In un mondo in cui il tempo è denaro, sia le aziende che i clienti cercano metodi di pagamento senza problemi che facciano risparmiare tempo e aumentino l'efficienza.
Did you know that it could take small-to-mid-sized companies up to 25 giorni completare l'elaborazione di una singola fattura?
Inserisci l'automazione dei pagamenti, una soluzione che ha guadagnato popolarità negli ultimi tempi a causa della pandemia e del nuovo panorama competitivo. Automatizzando il processo di pagamento, aziende e privati possono risparmiare tempo e ridurre al minimo il rischio di errori.
In questo articolo, esploreremo i vantaggi dell'automazione dei pagamenti, come funziona e come può essere implementata per semplificare i processi di pagamento e aumentare i profitti per le aziende di tutte le dimensioni. Che tu sia un piccolo imprenditore o un CFO di una grande azienda, l'automazione dei pagamenti potrebbe essere la soluzione di cui hai bisogno.
Cos'è l'automazione dei pagamenti?
L'automazione dei pagamenti è un sistema che elabora i dati relativi ai pagamenti ed esegue azioni con il minimo coinvolgimento umano.
Gli svantaggi associati ai processi di pagamento manuali hanno portato alla necessità di automatizzare i pagamenti. Le sfide comuni includono errori umani, attività che richiedono tempo, mancanza di trasparenza, rischi per la sicurezza e produttività ridotta.
L'automazione dei processi di pagamento riduce il rischio di errori, accelera i tempi di elaborazione dei pagamenti, migliora la trasparenza, migliora la sicurezza e aumenta la produttività. L'automazione dei pagamenti non è più solo un lusso per le grandi aziende, ma sta diventando sempre più necessaria per le aziende di tutte le dimensioni.
A livello individuale, l'automazione dei pagamenti può comportare il pagamento automatico delle fatture della carta di credito, delle rate del mutuo, del prestito e dei depositi a risparmio.
A livello aziendale, l'automazione dei pagamenti comporta l'utilizzo di strumenti software per gestire e completare il processo di pagamento dei fornitori. Ciò include l'approvazione dei pagamenti, l'invio tramite diversi metodi di pagamento come trasferimenti ACH, assegni, bonifici e pagamenti con carta virtuale.
L'automazione accelera i tempi di elaborazione dei pagamenti, garantendo che i pagamenti vengano effettuati in modo accurato e puntuale. I migliori servizi di pagamento automatizzati integrano perfettamente questi processi, riducendo il rischio di errori e facendo risparmiare tempo e denaro alle aziende.
Come funziona l'automazione dei pagamenti?
Le imprese ricevono fatture dai fornitori per prodotti o servizi ricevuti da questi ultimi. La fattura viene elaborata, in genere nel reparto AP, e una volta approvata, viene autorizzata per il pagamento.
I sistemi di automazione dei pagamenti sono generalmente integrati in un sistema di automazione AP completo che comprende vari processi, tra cui l'acquisizione delle fatture, la codifica, la revisione, l'approvazione, l'autorizzazione dei pagamenti e l'esecuzione dei pagamenti.
Nella fase di autorizzazione del pagamento, l'automazione può comportare la definizione di regole di codifica all'interno del software per avviare i pagamenti.
In un processo manuale, un responsabile AP invierebbe un batch di pagamenti per la revisione da parte di un autorizzatore di pagamento, che determinerebbe quindi quali pagamenti rilasciare, trattenere o rifiutare. Tuttavia, in assenza dell'ordinante di pagamento, il processo di svincolo del pagamento può essere ritardato, ponendo un notevole ostacolo alle operazioni manuali.
Con l'automazione, il pagamento di una fattura può essere approvato o rifiutato da qualsiasi luogo, in ufficio, a casa o in viaggio. In questa fase, l'autore del pagamento può anche decidere quando programmare il pagamento, ad esempio posticipandolo fino alla data di scadenza per risparmiare denaro o pagando in anticipo per ricevere uno sconto.
