La guida completa all'automazione degli acquisti

Sei stanco di inserire manualmente le richieste, creazione di ordini di acquistoe monitorare le fatture? Stanco di fare affidamento su metodi ad alta intensità di manodopera per gestire i problemi di conformità? Vorresti che ci fosse un modo per rendere più efficienti i tuoi processi di procurement?

Se è così, dovrai sapere tutto sull'automazione degli acquisti, un potente strumento che può aiutarti a gestire il processo di acquisto in modo efficiente. In questo articolo demistificheremo il processo di automazione degli approvvigionamenti e discuteremo le numerose sfide (e vantaggi), le tendenze emergenti e le migliori pratiche ad esso associate.

Cos'è l'automazione degli approvvigionamenti?

L’automazione degli approvvigionamenti è l’uso della tecnologia per semplificare l’acquisizione di beni e servizi. È un modo per automatizzare le attività manuali in tutto il processo di approvvigionamento, rendendolo più efficiente ed economico. L’automazione di questo processo può assumere molte forme, dai promemoria automatizzati via e-mail all’uso di algoritmi di intelligenza artificiale (AI).

Sfruttando tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale, l’apprendimento automatico, l’automazione dei processi robotici (RPA), l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e la blockchain, le aziende possono automatizzare vari processi di approvvigionamento. Questi processi possono includere l'elaborazione degli ordini, le scadenze dei pagamenti, la selezione e la valutazione dei fornitori, la gestione dei documenti, la previsione della domanda, la riconciliazione delle fatture e automazione della catena di approvvigionamento.

---

Stai cercando di automatizzare i tuoi processi AP manuali? Prenota una demo dal vivo di 30 minuti per vedere come Nanonets può aiutare il tuo team a implementare end-to-end Automazione AP.

Pianificare un demo

Vantaggi dell'automazione degli approvvigionamenti

Costi ridotti

L'automazione può ridurre il tempo necessario per elaborare gli ordini, creare richieste di acquisto e molte altre attività. Ciò significa che spenderai meno soldi per stipendi e altre risorse.

maggiore efficienza

Quando ci sono meno persone che lavorano su ciascuna attività, ci sono meno errori commessi dal giudizio umano. Ciò significa che anche la tua azienda sarà in grado di fare di più in meno tempo!

Migliore precisione

Con meno errori commessi da persone che non sono professionisti qualificati, c'è meno spazio per errori quando si tratta di assicurarsi che tutto sia fatto correttamente prima di procedere con qualsiasi altra cosa relativa specificamente ai processi di approvvigionamento all'interno di un'organizzazione stessa.

Agilità aumentata

L’automazione del procurement è come avere un paio di mani in più per aiutare le organizzazioni ad adattarsi ai cambiamenti del mercato e alle esigenze aziendali. Prendersi cura delle attività ripetitive di approvvigionamento libera tempo e risorse preziose in modo che le aziende possano concentrarsi sulla costruzione di rapporti migliori con i fornitori, sulla formulazione di idee innovative e sul prendere decisioni strategiche.

Processo decisionale basato sui dati

Quando le aziende utilizzano l'automazione degli approvvigionamenti, hanno accesso ad alcuni potenti strumenti per l'analisi dei dati. Ciò include aspetti come l'analisi della spesa, che ti aiuta a capire quanti soldi stai spendendo per cose diverse, e le metriche delle prestazioni, che possono dirti quanto bene stanno funzionando i tuoi processi di approvvigionamento. Ma non è tutto: è inclusa anche l’analisi predittiva, il che significa che puoi utilizzare i dati per prevedere cosa potrebbe accadere in futuro. Avendo a disposizione tutte queste informazioni, le aziende possono prendere decisioni migliori su come spendere i propri soldi e anche identificare opportunità e rischi che altrimenti non avrebbero notato. Quindi, quando si tratta di procurement, utilizzare i dati per guidare il processo decisionale è sicuramente la strada da percorrere!

