I 10 migliori software di gestione dei documenti legali per avvocati nel 2023

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#5. LexWorkPlace

LexWorkPlace è un software di gestione dei documenti e della posta elettronica basato su cloud. Consente agli utenti di gestire documenti ed e-mail e migliora la collaborazione. LexWorkPlace può essere utilizzato per i team che possono fare molte cose, come gestire i flussi di lavoro, delegare attività ai membri del team, monitorare tempi e pagamenti e archiviare dati.

Some of the features that LexWorkplace provides are full-text search, document version management, indicizzazione dei documenti & profiling, permissions & access management, and end-to-end data encryption.

Prezzi: $ 395/mese (3 utenti)

Prova gratuita: Non

  Classificazione, archiviazione e conservazione dei documenti

Vantaggi

• Controllo di Versione
• Nessun tempo morto

Svantaggi

• Impossibilità di salvare le email

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# 6. Clio

Clio is a legal practice management software that enables efficient running, organizing, and collaborating on cases. Users can use it to safely edit, store, and manage documents on the cloud.

Case and document management, scheduling, accounting, time tracking, task management, and billing are some of its main features. Additionally, Clio includes a mobile app that enables users to review, share, or upload documents, update case statuses, and connect with clients and team members.

Prezzi: A partire da $ 39/mese/utente

Prova gratuita: Sì

  Monitoraggio dei lead e gestione dei casi

Vantaggi

• Gestione completa di lead e casi
• Integrazione facile

Svantaggi

• Offerte separate (crescita e gestione)
• Nessun modello preimpostato

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#7 LogicalDoc

LogicalDOC is free software packed with an open-source database.

Sebbene supporti tutti i DBMS più diffusi, gli sviluppatori consigliano comunque MySQL per l'utilizzo nei sistemi di produzione. LogicalDoc consente a utenti e organizzazioni di organizzare, indicizzare, recuperare, controllare e distribuire documenti aziendali cruciali in modo sicuro e affidabile, concentrandosi sull'automazione dei processi aziendali e sul recupero rapido dei contenuti. Inoltre, supporta l'importazione automatica da file condivisi e l'integrazione con Microsoft Office e Outlook.

Prezzi: Su richiesta

Versione di prova gratuita: Sì, ha anche la versione gratuita

Ideale per: Indicizzazione e recupero rapido dei documenti

Vantaggi

• User Friendly
• Plugin Open Source per migliorare la funzionalità

Svantaggi

• La personalizzazione richiede conoscenze di programmazione
• Difficile creare file di backup

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#8. efileCabinet

Efile cabinet is a software di gestione dei documenti that enables users to manage documents, create workflows and customize processes to suit their needs. With features like advanced text search, secure sharing, e signatures, it aims to help organizations create, manage and efficiently share documents and take care of compliance. It also has the option of a mobile application for users.

Prezzi: $ 699/anno/utente

Prova gratuita: Sì

Ideale per: Content Management

Vantaggi

• Facile da usare, accessibilità
• Drag and Drop

Svantaggi

• Funzionalità di ricerca complessa
• Integrazione limitata

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#9. Punto di condivisione

SharePoint è una piattaforma basata sul Web per la collaborazione che si integra perfettamente con Microsoft Office. Sebbene la funzione principale di SharePoint sia come sistema di gestione e archiviazione dei documenti, il modo in cui ogni azienda lo utilizza varierà notevolmente. I gruppi possono creare un'area centrale protetta da password per la condivisione dei documenti con questo strumento.

È possibile accedere alle sue funzionalità tramite applicazioni Web e un'interfaccia utente Web (UI). Offre varie funzionalità in tutto lo spettro, come nomi di file estesi, supporto di file di grandi dimensioni, gestione dei diritti delle informazioni, condivisione di cartelle e accessibilità alla libreria di documenti.

Prezzi: È disponibile come parte di Microsoft Office 365 Suite

Prova gratuita: Ha una versione gratuita

Ideale per: Collaborazione

Vantaggi

• Condivisione e collaborazione
• Sincronizzazione dei dati
• Uso multi-dispositivo

Svantaggi

• Difficile da navigare
• Ripida curva di apprendimento

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#10. Io gestisco

Imanage is a comprehensive Content Management System that securely creates and collaborates documents. They also provide an ecosystem of partners and integrations like Google Workspace. With features like email management, AI-based contextual search, and encryption, it aims at assisting organizations in efficient knowledge management.

Prezzi: Su richiesta

Prova gratuita: Non

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Looking to optimize legal document management?

Check out Nanonets’ no-code document management platform & optimize document management in 15 minutes. Start your free trial.

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Confronto tra i migliori sistemi di gestione dei documenti legali

We’ve compared the legal document management mentioned in the blog above. Here’s a snapshot view of all software in brief.

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Nanonets: il miglior software di gestione dei documenti legali

[Contenuto incorporato]

Nanonets is an extremely easy-to-use document management system with no-code workflow management, best-in-class Software OCR, and reliable, secure cloud storage. You can set up Nanonets in one day, use them without writing a single line of code and automate every manual process within minutes.

Nanonet offre:

Oltre a questi, ecco tre motivi per cui Nanonets è un'opzione eccellente per un sistema di gestione dei documenti legali:

• Automazione dei flussi di lavoro - Automatizza le e-mail, l'acquisizione di documenti, la ricerca di PDF, abbina documenti legali e altro ancora con semplici flussi di lavoro senza codice.
• Gestione documenti - Trova ogni riferimento, contratto o accordo con una sola parola. Puoi utilizzare Nanonet per trovare documenti, annotazioni di documenti, digitalizzazione, archiviazione e altro.
• Eccellente Servizio Clienti – Il nostro team è pronto ad aiutarti durante il tuo viaggio. Nanonets fornisce supporto 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX, assistenza tecnica e sessioni di formazione gratuite per tutti i nostri clienti.