Durante la fase di esecuzione del pagamento del processo automatizzato, i pagamenti approvati vengono programmati e trasmessi. Una volta effettuato il pagamento, i dettagli vengono nuovamente sincronizzati con il sistema contabile e la fattura viene contrassegnata come pagata. Inoltre, tutti i record di approvazione, le copie delle fatture, le ricevute e i record di pagamento sono collegati alla fattura, consentendo a chiunque abbia bisogno di indagare sulla transazione in futuro di trovare tutte le informazioni rilevanti in un unico posto.
Uno dei metodi più comuni dei sistemi di pagamento automatizzati sono i trasferimenti ACH. Il processo di pagamento che utilizza i trasferimenti ACH prevede che il beneficiario crei un ordine di pagamento che viene ricevuto dalla banca originante. La banca originator compila tutti i PO e li invia a un ACH per l'elaborazione. L'operatore ACH quindi approva e rilascia l'importo dell'ordine di acquisto alla banca beneficiaria. Questo processo consente ai servizi di automazione dei pagamenti di elaborare i pagamenti in modo rapido e accurato senza un coinvolgimento umano significativo, riducendo il rischio di errori e migliorando l'efficienza complessiva del processo di pagamento.
Tipi di automazione dei pagamenti
L'automazione dei pagamenti può presentarsi in varie forme, ognuna con i suoi vantaggi unici. Ecco alcuni dei tipi più comuni di automazione dei pagamenti:
- ACH (Automated Clearing House) Payments: ACH payments are electronic transfers of funds between bank accounts in the United States. They are a cost-effective and reliable way to automate payments, particularly for recurring transactions like payroll or vendor payments. ACH payments are processed in batches, making them more efficient than wire transfers
- Wire Transfers: Wire transfers are a method of transferring funds electronically between banks, typically for large or urgent payments. Wire transfers can be expensive and time-consuming compared to other forms of payment automation, but they are also secure and reliable.
- Credit Card Payments: Credit card payments are a popular form of payment automation, particularly for online transactions. Credit card payments are fast, secure, and widely accepted, making them an ideal option for businesses that need to make purchases quickly.
- Electronic Invoicing Electronic invoicing, or e-invoicing, is the process of sending invoices electronically, rather than by mail. E-invoicing can save businesses time and money by automating the invoicing process, reducing errors, and improving cash flow. E-invoicing also enables businesses to track payments more efficiently and communicate with their customers in real time.
Vantaggi dell'automazione dei pagamenti
Ecco alcuni dei principali vantaggi dell'automazione dei pagamenti:
Pagamenti rapidi
Le soluzioni di pagamento automatizzato possono promuovere il pagamento tempestivo per le aziende con tutti i livelli di volumi di transazioni. Nel caso di società con volumi di fatturazione bassi, i sistemi automatizzati lo erano mostrato avere pagamenti puntuali il 33% delle volte, rispetto al 24% senza automazione. Allo stesso modo, le aziende con un volume di fatture moderato hanno registrato una tendenza simile, con il 42% delle fatture dell'ordine di acquisto pagate in tempo con l'automazione, contro il 25% senza di essa.
Maggiori livelli di precisione
L'automazione dell'elaborazione dei pagamenti migliora la precisione convalidando i dati delle fatture rispetto ai sistemi ERP o di contabilità, eliminando i processi manuali e le consegne cartacee che causano errori e contrassegnando le fatture duplicate.
