La tecnologia aziendale all'avanguardia è una vera zuppa dell'alfabeto: RPA, BPM, BPA, AI, ML, CLI, ERP, FTE, OCR, POC, ROC, RBAC e l'elenco potrebbe continuare. In questo articolo parleremo di RPA – Robotic Process Automation e BPM – Business Process Management, cosa sono, come sono correlati e come, in sinergia, possono guidare la crescita del business e aumentare la competitività sul posto di lavoro.
Il collegamento tra BPM e RPA
Per comprendere la sovrapposizione nel diagramma di Venn di BPM e RPA, è necessario sapere qual è ciascuno di essi.
Che cos'è la gestione dei processi aziendali (BPM)?
Secondo Gartner, la gestione dei processi aziendali (BPM) è l'uso di vari metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare i processi aziendali.
La necessità di integrare gli elementi di qualsiasi azienda – persone, informazioni e strumenti per gestire l'azienda – è vecchia quanto l'impresa umana stessa. Si dice che BPM si sia evoluto da When Business Process Reengineering (BPR), progettato nell'ultimo decennio del secolo scorso per consentire alle aziende di migliorare il flusso di lavoro verso vari risultati come un migliore servizio clienti, costi operativi ridotti e rimanere competitivi.
In sostanza, BPM è un'idea di gestione che induce le organizzazioni a prestare un'attenzione esplicita ai propri processi aziendali in tutta la loro gamma di operazioni. Comprende una comprensione approfondita dei passaggi che fanno parte di un processo aziendale, le persone coinvolte in questi passaggi, le informazioni che vengono elaborate durante questi passaggi e le tecnologie che vengono invocate durante l'esecuzione dei vari passaggi.
Tradizionalmente, il BPM prevedeva la realizzazione manuale di diagrammi di processo mediante l'osservanza manuale della funzione aziendale. Questi diagrammi sono stati successivamente acquisiti manualmente utilizzando strumenti di creazione di diagrammi visivi come Microsoft Visio. Negli ultimi tempi sono stati sviluppati strumenti migliori che vengono utilizzati per acquisire automaticamente processi, evidenziare opportunità di miglioramento e implementare nuovi flussi di lavoro.
L'implementazione di BMP può comprendere un'analisi approfondita delle operazioni, la mappatura dei processi aziendali e l'incorporazione di una serie completa di strumenti e funzionalità per abilitarla. I processi che costituiscono un business possono essere strutturati e ripetibili, o non strutturati e variabili, e un buon BPM cattura tutti i processi e li integra perfettamente in un framework più ampio. Negli ultimi tempi, le tecnologie vengono spesso utilizzate con BPM per orchestrare e monitorare il flusso automatizzato dei processi nell'ambito delle competenze aziendali. La moderna tecnologia utilizzata nei sistemi PM include analisi sofisticate che utilizzano regole aziendali per valutare più eventi e individuare modelli o relazioni per un'ulteriore ottimizzazione.
Il BPM è una strategia funzionale e non un percorso verso la trasformazione digitale in sé. Sebbene la gestione del processo aziendale ottimizzi le funzioni dell'azienda, fintanto che si basa su sistemi legacy per attività individuali come l'immissione di dati, l'onboarding, la manutenzione dei record, l'aggregazione di report, l'elaborazione degli ordini, ecc., non può fornire i risultati promessi nella loro interezza. È qui che entra in gioco l'RPA.
Che cos'è l'automazione dei processi robotici (RPA)?
Un processo aziendale comprende attività più piccole, molte delle quali ripetitive e basate su regole. Robotic Process Automation sono software programmabili, o bot, che automatizzano attività manuali, ripetitive e basate su regole.
Le attività tipiche che possono essere automatizzate utilizzando i bot includono l'accesso alle applicazioni, la lettura di fatture, l'estrazione di dati dai documenti e la corrispondenza/convalida di elementi in un sistema. L'RPA migliora la velocità e l'efficienza di questi compiti banali, riduce i costi e consente agli esseri umani di impegnarsi in compiti più strategici. Alcune attività che possono essere automatizzate da bot e altri software RPA sono:
- Le informazioni trasferiscono le informazioni da un chatbot del servizio clienti a un repository adatto
- Contabilità delle transazioni
- Estrazione riga da fatture, ricevute, ecc.
- Estrai i dati dai profili dei social media disponibili pubblicamente in un repository utilizzato dai team di marketing
- Estrazione di dati da database di terze parti da incorporare in un flusso di lavoro
Gli strumenti RPA utilizzati oggi nel contesto aziendale sono di due tipi:
- System Centric RPA funziona principalmente su sistemi aziendali esistenti come ERP con il minimo coinvolgimento umano. Tali sistemi sono caratterizzati da estese integrazioni e accesso alle API. Un esempio di processo incentrato sull'integrazione è l'online banking, che può coinvolgere diversi tipi di strumenti e bot RPA.
