamento. Enterprise Content Management nelle operazioni AP, come la gestione delle fatture e degli ordini di acquisto, può aiutare a organizzare il processo di approvvigionamento nelle aziende.

Il settore della vendita al dettaglio: l'ECM può migliorare l'efficienza dei processi front-end come la generazione mirata di contenuti sui social media, la gestione dei clienti, ecc., e anche integrarla con processi back-end come la gestione dell'inventario, il processo di acquisto e pagamento, la fatturazione, e compiti di spedizione. Enterprise Content Management può anche analizzare i modelli operativi e il comportamento dei clienti e utilizzare le informazioni per un processo decisionale accurato che aumenta i ricavi e la redditività.

Quanto sopra sono solo alcuni esempi di aree di cui l'ECM potrebbe trarre vantaggio. Il settore dell'istruzione trarrebbe vantaggio in particolare dalle soluzioni ECM perché le operazioni educative sono basate sui contenuti. Anche le agenzie e i dipartimenti governativi trarrebbero vantaggio dalle soluzioni ECM e la gestione digitale dei contenuti faciliterebbe e accelererebbe il processo di governance, a vantaggio dei paesi.

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Implementazione di soluzioni ECM

Le soluzioni di Enterprise Content Management non sono sistemi plug-and-play e devono essere personalizzate per un'azienda. L'implementazione di un sistema ECM deve comportare una chiara identificazione delle esigenze dell'organizzazione, del tipo di cultura organizzativa, del tipo di dati e dell'ERP e degli altri sistemi con cui l'ECM deve essere integrato. AIIM, un'associazione dedicata al settore della gestione delle informazioni, raccomanda una valutazione approfondita dei seguenti aspetti prima di implementare un sistema di Enterprise Content Management:

Concetto di operazioni
Quadro di governance delle informazioni
Requisiti aziendali e di sistema
Schema di classificazione,
Interfaccia utente e ambiente,
Infrastruttura IT,
Roll-out e
Supporto post-implementazione.

Questi sono raggruppati in base ai seguenti requisiti:

La valutazione dei requisiti organizzativi deve includere

Valutazione dell'infrastruttura tecnologica esistente e della disponibilità.
Considerazioni sulla gestione del cambiamento immediato ea lungo termine.
Sono richiesti livelli di sicurezza delle informazioni e allineamento con la conformità normativa.
Requisiti di tassonomia e metadati per la classificazione e il recupero dei dati.
Gestione e governance dei record.
Esigenze di capacità di archiviazione: on-premise rispetto al cloud
Strategia di ripristino di emergenza
Opportunità di formazione e potenziale di aggiornamento

Un piano dettagliato di implementazione e convalida è un prerequisito fondamentale per l'implementazione delle soluzioni ECM. Le prove pilota possono aiutare a identificare e risolvere i colli di bottiglia relativi ai processi prima che Enterprise Content Management venga implementato nell'azienda. Sono disponibili standard di settore per le funzionalità chiave delle prove di stress, come la gestione di dati di grandi dimensioni o vari tipi di afflusso di dati, e l'aiuto dei professionisti può essere richiesto per progettare e implementare soluzioni ECM specifiche per un'azienda.

Per ottenere i vantaggi di una soluzione ECM, le aziende devono coinvolgere tutte le parti interessate nella selezione del prodotto e del fornitore di Enterprise Content Management, nello sviluppo del piano di implementazione, nella distribuzione del piano e nella formazione degli utenti. La roadmap di implementazione dell'ECM deve collegare le esigenze di gestione delle informazioni, la cultura e i processi aziendali dell'organizzazione.

