Fattura‌ ‌Approvazione‌ ‌Automazione‌ ‌

Introduzione

I dipartimenti di contabilità fornitori (AP) della maggior parte delle aziende hanno regole interne per gestione delle fatture che includono le approvazioni. Cosa sono le approvazioni delle fatture? Che cos'è un flusso di lavoro di approvazione fattura manuale? Perché automatizzare il flusso di lavoro di approvazione delle fatture?

Continua a leggere per comprendere il processo di approvazione della fattura.

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Il funzionamento del reparto Contabilità fornitori (AP) in un'azienda, sia essa orientata al prodotto o al servizio, è fondamentale per la produttività dell'azienda e per il mantenimento di buoni rapporti con i fornitori. Un efficiente dipartimento AP che fornisce supporto finanziario, amministrativo e amministrativo al processo di acquisto di un'azienda, deve disporre di un sistema organizzato che integri perfettamente le varie funzioni del processo procure-to-pay che spazia dalla gestione degli ordini di acquisto, alla comunicazione con i fornitori, alla fatturazione gestione, monitoraggio del prodotto e pagamento.

Gestione delle fatture inizia quando una fattura viene ricevuta da un'azienda e termina con il pagamento della fattura, è una delle funzioni più importanti del dipartimento AP dell'azienda. Per quanto semplicistico possa sembrare, la gestione delle fatture non è, o non dovrebbe essere, un processo in due fasi di "ricezione fattura, pagamento fattura". Ciò è particolarmente vero per le aziende che effettuano molti acquisti e si ritrovano con un gran numero di fatture. Un buon protocollo di gestione delle fatture deve necessariamente prevedere la verifica della legittimità di tutte le fatture e le approvazioni a più livelli prima che possano essere processate per il pagamento.

Il flusso di lavoro di approvazione della fattura

Il flusso di lavoro di approvazione della fattura è una serie di passaggi nel processo Procure-to-Pay che vengono eseguiti per garantire che una fattura ricevuta dalla società sia legittima e corrisponda all'ordine effettuato. L'approvazione della fattura prevede più livelli di controllo da parte del personale responsabile di un ordine di acquisto e/o di un fornitore. Ogni azienda può avere il proprio flusso di lavoro di approvazione unico

Un tipico flusso di lavoro di approvazione delle fatture comprende i seguenti passaggi:

Una fattura arriva in un'azienda. La fattura può essere in forma cartacea, oppure in allegato PDF o in una forma più avanzata di fattura digitale, che deve essere archiviata nell'apposita sezione per l'elaborazione.

• Convalida fattura: Una volta archiviata, la fattura è collegata a qualsiasi altro documento relativo a quella particolare transazione come la richiesta di acquisto, l'ordine di acquisto, l'offerta del venditore, altre comunicazioni del venditore, ecc. , i tre documenti da abbinare sono Ordine di acquisto, Fattura e Ricevuta di consegna, ma l'abbinamento può includere anche altri documenti. Altri fattori da considerare per la convalida includono:
  I termini di pagamento sono rispettati?
  Sono inclusi gli sconti promessi?
  La fattura è stata codificata nelle note spese appropriate?
  Ci sono problemi di prestazioni dopo la ricezione che giustificano la trattenuta del pagamento?
• Eccezioni fattura: Viene sollevata un'eccezione quando una fattura contiene informazioni incomplete o errate. La fattura viene reindirizzata ai dipendenti appropriati per monitorare e correggere l'errore. Seguono riemissioni di fatture, nuove verifiche e abbinamento in caso di correzione di errori o indagini di frode in caso di eccezioni irrisolte.
• Approvazione: Una volta verificata, la fattura viene inoltrata al personale a vari livelli a seconda delle politiche dell'azienda. Il numero e la natura delle approvazioni varia a seconda delle aziende, dei reparti, del tipo di prodotto e dell'importo della fattura. Ad esempio, l'ufficio acquisti potrebbe dover approvare una fattura per confermare l'accuratezza della fatturazione del fornitore prima che il pagamento possa essere elaborato. Alcune aziende richiedono importi delle fatture superiori a una soglia per richiedere ulteriori approvazioni da parte di un manager o CFO.
• Pagamento: La fattura entra nella coda di pagamento dopo che sono state ottenute tutte le approvazioni.