- L'RPA Human-Centric è quando l'essere umano è supportato da strumenti di automazione RPA, mentre i processi primari vengono eseguiti da esseri umani e l'automazione viene utilizzata per facilitare alcune delle attività di routine banali. Il servizio clienti, la gestione dei reclami, l'onboarding dei dipendenti e la presentazione dei rapporti sono alcune attività che traggono vantaggio dall'RPA incentrato sull'uomo.
Il RoI (Return on Investment) di BPM e RPA
Dati, complessità e scala sono i fattori decisivi che decidono il RoI di qualsiasi tecnologia. Vediamo come si confrontano BPM e RPA nel RoI rispetto a questi fattori.
Dati
L'integrazione dei dati in un processo BPM può essere complessa perché le aziende, in particolare quelle di grandi dimensioni che hanno più competenze chiave, hanno diversi silos di dati e protocolli complicati per razionalizzarli. Tale integrazione dei dati può essere ulteriormente complicata da fusioni e acquisizioni. L'automazione robotica, d'altra parte, di solito non si occupa dell'intera impresa (tranne se si tratta di una piccola impresa) e quindi non ha a che fare con schemi di dati. Utilizza semplicemente gli output correnti nello stesso modo in cui utilizzano i sistemi aziendali legacy.
Complessità
I sistemi BPM sono in grado di gestire regole e logiche aziendali complesse, ma richiedono formazione e competenze approfondite per un'implementazione senza interruzioni. Detto questo, molti dei moderni sistemi BPM sono intuitivi da usare e sfruttano funzionalità come operazioni WYSIWYG, funzionalità di trascinamento della selezione e procedure guidate di automazione che possono semplificare l'implementazione. In questi casi, BPM e RPA sono comparabili in RoI.
Scala
L'implementazione del BPM, in particolare con strumenti di automazione interconnessi, ad esempio l'iperautomazione, è associata a un'impronta di automazione su larga scala. Questa scala può essere correlata al RoI solo in relazione alle dimensioni e al fatturato dell'azienda. I BPA d'altra parte sono meno complicati, ma il loro RoI dipende ancora dalla quantità e dalla qualità delle attività manuali ripetitive che possono essere automatizzate. Questo è quindi un po' confuso per il confronto
I ROI di BPM e RPA non possono essere confrontati attraverso la semplice formula di (beneficio/costo)*100 per i seguenti motivi
- BPM è una strategia a livello aziendale mentre RPA è uno strumento di automazione delle attività. La formula di cui sopra si adatta all'RPA perché presuppone funzioni definibili, costi chiari e benefici finanziari misurabili. BPM, d'altra parte, è l'uso di strategie e tecnologie in modo trasformativo nell'intero portafoglio aziendale. Valutarne i vantaggi nell'intera azienda e non nei punti di contatto funzionali è complicato e questa semplice soluzione non funzionerà.
- I vantaggi in quella formula non devono essere sempre fiscali. BPM può offrire vantaggi che non possono essere catturati in bilancio. Alcuni vantaggi immateriali che non possono essere utilizzati nella formula di cui sopra includono accuratezza, flessibilità, conformità, morale dei dipendenti e risparmio energetico.
- Intervallo di tempo: RPA può iniziare a mostrare vantaggi in un arco di tempo più breve rispetto a BPM. Pertanto, non è proprio corretto confrontare RPA e BPM in termini di RoI. Tuttavia, entrambi gli approcci hanno i loro vantaggi e, se implementati in tandem, possono certamente fornire ROI sia negli aspetti convenzionali che non convenzionali.
Somiglianze: RPA vs BPM
RPA migliora BPM o BPM incorpora RPA nel suo funzionamento? Questo è forse l'equivalente moderno dell'antico enigma dell'uovo di gallina.
Nel parole di Jeffrey Brown, direttore senior dell'automazione digitale presso la società di consulenza di gestione globale SSA & Company "Una sorta di BPM è un prerequisito per qualsiasi implementazione RPA, poiché non è possibile automatizzare con successo ciò che non si comprende". Quindi forse BPM può essere considerato la tela su cui è dipinto RPA.
