Anni fa, fornitori e acquirenti si mettevano in fila nelle case d’asta per negoziare e negoziare di persona per trovare il miglior prodotto al miglior prezzo (per entrambe le parti). Inutile dire che Internet ha ucciso la casa d’aste per la sollecitazione quotidiana del B2B, ma il modello è rimasto. Sebbene le trattative fossero digitalizzate e distanti, la maggior parte dei fornitori e dei committenti è stata sottoposta a un processo manuale guidato dall’uomo. Negli ultimi dieci anni il procurement è stato sostanzialmente un sistema analogico gestito digitalmente.
Ma l’intelligenza artificiale (AI), l’apprendimento automatico (ML) e l’automazione stanno cambiando questo quadro in un modo tanto drammatico quanto il passaggio dal blocco dell’asta a un laptop. È chiamato e tenero or e gare d'appalto, e sta cambiando il modo in cui le aziende gestiscono la propria ciclo degli appalti in un modo meno dispendioso in termini di tempo, stressante e, in definitiva, più sicuro sotto molti aspetti per tutte le parti coinvolte.
Gli appalti elettronici hanno rivoluzionato il modo in cui le aziende gestiscono le gare processi di procure-to-pay. Si tratta di un processo digitalizzato, semplificato ed efficiente che elimina la necessità di pratiche burocratiche dispendiose in termini di tempo e soggette a errori.
Ma come funziona esattamente la gara elettronica e quali vantaggi offre? Questo è ciò che esploreremo in questa guida di facile comprensione. Esaminiamo le gare d'appalto elettroniche e i loro vantaggi e discutiamo su come automatizzare il processo di gara elettronica.
Cos'è la gara elettronica?
La gara elettronica è un processo online per la presentazione di offerte e proposte per beni, servizi o progetti. Le gare elettroniche mirano a massimizzare l'efficienza e la trasparenza del processo di appalto. Si tratta di un approccio digitalizzato al sourcing che prevede la pubblicazione, l'invito, la ricezione e la valutazione delle offerte online.
Come accennato in precedenza, l'eTendering rappresenta una transizione completa dall'azione di procurement legacy (negoziazione dal vivo o protratti avanti e indietro) a un modello online basato sull'intelligenza artificiale. Invece di un blocco d'asta, venditori e acquirenti sfruttano un intermediario che ospita i sistemi di gara elettronica. Questo è un punto importante: l'adattamento al nuovo modello è semplice, considerando che non è necessario acquistare e installare hardware costoso o navigare in sistemi software complessi. Nella maggior parte dei casi, l'esperienza dell'utente è quella che ti aspetteresti da qualsiasi transazione online.
La gara elettronica copre l’intero ciclo di vita di una gara standard ma è automatizzata. Tra poco esamineremo i dettagli di come funziona la gara elettronica, ma, in poche parole, la parte appaltante presenta la documentazione standard e la piattaforma di gara elettronica lavora dietro le quinte per sposare fornitori adeguati e qualificati con quell'acquirente soddisfacendo allo stesso tempo la gamma di requisiti di documentazione e conformità.
Come funziona la gara elettronica?
Gara elettronica consente agli offerenti di inviare informazioni in risposta a una richiesta di proposta (RFP) entro una scadenza prestabilita. Implica generazione, scambio di documenti con firme elettroniche ed di messaggisticae valutare i fornitori per l'opportunità di appalto.
Quando si sollecitano offerte tramite una piattaforma di gara elettronica, il committente emette una richiesta standard di proposta/preventivo (RFP/RFQ), un invito a presentare offerte (ITT) o un avviso di invito a presentare offerte (NIT). Inoltre, un avvocato può selezionare preventivamente i candidati includendo un questionario pre-colloquio e spesso può escludere determinati attributi se la piattaforma di procurement online lo consente.
Successivamente, le gare d’appalto online facilitano lo screening e il coinvolgimento. I dipendenti dell'approvvigionamento possono esaminare la documentazione, eseguire la due diligence sul potenziale fornitore direttamente dalla piattaforma e contattare i fornitori per ulteriori discussioni. I giorni in cui si scavava nei thread e negli allegati di posta elettronica per trovare un punto dati specifico sono finiti, come del resto tutto ciclo di vita degli appalti vive in un hub centralizzato.
