Corrispondenza fatture

Un'attività significativa nei processi di contabilità fornitori (AP) è l'abbinamento fatture. Gli approcci tradizionali a questo compito chiave possono costare tempo, impegno e risorse umane a un'azienda. L'utilizzo di tecnologie innovative e set di strumenti automatizzati può ottimizzare la corrispondenza delle fatture per fornire ulteriore leva e valore a un'azienda.

Questo articolo fornisce una panoramica dettagliata sulla corrispondenza delle fatture, i diversi tipi, la necessità di touchless elaborazione fattura or gestione delle fatture, e i suoi vari vantaggi.

Che cos'è l'abbinamento delle fatture?

La corrispondenza delle fatture è un processo di contabilità fornitori che convalida e confronta le informazioni sul ordine di acquisto (PO) con quella della fattura fornitore e delle entrate prodotti.

Quando un'organizzazione desidera utilizzare i beni o i servizi di un fornitore, emette un ordine d'acquisto con requisiti dettagliati. Alla consegna dei beni o servizi richiesti, l'organizzazione acquirente emette un'entrata prodotti. Il fornitore emette quindi la fattura per la liquidazione del pagamento. Questo è il momento in cui avviene l'abbinamento delle fatture.

L'abbinamento delle fatture assicura che non vi siano errori o incoerenze tra l'ordine di acquisto e la fattura. Facilita il regolamento più rapido delle quote del fornitore e previene il rischio di frode del venditore e pagamento per fatture fraudolente.

Che cos'è una deviazione?

Denominate eccezioni fattura, si verifica una deviazione quando vi è una discrepanza tra i dettagli della fattura e i relativi documenti di convalida come l'ordine di acquisto o l'entrata merci/prodotti.

Le deviazioni possono essere di due tipi: quantità e prezzo

• Deviazione quantitativa: si riferisce alla discrepanza tra l'importo o il numero di articoli sull'ordine d'acquisto e la fattura fatturata
• Scostamento del prezzo: si riferisce a una mancata corrispondenza tra il costo indicato nell'ordine di acquisto e il valore indicato nella fattura.

Identificare e riconciliare le deviazioni può essere un compito arduo per il dipartimento AP. Le deviazioni dovrebbero essere valutate per vedere se rientrano nei limiti di tolleranza con cui procedere elaborazione fattura o restituire la fattura al venditore per le correzioni.

Il livello di tolleranza si riferisce a variazioni minori che possono verificarsi in percentuali o importi in una fattura. Le fatture che superano i livelli di tolleranza vengono messe "in attesa" e inviate per la correzione al fornitore.

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Necessità di abbinamento fatture

Scopriamo perché verificare o abbinare le fatture è così importante per un'azienda.

L'abbinamento delle fatture garantisce che le fatture fornitore possano essere verificate rispetto ai documenti giustificativi prima di rilasciare i pagamenti. Questo aiuta le aziende a:

• Conferma che i pagamenti vengono effettuati solo per beni o servizi validi ricevuti dal fornitore
• Mantieni rilasci di pagamenti più rapidi e accurati
• Facilitare una migliore trasparenza eliminando errori e doppi pagamenti
• Traccia record di pagamenti per più fornitori
• Preparati meglio per gli audit aziendali

Diverse aziende possono seguire diversi modi di abbinamento delle fatture come elaborato nella sezione successiva di seguito.

Modalità di corrispondenza delle fatture

Il processo di corrispondenza delle fatture nelle organizzazioni viene normalmente eseguito nei seguenti modi: corrispondenza a 2 vie, corrispondenza a 3 vie e infine corrispondenza a 4 vie.

Le fatture sono convalidate rispetto ad altre correlate flussi di lavoro documentali che può includere ordini d'acquisto, ricevimento della merce e bollettini di ispezione. Questi metodi di corrispondenza controllano anche le discrepanze della fattura e i livelli di tolleranza che devono essere risolti prima che la fattura venga autorizzata per il pagamento.

Corrispondenza a 2 vie

La corrispondenza a 2 vie è un modo semplice e comune per verificare le fatture. Implica l'abbinamento delle fatture agli ordini di acquisto e il controllo delle tolleranze. Se la fattura soddisfa i criteri richiesti, viene pianificato il pagamento.

