I 6 principali KPI della contabilità fornitori da misurare

I 6 principali KPI della contabilità fornitori da misurare

Timestamp: 29 settembre 2023 8:24
I 6 principali KPI di contabilità fornitori per misurare la Data Intelligence di PlatoBlockchain. Ricerca verticale. Ai.

Migliora la tua efficacia organizzativa con l'applicazione pratica dei giusti indicatori chiave di prestazione! 

Peter Drucker una volta disse: “Se non lo misuri, non puoi migliorarlo.” 

Monitorare le prestazioni del reparto Contabilità fornitori della tua azienda richiede uno sforzo molto maggiore rispetto al semplice monitoraggio del numero di fatture scadute! 

Un approccio strategico alla gestione del tuo team AP può esporre la tua azienda a un vortice di opportunità redditizie evitando allo stesso tempo problemi quali: scarso flusso di cassa all'interno dell'azienda, rapporti controversi con i fornitori e zero fonti di entrate aggiuntive; oggi ti mostreremo come l'utilizzo di determinati KPI può in definitiva aiutare il tuo team AP ad aumentare la propria efficienza.

Cosa sono i KPI? 

KPI è l’acronimo del termine – indicatore chiave di prestazione. Come suggerisce il nome, i KPI sono un indicatore quantificabile delle prestazioni di qualsiasi obiettivo specifico in un periodo di tempo. 

Gli imprenditori e i professionisti qualificati spesso si confondono tra i termini: indicatore chiave di prestazione e metrica. Ecco come differiscono i due: 

Gli indicatori chiave di prestazione hanno un impatto positivo sui risultati aziendali complessivi. Svolgono un ruolo chiave nel supportare la tua strategia aziendale complessiva e delineano ciò che è importante per aiutare l'azienda a crescere nel lungo periodo. Ad esempio: tempo medio impiegato per approvare una fattura e giorni di pagamento in sospeso. 

Le metriche, d'altro canto, sono uno strumento per misurare le attività quotidiane della tua azienda che aiutano a supportare gli indicatori chiave di prestazione. Non rappresentano una misura critica di per sé, ma potrebbero comunque avere un impatto minore sulla tua attività. Un esempio di metrica può essere: percentuale di fatture semplici e ROI sull'automazione delle fatture. 

Esistono molti tipi di indicatori chiave di prestazione che possono rivelarsi fruttuosi per la tua attività. Mentre ad alcune aziende piace tenere traccia dei propri progressi misurabili mensili, ad altre piace avere una visione più a lungo termine. Ecco alcuni dei tipi più comuni di KPI che dovresti conoscere: 

Operativa: Questi KPI aiutano a misurare le prestazioni della tua azienda in un arco di tempo più breve concentrandosi principalmente sul processo aziendale. Esempio: tasso di errore nei report finanziari, report prodotti per dipendente. 

In anticipo e in ritardo: Gli indicatori anticipatori aiutano a monitorare la crescita della tua attività e i risultati aziendali futuri. Considerando che i KPI ritardati aiutano a tenere traccia delle decisioni aziendali passate. Un mix di entrambi può dare vita a un’eccellente strategia aziendale. Esempio: entrate medie per utente. 

Funzionale: Alcuni degli indicatori chiave di prestazione possono essere associati a funzioni specifiche come contabilità, finanza, ecc. Esempio: costi contabili, fatturato della contabilità fornitori. 

Strategico: Questi aiutano a monitorare i tuoi obiettivi aziendali a lungo termine. Esempio: quota di mercato e ritorno sull'investimento.

Perché i KPI sono importanti per i team AP di contabilità fornitori?

Gli indicatori chiave di prestazione possono essere una metrica cruciale per misurare se i progressi del team di contabilità fornitori sono in linea con gli obiettivi aziendali generali della tua azienda. Alcuni dei motivi critici per cui i KPI vengono sempre più utilizzati dai team AP in tutte le aziende sono: 

  1. Ridurre i fattori di rischio: I KPI possono svolgere un ruolo cruciale nell’indicare lo stato di salute della tua organizzazione. A lungo termine, possono aiutare a ridurre i fattori di rischio finanziario e trasformare la tua attività in un’attività redditizia. 
  2. Allinea le tue squadre: Assicurati che tu e i tuoi team AP siate sempre in linea con la chiusura contabile di fine mese e che tu, in qualità di manager, possiate valutare se è necessario aggiungere risorse, persone o software, per migliorare le prestazioni. 
  3. Tieni traccia dei progressi: I KPI garantiscono che ogni dipendente del team AP si senta responsabile dei propri progressi. Ciò aiuta anche i team manager a spostare le cose in modo più sistematico. 
  4. Regola le tue strategie: Con una chiara documentazione di cosa funziona e cosa no per l'azienda, puoi indirizzare le tue strategie aziendali nella giusta direzione e lavorare di conseguenza.