Ma non è così semplicistico. BPM e RPA sono spesso considerate tecniche complementari. Il primo può essere considerato il cervello mentre il secondo è il muscolo dell'operazione commerciale. È stato segnalato che il software RPA migliora tutti gli aspetti dei processi aziendali e dei flussi di lavoro e può far parte della gestione dei processi aziendali. Quando la maggior parte delle attività di un'azienda è supportata da strumenti di automazione come RPA, orchestrati e ottimizzati per adattarsi all'intero processo aziendale, la gestione dei processi aziendali può essere considerata iperautomatizzata.
Per mettere in sinergia BPM e RPA, è importante comprenderne le differenze.
La sinergia di BMP e RPA sfrutta i punti di forza di ciascuno, per migliorare l'efficacia del processo aziendale.
RPA per liberare gli esseri umani per operazioni con BPM più elevati:
Con l'RPA che si occupa di processi ripetitivi banali come l'estrazione dei dati, i dipendenti possono utilizzare il loro tempo, risorse e abilità mentali su strategia, innovazione e tecnologia che fanno parte del più ampio sistema BPM. Ciò può migliorare i risultati del processo, ridurre i tempi di ciclo e massimizzare l'efficienza.
RPA come interfaccia
Un processo aziendale può avere più applicazioni legacy che devono essere riunite sotto un ombrello comune di BPM. RPA può fungere da API per applicazioni legacy e aiutare a integrare le varie applicazioni disgiunte in una piattaforma comune.
BPM per gestire le eccezioni
Sebbene l'estrazione dei dati possa essere automatizzata con i sistemi RPA, la gestione delle eccezioni richiede un approccio più strategico. La gestione di un percorso di eccezione che implica la perfetta integrazione di un essere umano per la revisione e la risoluzione richiede sistemi BPM efficaci.
L'essere umano nel ciclo in BPM
Non tutti gli aspetti di un'azienda possono essere completamente automatizzati e ce ne sono alcuni che trarrebbero vantaggio dal coinvolgimento umano. Approvazioni e processo decisionale sono tali aree e senza un essere umano nel circuito, i processi potrebbero essere crivellati da incoerenze, ostruzioni e l'inevitabile errore umano e supervisione. Con un BPM HITL, i processi complessivi associati ad azioni come approvazioni e processi decisionali possono avere un mix giudizioso di analisi automatizzate e partecipazione umana.
RPA è il futuro di BPM?
L'RPA è sicuramente destinato a diventare una parte importante di BPM in futuro. Secondo Intelligenza Mordor, l'integrazione di strumenti di automazione come RPA e IoT con BPM aumenterà il mercato della gestione dei processi aziendali (BPM) da 3.38 miliardi di USD nel 2019 a 4.78 miliardi di USD entro il 2025. Le richieste di maggiore produttività, migliore gestione del rischio e migliore il controllo dei costi ha reso necessaria una maggiore implementazione dell'RPA nell'ecosistema BPM.
Intrecciare le applicazioni RPA in processi aziendali più ampi che coinvolgono elementi umani e di intelligenza artificiale può far risparmiare alle aziende molto tempo e generare un rapido ROI. Tuttavia, l'orchestrazione è essenziale per sfruttare i vantaggi dell'RPA. Le funzionalità di orchestrazione basate su BPM dell'automazione intelligente possono consentire la piena capitalizzazione delle funzionalità degli RPA per vantaggi a livello aziendale.
Nel quadro generale, sia RPA che BPM diventerebbero essenziali per il successo delle aziende. I BPM richiedono una riprogettazione dei flussi di lavoro da zero, il che è ingombrante. Tuttavia, automatizzare i processi inefficienti con RPA e infine integrarli nel flusso di lavoro più ampio può aiutare il processo di riprogettazione. È importante sapere quando e come implementare ogni approccio per massimizzare il RoI e la competitività dell'azienda nello scenario di business.
Sfide all'implementazione congiunta degli strumenti RPA e BPM
La sfida principale all'implementazione del BPM è il ritardo nel vedere i risultati. Va ricordato che BPM è una piattaforma pesante che deve essere integrata con gli altri sistemi e questa complessità può comportare ritardi nel vedere risultati tangibili. L'assenza di un payoff immediato, tuttavia, non significa che non funzioni. Tuttavia, per accelerare il guadagno, gli RPA possono essere inclusi nel framework BPM in modo da accelerare alcune delle attività che richiedono tempo, il che a sua volta può accelerare l'efficacia del sistema BPM.
Un'altra sfida nell'integrazione dell'RPA nel framework BPM è la carenza di competenze. Vale la pena avere un esperto di tecnologia o anche un team prima di intraprendere il viaggio nell'automazione.
