Nella maggior parte delle aziende, il team della contabilità fornitori è responsabile dell'invio dei pagamenti a fornitori, clienti e altri partner commerciali. Di fronte alla squadra AP, il squadra di contabilità clienti è responsabile della riscossione dei pagamenti in sospeso da clienti e partner commerciali. Queste transazioni – sia pagamenti in entrata che in uscita – determinano se un’azienda continuerà o meno a funzionare. Se un'organizzazione non può effettuare pagamenti, i fornitori smetteranno di collaborare con lei; Se un'organizzazione non riesce a riscuotere i pagamenti, le sue riserve di liquidità saranno messe in pericolo, insieme alla redditività complessiva.
Poiché questi team possono cadere in silos, molte aziende perdono la possibilità di compensare i pagamenti. Fondamentalmente, un pagamento di compensazione è un modo per semplificare il numero di transazioni tra la tua organizzazione e un partner commerciale esterno di qualche tipo. Potrebbe trattarsi di un venditore, di un finanziatore o anche di una società di servizi pubblici.
Se riesci a definire un processo di netting che funzioni per te e per le entità con cui intrattieni rapporti commerciali, vedrai un risparmio monetario e una riduzione dei tempi di elaborazione e il tuo team AP funzionerà nel modo più efficiente possibile.
Cos'è la rete?
Se ti ritrovi a chiederti: "Cos'è la rete?" non sei solo. Per definizione, la compensazione è l'atto di combinare più obblighi finanziari tra due o più parti e pagare un importo netto. La compensazione in ambito finanziario può funzionare in diversi modi, ma indipendentemente dal processo di compensazione utilizzato, l’obiettivo è ridurre i rischi finanziari per tutte le parti coinvolte.
La rete diventa incredibilmente chiara quando viene scomposta in un semplice esempio:
- Diciamo che prendi in prestito $ 20 da un amico per comprare una maglietta perché hai dimenticato il portafoglio a casa. Il giorno dopo, quando hai il portafoglio, ti offri di comprare la cena da $ 30 del tuo amico.
- Se non sapevi come compensare i pagamenti, potresti Venmo al tuo amico $ 20 per ripagarlo per la maglietta, mentre lui ti Venmo $ 30 per ripagarti per la cena.
- Tuttavia, con un rapido processo di compensazione in atto, puoi facilmente determinare che se netti i $ 30 che ti devono con i $ 20 che gli devi, puoi Venmo loro $ 10 e tutto andrà alla pari.
L’esempio sopra riportato illustra il modo in cui un pagamento di compensazione viene rappresentato nella nostra vita quotidiana, ma funziona allo stesso modo tra le aziende. Se un fornitore addebita alla tua azienda $ 100 per un elemento pubblicitario, ma tu gli addebiti $ 50 per un elemento pubblicitario diverso, il tuo team AP può collaborare con il proprio team AP per compensare tali pagamenti, risultando in un unico pagamento di $ 50 dalla tua organizzazione alla loro. Alla fine tutti i debiti vengono saldati, ma con meno passaggi.
Tipi di rete
Esistono diversi modi in cui le aziende possono effettuare la compensazione finanziaria, ma i metodi principali sono la compensazione per liquidazione, la compensazione per regolamento, la compensazione per novazione e la compensazione multilaterale. Diversi scenari aziendali richiederanno un processo di compensazione specifico. Ecco come pensare a ciascuna delle 4 strategie di pagamento in compensazione:
Rete di chiusura
Nella maggior parte dei casi, la compensazione per chiusura non è l'ideale per nessuna delle parti coinvolte. Quando un’azienda va in default sui debiti che ha nei confronti di un’altra entità – ovvero non è in grado di pagare il capitale o gli interessi secondo il programma di pagamento concordato – il passo successivo è la compensazione per liquidazione. In questo processo di compensazione, tutti i debiti tra le due entità vengono compensati, creando un unico importo di pagamento affinché un'azienda paghi l'altra. Una volta scelta questa strada, tutti i contratti precedenti saranno nulli e verrà pagato il saldo rimanente.
Compensazione dei regolamenti
Un processo di compensazione molto comune è la compensazione di regolamento. Quando si effettua la compensazione finanziaria, il team della contabilità fornitori può esaminare tutte le entrate e le uscite fatture hai con un fornitore o un'azienda specifica. Mettendo insieme i pagamenti, quando arriva il momento di pagare queste fatture, è possibile farlo con un unico pagamento anziché con più pagamenti avanti e indietro da ciascuna organizzazione.
Se, dopo aver compensato i pagamenti, sei l'organizzazione con un saldo dovuto, il tuo team AP invierà un bonifico bancario o un assegno fisico per il saldo totale. Se sei l'organizzazione con un saldo inferiore, l'altra azienda invierà un pagamento forfettario per l'importo rimanente che ti è dovuto.
Rete di Novation
La compensazione per novazione non è poi così diversa dalla compensazione per regolamento, ma ci sono alcune variazioni chiave che rendono importanti entrambi questi metodi di pagamento della compensazione. In caso di compensazione per novazione, tutte le fatture in sospeso tra due parti vengono annullate e sostituite da una nuova fattura unica per l'importo finale dovuto. Questo è comunemente usato nelle transazioni valutarie; la compensazione delle fatture che condividono valute può semplificare sia la traccia di controllo che il processo di pagamento.
