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La fatturazione tempestiva è una parte essenziale dell'attività, soprattutto quando l'attività è piccola o sei un libero professionista il cui flusso di cassa è limitato e dipende da pagamenti tempestivi.
L'idea della fatturazione è generare una ricevuta per i prodotti o servizi che hai fornito ai tuoi clienti in modo che possano rimborsarti in seguito. Tuttavia, ciò che rende difficile è il periodo di tempo tra la generazione di una fattura e l'attesa del pagamento.
Qui entra in gioco il termine Fatture Aperte. Leggi l'articolo per avere un'analisi approfondita delle fatture aperte. Quali sono? Come funziona Fattura aperta?
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Che cos'è una fattura aperta?
Sebbene le fatture aperte svolgano un ruolo fondamentale nella continuità del denaro contante per qualsiasi attività, non sono difficili da capire. Le fatture aperte sono documenti di fattura che i fornitori oi fornitori emettono ai propri clienti per il prodotto o servizio che hanno fornito ma non sono ancora stati pagati.
Quando la tua azienda fornisce un prodotto o un servizio ai clienti, emetti loro una fattura di pagamento che mostra l'importo dovuto e i dettagli relativi al servizio fornito. Questa fattura fornisce tutti i dettagli relativi alla data di scadenza del pagamento e al metodo di pagamento preferito.
Questo è il punto del processo di pagamento in cui si dice che la fattura è aperta perché è stata inviata al cliente, ma non è stata ancora pagata. Una fattura aperta dimostra l'impegno del cliente a pagarti per i tuoi servizi.
Capire le fatture aperte
Fortunatamente, capire le fatture aperte non è affatto difficile. Sono una parte comune del ciclo contabile per le aziende che effettuano transazioni basate sul credito.
Sebbene ciò possa sembrare preoccupante per il venditore i cui pagamenti sono dovuti, le fatture aperte fungono da prova sia per il cliente che per il venditore che un determinato pagamento è dovuto e devono pagarlo in un lasso di tempo limitato.
Non esiste una regola ferrea quando si tratta di generare fatture aperte. In genere, una fattura aperta è composta dalle seguenti informazioni:
- Numero di fattura univoco e numero di ordine di acquisto
- Nome e indirizzo dell'azienda e del cliente
- Dettagli di beni o servizi forniti
- Data di fornitura e fattura creata
- Costo di ogni articolo e importo totale dovuto
- Scadenza e modalità di pagamento
Tutte le fatture si dicono aperte perché non sono ancora state pagate. Durante l'effettuazione delle fatture, è fondamentale aggiungere correttamente tutti i dettagli in modo che corrispondano ai dettagli di acquisto del cliente. Se non vengono inseriti correttamente, i pagamenti potrebbero subire ritardi.
Alcune aziende inviano fatture aperte al cliente insieme alle coordinate bancarie per effettuare il pagamento, mentre altre possono inviare un collegamento per reindirizzarti a diverse opzioni di metodo di pagamento.
Come funziona una fattura aperta?
Tecnicamente, il funzionamento di una fattura aperta non è complicato come potrebbe sembrare. Una volta che il cliente ha acquistato beni o servizi dalla tua attività, il reparto pagamenti della tua attività invierà una fattura aperta al cliente che ti deve dei soldi.
Ora che il cliente ha ricevuto la fattura aperta, il suo reparto contabilità assicurerà che la fattura sia legittima e accurata utilizzando un processo di abbinamento fatture.
Se la fattura aperta mostra una differenza, l'ufficio contabilità del cliente la rimanda al fornitore per la revisione. Tuttavia, se non c'è incoerenza nella fattura aperta, deve essere pagata nei tempi previsti dal venditore.
In caso di mancato pagamento della fattura nei tempi concordati, il venditore può o meno addebitare al cliente un corrispettivo aggiuntivo a titolo di penale per il ritardato pagamento.
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Qual è il processo di corrispondenza delle fatture?
È un processo in cui il reparto finanziario del cliente abbina i dettagli della fattura aperta con i dettagli originali dell'acquisto del cliente.
