Cos'è l'elaborazione delle fatture? – Spiegazione dell'elaborazione delle fatture

L'elaborazione della fattura o l'elaborazione della fattura è l'intera gamma di operazioni associate alla fine dell'attività (gioco di parole non intenzionale) dell'acquisto di prodotti/servizi da un fornitore.

Per quanto possa sembrare semplice – ricevere la fattura, verificare la correttezza, pagare la fattura, chiudere la transazione – l’elaborazione delle fatture, nella maggior parte dei casi, non è un flusso di lavoro semplicistico. Qualsiasi ritardo o interruzione in questo processo può avere un impatto negativo sui rapporti con i fornitori e ostacolare la consegna tempestiva di servizi, forniture e materiali.

Vediamo come vengono elaborate le fatture e come Automazione AP aiuta a razionalizzare gestione delle fatture per aiutare le imprese a funzionare in modo più efficiente.

Cos'è l'elaborazione delle fatture?

L'elaborazione della fattura è il flusso di lavoro seguito dal team della contabilità fornitori dal momento in cui riceve una fattura fornitore. Comprende tutti i passaggi, dalla ricezione della fattura di un fornitore alla registrazione del pagamento dopo le opportune verifiche e approvazioni.

Una fattura può essere elaborata per il pagamento solo dopo aver completato tutte le fasi di elaborazione della fattura. Ecco nel dettaglio le fasi di elaborazione della fattura:

Il flusso di lavoro di elaborazione delle fatture

• Raccogliere e organizzare le fatture inviate tramite più canali: e-mail, posta ecc.
• Cattura i dati della fattura, assegna i codici di contabilità generale e abbina i dati della fattura con i documenti giustificativi (PO o ricevute).
  • in caso di difformità, la fattura viene restituita al venditore.
• Invia le fatture agli approvatori autorizzati per l'approvazione o il rifiuto, in base alle politiche di spesa interne.
• Imposta i pagamenti tramite bonifico bancario, ACH o controlla le fatture approvate.
• Registra il pagamento nel tuo ERP o software di contabilità.

Un flusso di lavoro ottimizzato per l'elaborazione delle fatture è fondamentale per riconoscere i conti fornitori e ottimizzare il flusso di cassa per soddisfare pagamenti validi.

Come elaborare le fatture?

Nelle aziende di medie e grandi dimensioni, l'elaborazione delle fatture fa parte del processo di contabilità fornitori (AP). Il processo di gestione delle fatture è importante non solo per organizzare il flusso di cassa, ma anche per gestire venditori e fornitori per garantire un approvvigionamento tempestivo.

L'elaborazione convenzionale della fattura comporta i seguenti passaggi di base:

• Valutazione della fattura ricevuta dal fornitore: una fattura viene prima ricevuta da un fornitore per un prodotto o servizio che è stato ordinato di solito tramite un ordine di acquisto (PO). Il personale addetto all'elaborazione delle fatture di contabilità fornitori registra la fattura nei libri mastri con un codice identificativo (la contabilità generale o codice GL).
• Confronto fattura: i dati della fattura, tra cui il tipo di prodotto/servizio ordinato, il prezzo pattuito, la data di consegna, ecc., vengono confrontati con il PO originale. Nel caso in cui la fattura venga emessa dopo la consegna del prodotto/servizio, i dati della fattura vengono abbinati anche a quelli della ricevuta di consegna. Questa tcorrispondenza a tre vie"risponde a domande come:

o I termini di pagamento corrispondono?

o Sono inclusi eventuali sconti promessi?

o La fattura è stata codificata nei conti spese appropriati?

o Ci sono problemi di prestazioni dopo la ricevuta che giustificano la ritenuta alla fonte?

