Capire la contabilità fornitori: è un debito o un credito?

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I debiti verso fornitori (AP) sono obbligazioni a breve termine che un'azienda ha nei confronti dei suoi creditori o fornitori, ma l'azienda non li ha ancora pagati. Nel bilancio di una società i debiti sono iscritti come passività correnti.

Capire la contabilità fornitori: è un debito o un credito?

Per comprendere meglio AP, dobbiamo prima conoscere il concetto base di debiti e crediti.

Cosa sono i debiti e i crediti?

Debito e credito sono i due termini contabili essenziali che devi conoscere per comprendere il sistema di contabilità in partita doppia. Un sistema di contabilità in partita doppia registra ogni transazione come un debito e un credito. Questo assicura che i libri siano sempre equilibrati.

Se un'azienda ha un saldo a debito nel suo conto patrimoniale, il normale saldo dei conti da pagare, deve denaro a qualcuno. Al contrario, se un'azienda ha un saldo attivo nel proprio conto attività, ha più attività che passività ed è dovuta denaro da altri.

Che cos'è il conto pagabile?

Lo stesso principio si applica ai Conti Passivi. Un saldo a debito in un conto fornitori significa che la società deve denaro, mentre un saldo a credito indica che la società è in debito di denaro. Pertanto, il saldo normale dei debiti è negativo.

La contabilità fornitori di una società include tutte le fatture in sospeso che devono essere pagate a breve. Il creditore è un altro termine per il denaro dovuto di una società.

Le aziende che acquistano credito dai fornitori spesso accumulano saldi di conti fornitori. I loro debiti sono indicati nel loro bilancio dopo ogni anno fiscale.

La contabilità fornitori è una passività poiché è un debito. La responsabilità di una società è l'importo che deve su un debito contratto in passato ma che deve ancora pagare. Un'azienda può incorrere in questi debiti per una serie di motivi. Tuttavia, i saldi dei debiti finanziari includono solo i debiti contratti a causa delle normali attività commerciali e delle interazioni con fornitori e fornitori esterni.

Di seguito sono riportati esempi di aspetti comuni della contabilità fornitori:

Quando un pagamento viene pagato in tempo, il mutuatario è spesso esentato dal pagamento degli interessi sul prestito.
Ai debiti paganti viene assegnata una data entro la quale deve essere pagata, oltre la quale il venditore può iniziare a valutare le sanzioni tardive. Nella maggior parte dei casi, il pagamento è previsto entro 30-60 giorni dall'emissione della fattura.
Sono un esempio di una passività considerata all'estremità più breve dello spettro temporale.
Sono debiti non garantiti, il che significa che qualsiasi garanzia non li sostiene.

Un accordo tra l'impresa e il venditore può assumere la forma di un contratto o di un accordo, ed è questo documento che specifica le condizioni di credito da applicare.

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Contabilità fornitori è debito o credito?

Per rispondere alla domanda, i conti da pagare sono considerati un tipo di conto passivo. Ciò significa che quando il denaro è dovuto a qualcuno, è considerato credito. D'altra parte, quando qualcuno ti deve dei soldi, è considerato un debito. In questo caso, i debiti saranno classificati come debito.

A seconda della natura della transazione, i debiti possono essere registrati come debito o credito. La contabilità fornitori è una passività; quindi qualsiasi crescita di quel numero viene generalmente accreditata. I debiti verso fornitori vengono spesso accreditati quando un'entità riceve il pagamento, ma vengono addebitati quando la società è liberata dall'obbligo legale di pagare il debito.

I debiti verso fornitori sono un tipo di passività, nel senso che sono un debito che la tua azienda ha. Le passività sono solitamente registrate come credito nel tuo bilancio. Tuttavia, i conti da pagare possono anche essere considerati un debito, a seconda di come strutturi il tuo piano dei conti.

Gli acquisti di credito sono la fonte di credito più frequente in AP. Quando un'azienda utilizza il credito per acquistare forniture, la transazione viene registrata nei conti fornitori.

