I dati sono uno dei beni più preziosi della tua azienda, ma presentano una serie di sfide uniche. Troppo spesso raccogliamo e archiviamo molti più dati di quelli che possiamo realisticamente utilizzare o gestire in modo efficace. Questo di solito viene chiamato tubazione della stufa e descrive quando un silo di dati opera indipendentemente dall'intero ecosistema o è altrimenti segregato.
A tal fine, capire come integrare molteplici origini dati in un insieme coerente e utile è il primo passo per migliorare l'efficienza operativa e utilizzare tali dati per la sua piena utilità. Archivio base integrazione ed Integrazione API sono il mezzo principale per farlo oggi per le aziende e ciascuno offre una serie di vantaggi e svantaggi a seconda delle esigenze.
Ad esempio, l'integrazione API tende ad essere la soluzione migliore per l'estrazione di dati aggiornati, specifici e discreti, mentre il trasferimento di file flat eccelle nel trasferimento batch di maggiori quantità di dati. Per capire quale integrazione dei dati funziona meglio per la tua organizzazione, tuttavia, dovrai comprendere le numerose sfumature che separano le due.
Cos'è l'integrazione dei file flat?
Un file flat è un singolo file, solitamente in formato CSV o TXT, che aggrega e consolida un database o un set di dati. Se hai mai frugato nei file di sistema del tuo ERP, potresti aver trovato file TXT o CSV che, una volta aperti, sembravano essere stringhe o righe di caratteri e testo con una manciata di parole chiave riconoscibili correlate alla loro funzione, come i nomi degli account cliente , intervallati.
Quando utilizzi l'integrazione di file flat, i tuoi dati di origine, come migrazione dei conti da pagare informazioni dal tuo software di automazione AP: nel tuo ERP prendi quel singolo file e carica l'intera selezione come batch. Ad esempio, una banca potrebbe generare un file flat al mattino, composto da una notte Trasferimenti EFTe caricarli sulla loro piattaforma di elaborazione dei pagamenti per l'esecuzione.
Questo esempio evidenzia una distinzione fondamentale quando si utilizza l'integrazione dei file flat: sebbene il processo non debba essere manuale, non viene mai eseguito in tempo reale. Invece, in momenti ricorrenti o iterativi, i dati verranno aggregati, standardizzati in un formato file flat e quindi caricati nel database o nell'applicazione applicabile per l'archiviazione, l'utilizzo o l'esecuzione.
Come funziona l'integrazione dei file flat?
Dopo aver consolidato i dati in un file flat, di solito utilizzerai uno dei due metodi di caricamento a seconda del tuo livello di sicurezza digitale. Il primo, il protocollo di trasferimento file (FTP) è un collegamento dati diretto tra due database in cui si collegano i due, si carica il file sul server ricevente, quindi lo si scarica dallo stesso server per l'uso. L'FTP può essere eseguito offline ma non è sempre sicuro come richiedono alcuni protocolli.
Quando i requisiti di sicurezza digitale lo richiedono, puoi anche utilizzare Sicuro FTP o SFTP. SFTP agisce lungo gli stessi percorsi di un FTP standard ma sfrutta la crittografia per proteggere i dati durante il trasferimento. SFTP è standard quando ci sono informazioni personali o sensibili a rischio HIPAA, conti finanziari o dati cliente/cliente.
Che cos'è l'integrazione API?
Per capire come funziona l'integrazione API, dobbiamo sapere cos'è un'API is e come funziona. API sta per Application Programming Interface. Un'API è un po' come un substrato tangibile digitalmente su cui opera una piattaforma o un software. Le API consentono a due piattaforme diverse, altrimenti non connesse, di comunicare quasi in tempo reale attraverso un collegamento dati basato su cloud.
Utilizzando nuovamente l'esempio bancario, quando colleghi conti bancari personali oggi, ti verrà spesso chiesto di utilizzare un servizio come Plaid per autenticare la proprietà piuttosto che i metodi tradizionali di inserimento manuale dei numeri di conto e di routing e quindi di attendere che i depositi di prova vengano eseguiti per convalida. In questi casi, Plaid e applicazioni simili utilizzano le API per connettersi direttamente con il tuo istituto bancario e convalidare la proprietà con poca attesa.
Come funziona l'integrazione API?
