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L'accesso ai dati rilevanti può dare a qualsiasi organizzazione un vantaggio competitivo. Tuttavia, l'era dell'informazione ha anche aumentato i dati digitali generati con una stima di 2.5 quintilioni di byte di dati prodotti ogni giorno. Anche i formati dei dati prodotti si stanno evolvendo con i progressi tecnologici. Le organizzazioni hanno difficoltà a elaborare questo volume di dati diversi e indirizzarlo ai canali necessari. È qui che entra in gioco l'acquisizione intelligente dei dati.
L'acquisizione intelligente dei dati ha reso l'acquisizione e l'elaborazione di tutti i dati in entrata in un'organizzazione molto più semplice e snella. È anche il primo passo verso la creazione di un processo aziendale veramente automatizzato.
Ecco uno sguardo a cosa comprende esattamente l'acquisizione intelligente e come può aiutarti a migliorare l'efficienza della tua organizzazione.
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Che cos'è l'acquisizione intelligente dei dati?
L'acquisizione intelligente dei dati implica l'utilizzo di strumenti digitali per leggere e acquisire automaticamente le informazioni critiche dalle origini dati in entrata. Utilizzando vari strumenti di acquisizione dati, è possibile estrarre informazioni rilevanti da documenti stampati o scritti a mano, nonché da documenti elettronici.
L'acquisizione intelligente utilizza strumenti come il riconoscimento ottico dei caratteri per rendere il processo di estrazione dei dati quasi istantaneo senza alcun intervento manuale. Gli algoritmi di apprendimento automatico integrati negli strumenti consentono anche lo sviluppo dell'intelligenza artificiale in grado di migliorare la capacità di elaborazione, l'accuratezza e la velocità nel tempo.
Le informazioni estratte vengono quindi instradate attraverso i canali appropriati dove possono essere convalidate e inviate a utenti o flussi di lavoro pertinenti.
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Come funziona l'acquisizione intelligente dei dati
Un partner intelligente per l'acquisizione dei dati può fornire alla tua organizzazione una gamma di soluzioni tra cui scegliere in base alle esigenze e alla scala della tua attività. I dati estratti verranno quindi instradati attraverso canali predefiniti in modo che possano essere utilizzati da altri software intelligenti di automazione dei processi aziendali.
Set di strumenti multipli acquisiscono dati rilevanti
I set di strumenti che utilizzano tecnologie come il riconoscimento intelligente dei dati, il riconoscimento ottico dei dati, il riconoscimento dei codici a barre ecc. possono acquisire dati da documenti e codici fisici stampati, elettronici o persino da documenti scritti a mano. L'uso di più set di strumenti consente ai processi intelligenti di comprendere il tipo di dati elaborati e il contesto in cui vengono utilizzati.
Ad esempio, gli algoritmi di apprendimento automatico dell'acquisizione intelligente possono utilizzare processi del linguaggio naturale per differenziare correttamente tra dati basati su immagini, basati su testo o ibridi. Con il passare del tempo il software può imparare dove si possono trovare dati rilevanti in documenti con una struttura simile e risparmiare tempo di elaborazione.
Convalida dei dati presso l'autorità competente
Una volta completato il processo di acquisizione, i dati vengono convalidati in modo che eventuali discrepanze o incongruenze possano essere affrontate nella fase di acquisizione stessa.
Instradamento delle informazioni
Le informazioni acquisite vengono automaticamente instradate ai sistemi principali pertinenti senza la necessità di input manuali. Il flusso di lavoro è semplificato poiché tutte le informazioni ingerite vengono automaticamente classificate e collegate ai sistemi di gestione aziendale e dei contenuti rispetto ai sistemi tradizionali in cui il processo di integrazione è manuale e quindi più complesso.
Utilizzo di algoritmi di apprendimento automatico per migliorare costantemente la precisione
Il software può imparare a definire e identificare diversi formati di nuovi dati utilizzando algoritmi di apprendimento automatico incorporati. Le direttive di estrazione integrate possono anche scoprire dove si possono trovare informazioni critiche in diversi tipi di documenti. Il processo di apprendimento migliorerà, nel tempo, l'accuratezza e la velocità dell'acquisizione intelligente.
Conservazione dei dati per il riutilizzo
Le funzionalità di classificazione intelligente del software di acquisizione intelligente assicurano che tutti i dati in entrata siano identificati e contrassegnati in modo appropriato in modo che possano essere facilmente accessibili in futuro.
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Quali sono i vantaggi dell'acquisizione intelligente dei dati
Come puoi vedere, l'acquisizione intelligente dei dati aumenta l'efficienza del processo di acquisizione e utilizzo dei dati della tua organizzazione fin dall'inizio. Lo fa estraendo i dati in tempo reale, inviandoli ai sistemi principali e rendendo le informazioni rilevanti disponibili all'utente finale quasi istantaneamente.