Un altro ostacolo all'integrazione RPA-BPM è l'assenza di consapevolezza e conoscenza tra gli stakeholder. Il cambiamento genera sempre resistenza. Il cambiamento verso l'automazione potrebbe generare il timore dell'obsolescenza tra i dipendenti. Una buona strategia per coinvolgere i dipendenti nella transizione farebbe molto nell'implementazione delle strategie RPA-BPM nel processo aziendale.
Alcuni strumenti RPA e BPM
Con l'integrazione della tecnologia AI e ML in vari strumenti di automazione, le soluzioni RPA hanno capacità che vanno ben oltre la semplice replica di azioni umane ripetitive. Le moderne soluzioni RPA con funzionalità AI/ML eseguono azioni cognitive anziché ripetizioni metodiche basate su regole e possono gestire le eccezioni. Come si è visto, la gestione delle eccezioni e gli approcci cognitivi sono il dominio del BPM e può sembrare che il confine tra le piattaforme RPA e BPM si stia progressivamente assottigliando.
Tuttavia, esistono oggi sul mercato esempi specifici di strumenti RPA e BPM. Alcuni dei leader degli strumenti RPA sono
- UiPath: sebbene UiPath sia uno strumento prevalentemente RPA, ha anche funzionalità avanzate che lo rendono adatto all'integrazione BPM.
- Blue Prism: Blue Prism è uno strumento RPA che ha funzioni cognitive relative all'IA. È una piattaforma senza codice.
- Power Automate: Power Automate di Microsoft crea flussi di lavoro tra le applicazioni per sincronizzare file, ricevere notifiche e raccogliere dati. Anche basata sull'intelligenza artificiale, questa soluzione basata su cloud utilizza trigger e azioni per creare reazioni a catena all'interno di un flusso di lavoro in modo che le attività ripetitive, manuali e che richiedono tempo siano automatizzate.
- Nanonets è un software OCR che può far parte della sequenza RPA perché sfrutta le capacità di AI e ML per estrarre automaticamente dati non strutturati/strutturati da documenti PDF, immagini e file scansionati. Una sequenza tipica che coinvolge Nanonet nel protocollo RPA è quella mostrata di seguito.
Alcune piattaforme BPM popolari sono:
- Pega: Pega è una suite di applicazioni incentrata sul coinvolgimento dei clienti e sull'automazione dei processi digitali. Collega i sistemi rivolti ai clienti con l'automazione dei processi di back-end e dispone di un componente RPA.
- Odoo: Odoo ottimizza una gamma di funzioni aziendali, tra cui business intelligence e reporting, gestione delle risorse e marketing.
- Bonita: Bonita fornisce l'automazione del flusso di lavoro tra i diversi dipartimenti di un'azienda e dispone di funzionalità di analisi e previsione basate sull'intelligenza artificiale.
- Case.one: Case.one semplifica anche l'automazione dei processi tramite chatbot, reportistica e notifiche.
Aree di sinergia RPA-BPM
- Sanità: non c'è altro campo in cui la sinergia RPA-BPM sarebbe un vero e proprio salvavita, come il settore sanitario. L'RPA può essere applicato alla maggior parte dei processi nel settore sanitario, tra cui la registrazione dei pazienti, l'elaborazione dei dati dei pazienti, i referti medici, l'elaborazione delle fatture mediche, l'automazione dei dati assicurativi e l'archiviazione dei record dei pazienti. Con la grande quantità di dati e informazioni generati e raccolti nel settore sanitario, il compito di categorizzare, compilare e documentare può diventare ingombrante, soprattutto perché i requisiti normativi e legislativi devono essere meticolosamente rispettati. I sistemi BPM possono facilitare la gestione di tutte queste informazioni e attività, garantendo in tal modo conformità e affidabilità e riducendo i rischi.
- Servizio clienti: il servizio clienti, come l'assistenza sanitaria, richiede input da vari domini e deve elaborarli in vari modi. L'RPA può essere utilizzato per raccogliere dati e informazioni da varie fonti e i bot possono essere utilizzati per fornire supporto di interazione di primo livello al servizio clienti. Tuttavia, tutte le informazioni e le interazioni tra la piattaforma RPA e il cliente devono essere analizzate per un successivo utilizzo nel marketing e nelle vendite. I sistemi BPM possono elaborare le informazioni fornite dai sistemi RPA per consentire un migliore targeting nel marketing e fornire un migliore servizio clienti.