Al contrario, un addebito nei conti da pagare risulta spesso dal rimborso di contanti ai fornitori, riducendo le passività. Gli addebiti nei conti fornitori potrebbero anche derivare da sconti o resi di prodotti.

I debiti verso fornitori sono considerati una passività, il che significa che sono generalmente registrati come debito nel bilancio di una società. Tuttavia, il conto può essere registrato come credito se una società effettua pagamenti anticipati o paga più di quanto dovuto.

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Le prime note vengono create nei sistemi contabili per registrare le transazioni finanziarie. I debiti e gli accrediti devono essere registrati in un determinato ordine in una registrazione prima nota contabile. I debiti e gli accrediti in un giornale di registrazione contabile verranno sempre visualizzati in colonne una accanto all'altra. Come di consueto, gli addebiti verranno visualizzati a sinistra e gli accrediti a destra. Quando si registra una transazione, è sempre importante inserire i dati nella colonna appropriata.

Gli acquisti dell'azienda o il conto azioni verranno addebitati e il denaro o la banca verranno accreditati ogni volta che effettua un pagamento a un fornitore. Se, invece, decide di effettuare questi acquisti a credito, dovrà aumentare le proprie passività. Ecco la doppia entrata per l'acquisto di qualsiasi cosa a credito:

La dottoressa	Acquisti/Inventario	XX
cr.	Conto fornitori	XX

Le aziende spesso fanno riferimento al nome del venditore da cui hanno effettuato acquisti piuttosto che al conto "Contabilità fornitori" durante la registrazione delle transazioni finanziarie. Invece di mantenere tutti i saldi in un unico conto, consente loro di gestire i saldi dei conti fornitori in modo più efficiente.

Dopo che l'azienda ha saldato il suo debito con il venditore, è tenuta a ridurre la responsabilità connessa al debito. Contanti o bonifici bancari sono i due metodi più comuni utilizzati dalle aziende per effettuare un addebito sui conti fornitori. Di conseguenza, la partita doppia per il rimborso dei debiti dovrebbe assomigliare a questa.

La dottoressa	Conto fornitori	XX
cr.	Contanti/Banca	XX

L'azienda deve ridurre il saldo della contabilità fornitori se vende gli articoli che ha acquisito e quindi restituisce tali cose prima di ripagare il debito. Questo perché gli articoli che vengono rispediti al fornitore riducono la responsabilità collegata a tali articoli, supponendo che il fornitore accetti i resi.

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Cosa si intende per "rapporto di fatturato" per i conti da pagare?

La liquidità a breve termine di una società può essere valutata calcolando un rapporto noto come fatturato dei conti da pagare. Questo rapporto rappresenta il ritmo medio con cui un'azienda ripaga i propri fornitori. Il rapporto di rotazione dei conti da pagare è una statistica che le aziende utilizzano per valutare quanto bene stanno cancellando il loro debito a breve termine.

La seguente è la formula che dovrebbe essere utilizzata per calcolare il rapporto di rotazione dei debiti verso fornitori:

Rapporto di fatturato pagabile = Acquisti netti di credito / Conti pagabili medi

In alcuni calcoli, il numeratore non includerà gli acquisti netti a credito; piuttosto, utilizzerà il costo dei beni venduti. Il totale dei conti pagabili all'inizio di un periodo contabile e dei conti pagabili dopo il periodo vengono sommati e poi divisi per 2.

I creditori possono valutare la liquidità a breve termine dell'azienda e, per estensione, il suo merito creditizio in base al rapporto di rotazione dei debiti verso fornitori. Se la percentuale è alta, gli acquirenti pagano i loro venditori di carte di credito in tempo. I fornitori potrebbero spingere per pagamenti più rapidi, oppure l'azienda potrebbe cercare di sfruttare gli incentivi per i pagamenti anticipati o aumentare il proprio merito creditizio se la cifra è elevata.