Allo stesso modo, le piattaforme di gare d'appalto elettroniche o online consentono ai revisori di "rack and stack" i fornitori in base alla loro due diligence e a ciò che offre ciascun fornitore. Ciò aiuta a creare un elenco ristretto per confrontare facilmente le scelte o inviare la catena ai leader senior per l'approvazione finale.
Infine, con molte piattaforme di gare d'appalto online, una volta che la parte appaltante vuole premere il grilletto su un particolare fornitore, il processo si avvia automaticamente al momento dell'approvazione. Ciò include l'invio o la conferma dei termini definitivi prenegoziati insieme alla documentazione finale necessaria per la conformità e la gestione dei registri.
Gare elettroniche nel mondo reale
Le gare d'appalto via web vengono in gran parte svolte ai livelli più alti, vale a dire business-to-government (B2G) e business-to-business (B2B). Spesso grandi e intrinsecamente burocratiche a causa della loro portata, queste entità in genere presentano i maggiori attriti nella gestione degli appalti e delle offerte. A tal fine, le gare d’appalto online rappresentano un punto di svolta per queste operazioni su larga scala.
Gara d'appalto Web B2G
I governi globali si rivolgono sempre più alle piattaforme di gara elettroniche per gestire le richieste di offerte. Poiché le preoccupazioni normative e legali sono fondamentali per gli appalti pubblici, mantenere il ciclo di vita degli appalti su una piattaforma centralizzata, accessibile e ben documentata elimina molti dei grattacapi associati ai sistemi di gara legacy. Allo stesso modo, una costante attenzione all’efficienza dei costi fa sì che eTendering sia la scelta migliore per ridurre lo spreco di carta insieme alle innumerevoli ore di lavoro risparmiate dai dipendenti.
Sebbene le piattaforme di gare elettroniche abbiano ampliato la loro portata e la loro portata negli ultimi anni, sono state fondamentali per gli appalti pubblici per più di un decennio. Già nel 2007, i funzionari londinesi hanno utilizzato i servizi di eTendering per sollecitare offerte per oltre 2,000 contratti di lavoro per preparare e supportare la Olimpiadi 2012.
In questo caso, la piattaforma ha tenuto gli appaltatori e i fornitori edili al passo con i contratti attuali e futuri per consentire loro di posizionarsi al meglio per un’offerta competitiva. Allo stesso tempo, il processo ha fatto risparmiare ai funzionari londinesi innumerevoli ore consolidando l’intero processo che comprende migliaia di contratti in un unico sistema di origine. La mossa ha inoltre rafforzato la conformità e garantito un’accurata tenuta dei registri che rimane verificabile oggi, proteggendo gli appaltatori da contenziosi o altre preoccupazioni associate a gare d’appalto altamente competitive.
Gare d'appalto online B2B
Thermo Fisher Scientific, una grande azienda statunitense che fornisce una gamma di dispositivi sanitari e di ricerca scientifica, è un utente pioniere nello spazio delle gare elettroniche B2B. La società ha pubblicato a caso di studio evidenziando come la transizione verso un modello di procurement digitale abbia effettivamente rivoluzionato il suo B2B appalti sistemi e processi. Sfruttare la tecnologia emergente consente ai clienti Thermo Fisher di combattere i loro maggiori punti critici: flusso degli ordini di acquisto non sincronizzato e laboriosi processi di approvazione. Utilizzando la nuova piattaforma:
1. Gli utenti hanno sfogliato in modo sicuro il catalogo online di Thermo Fisher, aggiungendo articoli al carrello.
2. Le squadre che hanno effettuato l'ordine hanno quindi sottoposto il carrello alla direzione per l'approvazione.
3. La direzione ha inviato un ordine di acquisto elettronico attraverso il sistema una volta approvato.
4. Durante tutto il processo, i decisori di tutta l'azienda hanno avuto visibilità mantenendo allo stesso tempo registri accurati per un utilizzo successivo.
Sebbene questo modello si allinei più al “procura e paga” che alla gara elettronica, i processi e i sistemi sono comparabili. In questo caso, il committente si rivolge a un unico venditore (Thermo Fisher). Espandendo solo leggermente l’ambito a più fornitori ospitati su una piattaforma di procurement di terze parti, l’effetto delle gare web sarà chiaro. In questo ipotetico:
1. L'ente aggiudicatore presenta una richiesta di offerta sulla piattaforma di gara elettronica di terzi.
2. I fornitori, tra cui Thermo Fisher e i concorrenti, inviano le loro proposte insieme a un catalogo digitale o un foglio di inventario.