Conformità migliorata

Quando le aziende utilizzano l'automazione nei processi di approvvigionamento, possono assicurarsi di seguire tutte le norme e i regolamenti ad esse applicabili. Ciò include aspetti come le politiche di approvvigionamento, gli standard etici e i requisiti di sostenibilità. Automatizzando le attività legate alla conformità, le aziende possono ridurre il rischio di finire nei guai per non aver seguito le regole. Ciò potrebbe significare evitare sanzioni o multe, che possono essere davvero costose.

Cos'è il processo di automazione degli approvvigionamenti?

Iniziare con il procurement automatizzato è più semplice di quanto potresti pensare. Il processo stesso può essere suddiviso in alcuni passaggi chiave:

Raccolta Dati

Inizia raccogliendo dati come dettagli del prodotto e del fornitore, cronologia degli ordini di acquisto, stato della fattura e altro ancora. La raccolta di queste informazioni ti aiuterà a comprendere meglio le esigenze e gli obiettivi della tua organizzazione.

Fai un passo indietro e valuta quanto è efficiente il tuo processo attuale, dove sono i punti critici e che tipo di automazione aiuterebbe a cambiare le cose.

Ottimizzazione degli appalti

Una volta che hai tutti i dati necessari, è il momento di ottimizzare il tuo processo. Utilizza algoritmi per analizzare i dati raccolti e identificare potenziali risparmi sui costi, prodotti obsoleti, rischi di spesa eccessiva e opportunità di standardizzazione.

Automazione degli acquisti

Utilizza strumenti tecnologici per automatizzare il processo di approvvigionamento, inclusi ordini di acquisto automatici, selezione dei fornitori, gestione dei contratti e altro ancora. Ciò migliora la tua capacità di tenere traccia e gestire i contratti riducendo i costi sotto forma di tempi di elaborazione e spese generali amministrative.

Esistono numerose soluzioni diverse, dalle soluzioni di base alle soluzioni complete di livello aziendale, quindi è importante fare ricerche su ciò che è disponibile e trovare la soluzione giusta per la tua organizzazione.

Fattibilità e approvazione delle parti interessate

Fatti un'idea dei costi di implementazione in modo da sapere cosa ti aspetta una volta effettuato il passaggio. Assicurati che tutti i soggetti coinvolti nel processo decisionale siano coinvolti prima di assumere qualsiasi impegno per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e sosterranno il passaggio dalla carta al digitale.

Sviluppa un piano

Una volta risolti tutti i preliminari, è il momento di sviluppare un piano di implementazione che tenga conto della formazione dei dipendenti, della sicurezza dei dati e di altri passaggi necessari prima di avviare i sistemi di approvvigionamento automatizzati.

Monitoraggio e reportistica

Infine, monitora i parametri prestazionali come i tempi di consegna, la visibilità della spesa e le prestazioni dei fornitori nel tempo, al fine di garantire che gli obiettivi vengano raggiunti e che eventuali problemi vengano rapidamente identificati e risolti.

Le sfide dell'automazione degli approvvigionamenti

Quando si parla di procurement automatizzato, ci sono alcune sfide da considerare. Sebbene il processo possa sembrare semplice sulla carta, nella pratica può essere complesso. Ecco un elenco di alcuni ostacoli che potresti incontrare:

Change Management

Il passaggio a soluzioni di procurement automatizzato richiede il consenso delle parti interessate e del personale di tutta l’organizzazione. Questo può essere difficile, poiché spesso c’è una certa resistenza al cambiamento e l’adozione di nuove tecnologie richiede tempo.

Considerazioni sui costi

L’automazione richiede investimenti iniziali in termini di tempo e denaro, il che può rendere il passaggio intimidatorio per alcune organizzazioni. Valutare attentamente le opzioni e comprendere i costi associati è fondamentale quando si seleziona una soluzione automatizzata che meglio si adatta alle esigenze della tua organizzazione.