Quando utilizzi l'integrazione API, crei un collegamento digitale immediato per condividere dati specifici anziché creare un batch di dati per il trasferimento in blocco, come abbiamo fatto nell'integrazione basata su file. Poiché gli strumenti SaaS dominano l’ecosistema digitale, si fa sempre più affidamento sulle API per eseguire le funzioni digitali di “back office”. Ad esempio, un tipico negozio di eCommerce potrebbe utilizzare le API per connettere una miriade di metodi di pagamento, tra cui carte di credito e criptovalute, al proprio account. Conto a strisce, quindi utilizza nuovamente le API per trasferire le informazioni sulle transazioni in software di contabilità come QuickBooks.
Tieni presente che, in questo caso, l'utente finale potrebbe non essere nemmeno consapevole che sta sfruttando le integrazioni API. Sempre più spesso, queste applicazioni rivolte al cliente offrono semplicemente la trasferibilità immediata dei dati senza che il cliente abbia bisogno di competenze di codifica. L'integrazione API è il meccanismo e l'infrastruttura effettivi che guidano il trasferimento dietro le quinte.
Se stai cercando un'organizzazione sufficientemente grande Piattaforme di integrazione API supportate da AP, tuttavia, probabilmente capirai come funzionano concettualmente le integrazioni API e i relativi vantaggi rispetto all'integrazione basata su file.
Qual è la differenza tra l'integrazione dei file flat e l'API?
Valutare il confronto tra FTP di file flat e API non è una decisione binaria semplice e precisa del tipo "X è migliore di Y". Invece, bilanciare API e FTP è una questione di quali esigenze operative guidano il tuo processo decisionale e di come prevedi che tali esigenze cambino. Ecco come si classificano in alcune delle categorie di casi d'uso più comuni:
FTP e API: complessità dei dati
I file flat saranno sufficienti se gestisci una manciata di transazioni di base o registri utente. Ma non appena inizi a destreggiarti tra requisiti di autenticazione, esigenze di sicurezza oltre la crittografia SFTP e requisiti di dati generalmente più complessi, l'API è la soluzione migliore. Vincitore: API
API e FTP: leggibilità/modificabilità non assistita
Le interazioni API si svolgono in un ambiente digitale profondamente complesso, rendendo ciò che c'è "sotto il cofano" quasi incomprensibile per l'utente non esperto. I file flat, tuttavia, sono facilmente leggibili e modificabili con lettori di file standard come Excel e un po' di esperienza o formazione. Vincitore: file flat
API e file flat: digestione dei dati
Quando si utilizzano file flat, ogni riga viene analizzata, valutata ed elaborata digitalmente su base autonoma e sequenziale. Le API offrono uno scambio di accesso ai dati diretto e predeterminato. Vincitore: API
File flat e API: usabilità
Se utilizzi semplicemente l'API tramite un'interfaccia utente ben sviluppata, è semplice come la maggior parte delle interazioni con app o software. Se devi sbirciare sotto il cofano, però, aspettati di andartene sconcertato a meno che tu non abbia una profonda esperienza nella programmazione e nella codifica. Sebbene lo scambio di dati FTP abbia una curva di apprendimento più ripida, la tecnologia è sufficientemente semplice da consentire a chiunque di eseguire le azioni con un po' di formazione. Vincitore: cravatta
SFTP vs. API: integrazione dell'ecosistema
Le API sono in grado di collegare insieme diverse piattaforme e servizi software, a condizione che offrano l'integrazione API. D'altro canto, lo scambio di dati di file flat tramite FTP o SFTP è quasi universale tra piattaforme e hardware diversi. Vincitore: Tie
API e file flat: scala
Le API possono gestire enormi carichi di dati che si verificano simultaneamente, ma l'API di terze parti utilizzata potrebbe limitare l'utilizzo a un certo numero di interazioni API (chiamate chiamate API) al giorno o potrebbe addebitare costi per chiamata. Ciò può rivelarsi proibitivo se si prevede di scambiare grandi quantità di dati ogni giorno. I file flat possono gestire volumi di dati piuttosto grandi, con una velocità di trasferimento dettata dalle capacità hardware più di qualsiasi altro fattore. Vincitore: cravatta
API e FTP: latenza
Poiché i file flat aggregano i dati esistenti, vengono caricati o elaborati in batch secondo una pianificazione ricorrente o iterativa. Le API operano in (quasi) tempo reale, con limiti di costo se il tuo budget non può supportare chiamate API costanti. L'integrazione API può anche offrire servizi in tempo reale supporto per la messaggistica – se è qualcosa che la tua strategia di marketing supporta. In questo caso dipende se si apprezza l’ottimizzazione dei costi o la tempestività. Vincitore: Dipende