Corrispondenza a 3 vie

Abbinamento a 3 vie è il metodo più diffuso per la corrispondenza delle fatture. Ciò comporta un processo in tre fasi. La fattura viene verificata per verificarne l'esattezza nei dettagli elencati sull'ordine di acquisto e sul ricevimento della merce. Una volta approvati i livelli di tolleranza, la fattura è pronta per il pagamento.

Corrispondenza a 4 vie

Più complesso dell'abbinamento a 2 e 3 vie, l'abbinamento a 4 vie implica un'altra fase di convalida. Richiede la corrispondenza delle fatture con gli ordini di acquisto, le ricevute di merci e anche i tagliandi di ispezione.

Al momento della consegna della merce, il reparto ricevimento controlla la quantità ed emette una bolla di controllo che attesta che la quantità ricevuta è corretta. Pertanto, solo una fattura che corrisponde all'ordine di acquisto, all'entrata merci, alle tolleranze e alla bolla di controllo è considerata idonea al pagamento.

Queste modalità di abbinamento fatture assicurano che le aziende paghino solo i beni/servizi ordinati e ricevuti. Protegge inoltre da fatture false ed errori di pagamento consentendo alle imprese di avere una migliore presa sui loro rapporti con terzi.

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Abbinare le fatture ai contratti

Oltre ai metodi di corrispondenza delle fatture, alcuni acquisti possono essere effettuati utilizzando un processo di corrispondenza dei contratti. Definita anche fatturazione senza ordine di acquisto, questo tipo di fattura viene utilizzato per pagamenti ricorrenti o di utenze che si verificano in un ciclo.

Nell'abbinamento del contratto, la fattura viene confrontata e verificata rispetto a un contratto esistente. Esempi di tali acquisti contrattati possono essere le bollette mensili (elettricità, acqua, ecc.), l'affitto dell'edificio e le spese di manutenzione, i costi pubblicitari, i servizi legali o di consulenza e altro ancora.

Questo tipo di abbinamento è soggetto a un processo interno di approvazione della fattura. Se il contratto corrisponde e viene data l'approvazione, la fattura senza ordine di acquisto viene pianificata per il pagamento.

Elimina la necessità di abbinare le fatture agli ordini di acquisto e ad altri documenti giustificativi. Inoltre facilita la liquidazione anticipata dei pagamenti di natura ripetitiva, risparmiando tempo, fatica e costi.

Che cos'è l'abbinamento automatico delle fatture?

La corrispondenza automatizzata delle fatture si riferisce alla digitalizzazione del processo di corrispondenza delle fatture di un'azienda con l'ausilio di strumenti e tecnologie avanzate; le fatture vengono elaborate automaticamente senza la necessità di intervento umano.

La tecnologia di corrispondenza automatizzata delle fatture può cambiare il modo in cui lavorano i reparti AP. Le fatture ricevute vengono scansionate, convertite in un formato digitale, abbinate utilizzando algoritmi e verificate rispetto alle impostazioni di tolleranza e, se approvate, vengono elaborate per il pagamento, il tutto senza dipendenza umana.

Il compito di convalidare o abbinare le fatture ed elaborarle utilizzando l'automazione può fornire una serie di vantaggi. Le tecnologie di automazione basate sull'intelligenza artificiale come OCR e RPA possono migliorare l'elaborazione delle fatture senza contatto per renderla efficiente e priva di errori.

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Utilizzo dell'intelligenza artificiale nell'abbinamento automatico delle fatture

L'uso dell'intelligenza artificiale per gestire i processi può rendere il lavoro noioso e complesso, semplice e facile. Le tecnologie basate sull'intelligenza artificiale come OCR e RPA possono essere strumenti efficaci per automatizzare i processi AP e migliorare l'efficienza aziendale.

Riconoscimento ottico dei caratteri

L'OCR è una tecnologia che legge ed estrae informazioni da documenti digitali per la modifica. Utile per le industrie che si occupano di un volume elevato di dati, le funzionalità OCR che utilizzano l'intelligenza artificiale sono un vantaggio per Automazione AP.

L'OCR può funzionare in modo efficace acquisizione dati, estrazione estraendo i dati rilevanti. Quindi lo instrada per abbinare automaticamente la fattura con l'ordine di acquisto. Dopo questa fase, il processo di abbinamento fatture può essere completato utilizzando l'abbinamento a 2, 3 o 4 vie. Tutto ciò riduce gli sforzi, i tempi e i costi delle attività manuali garantendo una migliore efficienza del processo.

