Come identificare e prevenire le frodi del fornitore

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Gestire un'impresa comporta affrontare un gran numero di rischi. I rischi di frode possono derivare dal coinvolgimento con terze parti come fornitori o persino dipendenti. Una tale frode dilagante associata al processo di contabilità fornitori è una frode del venditore.

La frode del fornitore può verificarsi da una o più fonti in modo molto sofisticato. Se non viene rilevato, può costare molto alle aziende. Continua a leggere per saperne di più sulla frode del fornitore, sulle sue categorie e sui modi per rilevarla e prevenirla.

Sommario

Che cos'è la frode del fornitore

La frode del fornitore si riferisce a pratiche scorrette che possono essere commesse per guadagni personali da un fornitore, più fornitori o un dipendente, sul è possibile pagare per questi account (AP) di una società.

In parole semplici, è un tipo di truffa che prevede la falsificazione delle informazioni sull'account di un fornitore o di un destinatario in AP per deviare i pagamenti. Le frodi di pagamento possono essere commesse da:

• Uno o più dipendenti
• Uno o più fornitori
• Collaborazione tra fornitori e dipendenti
• Un'entità esterna che modifica le informazioni di pagamento di un fornitore sconosciute a chiunque

A volte l'assoluta complessità può rendere difficile il rilevamento delle frodi dei fornitori e rendere le aziende vulnerabili a enormi perdite.

Chi fa impatto

In genere, la frode del fornitore può avere un impatto piuttosto grave sulle piccole e medie imprese. Tali organizzazioni corrono un rischio maggiore poiché tendono a non disporre di controlli o checkpoint rigorosi in grado di tracciare e individuare tali frodi.

Inoltre, le organizzazioni più piccole che hanno team di dipendenti più piccoli dipendono da un minimo di personale per gestirne più AP funzioni. Pertanto, un dipendente incaricato di ricevere le fatture e di autorizzare i pagamenti può essere tentato di manipolare i registri che a loro volta possono causare danni sostanziali alle finanze e alla credibilità di un'azienda.

Ciò non significa che le organizzazioni più grandi non siano a rischio. Ma con i loro mezzi, capacità e personale relativamente più numeroso, è probabile che implementino un solido controllo del rischio che può ridurre l'incidenza delle frodi dei fornitori.

Le organizzazioni più piccole sono più suscettibili alle frodi dei fornitori se non dispongono dei mezzi e delle capacità per implementare processi e controlli di tracciabilità. Senza di essi, può essere difficile prevenire o mitigare le varie categorie di frodi che possono essere commesse nel loro reparto AP.

Categorie di frode del fornitore

La frode del fornitore può variare notevolmente nel modo in cui viene eseguita. Può essere classificato come dettagliato di seguito:

• Frode di fatturazione: si riferisce alle manipolazioni di pagamento eseguite in 2 modi dai dipendenti. Può comportare un falso venditore o effettuare pagamenti duplicati utilizzando l'account di un vero venditore.
• Fornitore fittizio: un dipendente con controllo e accesso adeguati crea un account fornitore falso o una società fittizia, lo registra come fornitore ed effettua pagamenti regolari su questo account.
• Pagamenti duplicati: un dipendente utilizza l'account di un fornitore autentico, manipola i record di pagamento e avvia pagamenti doppi sulla fattura di un fornitore. Il pagamento extra viene quindi trasferito sul conto del dipendente.
• Controlla la manipolazione: Questo tipo di frode coinvolge un dipendente che si impegna a falsificare o modificare le informazioni sull'assegno di un fornitore, per instradare i pagamenti su un conto bancario personale.
• Accettazione di tangenti: Risultato di un'intesa tra un venditore e un dipendente, questo tipo di frode comporta che il dipendente riceva rimesse personali dal venditore in cambio di vantaggi o vendite extra.
• Fatturazione in eccesso: Quando un fornitore fattura all'azienda quantità/prezzi in eccesso rispetto a quanto inizialmente concordato, si parla di sovrafatturazione. Questo tipo di pratica può essere svolta da solo o in collusione con un dipendente.
• Fissazione del prezzo: Questo tipo di frode si verifica quando due fornitori collaborano per fissare prezzi a tariffe superiori al normale. L'acquirente/azienda è quindi costretto a pagare prezzi più elevati indipendentemente dal venditore. I dipendenti possono fungere da fonti interne per i fornitori per ottenere informazioni riservate sui budget.
• Manipolazione dell'offerta: Un modo comune di commettere frode, di solito avviene attraverso la collaborazione tra 2 o più fornitori e dipendenti per ottenere il contratto di appalto a favore del miglior offerente. Il dipendente riceverà debitamente un compenso per aver incoraggiato e assistito nella frode.
• Frode informatica: Probabilmente il tipo più difficile da rilevare, tali casi di frode del fornitore vengono eseguiti da persone sconosciute e non autorizzate senza alcun collegamento né con l'azienda né con il fornitore. Qui, le entità esterne possono manipolare l'account di un fornitore esistente e deviare i pagamenti sui propri account. L'intera transazione viene eseguita elettronicamente, il che rende il rilevamento e la prevenzione ancora più difficili per le aziende.