La collaborazione tra fornitori e stakeholder interni è facilitata e la business intelligence viene utilizzata per identificare i fornitori problematici. Alcuni fornitori di tecnologia garantiscono l'accuratezza. La collaborazione elettronica consente una risoluzione efficiente degli errori rispetto ai metodi manuali che si basano su e-mail e telefonate non tracciate. Secondo "Il come, il perché e il ROI dell'automazione AP” report, il 23% delle aziende ha registrato una riduzione delle fatture duplicate a seguito dell'implementazione dell'automazione.
riduzione dei costi
I sistemi di pagamento automatizzati offrono significativi vantaggi in termini di costi alle aziende, aumentando il tasso di acquisizione degli sconti sui pagamenti anticipati e riducendo le sanzioni per i pagamenti in ritardo. Benchmark dell'IOFM mostrano che la maggior parte dei reparti di contabilità fornitori acquisisce meno del 21% di tutti gli sconti per pagamenti anticipati, ma l'automazione aiuta a spianare la strada alle aziende per pagare più fatture entro il periodo di sconto semplificando il ciclo di approvazione delle fatture. Il rapporto IOFM mostra anche che un reparto contabilità fornitori che elabora 5,000 fatture al mese può risparmiare $ 55,650 al mese utilizzando l'automazione.
Aumento della produttività
L'automazione dei pagamenti consente ai professionisti della contabilità di concentrarsi su attività strategiche come la pianificazione della liquidità. Riduce anche la necessità di dipendenti a tempo pieno, aumentando la produttività e la redditività. La collaborazione in tempo reale sui documenti condivisi semplifica i processi ed elimina inutili ritardi, facilitando il lavoro dei lavoratori remoti. Ciò si traduce in una maggiore comodità, meno frustrazioni e controversie e un ambiente di lavoro più tranquillo. I dipendenti possono contribuire al continuo miglioramento del processo di contabilità fornitori, favorendo la continua crescita dell'azienda.
Riduce le possibilità di frode
I processi di pagamento manuale decentralizzati rappresentano una significativa vulnerabilità alle frodi, in quanto vi sono più punti di ingresso per il pagamento di fatture false e una visibilità limitata su chi viene pagato per cosa. Tuttavia, l'automazione semplifica il processo, consentendo a tutte le fatture di viaggiare attraverso un unico sistema online per una visibilità completa e una facile identificazione dei pagamenti sospetti. Le soluzioni di automazione AP stabiliscono controlli di pagamento automatizzati, tra cui Segregation of Duties, Dual-Factor Authentication e Positive Pay Files, che prevengono le frodi interne e proteggono dai furti di account. Positive Pay Files trasmette quotidianamente un file di assegni emessi alle banche corrispondenti, consentendo la verifica dei pagamenti autorizzati.
Best practice per l'automazione dei pagamenti
L'impostazione e l'implementazione di servizi di pagamento automatizzati non garantisce automaticamente che un'azienda ne trarrà vantaggio. Per beneficiare veramente dell'automazione dei pagamenti, è essenziale seguire le migliori pratiche per la sua implementazione e gestione. Queste pratiche non solo aiutano a evitare errori costosi, ma assicurano anche il successo e la sostenibilità a lungo termine per i profitti dell'azienda. Seguendo alcune best practice elencate di seguito, le aziende possono automatizzare i pagamenti con maggiore efficienza e ridurre i costi.
- Garantire la conformità alle normative: le aziende devono garantire che i propri processi di automazione dei pagamenti siano conformi a tutte le normative pertinenti, come il Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e le normative antiriciclaggio (AML) . La conformità a queste normative può aiutare a proteggere l'azienda dai rischi legali e finanziari.
- Verifica delle informazioni di pagamento: prima di disporre un pagamento, le aziende devono verificare l'accuratezza delle informazioni di pagamento, come il nome del destinatario, il numero di conto bancario e il numero di instradamento. Questo può aiutare a prevenire errori ed evitare di inviare pagamenti al destinatario sbagliato.
- Mantenere la sicurezza e la privacy dei dati: i processi di automazione dei pagamenti dovrebbero essere progettati con solide misure di sicurezza per proteggere da frodi, hacking e violazioni dei dati. Ciò include l'implementazione della crittografia, l'autenticazione a più fattori e il monitoraggio regolare dei registri di accesso. Le aziende dovrebbero inoltre garantire il rispetto delle normative sulla privacy dei dati e proteggere le informazioni sensibili, come i dettagli del conto bancario e i dati personali.
