La guida completa all'archiviazione dei documenti

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Come funziona l'archiviazione elettronica dei documenti?

L'archiviazione dei documenti non è un'attività una tantum, ma una volta impostato un processo aziendale adeguato, è possibile automatizzarlo. Vediamo come documentare i lavori di archiviazione.

Fase 1: valutazione iniziale

Comprendi i tuoi attuali processi documentali. Come gestisci i documenti essenziali e non essenziali? Hai un processo prestabilito? Tutti i documenti vengono gestiti contemporaneamente o il processo è ad hoc?

Dai un'occhiata

• In che modo i documenti vengono generati, registrati, classificati e nominati?
• Qual è la procedura per la digitalizzazione dei documenti?
• Quali sono i requisiti per eliminare o eliminare un documento?
• Chi gestisce le eccezioni ai documenti?
• Quali documenti sono necessari per un audit?

Dovresti anche capire il numero di documenti che gestirai per farti un'idea.

Sulla base di questa valutazione iniziale, si lavora alla stesura dei flussi per i processi.

Passaggio 2: identificare obiettivi e ruoli

Dopo aver compreso i processi, prova a mappare i motivi per l'archiviazione dei documenti.

• Vuoi ridurre i costi operativi di gestione dei documenti?
• Lo stai facendo per aderire alle linee guida sulla sicurezza dei dati?
• Stai cercando di ottimizzare la gestione dei tuoi record?
• Il team esecutivo sta facendo questo per migliorare la visibilità delle risorse?

In base agli obiettivi, puoi dare loro la priorità e modificare i processi di archiviazione dei documenti. Comprendere i ruoli degli stakeholder nel processo.

• Chi supervisionerà il processo di archiviazione dei documenti?
• Quali livelli di autorizzazione utilizzerai per limitare l'accesso ai dati archiviati?
• Come garantirete la conformità dei dipendenti?

Passaggio 3: implementare un programma di conservazione

Ora è il momento di impostare un programma di conservazione. Fondamentalmente, comprendi i documenti che devono essere conservati e quelli che no.

È necessario mantenere i resoconti finanziari annuali originali poiché potrebbero essere richiesti in futuro. Ricerca le regole federali, locali, statali e specifiche del settore che devi seguire.

Ad esempio, conservare tutti i documenti relativi all'IRS e alle tasse per almeno sette anni.

Successivamente, demolisci tutti i documenti che non richiedono essere archiviati o che non verranno mai archiviati in modo permanente, come cataloghi dei fornitori, posta indesiderata e copie duplicate. Puoi digitalizzarli scansionandoli ed estraendo informazioni utilizzando il software OCR.

Impiegare un fornitore NAID (Associazione Nazionale per la Distruzione delle Informazioni) per il trasporto sicuro, il successivo smaltimento e la distruzione dei materiali per evitare qualsiasi potenziale responsabilità.

Passaggio 4: digitalizzare i file cartacei

Digitalizza i file cartacei per ridurre i costi, risparmiare spazio e migliorare l'organizzazione dei documenti.

È possibile utilizzare il software OCR insieme a uno scanner di documenti per ordinare, organizzare, etichettare e indicizzare i file per una migliore ricercabilità.

Passaggio 5: scegli uno spazio di archiviazione

Se scegli l'archiviazione digitale, devi scegliere tra: nastro, disco e archiviazione cloud. Ciascuno presenta vantaggi e svantaggi associati alla sicurezza a lungo termine, all'integrità e alla facilità di accesso da parte del software di gestione dei record.

Passaggio 6: automatizzare i flussi di lavoro dei documenti

Una volta che tutti i processi e tutte le variabili sono stati mappati, è il momento di implementare il processo.

Uno dei vantaggi derivanti dall'utilizzo di un software di gestione dei documenti come Nanonets è la possibilità di automatizzare tutti i processi e impostare notifiche alle parti interessate in modo da non perdere file di errore. Consulta i passaggi per creare il flusso di archiviazione dei documenti.

Passaggio 7: monitora e ottimizza

Nessun processo è perfetto all'inizio. Dopo aver implementato i flussi di lavoro dei documenti, ricevi feedback dalle parti interessate su come migliorare il processo.

Quali aziende trarrebbero vantaggio dall’archiviazione dei documenti?  