La scelta di una soluzione di gestione dei contenuti aziendali

I fattori da considerare quando si sceglie una soluzione di Enterprise Content Management includono:

Requisiti hardware: l'azienda dispone dell'infrastruttura tecnologica appropriata per eseguire il software in modo efficiente?
Necessità di hardware ausiliario come sign pad, scanner, ecc.
Funzionalità incluse nel software come,
Facile creazione di documenti
Notifiche elettroniche, revisioni, approvazioni
Registri dell'attività del flusso di lavoro a fini di controllo
Conversione di routine ad hoc in procedure ripetibili
Costo del software e sua manutenzione.
Disponibilità di aiuto rateale da parte del produttore.
Disponibilità e costo del supporto tecnico.
Opzioni di archiviazione e backup dei dati.
Necessità della formazione del personale per l'utilizzo del sistema.
Livello di integrazione con prodotti software esistenti.

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Nanonet come parte della tua soluzione di gestione dei contenuti aziendali

Nanonets è un software OCR che può far parte della più ampia soluzione ECM perché sfrutta le capacità di AI e ML per estrarre automaticamente dati non strutturati/strutturati da documenti PDF, immagini e file scansionati.

L'intelligenza cognitiva basata sull'intelligenza artificiale di Nanonets consente la gestione di tipi di documenti semi-strutturati e persino invisibili migliorando nel tempo. L'algoritmo Nanonets e i modelli OCR apprendono continuamente. Possono essere addestrati o riqualificati più volte e sono molto personalizzabili.

L'API Nanonets fornisce velocità elevate e grande precisione nell'estrazione dei dati dagli elementi pubblicitari e guida l'automazione per la gestione degli elementi pubblicitari. L'output può essere personalizzato, per estrarre solo tabelle specifiche o voci di dati di interesse.

La versatilità delle Nanonet deriva dalla loro capacità di svolgere i seguenti compiti:

Rilevamento accurato della struttura della tabella di un elemento pubblicitario contenente documenti come moduli.
Tutte le voci di elementi pubblicitari presenti nei moduli come nome, prodotto, prezzo, somma totale, sconti, ecc.
I dati possono essere estratti come output JSON che possono consentire la creazione di app e piattaforme personalizzate.
Pur offrendo un'ottima API e documentazione per gli sviluppatori, il software è ideale anche per le organizzazioni senza un team interno di sviluppatori.

Questa versatilità consente l'uso di Nanonet in una varietà di funzioni e dipartimenti all'interno di un'organizzazione: contabilità fornitori, risorse umane, gestione dell'inventario, ecc. Ciò lo rende un sistema ideale da integrare in una configurazione di Enterprise Content Management.

Ulteriori fattori che rendono Nanonets una buona aggiunta alle soluzioni ECM sono:

È uno strumento davvero senza codice
Facile integrazione di Nanonet con la maggior parte dei software CRM, ERP, servizi di contenuti o RPA.
Nessuna post-elaborazione necessaria: Nanonets OCR è in grado di riconoscere testo scritto a mano, immagini di testo in più lingue contemporaneamente, immagini a bassa risoluzione, immagini con caratteri nuovi o corsivi e dimensioni variabili, immagini con testo ombreggiato, testo inclinato, testo non strutturato casuale, rumore dell'immagine, immagini sfocate e altro ancora .
Funziona con dati personalizzati tramite l'uso di dati personalizzati per l'addestramento di modelli OCR.
Riconoscimento di input multipli: Nanonets OCR è in grado di riconoscere testo scritto a mano, immagini di testo in più lingue contemporaneamente, immagini a bassa risoluzione, immagini con caratteri nuovi o corsivi e dimensioni variabili, immagini con testo ombreggiato, testo inclinato, testo non strutturato casuale, rumore dell'immagine, immagini sfocate e più lingue
Indipendenza dai formati: Nanonets non è affatto vincolato dal modello dei documenti. Puoi acquisire dati in modo cognitivo in tabelle o elementi pubblicitari o in qualsiasi altro formato.

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I progressi nelle tecnologie cloud, mobile, AI e di analisi hanno ampliato l'ambito delle soluzioni di gestione dei contenuti. Le soluzioni di Enterprise Content Management possono aumentare la produttività tra gli utenti finali creando una cultura integrata in cui i contenuti aziendali vengono acquisiti, archiviati, elaborati e utilizzati per il miglioramento dell'efficienza a livello aziendale.

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Timestamp: 2 Giugno 2022

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