• Verifica delle discrepanze: qualsiasi discrepanza nei dati della fattura viene contrassegnata come eccezione. Il personale AP contatta quindi il fornitore e il reparto interessato all'interno dell'azienda per correggere l'errore/discrepanza. Una volta risolta l'eccezione, la fattura viene riemessa dal fornitore e il processo di abbinamento fatture viene ripetuto.
• Ricevi autorizzazioni e approvazioni appropriate: a seconda delle politiche dell'azienda, la fattura viene indirizzata a vari livelli di gestione per la verifica e l'approvazione. Il numero e la natura delle approvazioni richieste dipende dalla politica e dalle dimensioni dell'azienda. Altri fattori includono i reparti coinvolti nel processo di approvvigionamento e approvvigionamento, il tipo di prodotto e l'importo della fattura. Ad esempio, alcune società possono imporre approvazioni a livello di gestione per importi di fattura superiori a una determinata soglia.
• Autorizza il pagamento della fattura: dopo tutti i livelli di approvazione, la fattura viene pagata in base ai termini negoziati con il fornitore. Il pagamento può essere a carico del reparto AP, del reparto finanziario o del reparto acquisti, a seconda della struttura aziendale. Il pagamento viene elaborato come assegni, bonifici bancari o altri metodi, secondo termini e condizioni predeterminati.
• Chiusura della transazione: una volta che il pagamento è stato effettuato, quella particolare traccia della fattura viene chiusa e la transazione viene registrata come completa. I dettagli della fattura e del pagamento vengono archiviati nella contabilità generale per futuri controlli.

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Sfide nell'elaborazione delle fatture

1. Fatture mancate o perse

Questo è un problema quando un'azienda tratta con più fornitori e molte fatture su base giornaliera. Il problema è esacerbato dal fatto che le fatture possono essere ricevute in vari formati: copie cartacee, PDF scansionati, file di elaborazione testi, ecc. Diventa difficile gestire queste diverse forme di fatture, ricevute in momenti diversi e spesso da personale diverso .

Le fatture mancate comportano pagamenti ritardati e sanzioni associate, rapporti con i fornitori tesi, ritardi operativi e problemi di controllo.

2. Dati non corrispondenti o mancanti

Una fattura contiene dati critici come ID azienda, informazioni fiscali, servizio/prodotto fornito, prezzo, stato di consegna ecc. Se le fatture sono in vari formati, diventa ingombrante, se non impossibile, controllarne tutti i dati validi. Alcuni errori che sono facili da perdere includono:

– Utilizzo di un nome errato del cliente

– Non elencare chiaramente i prodotti/servizi

– Non corrispondente al marchio richiesto

– Errori di calcolo

– Non usare la valuta giusta

– Non menzionare la data di scadenza

– Senza menzionare sconti o penali

– Errori di aliquota fiscale

Secondo Partner ardenti, quasi un quarto di tutte le fatture sono contrassegnate per eccezioni che devono essere affrontate dal personale addetto all'elaborazione delle fatture della contabilità fornitori. Gli errori di fatturazione portano a perdite sia monetarie che di tempo.

È stata segnalati che gli ospedali da soli perdono circa 68 miliardi di dollari all'anno a causa di errori di fatturazione. Gli errori nelle fatture cartacee sono piuttosto costosi da correggere: la rettifica dei dati della fattura può costare $53.50 per fattura in media!

I problemi associati all'elaborazione manuale delle fatture contribuiscono a oltre il 30% dei costi del team AP. Anche il controllo dell'accuratezza richiede quantità di tempo eccessive e, se ritenuto inadeguato o errato, l'eccezione sollevata impiegherebbe più tempo per essere risolta. Tali ritardi nell'elaborazione delle fatture influiscono sui programmi di pagamento. Quasi 1 azienda su 5 perdere condizioni favorevoli e tariffe scontate a causa di pagamenti ritardati del fornitore.

3. Stato della fattura sconosciuto

Lo stato attuale di una fattura nel suo schema di elaborazione è spesso sconosciuto, soprattutto se nel processo sono coinvolte molte parti interessate. Dov'è? Chi l'ha approvato? Di cosa ha bisogno di più? Quando verrà effettuato il pagamento? Queste sono domande che spesso sorgono a causa della mancanza di trasparenza.