Ecco alcuni modi in cui l'acquisizione intelligente può avvantaggiare la tua organizzazione.
Elimina le attività noiose e che richiedono tempo
Le attività manuali che richiedono tempo senza aggiungere molto valore al processo complessivo possono essere automatizzate utilizzando l'acquisizione intelligente. Ciò consentirà ai dipendenti di liberare tempo per concentrarsi su attività di valore più elevato e importanti.
Riduce i costi generali
I metodi tradizionali di acquisizione ed elaborazione dei dati aumentano i costi operativi e creano la necessità di spendere per risorse umane aggiuntive all'aumentare dei dati in entrata. La stampa dei dati per l'elaborazione e l'archiviazione aumenta i costi generali di un'organizzazione. La digitalizzazione di tutti i dati in entrata, tramite e-mail, documentazione fisica o anche tramite telefoni cellulari, aiuta a ridurre questi costi generali. Poiché un minor numero di risorse umane è destinato all'immissione manuale e alla verifica di grandi set di dati, il tempo può essere dirottato verso attività più critiche che portano a una migliore crescita organizzativa senza spese per ottenere risorse umane aggiuntive.
Punto singolo di cattura
L'acquisizione intelligente offre un unico punto di acquisizione in cui l'intelligenza artificiale può imparare a identificare diversi tipi di documenti e in cui è possibile trovare dati importanti in essi. Il processo diventa continuo e l'efficienza di tali processi aumenta man mano che vengono elaborati più dati.
Migliora la sinergia a livello di organizzazione
Man mano che sempre più organizzazioni passano a un modello di lavoro remoto, l'acquisizione intelligente aiuta a facilitare l'interazione dinamica attraverso un set di dati condiviso senza la necessità di trovarsi nella stessa posizione geografica. Rendendo così più accessibili i talenti a distanza e aumentando le sinergie all'interno di vari team e dipartimenti.
L'acquisizione intelligente aiuta a facilitare l'interazione dinamica attraverso un set di dati condiviso senza la necessità di trovarsi nella stessa posizione geografica. Rendendo così più accessibili i talenti a distanza e aumentando le sinergie all'interno dei vari team e dipartimenti.
Sicurezza migliorata
Il routing dei contenuti consente solo agli utenti autorizzati ad accedere a determinati dati di visualizzarli e verificarli. Protegge dalle violazioni dei dati crittografando i dati in entrata e anche dalla perdita di dati registrando in modo sicuro tutti i dati che entrano nell'organizzazione e archiviandoli in un unico posto. Ciò consente a un'azienda di rispettare gli standard di sicurezza e garantisce inoltre ai clienti che tutti i loro dati sono al sicuro. Gli audit trail sono completamente trasparenti e di facile accesso in futuro da parte delle autorità competenti.
Semplifica la conformità
La classificazione e la definizione prive di errori dei dati in entrata consentono al software di acquisizione dati intelligente di fornire dati di migliore qualità. I dati sono anche collegati a una pista di controllo, assicurando che nessuna politica di conformità venga violata in relazione ai dati. La digitalizzazione dei documenti migliora la sicurezza e consente un monitoraggio senza problemi, rendendo la conformità un gioco da ragazzi.
Soluzione a piattaforma singola
L'acquisizione intelligente consente a un'unica piattaforma di supportare utenti e processi di vari reparti. Il processo di acquisizione, verifica e routing dei dati viene così semplificato e viene eliminata la curva di apprendimento per diversi software all'interno della stessa organizzazione.
Maggiore efficienza
La semplificazione dell'acquisizione dei dati porta a un'importazione più rapida e senza errori di qualsiasi contenuto utilizzando l'automazione. Eliminare l'errore umano dal processo, disporre di un algoritmo di apprendimento automatico costante impostato per rendere il processo più fluido e pronto per l'evoluzione dei dati in entrata e consentire alle risorse umane di concentrarsi sulle attività critiche anziché su quelle manuali, migliora il livello di efficienza generale di l'organizzazione.
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Conclusione
L'acquisizione intelligente dei dati consente alle organizzazioni di fare il primo passo giusto verso la creazione di un migliore processo di gestione dei dati. È anche un precursore per la creazione di un processo di automazione intelligente globale per la tua azienda.
Utilizzando più set di strumenti, l'acquisizione intelligente legge ed elabora i dati per estrarne informazioni critiche e indirizzarle ai sistemi principali. L'apprendimento automatico aiuta anche il software di acquisizione dati intelligente a imparare a distinguere tra diversi tipi di dati ea classificare i dati standard e nuovi in modo appropriato in modo che il processo diventi più veloce ed efficiente a lungo termine.
Poiché i dati stanno diventando il Santo Graal dei vantaggi competitivi per le organizzazioni, l'uso di sistemi intelligenti di acquisizione dei dati sta diventando sempre più essenziale nel mondo di oggi.
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