Quali sono i punti critici che i KPI possono risolvere per il team AP?

Se sei un AP manager, sai quanto può essere difficile gestire i rapporti con i fornitori, tenere traccia delle fatture e gestire la liquidità. La maggior parte delle aziende considera un team AP come la quintessenza delle entrate. 

Il reparto Contabilità fornitori costituisce una componente fondamentale di ogni ambito aziendale. Anche il minimo errore nelle funzioni aziendali gestite dal dipartimento potrebbe costare all’azienda una grave battuta d’arresto. 

Gli indicatori chiave di prestazione possono fornire informazioni più approfondite sulle operazioni aziendali e quindi aiutare ad arrivare a soluzioni complete ai problemi. 

Ad esempio, un KPI elevato come "Tempo medio di pagamento" potrebbe indicare che c'è un ritardo nei pagamenti da effettuare ai fornitori aziendali perché non c'è abbastanza flusso di cassa nell'azienda. Pertanto, ciò funzionerebbe come indicatore dell'esistenza di un problema con la generazione di entrate nell'azienda. 

Un altro esempio che potrebbe aiutarti a comprendere l'importanza dei KPI per i team AP è il numero di fatture elaborate dall'azienda. Se la tua azienda ha un numero di fatture più elevato rispetto alla concorrenza, significa che stai lavorando con troppi fornitori. Pertanto, a tua volta ti stai perdendo sconti incredibili derivanti dal consolidamento delle attività. 

Allo stesso modo, molti indicatori di pagamento potrebbero implicare che la tua azienda sia impegnata in pratiche AP dannose. Ad esempio, se desideri tenere traccia di quanto costa al tuo team l'elaborazione di una singola fattura, puoi tenere traccia del costo per fattura. 

Sapevi che un team AP impiega quasi 25 giorni per elaborare le fatture cartacee? Ora, se non vuoi rientrare in questa fascia di monitoraggio, puoi monitorare i tempi di consegna!

Quali sono i KPI importanti da monitorare? 

Raggiungi obiettivi aziendali interni e confrontati con i tuoi concorrenti aziendali utilizzando gli indicatori chiave di prestazione! 

1. Costo per fattura della contabilità fornitori 

Se sei convinto di dover valutare i progressi del tuo team AP con i KPI, il primo KPI che ti verrà in mente sarà: Costo per fattura contabilità fornitori. 

Ora, questo è un indicatore chiave di prestazione che può variare a seconda delle aziende e dei settori. Pertanto, vale ogni secondo del tuo tempo per misurarlo. Come probabilmente puoi capire dal suo nome, il costo per fattura viene utilizzato per calcolare quanti soldi costa al dipartimento AP elaborare una singola fattura. 

Si misura dividendo la spesa totale sostenuta dal dipartimento per il numero di fatture elaborate in un determinato periodo di tempo. Per ottenere una cifra KPI più accurata, è importante considerare sia i costi diretti che quelli indiretti durante i calcoli. 

Costi da includere nei calcoli: costo dell'infrastruttura IT e del supporto software, costo di tutti i dipendenti coinvolti nel dipartimento AP, tempo dell'approvatore ed eventuali costi aggiuntivi sostenuti sotto forma di penali per ritardato pagamento, ecc. 

Un costo per fattura elevato potrebbe essere il risultato di inefficienze all'interno del reparto AP stesso (in gran parte dovute ad attività manuali), frequenti disaccordi con il fornitore in merito alle fatture o formazione scadente. 

Formula = Spese totali del dipartimento AP/N. delle fatture elaborate 

Le spese totali devono includere tutti i costi relativi al personale e alle infrastrutture a cui probabilmente puoi pensare insieme alle altre spese generali. Il no. delle fatture dovrebbe includere tutte le fatture pianificate, elaborate e pagate durante il periodo di tempo stabilito. 

Punto di riferimento industriale: L'elaborazione manuale di una singola fattura ti costerà un media di $ 12- $ 30. Per alcune organizzazioni, può arrivare fino a $ 40. 

2. Tempo medio di pagamento 

Se stai misurando il costo per fattura, risparmia un po' di tempo per misurare anche il tempo medio di pagamento del tuo team AP! 