Molte piccole e medie imprese continuano ad avere flussi di lavoro di approvazione delle fatture manuali. Questi possono comportare azioni rudimentali come avere un documento di elaborazione testi à la una SOP, con passaggi delineati e distribuzione del documento ai vari partecipanti al flusso di lavoro da utilizzare come guida. Questo è, come si può immaginare, un processo disorganizzato che richiede ai partecipanti di continuare a fare riferimento al documento seguendo i passaggi, che possono portare a errori.

In molte piccole aziende non esiste nemmeno una SOP del genere e c'è solo una procedura generale che viene trasmessa al passaparola dei vari partecipanti, che è una ricetta per il disastro quando l'azienda subisce qualsiasi forma di alterazione, sia essa aumentare o modificare la propria base di dipendenti.

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Problemi con il flusso di lavoro di approvazione manuale delle fatture

Alcune delle sfide specifiche del flusso di lavoro di approvazione manuale delle fatture sono:

• Errori: Errori umani dovuti a superlavoro o semplicemente svista possono portare a doppi pagamenti, pagamenti insufficienti, pagamenti ritardati o mancati pagamenti, tutti fattori che possono costare all'azienda più tempo e denaro.
• Documenti mancanti: Le scartoffie possono causare smarrimento e perdita di documenti importanti come le fatture. Ciò può portare a una miriade di problemi durante il ciclo di contabilità fornitori, a partire da attriti con il fornitore a operazioni ritardate.
• Spreco di sforzo umano: I processi di approvazione manuale sprecano lo sforzo umano che può essere impiegato in modo più costruttivo in attività più produttive.
• Ritardi: Quando sono necessarie diverse approvazioni per l'approvazione di una fattura e quando l'azienda gestisce più fatture nel corso della sua giornata lavorativa, ottenere solo le approvazioni prima di elaborare la fattura può richiedere molto tempo. Fino al 20% delle fatture contiene regolarmente informazioni errate o incomplete e un flusso di lavoro di approvazione manuale delle fatture fa sì che il dipartimento AP spenda il 25% del suo tempo per risolvere i problemi e rintracciare le informazioni mancanti.
• Pagamenti ritardati: I ritardi nell'ottenere le approvazioni possono a loro volta portare a ritardi nei pagamenti, che possono, come accennato in precedenza, essere costosi per l'azienda. Negli Stati Uniti, $ 3 trilioni di dollari sono stati legati a ritardi nei pagamenti tra le piccole imprese nel 2019, il che ha portato a pause nelle assunzioni, limiti di acquisto di scorte e una riduzione delle ore dei dipendenti per sbarcare il lunario. I ritardi possono anche causare una valanga di ricevimenti tardivi degli articoli ordinati, un rating di credito scadente, rapporti scadenti con i fornitori e commissioni/multe.
• Opacità del percorso della fattura: È difficile o addirittura impossibile tenere traccia dello stato di una fattura nel suo percorso di convalida e approvazione, il che rende difficile il controllo a posteriori e la pianificazione anticipata.
• Vulnerabilità alla frode: Le frodi sulle fatture possono essere frodi di terze parti, addebiti errati di manodopera, pagamenti duplicati dovuti a ritardi o interni. È necessario un processo di approvazione a tenuta stagna per prevenire le frodi. Ciò è particolarmente vero durante i periodi di crisi. Ad esempio, secondo quanto riferito, la pandemia di Covid-19 ha aumentato l'incidenza delle frodi sulle fatture nel 2020. Le frodi sulle fatture possono manifestarsi come volume anomalo delle fatture, mancanza di responsabilità delle merci rispetto alla fattura, discrepanze tra ordine di acquisto e fattura e comportamento dubbioso dei dipendenti. Questi non possono essere rilevati manualmente, soprattutto quando il volume di affari è elevato.