3. I dipendenti dell'approvvigionamento esaminano ogni opportunità, restringendo la selezione a un elenco ristretto per l'approvazione prima di prendere una decisione finale.
In questo caso, il bando web offre gli stessi vantaggi del “procurarsi e pagare", la piattaforma sviluppata da Thermo Fisher, con un vantaggio fondamentale: invece di affidarsi a un unico fornitore, l'acquirente avrebbe potuto creare un'atmosfera di offerta competitiva, assicurandosi di ottenere il prodotto migliore al prezzo più basso, insieme a qualsiasi altra clausola richiesta dall'acquirente (post -supporto all'acquisto, flusso di ordini ricorrenti, ecc.).
Vantaggi della gara elettronica
Mentre il nostro esempio di Thermo Fisher ha evidenziato alcuni vantaggi granulari per i team di procurement, i vantaggi strategici a livello aziendale risaltano nelle piattaforme di gara elettroniche, avvantaggiando gli utenti a livello di team e semplificando le cose da un punto di vista manageriale:
- Risparmi: uno dei vantaggi principali dell'eTendering è che ridurrai i costi della manodopera insieme ai costi dei materiali associati all'approvvigionamento analogico.
- Prospettiva migliore: valutando ciascun fornitore in base ai suoi meriti all'interno di un ecosistema a circuito chiuso, è possibile valutare facilmente i punti di forza relativi di ciascun offerente rispetto a quelli di un altro anziché analizzare manualmente le proposte in modo discreto.
- Documentazione e trasparenza: poiché l'intero processo si svolge all'interno della piattaforma, tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda ambito e qualifiche. Tutta la documentazione rimane archiviata nel quadro digitale a tempo indeterminato o ospitata localmente dopo l'appalto per soddisfare i requisiti normativi. Inoltre, sebbene non comune, il mantenimento dei registri tramite bandi elettronici o piattaforme di gare online aiuta a mitigare e porre rimedio frode del venditore quando si verifica.
Le sfide delle gare elettroniche
Naturalmente, come con qualsiasi tecnologia nuova o emergente, gli ostacoli e gli attriti sono inevitabili. Allo stesso modo, oltre alla semplice adozione e integrazione della tecnologia, gli utenti probabilmente scopriranno che le gare elettroniche presentano alcune sfide rispetto ai processi legacy:
- Curva di apprendimento: Sebbene la maggior parte delle piattaforme di procurement che offrono servizi di gara elettronica o di gara elettronica siano intuitive e facili per i nativi digitali, dovrai comunque coinvolgere i tuoi dipendenti per assicurarti che sfruttino appieno il servizio e utilizzino il sistema correttamente.
- Maggiore lavoro iniziale per i fornitori: a seconda delle specifiche dell'acquirente, i fornitori potrebbero dover completare più documenti di pre-screening o inviare documenti rispetto a quanto altrimenti previsto.
- Restrizioni di offerta uniche: alcuni venditori offrono strutture tariffarie innovative che vanno oltre un'offerta base a prezzo fisso. In questi casi, le piattaforme di eTendering potrebbero non facilitare questa opportunità di prezzo poiché non è facilmente paragonabile ad altri offerenti.
Conclusione
Le gare d’appalto elettroniche esistono già da un po’, ma negli ultimi due anni gli sviluppi dell’intelligenza artificiale e dell’automazione hanno dato il massimo al settore. eTendering appiana i problemi comunemente associati agli appalti legacy e aiuta sia i venditori che gli acquirenti a massimizzare le loro opportunità e ad assicurarsi il contratto più vantaggioso per entrambi, adatto al compito da svolgere.
Nell’ambito degli appalti pubblici, in particolare, il peso crescente delle esigenze burocratiche e normative viene alleviato sfruttando le piattaforme di gara elettroniche. Invece di vagliare risme di documentazione degli offerenti per convalidare l'idoneità prima di valutare l'offerta, le piattaforme di eTendering effettuano un controllo preliminare in base ai parametri dell'acquirente. E, poiché tutta la documentazione è ospitata per sempre (se garantito dalla piattaforma), gli acquirenti possono stare tranquilli sapendo di avere una traccia cartacea trasparente e accessibile.
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