Per misurare questo KPI, è necessario prima calcolare il tempo totale impiegato dal team AP nell'elaborazione delle fatture. L'orologio per il calcolo di questa metrica inizia a ticchettare non appena il dipartimento riceve una fattura fino al momento in cui il fornitore designato riceve il pagamento. 

Maggiore è il tempo impiegato dal team AP per elaborare una fattura, maggiore sarà il KPI del costo per fattura. 

In parole povere, quanto più velocemente il tuo team AP lavora con la gestione delle fatture passate, tanto meno arretrato sarà quando arrivano le nuove fatture. Il tempo medio di pagamento target può differire da una società all'altra, principalmente a seconda delle politiche adottate in merito al mantenimento della liquidità. Ciò che è fondamentale qui è capire che questa metrica ti dà una visione del flusso di cassa della tua azienda. 

Formula = Tempo totale impiegato durante l'elaborazione delle fatture/Numero di fatture elaborate 

Punto di riferimento industriale: è una metrica variabile e può avere una media compresa tra 3.7 e 12.2 giorni. 

3. Tempo medio per fattura

Come sai, la tua azienda potrebbe iniziare a perdere denaro invece di guadagnarne se elabori lentamente le fatture. Alcuni dei motivi principali alla base di un tempo medio di elaborazione per fattura elevato potrebbero essere: 

Flussi di lavoro troppo esaustivi: Un flusso di lavoro eccessivamente complicato non è solo una seccatura per il team AP, ma per tutti i dipartimenti che lavorano a tutti i livelli. 

Verifica ritardata della fattura: Anche se le fatture arrivano sulle scrivanie giuste al momento giusto, la maggior parte di esse restano sulla scrivania per giorni interi senza essere approvate. 

Codifica che richiede tempo: Il tempo di ritardo nell'elaborazione delle fatture aumenta a causa dell'uso di software legacy o del doppio controllo di ogni riferimento nella fattura. 

Il tempo medio elaborato per fattura dipende anche dalle dimensioni dell'azienda e dal suo settore industriale. Come avrai ormai intuito, se il tempo medio di elaborazione di una singola fattura è elevato, il tuo team rimane bloccato in un circolo vizioso di tempi medi di pagamento e costi per fattura elevati. 

Formula = Tempo impiegato per la digitazione + reimmissione + revisioni dei materiali + identificazione dei punti di controllo del percorso + approvazioni + rimesse + riconciliazione + aggiornamenti delle comunicazioni. 

Punto di riferimento del settore: Un'azienda di piccole e medie dimensioni può impiegare circa 25 giorni per elaborare manualmente una singola fattura. 

4. Numero di fatture elaborate al giorno per personale AP 

Un altro KPI fondamentale per misurare le prestazioni tue e dei tuoi team AP è il numero di fatture elaborate al giorno per dipendente. Questo ti aiuterà a comprendere i punti di forza del tuo team AP e anche le aree grigie su cui deve migliorare. 

Il tempo impiegato da un dipendente del team AP per elaborare una fattura influisce in modo significativo anche su altri reparti aziendali. Fino a quando la fattura non viene archiviata nel sistema ERP dal dipendente, nessun altro dipartimento può valutarne gli sviluppi. 

Altri problemi importanti che possono derivare da questo ritardo sono: mancati sconti dei fornitori, cattiva gestione del flusso di cassa, interruzione dei rapporti azienda-fornitore, ecc. 

In questo caso dovrai anche considerare l'attività di elaborazione gestita da ogni membro dello staff AP. 

Punto di riferimento del settore: Un dipendente medio dello staff AP elabora circa 5 fatture ogni ora. Ciò equivale a 42 fatture al giorno! 

5. Tasso di eccezione fattura 

Discrepanze tra i dati della fattura e gli ordini d'acquisto o un collo di bottiglia nel processo di approvazione della fattura possono portare a eccezioni. Un tipico esempio di eccezione fattura è quando si verificano errori di routing nell'elaborazione della fattura o c'è un'approvazione in sospeso. Ciò può ritardare il processo di pagamento delle fatture e può persino dar luogo a pratiche AP dannose come pagamenti duplicati. 

Formula = Tasso di eccezione delle fatture/N° fatture elaborate * 100 

Punto di riferimento del settore: La media industriale del tasso di eccezione delle fatture è di circa il 24.6%. 

6. % fatture elaborate entro i termini di pagamento (ottimizzazione del flusso di cassa) 

Questa metrica calcola il numero di fatture fornitore che l'azienda ha pagato in tempo. Tiene traccia del numero di fatture pagate nella data indicata entro i termini della fattura o prima. Un valore basso per questa metrica potrebbe indicare un'elaborazione manuale delle fatture soggetta a errori, linee guida poco chiare relative alle fatture dei fornitori e una formazione scadente del personale AP. 

