Samuel Goldwin disse: “Un contratto verbale non vale la carta su cui è scritto”. Sebbene i contratti cartacei continuino a essere utilizzati ora, con la trasformazione digitale di tutti gli spazi di lavoro, potrebbero non valere nemmeno la carta, e i contratti digitali potrebbero presto diventare l’unica forma di contratto riconosciuta e condivisa dal luogo di lavoro. Facendo un ulteriore passo avanti, i contratti potrebbero non solo essere archiviati e condivisi digitalmente, ma anche gestiti da macchine intelligenti, portando così a una cultura dell’intelligenza contrattuale.
Cos’è l’intelligenza contrattuale? Dove rientra nell’ambito della gestione dei contratti? Quali sono i suoi vantaggi e svantaggi?
Definizioni: contratto, gestione dei contratti, analisi dei contratti e Contract Intelligence
Contratto
A contratto è un accordo tra due o più partecipanti all'attività, sia essa imprenditoriale, sociale o personale, che si uniscono e collaborano verso obiettivi finali specifici a vantaggio di tutti. Potrebbero essere contratti di partnership, contratti di lavoro e contratti di acquisizione/offerta/fusione, tra numerosi altri nel settore aziendale, contratti basati su licenza nel settore pubblico, matrimonio e altri contratti personali. I contratti sono obblighi legali e sono applicabili per legge.
I contratti fanno parte della sfera aziendale da tempi immemorabili, le prime testimonianze di diritto contrattuale risalgono al Roma del VI secolo.
Gestione dei contratti
Un contratto è semplicemente una raccolta di parole su un foglio di carta a meno che i suoi termini non siano compresi, analizzati e implementati. La conclusione di un contratto, la sua analisi ed esecuzione, infatti, gestione dei contratti, è spesso cruciale per la performance operativa e finanziaria di un'impresa.
La gestione del contratto è un termine generico che copre la creazione, l'analisi, l'implementazione e tutti gli altri aspetti di un contratto. La gestione dei contratti non è un compito facile. Ciò è particolarmente vero per le grandi imprese che lavorano con più parti interessate e hanno una vasta gamma di competenze. La gestione del contratto in questi casi può essere contestata da
- Grandi volumi di contratti e integrazioni, che non sono facili da monitorare manualmente
- L’assenza di un archivio centralizzato dei contratti e l’accesso a tutte le parti interessate
- Il linguaggio, i termini e le clausole contrattuali specialistici potrebbero renderli incomprensibili a tutte le parti interessate
Anche le piccole aziende con meno contratti necessitano di una gestione efficiente dei contratti perché la sua assenza può causare tra il 5% e il 40% del valore di un determinato accordo secondo Harvard Business Review. Tali perdite possono derivare dalla risoluzione indesiderata dei contratti, azioni legali contro violazioni, mancato rispetto di scadenze e date importanti, sanzioni normative e ambiguità nei ruoli e nelle responsabilità nel contratto.
Analisi del contratto
Un aspetto significativo della gestione del contratto è l’analisi del contratto: una valutazione approfondita e critica del contratto per consentirne l’effettiva esecuzione. La revisione e l'analisi dei contratti comportano la verifica dei termini e delle condizioni del contratto, l'adempimento dei requisiti normativi, la segnalazione delle modifiche apportate dalla nuova legislazione, la valutazione del rischio aziendale nell'insieme completo dei contratti e la verifica della formulazione del contratto in modo che non vi siano lacune o ambiguità nell’attuazione delle clausole contrattuali.
L'analisi del contratto veniva convenzionalmente eseguita manualmente ed è piena di insidie che verranno discusse nella sezione successiva.
Intelligenza contrattuale.
La Contract Intelligence è l’uso di strumenti di intelligenza artificiale nell’analisi dei contratti. La potenza degli strumenti di intelligenza artificiale viene utilizzata per estrarre preziose risorse aziendali da contratti statici e può proteggere tutte le parti interessate da questioni legali e rischi di violazione dei contratti e migliorare la produttività.