- Processi di revisione e aggiornamento regolari: i processi di automazione dei pagamenti dovrebbero essere regolarmente rivisti e aggiornati per garantire che siano ancora efficaci ed efficienti. Ciò include il monitoraggio di eventuali errori o problemi, la revisione dei flussi di lavoro e dei processi di approvazione e l'incorporazione del feedback delle parti interessate. Rivedendo e aggiornando regolarmente i propri processi di automazione dei pagamenti, le aziende possono migliorare continuamente le proprie operazioni e ottenere risultati migliori.
Nanonet come parte del tuo percorso di automazione dei pagamenti
Nanonets ha un'offerta interna chiamata Flow che automatizza i debiti end-to-end. È una piattaforma ideale per le piccole e medie imprese che desiderano automatizzare il proprio processo AP in modo completamente personalizzabile ma scalabile.
Con l'importazione automatizzata, l'estrazione dei dati best-in-class, le approvazioni flessibili e tutte le opzioni di pagamento supportate, Flow è l'ideale per le aziende in crescita che desiderano formalizzare la propria funzione finanziaria.
Nanonets può anche aiutare ad automatizzare il processo di contabilità fornitori:
- Importazione e consolidamento di dati da più fonti: e-mail, documenti scansionati, file/immagini digitali, archiviazione cloud, ERP, API ecc.
- Acquisizione ed estrazione intelligente di dati da fatture, ricevute, fatture e altri documenti finanziari.
- Classificazione e codifica delle transazioni in base a regole aziendali.
- Impostazione di flussi di lavoro di approvazione automatizzati per ottenere approvazioni interne e gestire le eccezioni.
- Effettuare pagamenti in oltre 45 valute in tutto il mondo, utilizzando ACH, carta o bonifici.
- Riconciliazione di tutte le transazioni.
- Integrazione perfetta con ERP o software di contabilità come Quickbooks, Sage, Xero e altri.
togliere
L'automazione del processo di pagamento può apportare grandi vantaggi alle aziende e ai loro clienti. Semplifica l'elaborazione dei pagamenti, riduce gli errori e offre una gamma più ampia di opzioni di pagamento ai clienti. Adottando tecnologie di automazione dei pagamenti come sistemi di pagamento basati sull'intelligenza artificiale, software di contabilità intelligente e opzioni di pagamento mobile, le aziende possono migliorare la loro salute finanziaria, aumentare l'efficienza e migliorare la soddisfazione del cliente. Investendo nell'automazione dei pagamenti, le aziende possono stare al passo con i tempi, liberare risorse preziose e concentrarsi sulle proprie competenze chiave.
Poiché l'elaborazione automatizzata dei pagamenti continua a evolversi, svolgerà senza dubbio un ruolo sempre più critico nel successo delle aziende in tutti i settori.
- Distribuzione di contenuti basati su SEO e PR. Ricevi amplificazione oggi.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Conoscenza amplificata. Accedi qui.