4. Errori di instradamento delle fatture

Potrebbero esserci più fornitori che emettono molte fatture a un'azienda su base giornaliera. Dopo il controllo preliminare, il team di elaborazione delle fatture AP ordina ogni fattura nella coda di instradamento. Anche lo specialista AP più efficiente può commettere errori nell'instradare una fattura. Quando una fattura viene instradata in modo errato, passa attraverso passaggi non necessari, con perdita di tempo e fatica umana. Questo scenario "high-touch" è particolarmente stressante, soprattutto quando il team AP deve chiudere periodicamente i libri contabili. Pertanto, sebbene i team di contabilità fornitori siano progettati per migliorare il approvvigionamento e approvvigionamento processo, in realtà, potrebbero dedicare una quantità eccessiva di tempo alla ricerca di fatture attraverso il complesso percorso di approvazione e alla correzione degli errori risultanti che si verificano nella catena.

Implicazioni pratiche dei problemi di elaborazione delle fatture

I problemi del tradizionale processo di gestione delle fatture, elencati nella sezione precedente, possono avere serie implicazioni sulla produttività e sulla redditività di un'azienda:

• Perdita di efficienza e produttività: il controllo di una fattura, la gestione di errori ed eccezioni, il monitoraggio del suo corso, l'ottenimento di approvazioni e il pagamento della fattura sono processi che richiedono tempo. Il tempo "sprecato" in tali attività sarebbe meglio speso in attività che contribuiscono al valore aziendale. Le attività ripetitive associate all'elaborazione delle fatture possono soffocare la produttività di un'organizzazione.
• Morale e cultura dei dipendenti: 60% del personale AP riferito ritengono che l'elaborazione delle fatture sia il compito più detestato del proprio lavoro: l'insoddisfazione per più della metà del proprio lavoro porta alla perdita di morale e di entusiasmo tra i lavoratori. È naturale che i dipendenti Find tempo dedicato ad aspetti interessanti del loro lavoro gratificante. Pertanto, ridurre al minimo le faccende banali del processo di elaborazione delle fatture e aumentare il tempo dedicato ad aspetti stimolanti e interessanti del lavoro di un dipendente può migliorare la soddisfazione sul lavoro e quindi la fidelizzazione dei dipendenti.
• Passività crescenti: i ritardi causati nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture possono comportare fatture non utilizzabili. Ciò può portare a passività maturate nel tempo, crescenti pressioni nei periodi di audit e non conformità. Tutti questi influenzano la linea di fondo.
• Vulnerabilità alle frodi: alcune frodi che si verificano nel processo di fatturazione includono frodi di terze parti, addebito errato della manodopera, pagamenti duplicati e altri errori interni. Le frodi sulle fatture possono manifestarsi come volume anomalo della fattura, mancata corrispondenza tra il prodotto/servizio fornito e le specifiche della fattura, discrepanze tra l'ordine di acquisto e la fattura e comportamenti dubbi dei dipendenti. Le attività di elaborazione manuale delle fatture possono essere noiose e provocare letargia mentale. Ciò può comportare la mancata individuazione di frodi durante il controllo delle fatture per errori e problemi di dati. Ciò è particolarmente vero durante i periodi di crisi. Ad esempio, la pandemia di Covid-19 riferito ha aumentato l'incidenza delle frodi sulle fatture nel 2020. Le frodi sulle fatture sono difficili da rilevare manualmente, soprattutto quando il volume d'affari è elevato.
• Elaborazione decentralizzata delle fatture: l'assenza di un flusso di lavoro coerente o coerente per la gestione delle fatture può portare a processi frammentati, che a loro volta possono ostacolare la visibilità e la governance centralizzate.
• Ostacoli al ridimensionamento: man mano che l'azienda cresce, l'elaborazione manuale delle fatture diventa ingombrante. Pertanto, continuare a mantenere ciò che presumibilmente funziona per una piccola configurazione ostacola l'espansione e il potenziale di scalabilità. L'obiettivo finale di qualsiasi attività commerciale non è mantenere lo status quo ma crescere!