In effetti, la Contract Intelligence consiste nell’uso di strumenti di intelligenza artificiale per eseguire il compito critico di analisi dei contratti, per evitare le insidie associate all’analisi manuale dei contratti.
Insidie dell'analisi manuale dei contratti
L'esame e la comprensione dei termini e delle disposizioni chiave dei contratti è fondamentale per prevenire le note insidie della gestione dei contratti. L’analisi manuale dei contratti deve affrontare molte sfide insormontabili.
- Ritardi: la revisione manuale del contratto è un processo che richiede molto tempo e impegno. Spesso è necessario un team legale, interno o esterno all'azienda, per analizzare i contratti prima dell'implementazione. I contratti sono generalmente lunghi molte pagine e sono associati a più sezioni, iterazioni, modifiche, clausole e altri elementi legali. Un'attenta analisi di tutti questi elementi può richiedere giorni o addirittura settimane anche ai professionisti legali più competenti. Inoltre, i contratti non sono validi per tutti; quindi ogni contratto deve essere verificato meticolosamente, il che porta a ritardi eccessivi. L'Association Of Corporate Counsel (ACC) ha riferito nel 2018 che i dipartimenti legali interni esaminato una media di 173 contratti per dipendente legale.
- Costo: un team legale costa denaro. L’analisi dei contratti costa denaro. Commercio mondiale e contrattazione stima che il costo medio di un contratto semplice sia $6.900, con costi che accelerano significativamente con la dimensione e la portata del contratto.
- Errori umani: le analisi manuali dei contratti sono soggette a supervisione ed errori umani. Poiché un contratto di solito coinvolge molte parti interessate e partecipanti, esiste un alto rischio di problemi di comunicazione ed errori. L’incapacità di un analizzatore contrattuale di individuare questi errori espone l’impresa e tutti i partecipanti al rischio di ripercussioni legali, perdita di entrate e relazioni danneggiate, sia a livello personale che aziendale.
- Complessità strutturale: un contratto è solitamente caratterizzato da gergo e formati non strutturati o strutturati in modo variabile. Può comprendere diverse sezioni, sottosezioni, paragrafi, loghi e un insieme di diversi tipi di clausole, elementi, tabelle complesse e altro ancora. Il diavolo, come si dice, è nei dettagli del contratto. Può diventare difficile per un analizzatore umano esaminare tutti questi elementi in modo critico, soprattutto se vincolato da scadenze.
- Complessità della versione: un contratto raramente è un'attività "firma qui ora e siamo sulla buona strada". Anche durante la creazione ci saranno sicuramente variazioni e versioni, e anche dopo la firma del contratto potrebbero esserci modifiche e aggiustamenti. L'analisi del contratto richiede un monitoraggio meticoloso delle versioni, dei cambiamenti e degli emendamenti, che potrebbe rivelarsi un incubo se eseguito manualmente.
- Monitoraggio dei rischi contrattuali: l'analisi del contratto deve identificare i rischi all'interno del contratto. È fondamentale identificare tempestivamente i rischi e agire sui rischi per evitare perdite finanziarie e non conformità, e ciò può essere difficile se eseguito manualmente.
Analisi intelligente dei contratti
Strumenti software specializzati vengono utilizzati per l'analisi dei contratti ormai da un paio di decenni, ma questi sistemi standard di analisi dei contratti servono semplicemente per estrarre termini e clausole semplici come i nomi delle parti o le date di risoluzione. L’avvento dell’intelligenza artificiale negli ultimi dieci anni ha consentito l’automazione di tutte le forme di attività analitiche, inclusa l’analisi dei contratti. La contract intelligence utilizza le capacità dell'intelligenza artificiale (AI) per estrarre, comprendere e interpretare il significato delle disposizioni di un contratto.