Il processo di abbinamento fatture automatizzato garantisce che non vi siano incongruenze tra l'ordine di acquisto (PO) e la fattura aperta. Include informazioni corrispondenti come:
- Nome del fornitore
- Codice venditore
- Quantità
- Ordinazione d'acquisto
- Ammontare dell'acquisto
- eccetera
Tipi comuni di fatture aperte
Esiste una gamma di diversi tipi di fatture aperte. Alcuni potrebbero essere comuni, mentre altri potrebbero dover essere gestiti più da vicino di altri. Alcuni tipi comuni di fatture aperte sono:
Pagamenti in sospeso online
I pagamenti online sono generalmente generati tramite un processore di pagamento. Se il pagamento non viene effettuato dal conto bancario dell'acquirente, entra nella categoria dei pagamenti online in sospeso e viene confermato una volta pagato dal cliente.
Queste fatture vengono generate tramite l'automazione delle fatture e non richiedono la generazione manuale delle fatture. Discuteremo l'automazione delle fatture e i suoi vantaggi più avanti nell'articolo.
Pagamenti in sospeso manuali offline
Come suggerisce il nome, i pagamenti in sospeso offline manuali potrebbero essere contanti, assegni o bonifici bancari bloccati nella fase di attesa.
A differenza dei pagamenti online, i pagamenti offline richiedono l'aggiornamento manuale dello stato di pagamento delle transazioni effettuate dal cliente.
Bills
Le fatture sono fatture aperte che hanno superato la data di scadenza. Un elaboratore di pagamento contrassegnerà automaticamente il pagamento come "ritirato" dopo la data di scadenza. La fattura rimane nel sistema come fattura aperta finché non viene pagata dal cliente.
Inoltre, i pagamenti in ritardo mostrano come i clienti gestiscono i pagamenti e potrebbero avere problemi con l'invio dei pagamenti. Il venditore può addebitare un extra a titolo di penale al cliente.
Pagamenti falliti
Conosciuti anche come pagamenti incompleti, i pagamenti non riusciti sono pagamenti che si verificano a causa della responsabilità del cliente.
I pagamenti non riusciti possono verificarsi a causa di diversi motivi, inclusi i dati bancari errati del cliente o la mancanza di fondi sufficienti nel conto del cliente.
Sconti e Commissioni
Sebbene molti fornitori possano addebitare una penale a causa del ritardo nel pagamento, alcuni offrono anche sconti ai loro clienti fedeli per i pagamenti tempestivi e la loro collaborazione.
Le sanzioni per ritardato pagamento in genere variano tra $ 20 e $ 55 e alcuni fornitori possono anche fornire un periodo di grazia ai propri clienti per effettuare i pagamenti. Si consiglia ai creditori di non addebitare il 10% di interessi all'anno come penale per i ritardi di pagamento.
Lo sconto anticipato prima di ricevere il pagamento può aiutare a motivare il cliente a effettuare i pagamenti il prima possibile. I fornitori che hanno problemi di flusso di cassa possono beneficiare di pagamenti puntuali fornendo offerte accattivanti e sconti al cliente.
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Esempio di fattura aperta
Facciamo un esempio di una piattaforma di archiviazione delle fatture, Quickbooks. È una soluzione contabile basata sul web utilizzata a livello globale. Quickbooks fornisce un modo completo per visualizzare quali delle tue fatture sono aperte (non ancora pagate). Aiuta le aziende a mantenere i propri dati organizzati.
Vediamo come ottenere un report delle fatture aperte su Quickbooks.
- Apri il "menu rapporto" dalla barra dei menu. Una volta visualizzato il menu a tendina, clicca su “clienti e crediti”. Quindi fare clic su "Apri fatture"
- Puoi anche ordinare il modo in cui desideri visualizzare il rapporto. Filtra i dati nel campo della data oppure puoi scegliere tra diverse opzioni nel menu "ordina". Se non si desidera ordinare il report, mantenere il campo sulle impostazioni "predefinite".
- È possibile visualizzare fatture specifiche. Inoltre, puoi salvare le impostazioni di ordinamento di una fattura specifica nel caso in cui desideri rivederla in seguito.
- Puoi anche stampare il rapporto. Clicca su "stampa" per inviarlo alla stampante, oppure esportalo se vuoi vederlo nel tuo foglio excel.
Queste sono alcune delle opzioni che puoi fare in Quickbooks per visualizzare i rapporti sulle fatture aperte.
La sfida delle fatture aperte
Una delle maggiori sfide delle fatture aperte è avere troppe fatture aperte contemporaneamente. Significa che la tua attività è composta da così tante fatture che non vengono ancora pagate. Avere troppe fatture aperte può creare problemi di flusso di cassa per la tua attività.