La tua azienda deve concentrarsi sull'archiviazione dei documenti se:

• La tua azienda si occupa regolarmente di molte pratiche burocratiche
• Potrebbe essere necessario accedere a vecchi documenti in futuro
• Gli audit sono comuni per le aziende simili a te
• È necessario archiviare i documenti nell'ambito della conformità e dei requisiti normativi

Se questi fattori sono rilevanti per la tua azienda, potresti dover archiviare i tuoi documenti.

Perché optare per l'archiviazione elettronica dei documenti?

Riduci i costi e risparmia spazio

Che tu stia gestendo una grande società internazionale o una startup alle prime armi, è importante risparmiare sulle spese dove è possibile. L'archiviazione dei documenti digitali può consentire questo liberando spazio e diminuendo le spese operative.

Quanto più limitati sono i documenti da regolamentare in loco, tanto meno tempo e denaro dovranno essere spesi per gestirli.

Migliora il flusso di lavoro e le prestazioni

Un'adeguata archiviazione dei documenti digitali può migliorare le prestazioni e il flusso di lavoro aziendali. Secondo le stime, non è necessario che circa l’80% dei dati di produzione siano immediatamente disponibili.

Archiviando questi dati, puoi facilitare l'accesso al resto dei tuoi dati e potenzialmente migliorare le tue prestazioni.

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Casi d'uso dell'archiviazione di documenti

L'archiviazione dei documenti è utile per quasi tutti i tipi di attività. Diamo un'occhiata ad alcune applicazioni reali dell'archiviazione di documenti in diversi settori.  

Documenti aziendali come contratti, lettere e documentazione di progetto possono accumularsi nel corso degli anni, in quantità enormi, che fanno lievitare le spese di archiviazione. Quando i lavoratori hanno bisogno di recuperare dati da questi riferimenti, la ricerca manuale in enormi archivi di documenti può richiedere ore della loro giornata.

• Servizi finanziari le aziende devono garantire che tutti i loro documenti siano pronti per la verifica. È qui che l'archiviazione dei documenti li aiuta a conservare tutti i registri dei clienti, le ricevute di cambio valuta e altri documenti legali quando richiesto.
• Retail le aziende potrebbero aver bisogno di salvare tutte le informazioni sui clienti, sui venditori e sui fornitori in caso di eventuali discrepanze in futuro.
• Studi legali e uffici legali è necessario archiviare tutti i contratti, i documenti e i fax relativi al caso come PDF. Hanno bisogno di trovare rapidamente documenti e preventivi utilizzando la ricerca intelligente e i tag. È qui che l’archiviazione dei documenti torna utile.
• Servizi pubblici gestire molte informazioni giorno dopo giorno. Non tutto è rilevante ora, ma devono memorizzare tutte le informazioni che devono essere prontamente disponibili in un secondo momento con un clic di un pulsante.
• Aziende possono ottimizzare la gestione dei documenti con un'archiviazione efficiente dei documenti. Convertendo i propri documenti cartacei in una libreria consultabile, i dipendenti possono ridurre il tempo impiegato nella ricerca di documenti e la digitalizzazione può anche migliorare la visibilità dei dati.

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Archiviazione di documenti con Nanonets

Nanonets è un software di gestione dei documenti intelligente con software OCR integrato che può aiutarti a convertire tutti i tuoi documenti cartacei in un formato digitale ricercabile. Nanonets è facile da usare grazie a un generatore di flussi di lavoro drag-and-drop senza codice in grado di automatizzare qualsiasi processo documentale manuale.

Ecco come puoi utilizzare Nanonets per archiviare i tuoi documenti:

Mappa tutti i tuoi processi e le parti interessate nel tuo processo

Crea un account su Nanonets e seleziona un modello OCR personalizzato per creare un modello OCR adatto alle tue esigenze oppure puoi anche selezionare tra i modelli OCR pre-addestrati.

Carica i documenti e addestra il modello per estrarre i dati nel formato che desideri.

Una volta che sei soddisfatto del modello, puoi impostare l'inoltro automatico di tutti i documenti a un'e-mail specifica. Vai a Flusso di lavoro > Importa > Ricevi file tramite e-mail

Dopo aver configurato l'acquisizione dei documenti, il tuo modello OCR riceverà automaticamente i documenti scansionati ed estrarrà il testo dai documenti nel formato che preferisci.