Rilevare e prevenire le frodi dei fornitori

Rilevare e prevenire le frodi dei fornitori non è facile ma fattibile. Una volta identificate le aree chiave in cui c'è una mancanza di controllo, l'implementazione di controlli e misure più forti può fare molto nella prevenzione dei casi di frode dei fornitori. Vediamo i vari modi in cui i controlli possono essere implementati in un'organizzazione per prevenire le frodi dei fornitori.

Controlli del venditore

Poiché la maggior parte dei casi di frode dei fornitori coinvolge i fornitori, seguire alcune precauzioni dalla selezione fino ai pagamenti può potenzialmente ridurne l'incidenza. Ecco alcuni potenziali controlli:

• A seguito di due diligence nei processi di iscrizione dei fornitori. L'attenzione dovrebbe essere focalizzata sulla verifica dei dettagli del fornitore, come gli indirizzi postali, inclusi caselle postali, numeri di contatto, codici fiscali del venditore, persone di contatto e conti bancari.
• Mantenere un database centralizzato dei fornitori con le preferenze impostate. Avere un elenco separato di fornitori ad alto rischio può aiutare ad avviare ulteriori approvazioni per la compensazione dei pagamenti.
• Condurre una revisione dei fornitori tramite un audit/fonte esterno o un dipendente esterno al reparto fornitori per una valutazione imparziale.
• Verifica che l'indirizzo di un fornitore o altre informazioni non corrispondano alle informazioni di alcun dipendente o siano simili a un fornitore esistente.
• Controllo periodico dei file master del fornitore per garantire che il volume di fatturazione sia realistico e non vi siano incongruenze.

Misure per i dipendenti

Sebbene sia definita frode del fornitore, spesso è attraverso l'aiuto di un insider che la maggior parte delle frodi viene orchestrata. Alcune misure chiave per controllare il coinvolgimento dei dipendenti in tali frodi sono:

• Esecuzione di controlli approfonditi in background durante l'assunzione di nuovi dipendenti o agenzie (quando esternalizzazione dei debiti)
• Mantenere le informazioni finanziarie riservate e riservate ai dipendenti di livelli superiori
• Le organizzazioni più grandi possono separare i compiti dei dipendenti a diversi livelli per un migliore controllo interno. Quindi,
• Una persona incaricata di inserire i dati dei fornitori dovrebbe essere diversa da coloro che approvano i fornitori in quanto ciò può eliminare la creazione di fornitori falsi
• Personale diverso dovrebbe occuparsi della ricezione di beni o servizi, dell'elaborazione dei pagamenti delle fatture e dell'autorizzazione delle approvazioni dei pagamenti
• Le aziende più piccole possono ruotare i compiti dei dipendenti nel fornitore/AP/ufficio acquisti o coinvolgere i manager per monitorare compiti importanti che possono eliminare le possibilità di pianificare una frode.

Utilizzo dei metodi di corrispondenza delle fatture

Abbinamento fatture è uno dei modi efficaci che possono essere utilizzati dalle organizzazioni di piccole e grandi dimensioni per prevenire il verificarsi comune di frodi dei fornitori.

Abbinamento fatture è un processo utilizzato dalle aziende per controllare le fatture fornitore rispetto ad altri documenti rilevanti come ordini d'acquisto (PO), entrate merci, tagliandi di ispezione e persino contro contratti.