Una percentuale bassa suggerisce un modello di ritardo o mancato pagamento ai fornitori per le transazioni di credito. Ciò potrebbe essere dovuto a buone condizioni di prestito o un'indicazione di problemi di flusso di cassa e un deterioramento della situazione finanziaria. Sebbene un rapporto in calo possa suggerire problemi finanziari, non è sempre così. L'azienda potrebbe aver negoziato condizioni di pagamento più favorevoli che le consentiranno di ritardare i pagamenti senza incorrere in commissioni aggiuntive.

I termini di credito dei fornitori spesso determinano il rapporto di rotazione dei debiti verso fornitori di un'azienda. Le aziende che possono negoziare accordi di prestito più favorevoli spesso segnalano un rapporto inferiore. I rapporti di rotazione dei debiti verso fornitori di grandi aziende sarebbero inferiori perché sono meglio posizionati per negoziare condizioni di credito favorevoli (fonte).

Le aziende dovrebbero utilizzare i termini di credito concessi dai fornitori a proprio vantaggio per ricevere sconti sugli acquisti, anche se un elevato rapporto di rotazione dei debiti verso fornitori è generalmente auspicabile per i creditori come segnale di affidabilità creditizia.

Quando si analizza il rapporto di fatturato di un'azienda, è importante farlo nel contesto dei suoi colleghi nello stesso settore. Se, ad esempio, la maggior parte dei concorrenti di una società ha un rapporto di rotazione dei debiti di almeno quattro, il dato a due cifre per l'ipotetica società diventa più preoccupante.

Sfruttando gli sconti per i pagamenti rapidi

Per quanto riguarda l'utilizzo di eventuali sconti di pagamento anticipato messi a disposizione dai fornitori, anche i debiti finanziari hanno un ruolo da svolgere nel processo.

Ad esempio, un fornitore può fornire termini come "3/15 30 giorni netti". Ciò indica che il cliente riceverà una riduzione del 3% sul valore totale della fattura se la pagherà entro 15 giorni anziché nei 30 giorni concordati e questo sconto verrà applicato all'importo dichiarato della fattura.

Uno sconto di questo tipo potrebbe essere particolarmente allettante per le aziende che effettuano acquisti di prodotti e servizi. L'acquirente può decidere di fornire ai propri fornitori pagamenti anticipati nell'ambito di una soluzione dinamica di sconto per usufruire delle riduzioni in modo sistematico e organizzato. Per questo motivo, i fornitori possono accettare il pagamento anticipato su fatture selezionate su base flessibile, ovvero, prima il pagamento, maggiore è lo sconto.

In questo modo, i fornitori possono soddisfare le loro esigenze di flusso di cassa, mentre l'impresa acquirente può investire i propri fondi per generare un ritorno sull'investimento privo di rischi.

I sistemi di pagamento anticipato, che possono incorporare sconti dinamici e finanziamenti della catena di approvvigionamento, possono fornirti l'accesso a liquidità a prezzi ragionevoli quando e dove lo desideri. Infine, ma soprattutto, i sistemi di fatturazione elettronica possono fornire ai fornitori la possibilità di automatizzare la trasmissione delle loro fatture direttamente al sistema ERP utilizzato dai loro clienti.

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Registrazione conto fornitori – Esempi

Gli esempi seguenti dovrebbero chiarire come devono essere effettuate le registrazioni nel giornale di registrazione per il conto fornitori.