Ma mentre l'OCR può dare un enorme contributo all'ottimizzazione dell'automazione dei processi AP, l'OCR da solo potrebbe non essere sufficiente per completare il processo di automazione. L'utilizzo di un'altra potente tecnologia in combinazione con l'OCR può rivelarsi più vantaggioso per ottenere l'automazione completa del processo.

Automazione di processo robotizzata

L'automazione robotica dei processi è una tecnologia software popolare e utile che può fungere da assistente virtuale insieme all'OCR per automatizzare i processi digitali. Il software consente agli utenti di creare "bot" che imitano le azioni umane.

Questi robot affidabili sono utilizzati in molti settori per operare 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX con velocità e precisione elevate. Interagendo con le applicazioni di sistema, questi bot possono eseguire automaticamente acquisizione di dati cognitivi, estrarre e analizzare i dati come fanno gli esseri umani. Oltre a questo, possono comunicare e indirizzare i dati estratti a processi appropriati per avviare un'azione precisa in pochi secondi.

RPA con OCR può assistere un processo di corrispondenza delle fatture AP con velocità, precisione e tempi ridotti sin dal momento in cui la fattura viene ricevuta. Carica, scansiona, esegue estrazione di informazioni, avvia la corrispondenza a 2, 3 o 4 vie, controlla le tolleranze impostate e contrassegna le fatture per la correzione o l'elaborazione dei pagamenti.

Vantaggi dell'abbinamento automatico delle fatture

L'automazione della corrispondenza delle fatture aiuta a semplificare l'elaborazione delle fatture per i pagamenti. Con l'eliminazione della necessità dell'intervento umano, vengono escluse anche le complicazioni legate alla gestione della documentazione e delle convalide manuali.

Alcuni dei notevoli vantaggi offerti dall'elaborazione delle fatture senza contatto sono:

• Che fa risparmiare tempo – L'abbinamento manuale delle fatture è noioso e richiede tempo. Il controllo individuale dei dettagli della fattura e la convalida con processi a 2,3, 4 o XNUMX vie richiede molto tempo. Pertanto, consente ai dipendenti dell'azienda di dedicare il proprio tempo prezioso ad altre attività chiave e migliorare la produttività complessiva.
• Precisione – L'automazione del processo AP riduce l'incidenza di errori e garantisce un flusso di lavoro fluido tra i processi. Le mancate corrispondenze o le discrepanze vengono rilevate facilmente e solo quando una fattura viene liquidata a tutti i livelli, ne viene programmato il pagamento.
• Protezione contro fatture duplicate e fraudolente – L'automazione della corrispondenza delle fatture comporta una convalida coerente tra fatture e documenti giustificativi. Anche eventuali eccezioni vengono rilevate e contrassegnate per la verifica manuale. Ciò garantisce protezione contro fatture fraudolente o duplicate e un migliore controllo aziendale.
• Promuove le relazioni con i fornitori – L'automazione dell'elaborazione delle fatture può abbinare rapidamente le fatture agli ordini di acquisto e accelerare il pagamento ai fornitori per mantenerli soddisfatti. A sua volta, l'azienda può anche beneficiare di migliori offerte contrattuali e sconti sui pagamenti anticipati per una maggiore redditività.
• Analisi efficiente dei costi – L'elaborazione senza contatto delle fatture fornisce informazioni sulle singole voci che aiutano a identificare quelle che offrono il valore più alto. Questi dati affidabili aiutano a migliorare l'analisi dei costi e la selezione dei fornitori pertinenti per apportare più valore all'azienda.
• Buono per gli audit – Le fatture con altri documenti giustificativi sono obbligatorie per gli audit. L'utilizzo della corrispondenza automatizzata delle fatture assicura che gli ordini di acquisto, le entrate merci, i tagliandi di ispezione e le fatture siano disponibili in una posizione centralizzata digitalmente a cui è possibile accedere facilmente durante gli audit per accelerare il processo.

Conclusione

L'abbinamento e l'elaborazione delle fatture della contabilità fornitori è un processo complesso. La tecnologia abilitata all'intelligenza artificiale può fornire leva alle aziende attraverso l'automazione personalizzabile. Automatizzando, le aziende possono cercare di integrarsi perfettamente flusso di lavoro di gestione dei documenti processi, creare una migliore trasparenza, mantenere buone relazioni commerciali per ottimizzare l'efficienza e la crescita aziendale.

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