Inoltre, diventi incapace di pagare i tuoi pagamenti, con conseguente cessazione dei processi aziendali. Sebbene questo problema possa essere risolto rivolgendosi ai servizi di sconto fatture, potrebbe non rivelarsi altrettanto efficace a lungo termine.
La terza parte è ritenuta responsabile della gestione delle fatture aperte. Richiedono una percentuale del profitto realizzato per farti sbarazzare del debito inesigibile. Questa non è una soluzione vantaggiosa ea lungo termine in quanto consuma una certa percentuale dei tuoi margini di profitto.
Vuoi utilizzare l'automazione dei processi robotici? Dai un'occhiata al software di elaborazione dei documenti basato sul flusso di lavoro Nanonets. Nessun codice. Nessuna piattaforma complicata.
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Da fattura aperta a fattura chiusa
Si dice che una fattura aperta sia una fattura chiusa una volta che il cliente ha effettuato il pagamento al fornitore. Entrambe le parti registreranno la transazione completata, trasformandola in fattura chiusa.
Per il cliente, il pagamento viene registrato come accredito sul conto fornitori. Inoltre, i dettagli del pagamento effettuato sono generalmente costituiti dai numeri di fattura e dalle informazioni sui fornitori.
Inoltre, ciò consente alle aziende di essere preparate per gli audit e di registrare tutto in caso di problemi nei processi di pagamento. Da parte del venditore, la fattura chiusa viene registrata come nota dei pagamenti effettuati dai clienti.
Entrambe le parti hanno ora una chiara registrazione dei pagamenti effettuati. Ora la fattura aperta viene trasferita a una fattura chiusa e rimarrà come record nel sistema sia per il fornitore che per il cliente.
Cosa succede quando viene pagata una fattura aperta?
Come accennato in precedenza, una volta ricevuto il pagamento per la fattura aperta, è possibile chiudere la fattura. Quando la fattura non veniva pagata, si diceva che fosse una fattura aperta. Ora che il pagamento è stato effettuato e il fornitore lo ha ricevuto, la fattura aperta viene convertita in una fattura chiusa.
Come funziona il software di fatturazione aperta?
Il software di fatturazione è uno strumento per l'automazione delle fatture. Genera e invia una fattura aperta ai clienti per i servizi e prodotti resi. Questo strumento crea automaticamente fatture che includono i dettagli di prodotti e servizi insieme ai dettagli dei costi e le invia all'acquirente.
Detto semplicemente, il software di fatturazione è progettato per la precisione e l'automazione. Se hai un'azienda che ha bisogno di inviare fatture regolarmente, l'automazione delle fatture può aiutarti a gestire le attività ripetitive assicurandoti che vengano eseguite in modo accurato ed efficace.
Se lavori con fatture e ricevute o ti preoccupi della verifica dell'identità, dai un'occhiata a Nanonets OCR in linea or Estrattore di testo PDF per estrarre testo da documenti PDF gratuito. Fare clic di seguito per saperne di più Soluzione di automazione aziendale Nanonets.
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Quali sono le funzionalità del software di fatturazione?
Il software di fatturazione ha diverse funzionalità per eseguire l'automazione delle fatture. Le sue caratteristiche includono,
Apri creazione fattura
Ti permette di creare fatture aperte pulite e professionali. Puoi anche personalizzare queste fatture per adattarle al tuo marchio.
Creazione record clienti
La creazione di record è una parte essenziale quando si generano fatture aperte. Gli strumenti di fatturazione consentono di effettuare registrazioni relative agli acquisti e ai pagamenti dei clienti. È possibile archiviare questi record in un database attrezzato.
Elaborazione della carta di credito
Questo sistema ti fa risparmiare tempo fatturando tempestivamente le carte di credito.
Modelli integrati e predefiniti
Molti strumenti hanno modelli integrati per semplificare la creazione di fatture aperte. Devi solo selezionare il modello desiderato e inserire i campi.
Molteplici impostazioni di valuta
Molteplici impostazioni di valuta aiutano nella gestione delle ricevute, nell'accettazione dei pagamenti e nella gestione delle tasse. È vantaggioso per le aziende con operazioni globali.
Ricevi/invia informazioni
È possibile inviare e ricevere informazioni immediatamente grazie alla disponibilità di un database facilmente centralizzato.