Esempio 1:

Un'azienda, XYZ Company, acquista da un'altra società, LMN Co., per un totale di $ 3000 di prodotti. Inoltre, acquista da un altro fornitore, QPR Co., per un totale di $ 8,000 di articoli. Questi due acquisti vengono effettuati utilizzando il credito per un mese. Di seguito sono riportate le voci doppie che devono essere completate per l'acquisto effettuato dalla società LMN:

La dottoressa	Acquisti/Azione	$3,000
cr.	Conto fornitori (L M N)	$3,000

Allo stesso modo, la partita doppia per l'acquisto effettuato da QPR Company si presenta così:

La dottoressa	Acquisti/Azione	$8,000
cr.	Conto fornitori (QPR)	$8,000

Dopo che è trascorso un mese, la società XYZ effettua un rimborso alle società LMN e QPR per l'acquisto effettuato sopra. La banca o la fonte di contanti della società XYZ viene utilizzata per effettuare un addebito sui conti fornitori. Quella che segue è la registrazione contabile composta che dovrebbe essere effettuata su entrambi i libri mastri dei conti fornitori.

La dottoressa	È possibile pagare per questi account (L M N)	$3,000
La dottoressa	È possibile pagare per questi account (QPR)	$8,000
cr.	Contanti/Banca	$11,000

Questa voce annulla il saldo nei libri mastri fornitori, ovvero Contabilità fornitori (LMN) e Contabilità fornitori (QPR). Il saldo di chiusura alla fine dell'esercizio sarà zero per queste due transazioni.

Quando paghi l'affitto, addebiti sul tuo conto i soldi che devi. Quindi, quando si tracciano le transazioni in un sistema di contabilità in partita doppia, pensare ai debiti come al denaro che esce da un conto e ai crediti come al denaro che fluisce in un conto. All'inizio potrebbe sembrare fonte di confusione, ma diventerà chiaro una volta che inizi a lavorare con gli esempi. Diamo un'occhiata più da vicino a cosa significano questi termini e come funzionano insieme nel sistema contabile.

Esempio 2:

L'azienda XYZ ha trasferito le sue attività commerciali quotidiane in un luogo affittato dalla società UVW al costo di $ 2,500 al mese per lo spazio. La società XYZ sta pagando l'affitto alla società UVW.

Per competenza, il pagamento dell'importo scaduto avviene dopo la conclusione del servizio di noleggio. Ciò implica che prima si usufruisce del servizio e quindi si effettua il pagamento dopo che è stato fornito per un mese.

Ecco come appare la partita doppia per il servizio di noleggio per la società che è stata acquistata da UVW:

La dottoressa	Spesa di affitto	$2,500
cr.	Conto affitto da pagare (UVW)	$2,500

Dopo un mese, UVW riceverà la somma scaduta di $ 2,500 in pagamento. La presentazione deve essere effettuata nel seguente formato:

La dottoressa	Conto affitto da pagare (UVW)	$2,500
cr.	Banca	$2,500

Registrazione di crediti e debiti per conti di capitale del proprietario

Nello stato patrimoniale il passivo include tutte le voci che rappresentano debiti dell'impresa verso terzi, quali istituti finanziari o fornitori. Possono essere passività correnti come debiti e ratei o passività a lungo termine come obbligazioni pagabili o mutui pagabili.

Sul lato destro del bilancio ci sono i conti che rappresentano il patrimonio netto del proprietario. Questi conti includono utili non distribuiti e azioni ordinarie. Quando si creano registrazioni prima nota, vengono gestite allo stesso modo dei conti passivi.

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Differenze tra note passive e conti debitori

Gli obblighi che la società deve adempiere sotto forma di note pagabili possono essere a breve oa lungo termine. I debiti verso fornitori sono generalmente considerati obbligazioni a breve termine che devono essere pagate entro un anno dalla data della fattura.

Non è pratica comune convertire le note pagabili in conti pagabili; tuttavia, è possibile convertire i debiti in cambiali a condizione che tutte le parti interessate abbiano raggiunto un accordo e abbiano una conoscenza condivisa dei termini coinvolti.

Le note pagabili sono accordi scritti che sono per lo più realizzati ed emessi per accordi di debito. Questi accordi scritti sono pagabili a società di credito e istituzioni finanziarie. Le società che rientrano nella categoria dei “crediti dovuti” sono il più delle volte quelle che forniscono servizi e scorte.