- Settore pubblico: come tutte le grandi imprese, anche i governi si occupano di lavori ripetitivi e ad alta intensità di lavoro come l'elaborazione dei documenti, la diffusione delle informazioni, la gestione dei dati e la conformità alla sicurezza, che sono i suoi elementi costitutivi. I governi stanno riconoscendo i vantaggi offerti dall'RPA nel suo funzionamento e stanno adottando sempre più vari strumenti RPA per le loro attività. L'integrazione di RPA con un BPM più ampio nel settore pubblico P consente l'allineamento della politica e della strategia con la sua esecuzione operativa, una migliore responsabilità, risposte più rapide ai cambiamenti delle politiche e agli eventi non pianificati e trasparenza nei confronti del pubblico.
- Settore finanziario: il settore dei servizi trarrebbe vantaggio dalle implementazioni dell'RPA nelle loro funzioni principali nella finanza per migliorare la produttività, ridurre i costi e semplificare gli adempimenti. L'RPA può collegare i dati transazionali da varie fonti, nella finanza ed è già utilizzato nell'elaborazione delle fatture, nei conti fornitori, nell'elaborazione dei reclami, nell'inserimento delle buste paga, nell'aggiornamento delle informazioni personali, nei conti di viaggio e spese e altro ancora. L'integrazione di RPA in un quadro BPM nel settore finanziario può aiutare le aziende a gestire e organizzare i conti in modo più efficiente per cominciare. Gartner rapporti che l'integrazione delle soluzioni BPM con il flusso di lavoro finanziario può aumentare il RoI annuale del 40-60% e ridurre al minimo gli errori. I BPM consentirebbero inoltre ai team finanziari di lavorare a stretto contatto con altri dipartimenti e clienti in aspetti quali la gestione dei contratti, la gestione degli account e la riparazione dei reclami. Gli strumenti BPM migliorano anche l'accuratezza dei dati finanziari, consentendo in tal modo la prontezza dell'audit in ogni momento.
- Team delle risorse umane: le risorse umane si occupano di attività amministrative e operative quotidiane che possono facilmente trarre vantaggio dall'RPA. Lasciando che i robot svolgano il lavoro non basato sulle decisioni, il dipartimento delle risorse umane può liberare tempo da utilizzare in attività più fruttuose. La sinergia tra RPA e BPM nei dipartimenti delle risorse umane può ridurre il fabbisogno di risorse e risparmiare tempo e denaro semplificando attività come i processi di onboarding, la gestione dei benefit, il monitoraggio delle schede attività, la formazione, le modifiche alle politiche, le revisioni salariali e le revisioni delle prestazioni.
Risposte ad alcune FAQ
Di seguito vengono fornite alcune domande comuni pubblicate sui siti di ricerca da persone che tentano di comprendere BPM, RPA e le loro interconnessioni.
Attingendo dall'ampia discussione nelle sezioni precedenti, risponderemo a queste domande.
Qual è la differenza tra RPA e BPM?
BPM è una strategia di gestione che può coinvolgere o meno strumenti di automazione. È lo scheletro di un flusso procedurale in un'azienda.
RPA è uno strumento software o un "bot", come viene comunemente chiamato, che esegue attività basate su regole proprio come fa un essere umano.
L'RPA potrebbe, e sta diventando sempre più, una delle tante ruote dentate nella più ampia strategia di gestione di BPM.
RPA è uno strumento BPM?
RPA è senza dubbio uno strumento di automazione e può far parte del sistema BPM. Non è, tuttavia, uno strumento BPM di per sé, e può operare in modo indipendente.
Qual è la differenza tra RPA e flusso di lavoro?
Il flusso di lavoro è semplicemente una rappresentazione del flusso di lavoro come accade in un processo aziendale. Alcuni flussi di lavoro comuni in un'azienda sono l'elaborazione delle fatture, la gestione delle relazioni con i clienti e la pianificazione delle risorse aziendali (ERP). L'automazione del flusso di lavoro automatizza attività specifiche all'interno di un processo o flusso di lavoro aziendale. RPA automatizza interi flussi di lavoro dall'inizio alla fine tramite regole.
Qual è la differenza tra Robotic Process Automation e Business Process Management?
Vedi la risposta alla prima domanda.
L'RPA è un flusso di lavoro?
No, RPA non è un flusso di lavoro. È uno strumento di automazione che automatizza i flussi di lavoro dall'inizio alla fine tramite regole.
Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?
L'automazione del flusso di lavoro automatizza attività specifiche all'interno di un processo aziendale o flusso di lavoro.
togliere
L'incorporazione di strumenti RPA in un sistema BPM può migliorare l'efficienza operativa e ridurre i costi delle operazioni aziendali. Le soluzioni RPA e BPM implementate congiuntamente consentirebbero una potente piattaforma in grado di supportare la trasformazione digitale dell'impresa nel suo insieme.
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