Questi controlli obbligatori possono aiutare a verificare l'autenticità delle fatture fornitore prima che vengano approvate per il pagamento. Abbinamento fattura/ordine di acquisto si può fare in diversi modi.

• Abbinamento bidirezionale – Si effettua accoppiando la fattura all'ordine d'acquisto (PO) originario. Questo processo verifica che i beni o servizi elencati nella fattura corrispondano a quelli che sono stati ordinati dall'organizzazione.
• Abbinamento a tre vie – Questo processo prevede doppi controlli sulla fattura. La fattura viene prima abbinata al ordine di acquisto e quindi al ricevimento della merce. Aiuta a verificare che i beni/servizi elencati nella fattura corrispondano all'ordine di acquisto e siano stati consegnati correttamente.
• Abbinamento a quattro vie – Il processo di abbinamento più elaborato richiede il controllo della fattura rispetto ad altri 3 documenti, vale a dire l'ordine di acquisto, l'entrata merci e un modulo di ispezione. Questa procedura garantisce che i beni/servizi menzionati nella fattura siano ricevuti secondo l'ordine di acquisto e siano stati anche ispezionati per verificarne l'esattezza.
• Non-PO o corrispondenza contrattuale – Nelle situazioni in cui le aziende non utilizzano più documenti, la fattura del venditore viene confrontata con l'accordo contrattuale per verificare che il prezzo ei servizi menzionati non si discostino dal contratto stesso.

Applicazione di tecniche di data mining

Il data mining è una tecnica moderna per analizzare enormi quantità di dati e scoprire modelli che aiutano nell'analisi aziendale e nel processo decisionale. Questa tecnica è estremamente precisa nel rilevamento delle frodi e può essere sfruttata per mitigare i casi di frode del fornitore.

Utilizzando l'analisi delle tendenze, il data mining può rilevare anomalie che possono indicare attività fraudolente. Le organizzazioni possono utilizzare tecniche di data mining per verificare modelli specifici che includono:

• Pagamenti che si discostano dalla normale procedura, incongruenze in dollari bassi e importi massimizzati fino al limite di approvazione
• Pagamenti duplicati nella stessa data allo stesso fornitore o numero totale di pagamenti eccedenti l'accordo contrattuale
• Pagamenti effettuati in orari non lavorativi
• Deviazioni nelle informazioni sul fornitore come variazioni negli indirizzi di consegna e pagamento, utilizzo dello stesso ordine di acquisto nelle fatture, numeri di fattura non sequenziali ecc.

Altre misure organizzative

Oltre alle misure principali, le aziende possono adottare altre misure adeguate per tenere sotto controllo le frodi dei fornitori. Alcuni di quelli praticabili sono:

• Configurazione di una hotline per le frodi: una configurazione di assistenza anonima può aiutare i dipendenti a segnalare irregolarità senza preoccuparsi delle conseguenze. Crea un'atmosfera di vigilanza e può aiutare l'organizzazione a implementare rapidamente misure correttive.
• Rafforzare i controlli interni: un'organizzazione dovrebbe garantire che le procedure di controllo siano in atto e che tutti, dalla gestione al livello base, ne siano a conoscenza. Educare e aggiornare i dipendenti sulle frodi dei fornitori può aiutarli a essere più consapevoli dei rischi e delle conseguenze. L'esecuzione di valutazioni periodiche del rischio può fornire informazioni sulle lacune che devono essere rettificate per mitigare le frodi dei fornitori.
• Approvazioni a due livelli: sia le approvazioni dei fornitori che le approvazioni dei pagamenti devono essere eseguite attraverso un processo di approvazione a più livelli. Ciò può garantire che l'azienda ottenga fornitori legittimi e che i pagamenti siano sottoposti a un controllo migliore con più di un dipendente che supervisiona il processo.

Conclusione

La frode del fornitore può avere un pesante tributo su un'organizzazione e costare caro. La prevenzione delle frodi dei fornitori richiede un'adeguata pianificazione, revisione e aggiornamento delle politiche aziendali a intervalli regolari. Le misure preventive dovrebbero essere implementate su un approccio multilivello per mitigare le frodi e proteggere le organizzazioni da gravi perdite in futuro.