Lo stato della gestione dei progetti e cosa riserva il futuro con l'intelligenza artificiale

La gestione dei progetti è pronta per una (r)evoluzione poiché le tecnologie avanzate che integrano l’intelligenza artificiale (AI) vengono sempre più applicate sul campo. Comprendere il potenziale di questo cambiamento di paradigma basato sull’intelligenza artificiale è fondamentale se si vuole che le istituzioni finanziarie proteggano e aumentino il proprio vantaggio competitivo e possano sbloccare nuovo valore. 

È stato stimato che
Ogni anno in tutto il mondo vengono spesi 48 trilioni di dollari in nuovi progetti – ma solo il 35% circa di questi progetti avrà un esito positivo. Questo elevato tasso di fallimento è in gran parte attribuito all’inadeguatezza delle applicazioni e delle tecnologie attualmente disponibili e utilizzate per gestire i progetti, con teste di calcolo, diapositive e altre applicazioni meno sofisticate che continuano ad essere ampiamente utilizzate.

Come per molte aree dei servizi finanziari, riteniamo che questo spazio sia pronto per un’evoluzione grazie alle tecnologie avanzate abilitate all’intelligenza artificiale. Le organizzazioni hanno l’opportunità di ottenere una serie di vantaggi preparando le persone e i project manager del futuro e incorporando questi strumenti moderni nei processi di gestione dei progetti. Considerando che il raggiungimento del più piccolo dei miglioramenti nel successo del progetto si traduce in un notevole valore realizzato e vantaggi, è chiaro che l’interruzione guidata dall’intelligenza artificiale ha un potenziale significativo di vantaggio.

Ad oggi, la modernizzazione della gestione dei progetti è stata notevolmente assente e le funzionalità intelligenti sono ancora gravemente carenti, anche se molte tecnologie fondamentali per la gestione dei progetti sono già prontamente disponibili o lo stanno diventando rapidamente. Tuttavia, rimane la sfida relativa alla rapidità con cui le tecnologie che integrano l’intelligenza artificiale possono essere efficacemente applicate alla gestione dei progetti.

Cos'è l'intelligenza artificiale nella gestione dei progetti?
Nel contesto della gestione dei progetti, l’intelligenza artificiale può essere vista come strumenti sofisticati in grado di organizzare, supervisionare e completare le attività e i processi del progetto. Queste tecnologie sono versatili e possono essere integrate nella maggior parte, se non in tutti, i processi di gestione dei progetti per integrare le attività manuali, migliorando l’efficienza e l’efficacia complessive del progetto.

L'intelligenza artificiale nella gestione dei progetti è essenzialmente
una forma avanzata di automazione utilizzato per eseguire e completare attività amministrative ripetitive senza o con un coinvolgimento umano minimo in una frazione del tempo. Tuttavia, può anche analizzare vasti set di dati di progetto per consentire alle parti interessate di un progetto di prendere decisioni significativamente migliori e fornire risultati di progetto migliorati sfruttando informazioni basate sui dati.

L'intelligenza artificiale generativa e il suo sottoinsieme di modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) - di cui ChatGPT è il più noto - potrebbero essere utilizzati in aree quali la creazione e l'analisi di documenti di pianificazione e gestione di progetti intelligenti e specifici dell'organizzazione (programmazioni di alto livello, statuti, ecc.) e
abilitare l'uso di assistenti di progetto virtuali (chatbot). 

Aree della gestione dei progetti maggiormente colpite dall'intelligenza artificiale
Gli strumenti avanzati di intelligenza artificiale hanno il potenziale per svolgere un ruolo vitale nel migliorare molti aspetti della gestione dei progetti in un futuro molto prossimo, con molti strumenti già a disposizione dei professionisti. Come notato in precedenza, l’applicazione di strumenti e tecnologie di intelligenza artificiale nella gestione dei progetti
può alleviare il peso di compiti ripetitivi e banali, semplificando contemporaneamente i processi e promuovendo una migliore connettività dei team e una maggiore collaborazione tra diverse località geografiche per ottenere la massima produttività.

Ci sono una vasta gamma di aree in cui
Si prevede che l’intelligenza artificiale avrà un impatto sulla gestione dei progetti, tra i quali riteniamo più significativi i seguenti:

Assistenti virtuali per progetti
L'applicazione e l'utilizzo di assistenti virtuali per i progetti diventeranno una pratica comune nella gestione dei progetti. Grazie alla capacità di questi assistenti di progetto virtuali di apprendere dai dati storici e di comprendere il contesto generale dei progetti, saranno in grado di fornire preziose risposte e informazioni specifiche sul progetto (testo/voce).