Integrazione dei dati

Le soluzioni di automazione dell'approvvigionamento hanno successo solo se si integrano con i sistemi e i database esistenti per fornire una visione completa dei dati dei fornitori, dei prezzi dei prodotti, degli ordini di acquisto, ecc. Ad esempio, qualsiasi potenziale soluzione selezionata dovrebbe avere la capacità di comunicare con il vostro ufficio finanziario. sistema per fornire una cronologia dettagliata delle transazioni per migliori processi decisionali all'interno dell'organizzazione.

---

Configura flussi di lavoro AP touchless e semplificare il processo di contabilità fornitori in secondi. Prenota ora una demo dal vivo di 30 minuti.

Pianificare un demo

Migliori pratiche per l'automazione degli approvvigionamenti

Valuta le tue esigenze

Prima di iniziare a esaminare la tecnologia, è importante valutare esattamente cosa stai cercando di ottenere con l’automazione degli approvvigionamenti. Desideri una migliore visibilità sui dati di spesa? Vuoi migliorare le prestazioni dei fornitori attraverso analisi e approfondimenti? Ci sono inefficienze nei processi attuali che potrebbero essere affrontate con nuovi strumenti o sistemi? Una volta che hai un quadro chiaro di ciò che deve essere migliorato, è il momento del secondo passaggio!

Lavora con esperti

Una delle cose più importanti che puoi fare è coinvolgere esperti con esperienza nell’automazione degli approvvigionamenti. Saranno in grado di guidarti attraverso il processo, aiutandoti a pianificare le sfide e a identificare potenziali insidie. Consultare un esperto può migliorare notevolmente la velocità e l'affidabilità della transizione.

Scegli la tecnologia giusta per la tua azienda e mantienila!

Quando scegli il software di automazione degli approvvigionamenti più adatto alla tua organizzazione, considera fattori quali il rapporto costo-efficacia rispetto alla facilità d'uso nel tempo; scalabilità di entrambe le soluzioni software stesse, nonché la loro capacità all'interno di organizzazioni più grandi. Se si integrano bene con altri sistemi esistenti già utilizzati in un ambiente aziendale come le piattaforme ERP. È anche importante non limitarsi a considerare un fornitore, ma piuttosto ricercare più opzioni prima di prendere qualsiasi decisione sul processo di automazione degli approvvigionamenti.

Sviluppa un piano

Prima di implementare qualsiasi nuovo sistema software o cambiamento di processo, soprattutto uno complesso come l’automazione degli approvvigionamenti, è saggio creare un piano esplicito su come funzioneranno le cose una volta che tutto sarà stato messo in atto. Ciò dovrebbe includere tempistiche per ogni passaggio insieme a parametri specifici rispetto ai quali il successo può essere misurato in seguito. Ad esempio, prevediamo che questa nuova politica aumenterà le nostre vendite del 20% in sei mesi.

Casi d'uso comuni dell'automazione degli approvvigionamenti

Gestione magazzino

Questo è uno degli usi più basilari dell'automazione degli approvvigionamenti, poiché ti consente di monitorare i livelli di inventario e assicurarti di non rimanere senza prodotti o forniture prima che siano necessari.

Vendor Management

Questa funzionalità consente alle aziende di tenere traccia di tutti i propri fornitori in un unico posto, facilitando la collaborazione regolare con loro e garantendo che tutti i pagamenti vengano eseguiti senza intoppi alla fine di ogni mese (o anno).

Contract Management

Le funzionalità di gestione dei contratti consentono alle aziende di creare contratti con i propri fornitori al fine di garantire il rispetto costante degli standard di controllo qualità nel tempo. Ciò aiuta a prevenire che sorgano problemi nel corso del tempo a causa di scarse prestazioni da parte di entrambe le parti durante un progetto o altri tipi di accordo tra due parti.

