In che modo AP Automation può aiutarti a far crescere il tuo business?

Con l’espansione delle imprese, aumentano il volume delle transazioni, la complessità delle operazioni finanziarie e la necessità di una gestione strategica dei flussi di cassa. È qui che l'automazione della contabilità fornitori (AP) emerge come uno strumento fondamentale, non solo per la gestione dei pagamenti, ma anche come strumento strategico per ampliare la tua attività.

AP Automation prevede l'utilizzo della tecnologia per semplificare, ottimizzare e automatizzare i processi associati alla gestione della contabilità fornitori di un'azienda. Si tratta di una trasformazione dalla tradizionale gestione manuale delle spese in uscita a un approccio digitale più efficiente. Questo cambiamento è fondamentale per le aziende che desiderano espandersi, poiché ha un impatto diretto su aree come l’efficienza operativa, l’accuratezza finanziaria, le relazioni con i fornitori, la conformità normativa e il processo decisionale strategico.

Tuttavia, il percorso verso l’integrazione dell’automazione AP in un’azienda in crescita non riguarda solo l’adozione di nuovi software. Implica la comprensione dei modi sfumati in cui questa tecnologia si interseca con i vari aspetti delle operazioni aziendali. Dalla ricezione delle fatture alla gestione delle approvazioni, all'adempimento dei pagamenti e alla garanzia di pratiche contabili adeguate, ogni fase del processo AP può essere ottimizzata attraverso l'automazione.

In questo articolo approfondiamo gli aspetti critici dell'automazione degli AP che sono essenziali per le aziende focalizzate sulla scalabilità. Esploreremo i parametri chiave da monitorare, i processi da considerare durante la scalabilità e cosa cercare in un software di automazione AP, fornendo alle aziende una tabella di marcia per affrontare le sfide della crescita con il supporto di soluzioni AP avanzate.

Che cos'è l'automazione della contabilità fornitori?

L'automazione della contabilità fornitori (AP) si riferisce al processo in cui le soluzioni software e le tecnologie di automazione semplificano ogni fase del processo AP, dal pagamento delle fatture al calcolo delle imposte e alla gestione dei fornitori. Questo passaggio dai processi manuali a quelli automatizzati garantisce che le attività vengano completate in modo più efficiente, riducendo il tempo dedicato all'immissione dei dati, al controllo degli errori umani e alla risoluzione delle discrepanze. L'automazione degli AP è necessaria per le aziende che desiderano migliorare l'integrità finanziaria complessiva della propria azienda

In che modo AP Automation può aiutarti a far crescere il tuo business?

L'automazione della contabilità fornitori (AP) è un fulcro per le aziende che mirano a crescere in modo efficiente. Fondamentalmente, l'automazione AP implica l'utilizzo della tecnologia per semplificare e ottimizzare il processo di gestione dei pagamenti in uscita a fornitori e venditori. Questa trasformazione digitale del processo AP non rappresenta solo un cambiamento nel modo in cui vengono elaborati i pagamenti, ma un cambiamento fondamentale nel modo in cui le aziende gestiscono le proprie operazioni finanziarie.

1. Ricezione di fatture

Le aziende in espansione spesso si trovano ad affrontare un diluvio di fatture in vari formati, da quello cartaceo a quello digitale, e vari tipi e strutture di documenti all'interno di ciascuno. L'automazione AP utilizza tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l'intelligenza artificiale per digitalizzare ed estrarre i dati chiave dalle fatture indipendentemente dal loro formato.

Ciò garantisce che le fatture vengano ricevute e registrate nel sistema in modo tempestivo e accurato, ponendo le basi per un processo AP più rapido e meno soggetto a errori. Non solo migliora l’efficienza, ma riduce anche la possibilità che le fatture vadano perse o trascurate, il che è fondamentale per evitare pagamenti in ritardo e mantenere buoni rapporti con i fornitori.

2. Elaborazione delle fatture

Dopo aver ricevuto le fatture, è necessario elaborarle. Ciò comporta la verifica dei dettagli della fattura, la loro corrispondenza con gli ordini di acquisto e la garanzia che i beni o i servizi fatturati siano stati ricevuti. Manualmente, questa è un'attività dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori. 

Tuttavia, i sistemi di automazione AP gestiscono questi processi in modo rapido e accurato. Possono abbinare automaticamente le fatture agli ordini di acquisto corrispondenti e contrassegnare eventuali discrepanze per la revisione. Ciò non solo accelera i tempi di elaborazione, ma riduce anche la probabilità di pagamenti in eccesso o frodi.