Supporto PMO
L’ottimizzazione e la razionalizzazione del PMO sono un’altra area che trarrà beneficio dalla trasformazione dell’intelligenza artificiale e dall’applicazione di strumenti più intelligenti. Si noteranno miglioramenti nel monitoraggio dell’avanzamento del progetto, nell’anticipazione anticipata dei problemi del progetto, nella rendicontazione del progetto, nel monitoraggio della conformità e in altre automazioni.

Migliore definizione delle priorità e selezione dei progetti
La definizione delle priorità e la selezione dei progetti rappresentano un’altra area chiave che sarà notevolmente migliorata. Attraverso il rilevamento di modelli e l’utilizzo dei dati di progetto disponibili, l’intelligenza artificiale e il machine learning possono fare previsioni in modo molto più accurato di quanto possano fare gli esseri umani. Di conseguenza, è possibile dare priorità ed eseguire progetti che hanno maggiori possibilità di successo, riducendo così il rischio per l’azienda. In sostanza, garantire che si realizzi un valore maggiore rimuovendo o minimizzando i pregiudizi umani nella selezione e nella definizione delle priorità dei progetti.

Facilitazione di una migliore pianificazione e rendicontazione del progetto
Con la maggiore capacità di utilizzare il machine learning e l’elaborazione del linguaggio naturale, nel prossimo futuro l’intelligenza artificiale potrà essere sfruttata per ottenere una migliore pianificazione dei progetti e una migliore definizione dell’ambito attraverso l’automazione della laboriosa analisi delle storie degli utenti e, di conseguenza, esporre rapidamente eventuali incoerenze e irregolarità. Di conseguenza, potenziali problemi possono essere affrontati e corretti rapidamente, già nelle prime fasi della fase di pianificazione. L’intelligenza artificiale può anche aiutare efficacemente a facilitare meglio la programmazione e a preparare piani di progetti/risorse. Infine, è possibile generare report automatizzati (stato/slittamento del progetto, monitoraggio dei benefici) con dati in tempo reale, per sostituire le attività manuali attualmente ad alta intensità di lavoro che purtroppo producono report spesso obsoleti.

Test di software e sistemi
Una delle aree più colpite, che porterà a sostanziali benefici una volta applicati gli strumenti di intelligenza artificiale alla gestione dei progetti, sarà il test di software e sistemi. I test automatizzati di software e sistemi ampiamente applicati consentiranno il rilevamento tempestivo di difetti e potenzialmente soluzioni di autocorrezione, con conseguente riduzione considerevole delle attività di test manuali e di rilavorazione, dispendiose in termini di tempo, con il risultato finale di una migliore fornitura continua di valore.

Considerazioni finali
Accelerare l’applicazione e l’adozione dell’intelligenza artificiale nella gestione dei progetti sembra destinata a essere una necessità piuttosto che una scelta. L’intelligenza artificiale sarà dirompente per questa funzione e il modo in cui verranno gestiti i progetti sarà rivoluzionato. Troppi benefici non vengono realizzati a causa del basso tasso di successo dei progetti. Allo stesso tempo, le risorse del progetto sono sopraffatte e l’intelligenza artificiale ha il potenziale per contribuire a sollevare questo peso, facendo spazio a nuova creatività.

Secondo le prove attuali, l’intelligenza artificiale avanzata può svolgere un ruolo chiave per i decisori e le parti interessate nel fornire informazioni fruibili analizzando i dati in tempo reale. L’intelligenza artificiale può essere un vantaggio per superare i vincoli riconosciuti della gestione dei progetti (costi, tempi, ambito, qualità, benefici e rischi) – attraverso l’automazione basata sull’intelligenza artificiale,
approfondimenti in tempo reale, risparmi sui costi e riduzione dei rischi, è possibile ottenere percentuali di successo dei progetti più elevate e sbloccare altri vantaggi e valore aggiunto per le organizzazioni.

Il senior management dovrà riconoscere che una più ampia adozione dell’intelligenza artificiale trasformerà il ruolo dei leader e dei manager di progetto, man mano che il passaggio verso una maggiore automazione accelera. La capacità dell'intelligenza artificiale di rimuovere il peso dei compiti banali significa che i leader di progetto avranno una maggiore capacità di concentrarsi sugli obiettivi strategici dell'organizzazione e di realizzare in modo più efficace valore e benefici in linea con tali obiettivi.

Poiché l’intelligenza artificiale viene sempre più applicata e integrata nella funzione di gestione dei progetti, i leader e i manager di progetto del futuro dovranno mostrare livelli più elevati di pensiero strategico e senso degli affari – e una comprensione ancora più forte dei nuovi strumenti e tecnologie dell’intelligenza artificiale.

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