Automazione del flusso di lavoro di approvazione delle fatture

L'automazione dell'approvazione delle fatture può facilitare il processo e risparmiare tempo. Alcuni dei vantaggi dell'automazione dell'approvazione delle fatture sono:

• Convalida più rapida: Questo è forse il vantaggio più importante dell'automazione. Il confronto automatico della fattura con altri documenti correlati può eliminare i ritardi associati alla corrispondenza manuale a tre vie poiché tutti i documenti relativi a una transazione sono archiviati digitalmente nello stesso luogo e possono essere facilmente confrontati sia visivamente che tramite un software basato sull'intelligenza artificiale. I flussi di lavoro di approvazione delle fatture automatizzati possono essere integrati con database e altri sistemi di contabilità per l'abbinamento automatico senza intervento umano.
• Approvazioni più rapide: Notifiche e promemoria automatici possono eliminare i ritardi nell'approvazione delle fatture. L'integrazione di firme elettroniche e moduli digitali può consentire approvazioni in movimento da parte di diversi partecipanti al processo in modo che l'assenza fisica dall'ufficio non ritarderebbe il processo di approvazione.
• Risparmi: Un rapporto del 2018 di Levvel (ex Paystream Advisors) ha mostrato che gli sconti mancati (44%), i pagamenti in ritardo (39%) e i pagamenti duplicati (29%) erano i principali elaborazione fattura problemi nelle aziende e tutti e tre possono essere superati utilizzando l'automazione.
• Responsabilità: Il tracciamento automatizzato delle transazioni in tempo reale consente la visibilità sullo stato della fattura nella catena di approvazione. L'inclusione di imprevisti e promemoria nel flusso di lavoro può eliminare i blocchi stradali e consentire la trasparenza per approvazioni più rapide. L'automazione del processo di approvazione crea anche un audit trail che mostra i vari livelli di approvazione che sono stati completati e quelli che non lo sono.
• Sicurezza dei documenti: La digitalizzazione di tutti i documenti come parte del flusso di lavoro di approvazione delle fatture automatizzato può prevenire la perdita di documenti comunemente associati allo spostamento fisico del documento all'interno dell'azienda per la convalida e l'approvazione. L'automazione consente l'integrazione del flusso di lavoro con il sistema di gestione documentale dell'azienda e altri strumenti di contabilità per l'aggiornamento automatico e l'archiviazione dei record.
• Conformità normativa: Il flusso di lavoro di approvazione delle fatture automatizzato consente un facile accesso a tutti i dati rilevanti durante gli audit, il che facilita la conformità normativa.
• Migliore business intelligence: I flussi di lavoro automatizzati di approvazione delle fatture possono consentire un facile accesso e valutazione dei dati di acquisto e delle spese, consentendo così migliori meccanismi di reporting e processo decisionale.
• Migliore gestione e relazione con i fornitori: L'organizzazione sistematica dei processi di approvazione delle fatture può aiutare a una migliore gestione dei fornitori e l'eliminazione dei ritardi nei pagamenti può avvantaggiare i rapporti con i fornitori.
• Eliminazione delle frodi: L'automazione del flusso di lavoro di approvazione delle fatture può eliminare le frodi consentendo controlli nel flusso di lavoro e aumentando la visibilità. Le irregolarità possono essere segnalate automaticamente durante la corrispondenza automatica a tre e la verifica della firma elettronica può prevenire frodi interne ed esterne e perdite associate.

