Se vuoi una supply chain efficiente, non scherzare con i tuoi fornitori (Ilan Friedman)

Sappiamo tutti che gli ultimi anni sono stati impegnativi per quanto riguarda la catena di fornitura e non sembra che le cose miglioreranno presto. Secondo McKinsey, le catene di fornitura globali soffrono di tre sfide principali: carenza di manodopera, disponibilità di attrezzature,
e l’effetto a catena dei colli di bottiglia globali. 

La rivista IndustryWeek aggiunge che i fornitori stanno lottando per mantenere la capacità, che ci sono carenze di container e che ci sono fattori economici che hanno un impatto negativo. Raccomandano che le organizzazioni, in particolare i produttori che fanno più affidamento su un
catena di fornitura efficiente, esplorare soluzioni per ridurre al minimo il rischio e l’esposizione. Queste includono la creazione di un mix di fornitori nazionali e internazionali, l’implementazione di strategie di digitalizzazione e un sistema operativo di gestione che offra una migliore visibilità trasversale
la catena di fornitura e il miglioramento dell’acquisizione e dell’integrità dei dati.

I produttori in genere hanno ambienti complessi della catena di fornitura, con processi basati su accordi e ordini quadro con regole e condizioni di ordinazione inerenti su prezzi, spedizione e consegne, nonché processi con fornitura obbligatoria
regole della catena e pianificazione e condizioni di consegna speciali. Tali ambienti potrebbero comportare ordini con centinaia di voci di riga, spedizioni parziali per riga e più ricevimenti e fatture per riga, nonché processi che includono magazzinaggio intermedio
e/o 3PL, QA, MRB, 4WM e resi, importazione tramite trasporto marittimo o aereo e altro ancora.

In tali ambienti, le imprese investono una notevole quantità di tempo e impegno garantendo che i fornitori rispettino le loro regole e politiche aziendali, monitorando l'evasione degli ordini, l'esecuzione della catena di fornitura e la consegna puntuale, convalidando le fatture, gestendo
processi di riconciliazione delle fatture, convalida dei pagamenti, gestione di un numero significativo di errori e discrepanze e prevenzione delle frodi. Inoltre, gli ambienti complessi spesso coinvolgono più aree geografiche e le diverse regole, regolamenti,
e culture, nonché la presenza di molteplici applicazioni e sistemi ERP.

Nelle recenti discussioni con tre importanti operatori del settore, uno dell'industria petrolifera e del gas, l'altro un produttore di semiconduttori e il terzo dell'industria aerospaziale, sono emersi temi comuni. Tutti e tre soffrivano di catene di approvvigionamento inefficienti,
derivante da cattivi rapporti con i fornitori. Le cattive relazioni con i fornitori si svilupparono a causa di un meccanismo inefficiente di gestione delle fatture, e furono la digitalizzazione, la visibilità, l’acquisizione e l’integrità dei dati a fare la differenza.

Quando i fornitori sono all'oscuro dello stato delle loro fatture e si ritrovano a chiedere ripetutamente la data di pagamento, questa è una brutta notizia per i loro clienti. Se passano settimane prima di scoprire che la fattura era errata o presentava qualche altro problema
che ne impedisce il pagamento, è ancora peggio. Cattive relazioni con i fornitori derivanti da sistemi di gestione delle fatture inefficienti potrebbero portare a lacune nella catena di fornitura che incidono negativamente sulle linee di produzione, il che è dannoso per le imprese. Questo è esattamente ciò che fanno questi tre
le aziende soffrivano.

Tutto ciò è cambiato quando queste tre aziende leader hanno implementato un sistema di automazione che ha fornito ai fornitori una guida per l'invio delle fatture in linea con le regole e le politiche aziendali aziendali, ha convalidato in modo efficiente l'accuratezza di ogni fattura e ha creato
completa trasparenza sullo stato della fattura e sulla data di pagamento. Sapere immediatamente che una fattura viene approvata o rifiutata e poter pianificare il flusso di cassa ha avuto un impatto enorme su questi fornitori, riducendo l'incertezza e liberandoli dall'onere
per richiedere manualmente informazioni sullo stato della fattura e del pagamento.

Per questi acquirenti, l’impatto è stato chiaro: le relazioni con i fornitori sono migliorate, gli errori sono stati eliminati, le pratiche burocratiche sono scomparse e, cosa più importante, la loro catena di fornitura è diventata più efficiente e affidabile.

Il sistema di automazione implementato da queste aziende affronta le attività source-to-pay attraverso la spesa diretta e indiretta, utilizzando centinaia di robot software e facendo affidamento su tecnologie di intelligenza artificiale e apprendimento automatico per fornire soluzioni sofisticate
revisione e convalida dei documenti nel contesto dell'intero flusso di lavoro. Grazie al valore che offre ai fornitori, oltre il 90% di loro partecipa pienamente al processo, che copre quasi il 100% delle fatture e oltre il 90% della spesa.

Anche se uno strumento di automazione dei processi source-to-pay potrebbe non affrontare tutte le sfide della catena di fornitura, potrebbe avere un impatto significativo sulle linee di produzione e sulla natura competitiva sia degli acquirenti che dei fornitori e costituisce un fattore importante che contribuisce a migliorare
rapporti acquirente-fornitore. Quindi, se vuoi una catena di fornitura efficiente, non scherzare con i tuoi fornitori, collabora con loro!