Gli strumenti di Contract Intelligence consentono l'estrazione semplice e accurata di tutti i dati rilevanti da un portafoglio di contratti in modo tale da consentire approfondimenti sulle prestazioni e analisi dei rischi, eliminando così molti degli inconvenienti menzionati nella sezione precedente dell'analisi manuale dei contratti.
Applicazioni pratiche della Contract Intelligence
La Contract Intelligence, sebbene ampiamente vista nell'area dell'analisi dei contratti, può idealmente essere utilizzata nell'intero protocollo di gestione dei contratti:
- Estrazione e classificazione dei dati: l'uso dell'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e dell'estrazione dei dati basata su ML dai contratti può comprendere la pre-elaborazione dei dati, l'estrazione automatizzata dei dati e la creazione di eccezioni, che sono tutti lavori banali e ripetitivi se eseguiti manualmente. Il rilevamento intelligente delle clausole può consentire ad altre entità di gestione dei contratti di accedere facilmente a informazioni pertinenti come le clausole contrattuali all'interno della libreria di clausole pre-approvate della propria organizzazione. Gli strumenti di contract intelligence possono essere configurati per soddisfare le esigenze di gestione dei contratti dell'azienda.
- Creazione del contratto: con tutta l'estrazione e la classificazione dei dati possibili con la gestione dei contratti abilitata all'intelligenza artificiale, anche la creazione del contratto può essere resa semplice. Gli strumenti ML apprendono man mano che vengono utilizzati e possono utilizzare le informazioni estratte da contratti precedenti e creare un quadro di nuovi contratti che può essere ulteriormente perfezionato da un essere umano nel ciclo.
- Sicurezza delle informazioni: l’intelligence contrattuale può consentire alle organizzazioni di definire regole di accesso per vari livelli di dati e informazioni raccolti dai contratti. Data la natura proprietaria e spesso riservata dei contratti e delle clausole scritte in piccolo, tale sicurezza delle informazioni è fondamentale nella gestione dei contratti.
- Semplificazione del flusso di lavoro contrattuale: strumenti di intelligence contrattuale di fascia alta consentono l'automazione del flusso di lavoro contrattuale con controlli periodici e reindirizzamenti per approvazioni, gestione delle eccezioni e comunicazione automatizzata tra tutte le parti interessate. Tali analisi e notifiche automatizzate del flusso di lavoro possono aiutare a rilevare tempestivamente colli di bottiglia e anomalie all'interno del processo di flusso di lavoro, il che può, a sua volta, ridurre il ciclo di vita del contratto e migliorare l'efficienza della gestione del contratto.
- Gestione intelligente del rischio: gli strumenti di intelligenza artificiale possono essere utilizzati per fornire grafici intuitivi con i dati del contratto per fornire funzionalità di mappatura e valutazione del rischio. Le piattaforme di intelligenza artificiale possono creare matrici di valutazione del rischio in grado di analizzare i modelli di probabilità del rischio e l’esposizione al rischio. La conoscenza dei rischi può aiutare a pianificare correzioni di rotta e modifiche contrattuali. La gestione del rischio è un fattore importante per la responsabilità contrattuale e gli strumenti di intelligenza artificiale possono offrire una gamma di funzionalità innovative per una migliore valutazione del rischio dall’origine al contratto.
Le tecniche di ML e di rete neurale possono consentire la comprensione di parole chiave specifiche dei contratti. Ad esempio, possono aiutare a riconoscere
- Descrizione delle date ("non oltre quindici giorni lavorativi dalla richiesta") e degli importi ("pari al cinque per cento (5%) del patrimonio netto di AB, Inc")
- frasi speciali specifiche del contratto che significano la stessa cosa, come "al momento dell'esecuzione del presente accordo" e "al momento della firma del contratto". Entrambe le frasi hanno lo stesso significato e sono riconosciute come tali dagli strumenti di intelligence contrattuale.
