Che cos'è la contabilità fornitori?

Il debito è un termine contabile che si riferisce al denaro che un'azienda deve a un venditore o un fornitore per aver usufruito dei loro prodotti o servizi.

Quando un'azienda acquista prodotti/servizi da un venditore/fornitore con un accordo per il pagamento successivo, l'importo viene chiamato conti da pagare, fino a quando non viene effettuato il pagamento.  È una forma di credito offerto dal venditore/fornitore.

Il conto fornitori viene registrato quando una fattura viene approvata per il pagamento. Viene registrato nel registro generale (o registro secondario AP) come pagamento o passività in sospeso fino al pagamento dell'importo. I debiti possono essere debiti commerciali (acquisto di beni fisici registrati in un inventario) o debiti di spesa (acquisto di beni e servizi fatturati, ad esempio pubblicità, intrattenimento, viaggi, forniture per ufficio e servizi pubblici).

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Sommario

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Un esempio di Contabilità fornitori

La panetteria ABC ordina 50 libbre di zucchero dal rivenditore all'ingrosso, XYZ Traders al prezzo di 50 centesimi per libbra. XYZ Traders offre un periodo di credito di 30 giorni dopo la consegna al panificio, entro il quale ABC dovrebbe pagare il conto di $ 25. Fino a quando la panetteria non pagherà i commercianti XYZ, l'importo di $ 25 sarà chiamato debiti e verrà indicato come passività nei confronti dei creditori nel bilancio della panetteria.

I $ 25 vengono registrati come attività nel bilancio dei trader XYZ fino a quando non viene ricevuto il pagamento.

I debiti verso fornitori comprendono, oltre all'acquisto di beni, quanto segue:

• Trasporto e logistica
• Potenza / Energia / Carburante
• Leasing
• Licenze
• Servizi (Montaggio / Subappalto)

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L'importanza della contabilità fornitori

AP è importante per i seguenti motivi:

Garantisce il pagamento tempestivo delle fatture, il che a sua volta migliora il rating creditizio dell'azienda e le relazioni a lungo termine con i fornitori.

• Il pagamento tempestivo delle fatture garantisce un flusso ininterrotto di forniture e servizi, il che porta a un flusso continuo delle operazioni aziendali.
• Il pagamento tempestivo evita pagamenti in ritardo, sanzioni e altre tasse in ritardo.
• L'AP organizzato consente il monitoraggio sistematico di fatture e pagamenti.
• AP facilita il flusso di cassa effettuando i pagamenti solo alla scadenza e utilizzando le agevolazioni di credito offerte dal venditore.
• AP stringenti evita frode del venditore e furto.

AP non è privo di inconvenienti. È spesso considerato un onere finanziario per i fornitori che devono attendere il pagamento dopo la consegna di prodotti e servizi. Per la società, un bilancio con debiti prolungati indica una posizione di cassa precaria. Questi inconvenienti possono essere superati attraverso metodi etici, legali e logici Processi AP.

Componenti del processo Contabilità fornitori

Contabilità fornitori è un processo in più fasi e comprende alcuni passaggi essenziali:

• AP inizia con la decisione dell'azienda di acquistare beni/servizi su un sistema di credito.
• Scegliere fornitori che offrono agevolazioni creditizie.
• Confrontando le politiche creditizie dei fornitori in termini di giorni di credito concessi, addebiti per ritardato pagamento, sconto cassa su pagamento anticipato ecc. e scelta del fornitore con le condizioni più adatte all'azienda.
• Dopo l' processo di approvvigionamento - richiesta di acquisto, ordine di acquisto, fattura, ricevuta – dell'attività.
• Contabilità delle fatture/fatture nei libri contabili come Contabilità fornitori una volta ricevuta la merce.
• La contabilità aiuta con gli audit interni ed esterni nell'azienda e nell'analisi dei modelli di spesa, il che, a sua volta, aiuta nella pianificazione finanziaria e nel rispetto di standard e regolamenti.
• Tracciamento delle date sulle bollette per garantire il pagamento prima della data di scadenza.
• Effettuare il pagamento prima della data di scadenza
• Comunicare al venditore che il pagamento è stato effettuato.