- Fonte: https://nanonets.com/blog/what-is-payment-automation/
- :È
- $ SU
- 000
- 7
- a
- accelera
- accesso
- Secondo
- Il mio account
- Contabilità
- conti
- è possibile pagare per questi account
- precisione
- con precisione
- oh
- Raggiungere
- operanti in
- azioni
- Adottando
- vantaggi
- contro
- avanti
- AI-alimentato
- Tutti
- Tutte le transazioni
- Consentire
- consente
- AML
- quantità
- ed
- antiriciclaggio
- chiunque
- automazione ap
- api
- approvazione
- approvato
- SONO
- articolo
- AS
- associato
- At
- Autenticazione
- autorizzazione
- automatizzare
- Automatizzata
- automatizza
- Automatico
- automaticamente
- Automatizzare
- Automazione
- precedente
- Banca
- conto bancario
- conto in banca
- Banche
- basato
- BE
- diventando
- prima
- sotto
- beneficio
- vantaggi
- MIGLIORE
- best practice
- Meglio
- fra
- Bills
- Incremento
- Parte inferiore
- violazioni
- costruito
- affari
- business intelligence
- aziende
- by
- detto
- Bandi
- Materiale
- catturare
- carta
- i pagamenti con carta
- Custodie
- Contanti
- flusso di cassa
- Causare
- cfo
- sfide
- Controlli
- pulire campo
- Radura
- Cloud
- Cloud Storage
- codifica
- collaborazione
- COM
- Venire
- Uncommon
- comunicare
- Aziende
- azienda
- rispetto
- competitivo
- completamento di una
- conformità
- globale
- consolidamento
- contenuto
- continua
- continua
- continuamente
- contribuire
- controlli
- comodità
- Nucleo
- SOCIETÀ
- Corporazioni
- Corrispondente
- Costo
- costo effettivo
- Costi
- potuto
- Creazione
- credito
- carta di credito
- critico
- valute
- curva
- cliente
- Soddisfazione del cliente
- Clienti
- personalizzabile
- ciclo
- alle lezioni
- dati
- Violazioni dei dati
- privacy dei dati
- protezione dati
- la sicurezza dei dati
- Data
- decentrata
- decide
- Ritardato
- ritardi
- Shirts Department
- dipartimenti
- depositi
- progettato
- dettagli
- Determinare
- diverso
- digitale
- Codice Sconto
- sconti
- controversie
- documenti
- inconvenienti
- ogni
- Presto
- più facile
- Efficace
- efficienza
- efficiente
- in modo efficiente
- Elettronico
- elettronicamente
- elimina
- eliminando
- incorporato
- dipendenti
- Abilita
- consentendo
- comprende
- crittografia
- da un capo all'altro
- Migliora
- garantire
- assicurando
- iscrizione
- Ambiente
- ERP
- errore
- errori
- essential
- stabilire
- stabilire
- eccetera
- evolvere
- esecuzione
- costoso
- esperto
- esplora
- facilitato
- falso
- FAST
- feedback
- pochi
- Compila il
- File
- finanziare
- finanziario
- Trovate
- flessibile
- flusso
- Focus
- seguire
- i seguenti
- Nel
- modulo
- forme
- frode
- Gratis
- da
- completamente
- function
- fondi
- Inoltre
- futuro
- GDPR
- Generale
- dati generali
- Regolamento generale sulla protezione dei dati
- ottenere
- ottenere
- Globalmente
- Go
- maggiore
- molto
- Crescita
- Crescita
- di garanzia
- pirateria informatica
- Avere
- Salute e benessere
- Aiuto
- aiuta
- qui
- tenere
- Casa
- Casa
- Come
- Tuttavia
- HTTPS
- umano
- ideale
- Identificazione
- identificare
- implementazione
- implementato
- Implementazione
- importare
- competenze
- miglioramento
- miglioramento
- in
- includere
- inclusi
- Compreso
- incorporando
- Aumento
- è aumentato
- Aumenta
- crescente
- sempre più
- individuale
- individui
- industrie
- industria
- informazioni
- avviare
- integrare
- Intelligence
- Intelligente
- interno
- indagare
- investire
- coinvolgere
- coinvolgimento
- Rilasciato
- sicurezza
- IT
- SUO