3. Processo di approvazione

In qualsiasi azienda, soprattutto quelle in fase di espansione, disporre di un processo di approvazione delle fatture solido ed efficiente è fondamentale per garantire che i budget finanziari non vengano superati. Gli strumenti di automazione AP semplificano questo processo instradando automaticamente le fatture alla persona o al dipartimento giusto per l'approvazione, in base a regole preimpostate. 

Questo flusso di lavoro automatizzato garantisce che le fatture vengano approvate in modo tempestivo, evitando colli di bottiglia. Inoltre, offre una maggiore visibilità nel processo di approvazione, rendendo più semplice tenere traccia dello stato delle fatture e ritenere i dipartimenti responsabili dei ritardi.

4. Adempimento e Pagamento

Una volta approvate le fatture, il passaggio successivo è l'adempimento del pagamento. L'automazione AP può pianificare i pagamenti per attivare la post-approvazione, in base ai termini del fornitore e a considerazioni sul flusso di cassa aziendale, garantendo l'uso ottimale delle risorse finanziarie. 

Questa elaborazione automatizzata dei pagamenti può gestire vari percorsi di pagamento, dai trasferimenti elettronici agli assegni, e può persino offrire opzioni di pagamento anticipato per usufruire di sconti (se i fornitori le offrono per pagamenti anticipati). Questo livello di controllo ed efficienza nella gestione dei flussi di cassa in uscita rappresenta un enorme vantaggio per le aziende in espansione.

5. Registrazione e contabilità

La fase finale del processo AP è la registrazione delle transazioni nel sistema contabile dell'azienda. Le soluzioni di automazione AP si integrano perfettamente con il software di contabilità, garantendo che tutti i pagamenti siano registrati accuratamente in tempo reale. Questa integrazione elimina la necessità di inserire manualmente i dati, riducendo il rischio di errori e garantendo che i record finanziari siano sempre aggiornati. 

Dati finanziari accurati e tempestivi sono fondamentali per l’analisi aziendale e il processo decisionale, soprattutto in un’azienda in espansione in cui la gestione finanziaria è una questione di strategia, essenziale per consentire una crescita sostenuta.

Metriche della contabilità fornitori da monitorare

Per determinare se un esercizio di automazione degli AP ha successo, è bene che le aziende definiscano in anticipo come monitoreranno e verificheranno ciò. Di seguito sono descritti i parametri e gli indicatori chiave per identificare il miglioramento che l'automazione degli AP sta apportando all'azienda. Monitorare costantemente questi parametri, prima, dopo e durante il processo AP, è fondamentale per prendere decisioni informate che incidono sulla strategia finanziaria e sull'integrità di un'azienda.

1. Tempo di elaborazione della fattura: Questa metrica misura il tempo impiegato dalla ricezione di una fattura alla sua approvazione. Tempi di elaborazione più brevi indicano una maggiore efficienza e una migliore gestione del flusso di cassa.
2. Costo per fattura elaborata: Questa è una metrica fondamentale per comprendere l'efficienza operativa del tuo dipartimento AP. Include tutti i costi associati all'elaborazione di una fattura, come manodopera, spese generali e costi tecnologici.
3. Percentuale di fatture elettroniche: Monitorare il rapporto tra fatture elettroniche e cartacee può indicare il livello di integrazione digitale nel processo AP. Una percentuale più elevata di fatture elettroniche è solitamente correlata a una maggiore efficienza e a minori costi di elaborazione.
4. Rapporto fatturato contabilità fornitori: Questo rapporto misura la frequenza con cui un'azienda paga i propri fornitori durante un periodo specifico. Un rapporto di fatturato più elevato potrebbe indicare buoni rapporti con i fornitori, ma deve anche essere bilanciato con considerazioni sul flusso di cassa.
5. Tasso di eccezione: Il tasso di eccezione tiene traccia della percentuale di fatture che si discostano dall'elaborazione standard, ad esempio fatture che richiedono un'ulteriore approvazione o presentano discrepanze. Un tasso di eccezione inferiore suggerisce un processo AP più snello.

Il monitoraggio di questi parametri fornisce informazioni preziose sull'efficienza e l'efficacia dei processi AP, guidando miglioramenti e decisioni strategiche.