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Elaborazione automatizzata delle fatture

L'automazione dell'elaborazione delle fatture offre una chiara soluzione alla maggior parte, se non a tutti, i problemi associati a questo processo manuale. L'avvertimento di "se non tutto" sorge a causa della minore necessità di intervento manuale in alcune fasi. Tuttavia, l'automazione di molte delle attività ripetitive del processo può far risparmiare tempo, risparmiare denaro, preservare il morale dei dipendenti e mantenere buoni rapporti con i fornitori.

L'instradamento delle fatture completamente touchless, ovvero l'elaborazione automatica delle fatture dalla ricezione alla chiusura, senza intervento manuale, è ancora raro. UN sondaggio condotto tra il personale coinvolto nei processi AP mostra un supporto schiacciante per l'automazione della maggior parte delle attività manuali.

Alcuni vantaggi specifici dell'automazione di alcune o della maggior parte delle attività del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture sono:

• Coerenza dei dati: gli strumenti di elaborazione automatizzata delle fatture spesso includono strumenti automatizzati di estrazione dei dati che possono estrarre i dati rilevanti dalle fatture e salvarli in un formato standardizzato che aiuterebbe i successivi controlli e approvazioni. Molti strumenti di elaborazione delle fatture sono dotati di moduli OCR integrati in grado di estrarre i dati rilevanti dalle fatture. Abilitato all'intelligenza artificiale strumenti per la gestione delle fatture come Nanonets possono essere addestrati per estrarre dati specifici da una varietà di formati di fatture.
• Corrispondenza a tre vie più rapida: i confronti a tre vie automatizzati della fattura con l'ordine di acquisto e la ricevuta sono più veloci delle convalide manuali poiché tutti i dati pertinenti alla transazione sono archiviati digitalmente nello stesso posto e possono essere facilmente confrontati visivamente o tramite intelligenza artificiale Software. I flussi di lavoro automatizzati per l'elaborazione delle fatture possono essere integrati con database e altri sistemi di contabilità per la corrispondenza automatica senza intervento umano.
• Approvazioni semplificate: il passaggio automatico della fattura da una fase all'altra e l'impostazione di promemoria per l'approvazione possono evitare ritardi nell'elaborazione della fattura. L'inclusione di imprevisti e promemoria nel flusso di lavoro può eliminare i colli di bottiglia. L'integrazione di firme elettroniche e moduli digitali può consentire approvazioni in movimento da parte di diversi partecipanti al processo in modo che l'assenza fisica dall'ufficio non ritarderebbe il processo di approvazione.
• Trasparenza del processo: l'accesso multilivello ai dati e l'archiviazione centralizzata dei dati possono consentire la trasparenza. L'automazione dell'elaborazione delle fatture crea anche un audit trail per tenere traccia dell'avanzamento della fattura lungo i punti di controllo.
• Sicurezza dei dati: la digitalizzazione dei dati delle fatture può prevenire la perdita di informazioni comunemente associate allo spostamento fisico del documento per la convalida e l'approvazione. L'automazione può anche consentire l'integrazione del flusso di lavoro di gestione delle fatture con quello dell'azienda sistema di gestione dei documenti e altri strumenti di contabilità a scopo di controllo e archiviazione. Aiuta anche con la conformità normativa.
• Migliore business intelligence: la gestione automatizzata delle fatture può consentire un facile accesso e valutazione dei dati di acquisto e delle spese, consentendo così migliori analisi e processi decisionali.
• Mantenimento dei rapporti con i fornitori: l'assenza di ritardi e la gestione organizzata delle fatture si traduce in pagamenti puntuali, una migliore comunicazione con i fornitori e quindi rapporti produttivi con i fornitori.
• Eliminazione delle frodi: l'automazione dei flussi di lavoro di approvazione delle fatture può eliminare le frodi effettuando controlli nel flusso di lavoro e aumentando la visibilità. Le irregolarità possono essere segnalate automaticamente durante il partita automatica a tre vie. Inoltre, la verifica della firma elettronica può prevenire frodi interne/esterne e perdite associate.