Sfruttare appieno la durata del credito aiuterà a gestire il flusso di cassa in modo efficiente. Tuttavia, va ricordato che l'uso più efficiente delle condizioni di credito sta nel sapere quando onorare le cambiali.

Il reparto Contabilità fornitori convenzionale

Un team responsabile dei processi manuali di contabilità fornitori è responsabile della registrazione e dell'elaborazione delle transazioni finanziarie relative all'approvvigionamento e ai fornitori.

A tale scopo sono impiegati una serie di professionisti:

• L'analista di immissione dati inserisce le fatture nel sistema digitale una volta ricevute.
• L'analista dell'elaborazione dei pagamenti è responsabile del pagamento delle fatture alla data in cui sono dovute
• L'analista delle eccezioni risolve le discrepanze nelle fatture e gestisce i problemi di mancato pagamento.
• I gestione del fornitore il personale crea e gestisce il database dei fornitori e lo correla con le varie operazioni di approvvigionamento.
• Il responsabile della contabilità fornitori si coordina con il team per una gestione delle fatture senza errori e senza interruzioni.

Tutti i membri del team lavorano per creare e mantenere solide relazioni con i fornitori. Il team deve anche tenere sotto controllo le spese AP e mantenere i controlli interni per proteggere il flusso di cassa.  

Un efficiente e ben gestito flusso di lavoro della contabilità fornitori può far risparmiare alle aziende notevoli quantità di tempo e denaro per quanto riguarda il processo AP. Anche le organizzazioni, in rare occasioni, potrebbero esternalizzare AP funzioni ad enti esterni.

Sfide al processo manuale di contabilità fornitori

I processi manuali di contabilità fornitori presentano i seguenti problemi:

• Problemi associati all'inserimento manuale dei dati: l'inserimento manuale delle fatture nel sistema può essere dispendioso in termini di tempo, inefficiente e soggetto a errori. Tutti questi possono avere un impatto sul funzionamento e sui profitti dell'azienda.
• Ritardi nei pagamenti: la supervisione manuale e gli errori possono causare ritardi nei pagamenti e fornitori insoddisfatti. Può anche influenzare il rating del credito e la credibilità dell'azienda come cliente per il venditore.
• Dipendenti insoddisfatti: la natura banale e ripetitiva di molti dei compiti coinvolti nel processo AP può portare a insoddisfazione sul lavoro e problemi correlati, incluso il turnover dei dipendenti.
• Informazioni ingombranti: man mano che un'azienda cresce di dimensioni e ci sono più fatture da gestire, la quantità di informazioni su fornitori, prodotti, servizi, costi, consegna e date di scadenza può diventare schiacciante. Diventa anche difficile individuare i documenti e la contabilità può diventare un incubo.
• Opacità dei dati: tenere traccia delle fatture cartacee e dei documenti AP fisici può diventare difficile se non impossibile quando il reparto AP cresce di dimensioni per affrontare molti processi di approvvigionamento.
• Propensione alle frodi: la mancanza di visibilità nei sistemi manuali di contabilità fornitori può esporre la tua azienda a vulnerabilità di sicurezza e frodi.

Vantaggi dell'automazione del processo di contabilità fornitori

L'automazione del processo di contabilità fornitori porta ai seguenti vantaggi:

• Risparmio di tempo: si dice così 25% di una settimana lavorativa viene speso in banali attività manuali di gestione delle fatture, tempo che può essere speso meglio in attività più produttive.
• Risparmio sui costi: è stato riscontrato che l'elaborazione manuale di una singola fattura costa $ 12-15. L'automazione può eliminare gran parte di questo costo. Inoltre, le soluzioni automatizzate tengono traccia delle scadenze delle fatture e aiutano a pagare la fattura in un momento ottimale, migliorando così il flusso di cassa, evitando i ritardi di pagamento e mantenendo migliori relazioni con i fornitori.
• Generazione di entrate: i pagamenti tempestivi abilitati dall'automazione non solo possono evitare addebiti per ritardi di pagamento, ma anche migliorare il rating creditizio dell'azienda e renderla aperta a sconti e rimborsi da parte dei fornitori.
• Riduzione degli errori: la gestione manuale delle fatture è associata agli errori dovuti alla supervisione umana. L'automazione può eliminare gran parte degli errori associati ai processi manuali di contabilità fornitori.
• Flessibilità di pagamento: l'automazione può consentire il processo decisionale su quando e come pagare le fatture (ad es. assegno cartaceo, ACH o tramite carte virtuali dove si guadagnano sconti cash-back).
• Migliore manutenzione dei dati: il setacciamento manuale delle scartoffie può essere tortuoso e soggetto a errori. Il mantenimento di una banca dati digitale consente un migliore accesso e recupero dei dati, snellendo così il ciclo procure-to-pay. Tale gestione consente anche l'analisi per il reporting e il monitoraggio degli acquisti e del flusso di cassa dell'azienda.
• Sicurezza: la soluzione di automazione della contabilità fornitori può archiviare i dati in un server centralizzato o nel cloud che offre sicurezza

Cosa cercare in un software di contabilità fornitori

È importante scegliere un Software di automazione AP che offre il massimo ritorno sull'investimento. Un software di automazione della contabilità fornitori deve includere l'acquisizione dei dati, l'elaborazione delle fatture, le approvazioni automatizzate e i pagamenti. Le caratteristiche di base che devono essere ricercate quando si cerca un software di automazione AP includono:

• Acquisizione accurata dei dati delle fatture: la conversione dei dati delle fatture in un formato digitale comune è l'aspetto più importante per creare efficienza nell'automazione AP. L'immissione manuale dei dati è costosa, soggetta a errori e richiede tempo. Un buon strumento OCR consente l'acquisizione intelligente di dati rilevanti senza l'intervento umano, risparmiando così tempo, denaro ed errori umani.

• Approvazioni facili delle fatture: le persone che approvano le fatture sono spesso manager e dirigenti impegnati e l'approvazione automatizzata delle fatture deve essere facile, intuitiva e conveniente per tale personale. La persona che approva deve essere in grado di vedere e approvare una fattura con un solo clic, indipendentemente dal dispositivo da cui accede alla fattura.
• Capacità di tracciare le fatture AP in tempo reale: gli strumenti del flusso di lavoro devono anche consentire a qualsiasi stakeholder di tracciare facilmente la fattura. Ciò eviterà ritardi, comunicazioni errate e cattiva gestione nel processo di elaborazione degli account.
• Integrazione con il sistema contabile esistente: l'azienda può utilizzare altre piattaforme e software digitali e lo strumento AP deve essere in grado di integrarsi con essi per evitare discrepanze di dati e operazioni.
• Automazione dei pagamenti: il passaggio finale del processo AP è il pagamento. Dopo che tutte le approvazioni sono state registrate, il software deve essere in grado di avviare ed elaborare il pagamento nei confronti del fornitore per completare e chiudere il processo di contabilità fornitori per quel particolare appalto.
• Archiviazione dei dati: a seconda delle esigenze dell'azienda, tutti i dati AP possono essere archiviati su un server centralizzato o su un cloud. Il tipo di storage dovrà essere deciso dall'azienda prima di lanciarsi sull'automazione AP.

Conclusione

L'automazione delle operazioni di elaborazione dei conti può eliminare i problemi associati ai processi manuali, come ritardi, errori e spreco di lavoro umano.  

Un software AP efficiente come Nanonets può abilitare migliori processi procure-to-pay, garantire la conformità fiscale, automatizzare Abbinamento a 3 vie, ottimizzare Giorni AP o DPO, prevenire le frodi, ottimizzare i flussi di cassa, mantenere le relazioni con i fornitori e archiviare i dati per i posteri. L'automazione alimenta l'efficienza e può orchestrare il processo di acquisto e pagamento per ottenere un valore a lungo termine. L'abilitazione digitale del processo AP farebbe avanzare le strategie aziendali trasformando le relazioni fornitore-cliente in un vantaggio competitivo.