- somiglianza semantica (anche se la formulazione è diversa)
- disposizioni e clausole correttamente, anche nei casi di varia formulazione
Vantaggi dell'intelligence contrattuale
Secondo GartnerEntro il 2024, la quantità di lavoro manuale per il processo di revisione dei contratti sarà ridotta del 50% rispetto a quella odierna grazie all’adozione di soluzioni di analisi dei contratti basate sull’intelligenza artificiale. Ciò è determinato dai seguenti vantaggi di Contract Intelligence
- Trasparenza: l'analisi automatizzata dei contratti consente la trasparenza nel portafoglio di contratti dell'azienda non solo attraverso la digitalizzazione delle informazioni e degli artefatti associati e la loro archiviazione in un repository centrale, ma consente anche l'analisi attraverso strumenti come le reti neurali e l'apprendimento automatico. Pertanto, l'estrazione intelligente di obblighi, livelli di servizio e altre informazioni chiave come tappe fondamentali, risultati finali e KPI può garantire il raggiungimento dei risultati aziendali previsti.
- Mitigazione del rischio: gli strumenti ML nell'intelligence contrattuale consentono l'identificazione tempestiva di errori, linguaggio contrattuale errato e altri errori di redazione in modo che le azioni correttive possano essere intraprese senza indugio.
- Ottimizzazione del processo di creazione del contratto: gli strumenti di intelligenza artificiale possono essere utilizzati per estrarre informazioni da un portafoglio esistente di contratti nonché dati sulle prestazioni passate, fornendo così indicazioni su clausole, termini e posizioni pertinenti che funzionano con la competenza dell'impresa. Tali intuizioni aiutano nella stesura di contratti futuri con una migliore gestione del rischio.
- Migliore risposta alle emergenze: un classico esempio di eventi imprevisti che interrompono i contratti è la recente pandemia di COVID, durante la quale le aziende hanno dovuto analizzare e riprogettare il proprio portafoglio legacy per identificare i punti dei contratti che sarebbero stati interessati dalla pandemia e dai blocchi associati. L’uso di strumenti di intelligenza artificiale nell’intero processo contrattuale può aiutare a gestire tali eventi imprevisti e può aiutare a riorientare i contratti per soddisfare le esigenze forza maggiore di natura.
- Decisioni aziendali migliori: le buone decisioni aziendali si basano su dati affidabili. Il repository dei contratti può essere utilizzato come fonte di business intelligence che può aiutare a prendere decisioni strategiche sia durante la definizione del contratto che durante l'implementazione. Questa funzionalità è particolarmente utile durante il rinnovo dei contratti, in cui l'analisi intelligente del contratto rispetto ai dati sulle prestazioni può aiutare a decidere le clausole nei contratti futuri.
Intelligenza contrattuale nella revisione della conformità
L’uso dell’intelligenza artificiale nella gestione dei contratti può semplificare la conformità normativa:
- Garantire la conformità normativa richiede di sfogliare pagine di clausole, sezioni, obblighi, regolamenti ecc., un compito che può richiedere giorni ai team legali e di conformità. L'uso dell'automazione basata sull'intelligenza artificiale può aiutare a digitalizzare i documenti contrattuali, selezionare parole chiave, tenere traccia delle omissioni e fornire approfondimenti sui passaggi da seguire.
- I regolamenti e le norme di conformità vengono spesso aggiornati e modificati. Far corrispondere tutti i contratti alle regole di conformità aggiornate e modificate può essere un incubo per la gestione. Gli strumenti di intelligenza artificiale possono aiutare a raccogliere tutti i contratti in un’unica posizione e quindi aiutare a vagliare automaticamente i contratti per trovare aree di discrepanza con le normative aggiornate, garantendo così la piena conformità in ogni momento.