Nanonets offre una piattaforma ricca di funzionalità per automatizzare qualsiasi cosa, dai complessi processi finanziari all'immissione di dati di routine. Con integrazioni perfette, una piattaforma senza codice e l'automazione del flusso di lavoro, Nanonets è perfetto per gli studi legali che cercano di eliminare i processi manuali.

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How to select the best legal document management software?

While selecting a Legal Document Management System.

Identificare le tue esigenze

Before you embark on shortlisting possible software, review the current systems and processes to identify key gaps the software will help you solve. Once these are identified, make a thorough list that can be used for reference.

Tre fattori chiave che dovresti tenere a mente sono

Sicurezza e conformità

Regarding law firms, security is of paramount importance as they carry a lot of sensitive, confidential data of their clients. Data privacy and security are a must for corporate and personal clients. Even a minor data breach can lead to disastrous consequences. Thus, enterprise-grade security is a must for legal document systems to protect the data from hackers, phishers, and other cyber attacks. Thus, when choosing a document software, it’s encryption and compliance features should be verified.

Facilità di accesso

The work in a law firm involves a lot of collaboration. Multiple parties may be affected, and documents can change many hands throughout the process. Thus, in such cases, it becomes essential to ensure that documents can be accessed from the database quickly and efficiently. It offers great freedom and flexibility as teams can serve clients anytime and anywhere. This also goes a long way in boosting productivity and overall efficiency.

Condivisione sicura

Different permission/access levels or approval mechanisms must be required to ensure security. Documents should be encrypted so sharing and collaboration can be done securely. Some software also has provisions to set passwords or secure sharing links.

Ricerca

The next step is to shortlist various software that suits your needs. You can consult people already using that software and check for reviews on portals like G2 and Capterra. Once you’ve zeroed in on some of them, do an in-depth analysis via product demos, trials, etc.

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Se lavori con contratti e note legali, dai un'occhiata a Nanonets. Gestisci facilmente i documenti con l'automazione del flusso di lavoro senza codice. Inizia la tua prova gratuita or programma una chiamata con noi.

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Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione dei documenti legali?

Alcune delle funzionalità che il software di gestione dei documenti legali dovrebbe avere sono le seguenti.

Archiviazione documenti

The primary problem that a Legal document management platform aims to solve is document storage – having unlimited space for all the documents is a must. The system must have provisions to store all data from text files, audio recordings, video clips, and images. It should allow for efficient archiviazione dei documenti to store legal documents in secure cloud storage.

Sicurezza e conformità

Sono necessarie funzionalità di sicurezza come la protezione tramite password, la gestione delle autorizzazioni e l'autenticazione a più fattori, così come la conformità a varie normative in quanto gli studi legali si occupano di dati sensibili.

gestione e-mail

Anche questa non è una delle necessità ma aiuta molto se presente. Avere un sistema centralizzato in grado di gestire tutti i tuoi documenti ed e-mail aiuta a ridurre l'attrito e risparmiare tempo perso tra l'andata e il ritorno, cosa che avviene quando questi due sono gestiti su software diversi. Cerca un software di gestione dei documenti legali con funzionalità di analisi della posta elettronica per estrarre informazioni dalle e-mail in movimento.

Capacità di integrazione

Ciò sarà particolarmente utile per gli studi legali che già utilizzano vari strumenti per gestire diversi processi e vogliono continuare a utilizzare loro/i propri dati. Un software di gestione dei documenti legali che offre una perfetta integrazione con varie applicazioni consentirà un flusso regolare di informazioni.

Flussi di lavoro dei documenti

I requisiti di gestione per la tua azienda possono includere l'etichettatura dei documenti, la modifica, la modifica dei ruoli e delle autorizzazioni per i documenti, lo spostamento di un documento tra le cartelle, la creazione di nuovi documenti e l'aggiornamento dei documenti.

Pertanto, se il software fornisce l'automazione del flusso di lavoro, molte di queste attività possono essere automatizzate.

Riconoscimento ottico dei caratteri

The majority of law companies still work with a lot of paper documents. Legal offices require an automated scanning and document indexing solution to effectively manage the information contained in these documents. Software with OCR Technology can help solve this problem effectively.

Parole chiave di ricerca

Poiché sono presenti molti dati su più file, la ricerca di un particolare punto dati diventa spesso un'attività monumentale. La presenza della ricerca avanzata consente agli utenti di utilizzare più tecniche durante la ricerca e velocizza il recupero dei documenti.

Approvazione Automazione

I documenti legali devono essere approvati prima di essere inviati ai clienti. Assicurati che il tuo sistema di gestione dei documenti legali disponga di flussi di lavoro di approvazione o ti consenta di crearne uno.

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Con flussi di lavoro automatizzati, gestione delle attività, monitoraggio del tempo, gestione delle firme, collaborazione e condivisione sicura, il software di gestione dei documenti legali può fare molto per mettere in ordine le attività del tuo studio legale e aumentare l'efficienza del processo.

Pertanto, con il tempo l'adozione del software di gestione dei documenti legali aumenterà solo man mano che sempre più aziende realizzeranno il loro valore.

Con una miriade di opzioni disponibili sul mercato, assicurati di selezionare quella più adatta alle tue esigenze e al tuo budget.

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The blog was originally published on 11 December 2022 and was updated on 12 January 2023.