Gestione delle relazioni con i fornitori

Le soluzioni di gestione delle relazioni con i fornitori possono rappresentare un punto di svolta per le organizzazioni che lavorano con i fornitori. Semplificano il processo di gestione delle relazioni con i fornitori automatizzando attività come monitorare le prestazioni dei fornitori, rimanere in contatto con loro e lavorare insieme verso obiettivi condivisi.

Tendenze emergenti nell’automazione degli approvvigionamenti

Sebbene l’automazione dell’approvvigionamento sia già un punto di svolta per il processo di acquisto, la situazione potrà solo migliorare. Ecco alcune delle tendenze emergenti nell’automazione degli approvvigionamenti:

Intelligenza artificiale e apprendimento automatico

Le soluzioni di automazione basate sull’intelligenza artificiale stanno diventando sempre più popolari e sono in grado di analizzare i dati in modo rapido e accurato per prendere decisioni migliori più rapidamente. Non solo, ma l’apprendimento automatico consente a questi strumenti di diventare più accurati ed efficienti nel tempo man mano che raccolgono più dati.

Blockchain Tecnologia

La tecnologia Blockchain viene utilizzata nel processo di approvvigionamento per fornire un registro immutabile che registra ogni fase del processo di acquisto. Ciò contribuisce a garantire maggiore trasparenza, precisione e risparmio sui costi e può essere utilizzato per supportare la conformità alle normative.

Digitalizzazione dei documenti

La digitalizzazione dei documenti è stata resa possibile con tecnologie basate su cloud come l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). Questa tecnologia consente di convertire i documenti scansionati in file digitali, consentendo tempi di elaborazione dei documenti più rapidi. Inoltre, invece di avere documenti sparsi ovunque, vengono archiviati in modo sicuro in un unico sistema.

La promessa di queste tendenze emergenti, oltre al continuo sviluppo dei processi attuali, dimostra che l’automazione degli approvvigionamenti è destinata a restare una forza trasformativa nelle operazioni aziendali.

In che modo le nanonet possono aiutare con l'automazione degli approvvigionamenti?

La piattaforma basata sull’intelligenza artificiale di Nanonets può aiutare nei processi di automazione degli approvvigionamenti automatizzando le attività di acquisizione ed estrazione dei dati dei documenti. Ad esempio, la piattaforma può estrarre dati da fatture, ordini di acquisto e altri documenti relativi agli appalti e inserirli automaticamente nei sistemi o nei flussi di lavoro di approvvigionamento. Questa automazione riduce il rischio di errori, aumenta la velocità di elaborazione e consente ai dipendenti di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

Oltre a ciò, Nanonets fornisce un sistema con un'interfaccia utente intuitiva e flussi di lavoro personalizzati per semplificare l'automazione dei processi.

Pianificare un demo

Conclusione

In conclusione, il futuro dell’automazione degli approvvigionamenti è qui. Con esso arriva una serie unica di opportunità e sfide. Ma coloro che ne adotteranno la potenza raccoglieranno i frutti di una maggiore efficienza, una migliore precisione e un risparmio sui costi. Seguendo le migliori pratiche qui delineate, le organizzazioni possono semplificare i propri processi di approvvigionamento e diventare più competitivi nel mercato globale.

Con Nanonets, le aziende possono sfruttare le ultime novità in fatto di machine learning e tecnologia AI per automatizzare i processi di approvvigionamento per migliorare la precisione, ridurre i costi e utilizzare la propria forza lavoro in modo più efficiente.

Quindi, non aver paura di fare il grande passo. È ora di iniziare ad automatizzare il processo di approvvigionamento e portare la tua attività al livello successivo.

• Distribuzione di contenuti basati su SEO e PR. Ricevi amplificazione oggi.
• PlatoAiStream. Intelligenza dei dati Web3. Conoscenza amplificata. Accedi qui.
• Coniare il futuro con Adryenn Ashley. Accedi qui.
• Acquista e vendi azioni in società PRE-IPO con PREIPO®. Accedi qui.
• Fonte: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/