- Gli strumenti di intelligenza artificiale nell’intelligence contrattuale possono anche assumere l’aspetto comunicativo della gestione dei contratti in modo che tutte le parti interessate siano tenute a conoscenza delle normative e dei fatti di conformità e di qualsiasi discrepanza tra i contratti e i requisiti normativi. Ciò conferisce maggiore potere a tutte le parti interessate del contratto e offre percorsi di controllo in tutto il panorama normativo.
- Tecnologie come l’analisi avanzata, l’apprendimento automatico e il deep learning possono identificare eventuali discrepanze nella conformità contrattuale e negli obblighi di prestazione e segnalare immediatamente gli avvisi in modo che le fasi di rettifica possano essere eseguite in tempo per evitare insidie normative.
Limitazioni delle piattaforme di intelligence a contratto
Come ogni processo potenziato dalla tecnologia, l’intelligenza contrattuale non è priva di limitazioni, molte delle quali possono essere superate con una scelta giudiziosa della piattaforma di implementazione.
- Il primo deterrente all’uso degli strumenti di intelligenza artificiale in qualsiasi processo è che la loro implementazione è costosa e richiede molto tempo. Qualsiasi nuova tecnologia è inizialmente associata a tali problemi, ma con un maggiore utilizzo questi ostacoli possono essere superati in una certa misura. Per quanto riguarda la spesa, l’impresa è tenuta a eseguire un’analisi costi-benefici per vedere se la piattaforma di intelligence contrattuale avrà effettivamente, a lungo termine, un RoI favorevole.
- L’implementazione di qualsiasi nuova tecnologia è associata a una curva di apprendimento. L'intelligence contrattuale offre funzionalità complesse, il che rappresenta sia un vantaggio che uno svantaggio: vantaggio a causa dell'ovvio miglioramento delle prestazioni, ma deterrente perché l'implementazione e l'utilizzo richiedono una certa quantità di competenze specializzate che devono essere sviluppate. L'integrazione della contract intelligence in un'impresa deve necessariamente includere un elemento di formazione, in cui le parti interessate vengono addestrate a vari livelli di competenza a seconda del loro coinvolgimento nel contratto.
- Un sentimento comune tra molte persone è che, sebbene sia umano sbagliare, ci vuole una macchina per rovinare le cose. Questo non deve necessariamente essere vero e nasce dalla paura dell’ignoto. L’orientamento attitudine e la formazione dei dipendenti possono aiutare a rafforzare la fiducia nella tecnologia tra le parti interessate nel contratto.
- Le funzionalità della gestione contrattuale basata sull’intelligenza artificiale devono essere commisurate alle esigenze gestionali dell’impresa. Un’azienda che si occupa solo di contratti di lavoro necessita di una piattaforma di intelligence contrattuale più semplice, rispetto a una multinazionale che si occupa di fusioni, acquisizioni, vendite e azioni, oltre all’onboarding dei dipendenti.
Come scegliere una piattaforma di intelligence contrattuale?
I fattori fondamentali che governano la scelta di una soluzione di contract intelligence sono
- Il livello di automazione richiesto: i livelli di funzionalità richiesti dalle pratiche di gestione dei contratti dell’impresa devono essere presi in considerazione quando si sceglie una piattaforma di intelligence contrattuale. Oltre alle esigenze dell'azienda, la scelta della piattaforma dipende anche dalla sua capacità di impegnarsi a quel livello di tecnologia e di adattarsi alla cultura del lavoro.
- Vincoli di bilancio: come accennato in precedenza, l’intelligence contrattuale comporta l’acquisizione di tecnologia e competenze. Ciò dipende dalla quantità di denaro disponibile, che dipende dalle dimensioni dell'attività, dai profitti e dal potenziale di investimento dell'azienda.
- Facilità d'uso: l'implementazione dell'intelligence contrattuale richiede un certo grado di coinvolgimento umano e quindi richiede un insieme di competenze specifiche. La necessità di formazione e supporto tecnico deve essere affrontata prima di scegliere lo strumento giusto.