FTP e API: gestione degli errori
Poiché FTP e SFTP di file flat sono collegamenti diretti guidati da un singolo aggregato di dati, gli errori in genere devono essere esaminati e corretti manualmente. Le API in genere dispongono di identificazione e notifica automatizzate degli errori tramite l'interfaccia utente. Vincitore: API
SFTP e API: sicurezza
Se utilizzato correttamente, SFTP è sicuro abbastanza per la maggior parte degli usi. Ma, nel complesso, l’API offre un maggiore accesso a strumenti di sicurezza ad ampio spettro come i requisiti di autorizzazione e autenticazione. Vincitore: API
Quando integrare tramite API e quando utilizzare file flat
Anche se abbiamo assegnato un vincitore/perdente binario al testa a testa API e FTP ripartizione, la vera risposta a "È meglio l'integrazione con file flat o API?" dipende dalle tue esigenze specifiche. Ad esempio, un team di contabilità che sviluppa l'integrazione dei dati per sistemi automatizzati di contabilità fornitori potrebbe dare priorità alla gestione del flusso di cassa e ai processi di pagamento diligenti: in questo caso, probabilmente farebbero bene a raggruppare le fatture tramite FTP flat file su base ricorrente da qualche parte all'interno di un net-30 finestra. D’altra parte, se la squadra fattura dei fornitori attraverso una serie diversificata di piattaforme software, collegare il proprio sistema software di contabilità ai fornitori tramite l'integrazione API è probabilmente la soluzione migliore.
Ecco alcune considerazioni aggiuntive da considerare per determinare se l'integrazione basata su file è migliore dell'integrazione API per la tua azienda:
Come vengono utilizzati i dati?
Se pubblichi transazioni, soprattutto grandi quantità, su base regolare senza la necessità di uno scambio di dati costante e immediato, l'integrazione dei file flat è l'opzione migliore. Ciò è particolarmente vero se i requisiti di scambio dati riguardano esclusivamente meccanismi di back-office e non rivolti al cliente. Ai clienti bancari non interessa come vengono pubblicate le transazioni tramite caricamento di file flat, ma gli importerebbe se dovessero interagire con un file CSV ogni volta che volessero acquistare dal tuo negozio di e-commerce. L'API è preferibile in quest'ultimo caso e qualsiasi altra interfaccia rivolta al cliente con requisiti in tempo reale.
Se la tua azienda si destreggia tra una moltitudine di stack hardware e piattaforme, entrambe le soluzioni possono aiutarti ad aggregare e "disinnescare" i tuoi dati per ottenere approfondimenti e analisi. L'avvertenza, in questo caso, è che le tue piattaforme devono offrire l'integrazione API. In caso contrario, l’integrazione basata su file è l’unica opzione.
Allo stesso modo, se la latenza è un problema e hai bisogno di aggiornamenti in tempo reale, l’API è una soluzione migliore.
Quanto è dispersa la tua organizzazione?
Sebbene l'FTP possa avvenire su lunghe distanze, la sua velocità è intrinsecamente limitata dall'hardware. E, sebbene tu possa eseguire FTP offline localmente, questa non è un'opzione per il trasferimento remoto. Le API, d’altro canto, sono basate sul cloud e più adatte allo scambio di dati diffuso su più posizioni geografiche.
Quanto è profondo il tuo set di dati?
Se stai cercando di destreggiarsi tra enormi quantità di dati che abbracciano più selezioni, come una gamma completa di Automazione AP input, allora un file flat è solitamente migliore perché il tutto è aggregato in un'unica origine. In confronto, l’integrazione API è più granulare e richiederebbe un maggiore input da parte dell’utente per ottenere la stessa quantità di dati scambiati in una singola sessione tramite un file flat.
Conclusione
Ricorda, la valutazione dell'integrazione di file flat e API non è una decisione binaria. In pratica, probabilmente vorrai sfruttare entrambi nel corso delle tue iniziative operative. Ad esempio, il tuo team di contabilità potrebbe utilizzare l'integrazione di file flat per gestire la contabilità fornitori e allo stesso tempo utilizzare l'integrazione API per sincronizzare le carte di credito aziendali con il software di contabilità per gestire conti spese.
Ma conoscere la differenza tra i due e quali casi d'uso funzionano meglio con ciascun metodo guida il tuo processo decisionale, quindi lavorare con professionisti dei dati per guidare i tuoi obiettivi strategici sui dati è solitamente una scommessa sicura.
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