Nella maggior parte dei casi, non è richiesta la conservazione di una nota scritta o di un documento per definire i termini e le condizioni dei conti da pagare. Tuttavia, una fattura generata dal venditore e collegata a ciascun ordine può essere trovata di seguito: Le note pagabili, invece, sono accompagnate da un insieme di termini e condizioni relativi al rimborso del debito. Questi termini e condizioni possono contenere informazioni sui tassi di interesse, la data di scadenza del titolo, informazioni collaterali e altri dettagli rilevanti.

Un conto note fornitori viene utilizzato per registrare le transazioni in entrata e in uscita da istituzioni finanziarie, mentre un conto conto fornitori viene utilizzato per tenere traccia dell'acquisto di beni e servizi.

Quando si tratta di debiti, il più delle volte si tratta di un accordo verbale tra le parti e non ci sono costi finanziari associati, anche se potrebbero esserci sconti commerciali accessibili. Le note pagabili includono un pagamento di interessi, che indica una componente del finanziamento coinvolta; tuttavia, l'onere per interessi è spesso visto come distinto dall'importo prestato.

I debiti verso fornitori sono sempre utilizzati nella gestione del capitale circolante e la loro presenza influisce sul ciclo di conversione della liquidità di un'azienda. D'altra parte, le note pagabili potrebbero o meno essere contabilizzate nell'ambito della gestione del flusso di cassa di una società.

Le note da pagare e i conti da pagare sono esempi di obbligazioni correnti; tuttavia, esistono diverse distinzioni chiave tra i due tipi di conti. Entrambi questi obblighi hanno un certo grado di influenza sulla liquidità totale di un'organizzazione; pertanto, devono essere gestiti in modo responsabile ed efficace.

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Automatizzare il processo di contabilità fornitori

L'automazione del processo di contabilità fornitori può essere un ottimo modo per risparmiare tempo e ridurre gli errori. Automatizzando il processo, le aziende possono evitare di inserire manualmente i dati e garantire che tutte le fatture vengano pagate in tempo. Inoltre, l'automazione della contabilità fornitori può aiutare le aziende a tenere traccia delle spese, poiché tutte le transazioni verranno registrate in un unico posto.

L'automazione del processo di contabilità fornitori può essere un modo eccellente per migliorare l'efficienza e i profitti della tua organizzazione. L'automazione del processo può eliminare molte attività manuali associate alla contabilità fornitori, come l'immissione di dati, l'assegno per l'elaborazione e l'approvazione della fattura. Inoltre, l'automazione della contabilità fornitori può aiutare a migliorare il flusso di cassa della tua organizzazione accelerando il ciclo di pagamento.

Diversi modi per automatizzare la contabilità fornitori includono l'utilizzo di software o l'esternalizzazione del processo a un fornitore di terze parti. Considerando l'automazione della contabilità fornitori, è importante valutare i pro ei contro di ciascuna opzione per determinare quale sia la migliore per la tua organizzazione.

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Il conto da pagare è un conto passivo utilizzato per tenere traccia dell'importo di denaro che un'azienda deve ai suoi fornitori o ad altre parti esterne. I fornitori sono persone indipendenti disposte a dare credito all'azienda per l'acquisto delle materie prime. Qualsiasi crescita nel conto fornitori verrebbe registrata come credito nei conti fornitori. Al contrario, qualsiasi calo del conto fornitori si rifletterebbe come un debito nei conti debitori.

Se c'è una riduzione dell'importo dovuto ai fornitori e del debito dell'azienda, l'azienda ha soddisfatto i suoi debiti in sospeso verso i fornitori. Allo stesso modo, un aumento del debito indicherebbe un aumento sia dell'importo dovuto al fornitore che dell'importo dovuto dalla società.

È importante notare, inoltre, che i termini “conto passivo” e “debito commerciale” sono usati congiuntamente tra loro; tuttavia, la gestione di ciascuno può variare a seconda delle circostanze.

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Timestamp: 6 settembre 20226 settembre 2022