Fatture e rapporti di pagamento
Un buon software di fatturazione riduce al minimo la necessità di utilizzare sistemi esterni per la dichiarazione dei redditi. È possibile effettuare fatture, pagamenti e report fiscali all'interno del sistema.
Cosa fa il software di fatturazione?
Un software di fatturazione consente di eseguire i seguenti processi chiave.
Crea e personalizza fatture
Il software di fatturazione consente di creare e personalizzare le fatture aperte. A differenza della fatturazione tradizionale, la fatturazione automatizzata consente di utilizzare modelli integrati per generare una fattura.
Facilita fatturazione e pagamento
Gli strumenti di fatturazione hanno la capacità di elaborare comodamente la fatturazione e i pagamenti. Ti consente di creare un portale online in cui i clienti possono effettuare pagamenti direttamente e puoi elaborarli non appena vengono ricevuti.
Inoltre, il software di fatturazione supporta più lingue e valute che consentono di accettare valute estere.
Genera rapporti
Gli strumenti di fatturazione facilitano la generazione di rapporti e ti aiutano a tenere traccia e monitorare i rapporti di fatture aperte.
Vuoi automatizzare le attività manuali ripetitive? Risparmia tempo, fatica e denaro migliorando l'efficienza!
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Vantaggi dell'automazione delle fatture
Riduci al minimo i pagamenti mancati o in ritardo
Avere la giusta soluzione software può aiutarti a ridurre al minimo i pagamenti mancati o in ritardo tenendo traccia di tutte le fatture. Monitora accuratamente e attivamente i tuoi impegni di fatturazione in modo che i pagamenti non vengano mai persi.
Mantieni un'immagine professionale
Una soluzione di fatturazione valida e professionale può aiutarti a migliorare la tua reputazione. La maggior parte dei software di fatturazione ti consente anche di personalizzare i tuoi loghi e migliorare altri design per documenti di pagamento e fatture aperte. Ti consentirà di avere un approccio professionale tra gli altri fornitori e il tuo cliente.
Riduci al minimo le frodi e migliora la sicurezza
Il software di fatturazione dispone anche di funzionalità di sicurezza per garantire una fatturazione sicura ai processi di pagamento e proteggerti da frodi e hack. Questo è un modo più sicuro per fare fatture rispetto al processo manuale.
Crea fatture in modo rapido e preciso
A differenza della generazione manuale delle fatture, l'automazione delle fatture ti consente di creare fatture in modo più rapido e preciso dove devi solo inserire gli elementi variabili.
Genera fatture ovunque
La maggior parte dei software di fatturazione online è connessa tramite cloud computing e tecnologia basata sul Web che consente di generare fatture da qualsiasi luogo con connettività Internet.
Fai felici venditori e fornitori
È essenziale stabilire buone relazioni con i fornitori, i fornitori e altri appaltatori come buon senso delle relazioni commerciali. L'automazione delle fatture ti consente di elaborare le fatture più velocemente, con conseguenti pagamenti rapidi, migliorando così il rapporto generale tra fornitori e clienti.
Flusso di cassa accurato
Con l'automazione delle fatture, puoi vedere numeri accurati del flusso di cassa. Ti consente di vedere dove sono i tuoi soldi, quanti soldi sono immagazzinati nei conti e quanto sono rimasti. Non è necessario disporre di documentazione manuale del flusso di cassa.
Liberare i dipendenti
Quando ci sarà un software di fatturazione per la generazione di fatture aperte, ciò ridurrà sicuramente l'onere per i dipendenti dovuto alla generazione manuale e tradizionale delle fatture. Non c'è bisogno di spendere ore per generare e abbinare i dettagli sulle fatture aperte. Ciò consentirà ai dipendenti di dedicare tempo a qualcos'altro e migliorare la produttività.
Le fatture aperte sono utili in termini commerciali in quanto ci consentono di avere un registro degli importi pagabili. Familiarizzare con le fatture aperte ti aiuterà a scansionare rapidamente i processi di contabilità fornitori. Ora sai cosa sono le fatture aperte, come funzionano e quale ruolo gioca il software di fatturazione nella generazione di fatture aperte.
È giunto il momento di investire in un software di fatturazione per generare fatture aperte prive di errori senza problemi. Approfitta dell'automazione della contabilità fornitori.
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