- Sapere
- Dipingere
- paesaggio
- grandi
- In ritardo
- riciclaggio di
- Guidato
- Legale
- Livello
- livelli
- piace
- Limitato
- linea
- connesso
- Liquidità
- elencati
- prestito
- località
- a lungo termine
- più a lungo
- cerca
- Basso
- Il luxury
- fatto
- make
- Fare
- gestire
- gestione
- direttore
- Manuale
- segnato
- analisi
- metodo
- metodi
- minimo
- errori
- Mobile
- soldi
- monitoraggio
- Mese
- Scopri di più
- più efficiente
- Mutuo
- maggior parte
- multiplo
- Nome
- necessaria
- Bisogno
- esigenze
- New
- numero
- ostacolo
- of
- offrire
- offerta
- Offerte
- Office
- on
- ONE
- in corso
- online
- Operazioni
- operatore
- Opportunità
- Opzione
- Opzioni
- minimo
- Altro
- complessivo
- proprietario
- pagato
- pandemia
- Carta
- parte
- particolarmente
- Passato
- Paga le
- pagamento
- Pagamento
- Carta di pagamento
- metodi di pagamento
- processo di pagamento
- Servizi di pagamento
- Sistemi di pagamento
- pagamenti
- Libro paga
- per cento
- esegue
- periodo
- cronologia
- dati personali
- fase
- telefono
- telefonate
- posto
- pianificazione
- piattaforma
- Platone
- Platone Data Intelligence
- PlatoneDati
- Giocare
- PO
- punti
- Popolare
- popolarità
- PoS
- positivo
- pratiche
- prevenire
- primario
- Privacy
- Problema
- processi
- Elaborato
- i processi
- lavorazione
- della produttività
- Prodotti
- Scelto dai professionisti
- redditività
- promuoverlo
- protegge
- protezione
- fornitori
- acquisti
- Quickbooks
- rapidamente
- gamma
- tasso
- piuttosto
- RE
- di rose
- tempo reale
- ricevute
- ricevere
- ricevuto
- recente
- record
- ricorrenti
- ridurre
- Ridotto
- riduce
- riducendo
- Basic
- regolarmente
- Regolamento
- normativa
- rilasciare
- Uscite
- pertinente
- affidabile
- a distanza
- lavoratori remoti
- rapporto
- Risoluzione
- Risorse
- colpevole
- Risultati
- recensioni
- rivisto
- revisione
- Rischio
- rischi
- robusto
- ROI
- Ruolo
- norme
- s
- soddisfazione
- Risparmi
- risparmio
- Risparmio
- scalabile
- programma
- in programma
- senza soluzione di continuità
- sicuro
- problemi di
- rischi per la sicurezza
- Cercare
- invio
- delicata
- Servizi
- condiviso
- dovrebbero
- mostrare attraverso le sue creazioni
- Spettacoli
- significativa
- simile
- Allo stesso modo
- semplificare
- singolo
- Dimensioni
- piccole
- piccola impresa
- Software
- soluzione
- Soluzioni
- alcuni
- fonti
- velocità
- Stage
- stakeholder
- Standard
- si
- stati
- soggiorno
- Ancora
- conservazione
- Strategico
- razionalizzazione
- inviare
- il successo
- tale
- fornitori
- supportato
- sospettoso
- Sostenibilità
- sistema
- SISTEMI DI TRATTAMENTO
- Fai
- task
- Tecnologie
- Tecnologia
- che
- Il
- Il futuro
- loro
- Li
- Strumenti Bowman per analizzare le seguenti finiture:
- Attraverso
- tempo
- richiede tempo
- volte
- a
- strumenti
- pista
- delle transazioni
- Le transazioni
- Trasferimento
- trasferimenti
- trasmettere
- Trasparenza
- viaggiare
- Trend
- Tipi di
- tipicamente
- indubbiamente
- unico
- Unito
- Stati Uniti
- Unsplash
- aggiornato
- aggiornamento
- urgente
- generalmente
- Prezioso
- vario
- venditore
- fornitori
- Convalida
- verificare
- contro
- virtuale
- visibilità
- volume
- volumi
- vulnerabilità
- Modo..
- Che
- se
- quale
- OMS
- ampiamente
- più ampia
- volere
- Wire
- con
- entro
- senza
- Lavora
- lavoratori
- flussi di lavoro
- lavoro
- lavori
- mondo
- sarebbe
- Wrong
- Xero
- Tu
- Trasferimento da aeroporto a Sharm
- youtube
- zefiro