Per aiutarti a tenere sotto controllo facilmente i KPI sopra menzionati, abbiamo creato un elenco di linee guida. Ecco come puoi monitorare gli indicatori chiave di prestazione del tuo team AP: 

Definisci i tuoi obiettivi aziendali a breve e lungo termine per monitorare se le entrate della tua azienda sono in crescita o stagnanti. 

Per ottenere informazioni approfondite sul monitoraggio dei KPI, è necessario avere accesso completo ai dati storici e in tempo reale. 

Scegli le visualizzazioni corrette per ogni metrica designata. Puoi utilizzare diversi tipi di diagrammi, grafici e dashboard per visualizzare i dati aziendali. Investire nelle giuste innovazioni per il monitoraggio dei KPI ti aiuterà a prendere decisioni aziendali redditizie. 

Scegli KPI coerenti per integrare le visualizzazioni e stabilire i parametri di riferimento giusti. Con i benchmark KPI scelti, consenti alle parti interessate di testare gli indicatori.

Come tieni traccia dei KPI? 

Per aiutarti a tenere sotto controllo facilmente i KPI sopra menzionati, abbiamo creato un elenco di linee guida. Ecco come puoi monitorare gli indicatori chiave di prestazione del tuo team AP: 

Definisci i tuoi obiettivi aziendali a breve e lungo termine per monitorare se le entrate della tua azienda sono in crescita o stagnanti. 

Per ottenere informazioni approfondite sul monitoraggio dei KPI, è necessario avere accesso completo ai dati storici e in tempo reale. 

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In che modo l'automazione migliora il KPI? 

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La contabilità è un compito arduo per molte aziende. Anche dopo cicli e cicli di elaborazione manuale dei dati, in qualche modo ti rimangono sempre più dati aziendali da ordinare! Ecco perché le aziende si stanno dirigendo verso l’era dell’automazione. 

Con l'avvento della tecnologia oggi è possibile risparmiare denaro e allo stesso tempo migliorare l'efficienza aziendale. Non solo può sollevarti da alcuni compiti amministrativi della società, ma anche fornirti importanti dati aziendali in un formato più strutturato. 

Ecco sei ragioni convincenti per cui devi stare al passo con questa tendenza! 

Risparmia tempo: Se sei un manager AP, allora avrai familiarità con quanto l'elaborazione manuale dolorosamente lenta possa influenzare i tuoi KPI AP. Automatizzare il processo di contabilità fornitori aiuta a svolgere attività banali come l'inserimento di dati e il controllo dei moduli di acquisto eseguiti con maggiore precisione e in un arco di tempo minore. 

Elaborazione delle fatture senza errori: Noi esseri umani siamo inclini agli errori mentre l’intelligenza artificiale no. I processi AP automatizzati portano alla ripetizione infinita delle attività AP con zero errori. 

Accesso ai documenti digitalizzati: Un altro vantaggio chiave dell'utilizzo di un processo AP automatizzato è che non devi preoccuparti di compilare documenti importanti. Attraverso l'automazione, puoi creare subito documenti digitalizzati fin dall'inizio e dire addio alla fatica di seguire, scansionare e inviare via email gli ordini di acquisto.

Convalida dei dati: I sistemi di monitoraggio KPI ti danno il potere di apportare le modifiche aziendali necessarie monitorando grafici e altre statistiche. Puoi anche tracciare l'andamento della tua attività attraverso la convalida dei dati. 

Produttività migliorata: Uno dei maggiori vantaggi dell'automazione del processo AP è che puoi risparmiarti noiose attività manuali e concentrarti su attività aziendali più importanti. 

Accessibilità migliorata: Attraverso la digitalizzazione, puoi portare i tuoi processi AP nel cloud e non preoccuparti più di archiviare la documentazione negli armadi giusti!

L'automazione è semplice con software come Flow Nanonets che può gestire il processo di contabilità fornitori end-to-end e aiutarti a 10 volte la tua efficienza. Puoi automatizzare le fatture, l'approvazione e il processo di pagamento. Sincronizza i dati in tempo reale con il tuo ERP come Quickbooks per la riconciliazione, il monitoraggio e l'esecuzione di analisi sul tuo processo AP.

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L'importanza dell'automazione per la digitalizzazione dei processi AP del tuo team AP non può essere compromessa. 

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Automatizza le attività manuali banali come l'archiviazione di fatture negli armadietti, la scansione degli ordini di acquisto e molto altro ancora! 

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