Processi da considerare quando si espande la propria attività

Quando si cerca di far crescere un'azienda in modo efficiente, è essenziale che le aree all'interno del processo AP che possono influenzare in modo significativo l'efficienza complessiva siano ben curate. Di seguito sono riportati alcuni componenti chiave e best practice da tenere a mente:

1. Centralizza le funzioni AP: Man mano che le aziende crescono, la centralizzazione delle funzioni AP può portare a maggiore controllo, standardizzazione ed efficienza. Ciò include la disponibilità di un sistema centralizzato per la gestione, l'elaborazione, l'approvazione e i pagamenti delle fatture.
2. Sviluppare forti relazioni con i fornitori: Lo sviluppo di solide relazioni con i fornitori e la revisione regolare dei termini dei fornitori possono portare a condizioni più favorevoli, come sconti o termini di pagamento migliori, che sono vitali per un’azienda in espansione. Pagare i fornitori in tempo, o in anticipo rispetto alla scadenza, aumenta le possibilità di sconti e condizioni vantaggiose che possono rivelarsi importanti nella fase di crescita.
3. Integra AP con altri sistemi aziendali: L'integrazione dell'automazione AP con altri sistemi aziendali, come ERP o CRM, garantisce la coerenza dei dati e fornisce una visione olistica della salute finanziaria dell'azienda.
4. Implementa analisi avanzate: Sfruttare l'analisi per ottenere informazioni dettagliate sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sulle potenziali aree di risparmio sui costi può rappresentare un punto di svolta per il processo decisionale, la pianificazione strategica e la salute finanziaria dell'azienda.
5. Revisione e ottimizzazione regolari: La revisione e l'ottimizzazione continua dei processi AP garantisce che rimangano efficienti e allineati alle esigenze in evoluzione dell'azienda.

Cosa cercare in un software di AP Automation per far crescere il tuo business

Il mercato globale delle soluzioni AP è stato valutato a 2.6 miliardi di dollari nel 2021 e si prevede che raggiungerà i 6.7 miliardi di dollari entro il 2032 con un CAGR del 10%. Sebbene esistano molte soluzioni di automazione AP che inondano il mercato, un'azienda dovrebbe sceglierne una in base alle proprie esigenze, obiettivi e sistemi esistenti. Di seguito sono riportate alcune funzionalità essenziali che riteniamo dovrebbero essere native di qualsiasi software scelto.

1. Scalabilità: Il software dovrebbe essere in grado di gestire maggiori volumi di transazioni senza un calo delle prestazioni, essenziale per le aziende in crescita.
2. Funzionalità di integrazione: Cerca un software che si integri facilmente con i tuoi sistemi contabili esistenti e altri software aziendali per garantire un flusso di dati senza interruzioni.
3. Interfaccia intuitiva: Un'interfaccia intuitiva è fondamentale per garantire che il tuo team possa utilizzare in modo efficiente il software, riducendo tempi e costi di formazione.
4. Robusta sicurezza dei dati: Data la natura sensibile dei dati finanziari, il software deve disporre di solidi protocolli di sicurezza per proteggersi dalle violazioni dei dati.
5. Flussi di lavoro personalizzabili: La capacità di personalizzare i flussi di lavoro e le gerarchie di approvazione nel software è essenziale per garantire flessibilità man mano che la tua azienda, le sue dimensioni e i suoi processi evolvono.
6. Analisi e reporting in tempo reale: Il software con strumenti di analisi e reporting integrati fornisce informazioni preziose per il processo decisionale strategico.
7. Gestione della conformità: Assicurati che il software sia conforme alle normative finanziarie e sulla protezione dei dati pertinenti, il che è fondamentale man mano che la tua azienda cresce e possibilmente si espande in nuovi mercati.

Conclusione

La crescita del mercato dell’automazione degli AP può essere attribuita a vari fattori, tra cui la crescente domanda di soluzioni che migliorino la visibilità e l’efficienza dei sistemi finanziari all’interno delle aziende, e la necessità di ridurre tempi e costi delle transazioni.

Ma l’automazione degli AP è molto più di un semplice strumento per aumentare l’efficienza nell’elaborazione delle fatture e delle spese in uscita. Si tratta di una risorsa strategica per le aziende che desiderano espandersi e, migliorando l'efficienza, l'accuratezza e la gestione del flusso di cassa del processo AP, l'automazione AP consente alle aziende di crescere in modo sostenibile, rafforzare le relazioni con i fornitori ed emergere con successo.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/ap-automation-to-scale-your-business/