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Processo di approvazione delle fatture completamente automatizzato

• Digitalizzazione delle fatture: Le fatture in vari formati devono prima essere digitalizzate in un formato standard. Poiché ogni fattura contiene dati chiave utilizzati nella pianificazione delle risorse contabili e nel processo decisionale all'interno dell'azienda, l'accuratezza nell'estrazione dei dati è essenziale. I dati che vengono letti dalle fatture vengono solitamente quindi trasferiti alle piattaforme ERP, contabilità o analisi dei dati utilizzate dall'azienda per la successiva elaborazione.
• Convalida automatizzata: L'abbinamento automatico a tre vie può acquisire dati pertinenti da fatture, ordini di acquisto e ricevute ed elaborarli automaticamente in un modo che imita la mente umana. Di questi, l'elaborazione abilitata per l'intelligenza artificiale può anche confrontare e abbinare i record e prendere decisioni come passare la transazione, segnalare errori o sollevare eccezioni.
• Gestione automatizzata delle eccezioni: Quando vengono segnalati errori o vengono sollevate eccezioni, la fattura viene immediatamente inoltrata al personale appropriato che può correggere gli errori. Ciò può ridurre i ritardi associati alla gestione manuale degli errori.
• Approvazioni automatizzate: Dopo l'abbinamento e la convalida, le fatture vengono trasmesse automaticamente al personale preposto per l'approvazione. L'applicazione di firme digitali e approvazioni in forma digitale può prevenire ritardi.
• Processo di pagamento: Dopo l'approvazione, il sistema automatizzato inoltra la fattura al team finanziario per l'elaborazione del pagamento, dopodiché la transazione viene chiusa e i dati vengono archiviati.

Le aziende che cercano di adottare sistemi di workflow di approvazione delle fatture automatizzati devono considerare i seguenti fattori nella scelta dello strumento:

• L'infrastruttura e le risorse IT necessarie per supportare il software
• L'impegno finanziario per la creazione e la gestione del sistema
• Integrazione con altri sistemi interni all'azienda
• I livelli di automazione e intervento umano richiesti/possibili all'interno dell'azienda
• Disponibilità di know-how all'interno dell'azienda e supporto al cliente da parte del produttore del software
• I livelli di sicurezza dei dati richiesti
• Il livello di accesso – questo determinerebbe dove verranno archiviati i dati – in una macchina locale, in un server centrale o nel cloud.

Nanonet per l'approvazione automatica delle fatture

Il motore OCR Nanonets basato sull'intelligenza artificiale può aiutarti ad automatizzare l'elaborazione delle fatture e a renderla un processo senza problemi. Supporta una varietà di tipi di file e gestisce fatture sia strutturate che non strutturate. L'API OCR delle fatture di Nanonets può aiutare a ridurre al minimo le attività manuali di immissione dei dati nel software di contabilità.

I dati possono essere caricati automaticamente, annotati e addestrati al modello per la previsione senza una singola riga di codice, preoccupandosi delle GPU o trovando le giuste architetture per i tuoi modelli di deep learning. Puoi anche acquisire le risposte JSON di ciascuna previsione per integrarla con i tuoi sistemi e creare app basate sull'apprendimento automatico basate su algoritmi all'avanguardia e una solida infrastruttura per la gestione e l'approvazione delle fatture.

La tecnologia Nanonets supporta integrazioni con altri sistemi come l'integrazione in un database Mysql, QuickBooks o Salesforce ed è indipendente dalla piattaforma. Nanonets è accurato e scalabile, fa risparmiare tempo e denaro per il tuo reparto AP e potenzia il processo di approvazione delle fatture rafforzando così le relazioni con i fornitori.

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Conclusione

I vantaggi della digitalizzazione degli aspetti finanziari delle operazioni di un'azienda sono sempre più riconosciuti dalle imprese. Ciò ha reso necessaria l'adozione dell'automazione nelle strutture del flusso di lavoro. L'automazione del flusso di lavoro di approvazione delle fatture può aiutare le aziende a dedicare meno tempo ad attività banali come la gestione manuale delle fatture e concentrarsi invece sulle proprie competenze chiave per migliorare i profitti e rimanere competitive.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/