Rete multilaterale
Se il tuo team AP compensa i pagamenti tra più di due parti, è possibile utilizzare la compensazione multilaterale. Il netting multilaterale è il metodo più complesso utilizzato per compensare i pagamenti e spesso richiede una borsa centrale o una soluzione software all’avanguardia per essere eseguito correttamente. Questo processo di compensazione riunisce tutti i debiti esistenti tra tre o più entità, compensa gli importi dovuti e invoca un processo di pagamento semplice. La rete multilaterale può essere utilizzata anche in imprese complesse che possono effettuare transazioni tra le proprie filiali o entità commerciali.
Come funziona il processo di compensazione
Una volta che la risposta a "Cos'è la rete?" diventa chiaro, il processo di compensazione deve essere attentamente studiato. È importante considerare il complesso processo di approvazione della fattura e il completamento del pagamento del fornitore durante il consolidamento del processo di compensazione.
Ad alto livello, il processo di netting sarà simile al seguente:
- Le fatture vengono inviate tra entrambe le parti coinvolte nel processo di compensazione. Il tuo team contabile invierà le fatture al fornitore o al partner commerciale e loro lo faranno inviare fatture al tuo team AP quando vengono somministrati beni o servizi.
- La tua organizzazione e l'azienda con cui effettuerai la compensazione dei pagamenti devono esaminare e approvare tutte le fatture prima che avvenga la compensazione. È importante che il processo di approvazione della fattura non venga trascurato perché potresti finire per pagare più del dovuto se una fattura duplicata viene inviata per sbaglio.
- Una volta che tutte le fatture coinvolte sono state approvate da entrambe le parti, un centro di compensazione o un software AP può aggregare gli importi e produrre un importo di pagamento finale.
- Una volta calcolato il debito finale, il tuo team AP invierà un pagamento all'altra entità, oppure lo farà il suo team AP regolare l'equilibrio. Questo potrebbe spostarsi di mese in mese, a seconda di quale azienda ha il debito maggiore alla fine del processo di compensazione.
Una volta acquisita familiarità con la finalizzazione di un pagamento di compensazione, il processo di compensazione diventa una semplice componente del ciclo mensile del team AP. La compensazione dei pagamenti è un ottimo modo per ottimizzare la funzionalità del team di contabilità fornitori, ma i vantaggi non si fermano qui.
Vantaggi della rete
I pagamenti di compensazione dovrebbero essere una parte coerente del tuo ciclo finanziario mensile. La compensazione finanziaria comporta molti vantaggi per te e per le aziende con cui lavori regolarmente, come ad esempio:
Risoluzione delle controversie
Quando si abbinano le fatture sui lati AP e AR della tua attività, la compensazione finanziaria può semplificare la risoluzione delle controversie tra te e i tuoi fornitori preferiti. Programmi software come Nanonets abbinano automaticamente le fatture in uscita e in entrata di un singolo fornitore, emettono un importo netto e facilitano il raggiungimento di una soluzione che funzioni per tutti.
Rischio finanziario ridotto
Centralizzando le transazioni finanziarie, queste sono più facili da monitorare e hanno meno rischi di rimanere intrappolati nel flusso di approvazione delle fatture. Ciò significa che tu e i tuoi fornitori sarete pagati più rapidamente, evitando potenziali penali per ritardi o violazioni contrattuali.
Gestione degli errori
Se viene commesso un errore contabile, ad esempio viene inviato un importo di pagamento errato per una fattura, è più difficile esaminare più fatture e pagamenti invece di individuare un pagamento più grande effettuato a un fornitore. La compensazione dei pagamenti rende più semplice evidenziare una discrepanza e risolverla.
Riconciliazione semplificata
Il processo di chiusura di fine mese è già abbastanza difficile per i team finanziari e contabili. Quando si utilizza una soluzione di pagamento con compensazione, è più semplice completare le riconciliazioni dei conti e processi di reporting mensile.
Processi di flusso di cassa semplificati
La gestione del flusso di cassa è uno dei processi finanziari più complessi. Trovare un modo per semplificarlo può aiutare a far risparmiare tempo al team finanziario e ad aumentare la produttività complessiva. Con meno transazioni in contanti, sul lato dei pagamenti o dell'AR, è più semplice gestire il flusso di cassa.
Semplifica il netting con la tecnologia
Se un pagamento di compensazione dovesse essere finalizzato a mano ogni volta, il lavoro potrebbe non valere la pena. Tuttavia, con l'uso della tecnologia e soluzioni software come i Nanonet, la compensazione dei pagamenti è semplice, veloce e precisa. Questi strumenti possono abbinare le fatture tra più fornitori entro un determinato periodo, al netto degli importi totali e produrre un importo di pagamento finale. Una volta iniziato utilizzando tecnologie AP a ottimizzare il processo di pagamento dei fornitori, vedrai un ritorno sull'investimento quasi immediatamente. Non preoccuparti, queste tecnologie sono create per essere semplici da usare e facile da implementare.
Lascia che il tuo team AP apra la strada
I team addetti alla contabilità fornitori sono amministratori dei fondi; conoscono i dettagli della tua attività e spesso gioca un ruolo importante in ogni transazione commerciale. Lasciamo che finalizzino il processo per un pagamento di compensazione; sono gli esperti. Quando si dà agli esperti la possibilità di progettare un processo nuovo e migliorato con l'aiuto della tecnologia, è più probabile che il processo venga adottato su larga scala.
Cos'è la rete, chiedi? Assicurati che il team AP sia d'accordo con la risposta. Se non riesci a compensare i pagamenti, questa è la tua occasione per rivoluzionare il modo in cui gestisci i fondi nella tua attività!
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