Puoi estrarre i dati nel database di tua scelta scegliendo un'opzione di esportazione dal flusso di lavoro.

Puoi aggiungere una sezione di approvazione aggiungendo fasi di approvazione, tipi di revisione, regole per contrassegnare i file e altro ancora.

Puoi anche aggiungere regole per migliorare i dati, rinominare i file, classificare e ordinare i documenti e altro ancora. Ho bisogno di aiuto? Il nostro team è qui per aiutarti a impostare tutto!

Vai su Nanonets e prova a farlo da solo ora. Oppure chiedi al nostro team di farlo per te!

Nanonets viene utilizzato ogni anno da oltre 30,000 professionisti soddisfatti per automatizzare i propri processi documentali. Ecco un’istantanea delle prestazioni di Nanonets

Ecco cosa dicono di noi i nostri clienti.

Se hai un processo di archiviazione di documenti complesso, il nostro talentuoso team può aiutarti a semplificare e automatizzare l'intero processo, in modo che sia efficiente e funzioni secondo le tue esigenze. Vuoi condividere con noi le tue esigenze? Imposta una chiamata or Mandaci un email.

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Archiviazione di documenti vs backup di file

L'archiviazione dei documenti consiste sostanzialmente nel fare un backup dei file, giusto? Beh, è ​​un po' diverso.

Il processo di archiviazione dei documenti riguarda solo i documenti passivi, mentre i backup vengono creati per i file attivi utilizzati nei sistemi quotidiani.

L'obiettivo di un archivio di documenti è conservare i documenti originali nel caso in cui siano necessari per diversi motivi in ​​futuro, mentre l'obiettivo di un backup di file è conservare una copia dei file attivi nel caso in cui i file effettivi vengano danneggiati o persi, garantendo il funzionamento continuità.

Diamo un'occhiata a più differenze tra l'archiviazione dei documenti e il backup dei file.

	Archivio documenti	Backup dei documenti
Goal	Archiviazione a lungo termine di documenti che non vengono utilizzati in questo momento	Salvataggio di una copia dei dati recenti in caso di perdita o danneggiamento dei dati
Usato	A seconda delle esigenze – es. Audit	Quando i dati correnti sono danneggiati o non vengono caricati
Dati	Salvato come copia. I dati non vengono sovrascritti	I dati vengono sovrascritti
Tipo di dati archiviati	Dati originali – es. Resoconti finanziari	Duplicato dei dati correnti come copia
Velocità	La velocità di ripristino non è un problema	Dovrebbe essere in tempo reale
Termine	Conservazione a lungo termine	Stoccaggio a breve e medio termine

FAQ

Perché digitalizzare i documenti?

Gestione produttiva dei documenti: i documenti indicizzati e digitalizzati possono essere esportati in un sistema e archiviati automaticamente nelle biblioteche digitali, dove il loro utilizzo può essere documentato, tracciato e gestito.

Riutilizzo semplice del testo: quando un soggetto stampato viene ripristinato in testo modificabile, può essere modificato e riutilizzato in Microsoft Excel o Word, risparmiando tempo generalmente impiegato per ricreare e riscrivere i documenti.

Ricercabilità: i documenti, comprese le parole chiave nei metadati o nel testo, possono essere rilevati dalle reti di ricerca elettronica e indicati in pochi secondi.

Accesso semplice: i documenti digitali possono essere recuperati dal repository principale in qualsiasi momento e distribuiti rapidamente via e-mail, eliminando la necessità di effettuare copie stampate.

Che cos'è un software di archiviazione dei documenti?

Il software di archiviazione dei documenti converte i documenti in record digitali che possono essere archiviati, facilmente accessibili e gestiti in modo efficiente, aiutando il tuo istituto

risparmiare sulle spese di archiviazione, migliorare la produttività dei dipendenti e accelerare le procedure aziendali.

Adeguati per l'archiviazione a lungo termine, gli elenchi convertiti sono piccoli con una qualità visiva elevata. Possono essere letti su vari apparecchi, facilmente accessibili da luoghi isolati e archiviati centralmente in archivi elettronici, biblioteche digitali o sistemi di gestione dei documenti

reti. Qualsiasi azienda può accelerare le procedure interne e aumentare l'efficienza fornendo un facile accesso alle copie archiviate digitalmente con diritti di accesso definiti.

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