- Il numero di stakeholder coinvolti e la gerarchia organizzativa: l'intelligence del contratto consente una migliore visibilità a tutti gli stakeholder, a vari livelli a seconda dei livelli di partecipazione degli stakeholder al contratto. I contratti possono comportare approvazioni e firme e lo strumento di intelligence dei contratti può essere scelto per eseguire attività come la gestione del flusso di lavoro, l'instradamento dell'approvazione, ecc.
- Integrazione con gli altri sistemi utilizzati in azienda: sebbene la contract intelligence possa essere un'entità autonoma, può anche essere integrata in un sistema più ampio iperautomazione sistema di un'organizzazione. La necessità e l’utilità dell’iperautomazione nel presente o in un periodo futuro devono essere valutate prima di scegliere lo strumento di contract intelligence. In caso di futura integrazione, lo strumento dovrà essere compatibile con il più ampio sistema di automazione dei processi aziendali.
- Configurazione del repository: i motori di intelligence dei contratti digitalizzano l'intero portafoglio di contratti legacy. L'azienda può decidere dove archiviare i dati digitalizzati e scegliere una piattaforma che si adatti a questo requisito.
- Estrazione approfondita dei dati: la Contract Intelligence può andare oltre la semplice estrazione dei dati e consentire la categorizzazione e l'analisi dei dati che forniscono approfondimenti su clausole, obblighi, livelli di servizio, tabelle tariffarie e altro ancora. Questa è una funzionalità di cui avrebbe bisogno la maggior parte dei flussi di lavoro di gestione dei contratti e la scelta di una piattaforma deve verificare la disponibilità di queste funzionalità
Risposte ad alcune domande frequenti sulla Contract Intelligence
Il motore AI può leggere il contratto compromettendo così la riservatezza e la sicurezza dei dati?
Questa domanda nasce dalla sfiducia generale nei confronti delle macchine. Gli strumenti di intelligenza artificiale sono algoritmi che effettuano previsioni e analisi basate su modelli di dati. Pertanto, sebbene l’apprendimento automatico impari cosa fare, non è in grado di discernerlo come fanno gli umani. Quindi, a meno che non ci sia un malvagio cattivo di Bond che estrae i dati dal ML e gli ordina di svolgere compiti malvagi, non vi è alcun rischio che i motori di intelligenza artificiale (o gli ATM come Sheldon paure) guidando la carica della brigata meccanica.
La Contract Intelligence può estrarre i dati in modo significativo?
Significativo per gli esseri umani, sì. Sulla base delle regole e dell’apprendimento dall’esperienza, il motore può selezionare dati e informazioni e classificarli in modo significativo per l’utente coinvolto. Come abbiamo risposto alla domanda precedente, le macchine non trovano significato nei dati come fanno gli esseri umani. Almeno ancora.
Le informazioni fornite da Contract Intelligence sono affidabili?
La precisione dell'apprendimento ML è abbastanza elevata all'inizio e migliora con l'uso. In ogni caso, la gestione dei contratti basata sull’intelligenza artificiale può essere altrettanto efficiente o più efficiente della gestione manuale, con i vantaggi aggiuntivi del risparmio di tempo e del riorientamento dello sforzo umano verso attività più significative.
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La Contract Intelligence è un nuovo approccio alla gestione dei contratti che consente l'analisi dinamica dei contratti nel contesto di competenza dell'impresa. Gli strumenti di intelligenza artificiale utilizzati nell'intelligence contrattuale garantiscono la realizzazione dell'intento del contratto durante tutto il suo ciclo di vita, fornendo allo stesso tempo approfondimenti in tempo reale e di grande impatto che aiutano nella conformità e nella gestione efficace del contratto. L'intelligence contrattuale può ridurre al minimo i rischi e innescare azioni appropriate con i cambiamenti nelle normative e nel contesto aziendale. Può apprendere e crescere insieme all'azienda, fungendo così da estensione organica di uno strumento di assistenza altrimenti inorganico.
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