Processi AP adatti all'automazione

Alcune delle fasi di elaborazione delle fatture che trarrebbero vantaggio dall'automazione sono:

• Ricevuta della fattura: dato che vengono ricevuti vari formati di fatture da fornitori diversi, il rilevamento automatico dei vari campi pertinenti nella fattura aiuterebbe la digitalizzazione della fattura e una migliore gestione dei dati. Gli strumenti OCR sono utili qui.
• Convalida della fattura: è facile impostare regole per verificare l'integrità e la completezza dei dati nelle fatture. La compilazione dei vari campi personalizzati nel database delle fatture può aiutare a rilevare informazioni incomplete o mancanti.
• Abbinamento a tre vie: le fatture vengono spesso emesse in risposta a un ordine di acquisto e spesso sono associate a una ricevuta. Questi tre documenti sarebbero collegati da un numero di PO comune. L'abbinamento automatico di fatture, ordini di acquisto e ricevute accelererà il processo di convalida e sposterà la fattura al livello successivo senza ritardi.
• Gestione delle eccezioni: le eccezioni e i casi limite non sono rari nella gestione delle fatture. I casi limite possono sorgere a causa di cambiamenti di fuso orario, più addebiti ricorrenti, adeguamenti retrospettivi dei prezzi e durate mensili variabili. Alcuni software, in particolare quelli alimentati dall'intelligenza artificiale, come Nanonets, possono gestire questi casi limite, mentre altri richiedono diversi livelli di intervento umano.
• Il processo di approvazione: le fatture digitali possono essere spostate automaticamente lungo la gerarchia di gestione per le approvazioni. L'impostazione di solleciti può anche aiutare ad accelerare il processo di fatturazione.
• Pagamento: i pagamenti digitali (bonifici bancari, ecc.) possono essere integrati nel software per consentire il pagamento automatico al fornitore una volta ricevute tutte le approvazioni.
• Analisi: l'automazione può consentire la valutazione e l'analisi dei modelli di spesa e delle relazioni con i fornitori, che potrebbero aiutare nelle correzioni di rotta e nelle decisioni aziendali produttive. I sistemi basati sull'intelligenza artificiale consentirebbero una migliore analisi con più formazione con le fatture.

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Nanonet per l'elaborazione intelligente delle fatture

Nanonets è un software basato sull'intelligenza artificiale che può essere utilizzato per automatizzare e semplificare le fasi di elaborazione delle fatture della tua attività.

I dati possono essere acquisiti senza errori da una varietà di tipi di file di fattura. Il motore AI di Nanonets può essere addestrato con fatture effettive, senza bisogno di codifica, il che lo rende personalizzabile per l'azienda.  

Dispone inoltre di algoritmi all'avanguardia integrati e di una solida infrastruttura per le approvazioni in più passaggi. Il software di elaborazione delle fatture Nanonets può essere integrato con altri sistemi come il database Mysql, QuickBooks o Salesforce ed è indipendente dalla piattaforma. È accurato e scalabile, consente di risparmiare tempo e denaro per il team di elaborazione delle fatture di contabilità fornitori e migliora la produttività.

Takeaway

L'automazione dell'elaborazione delle fatture semplifica il processo di acquisto, migliora la trasparenza del percorso della fattura, fa risparmiare tempo e denaro, aumenta la produttività dei dipendenti e migliora le relazioni con i fornitori. L'automazione del flusso di fatturazione consente ai dipendenti umani di concentrarsi su attività meno banali e di maggior valore come la pianificazione e la strategia. Questi possono, a loro volta, portare a una migliore efficienza complessiva e redditività dell'azienda.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/